Меры по обеспечению сохранности архивных документов в процессе рационализации и оптимизации аппарата

BHG - В последнее время в процессе упорядочения и рационализации аппарата политической системы документооборот и архивная работа (VTLT) являются одними из вопросов, в которых заинтересованы и которые решаются на всех уровнях и в секторах. 17 мая 2025 года Политбюро и Секретариат приняли Заключение № 155 о ряде ключевых задач по реструктуризации аппарата. В котором необходимо сосредоточиться на непосредственном руководстве управлением и хранением записей; Избегайте риска потери, замещения или уничтожения документов... Тем самым обеспечивая сохранность документов в процессе оптимизации аппарата.

BHG - В последнее время в процессе упорядочения и рационализации аппарата политической системы документооборот и архивная работа (VTLT) являются одними из вопросов, в которых заинтересованы и которые решаются на всех уровнях и в секторах. 17 мая 2025 года Политбюро и Секретариат приняли Заключение № 155 о ряде ключевых задач по реструктуризации аппарата. В котором необходимо сосредоточиться на непосредственном руководстве управлением и хранением записей; Избегайте риска потери, замещения или уничтожения документов... Тем самым обеспечивая сохранность документов в процессе оптимизации аппарата.

В беседе с нами товарищ Нгуен Ван Фонг, исполняющий обязанности начальника провинциального департамента административных процедур, сказал: «Выполняя указание Центрального и провинциального органов власти об усилении административно-процессуальной работы в процессе упорядочения и рационализации аппарата политической системы, Департамент в инициативном порядке рекомендовал Министерству внутренних дел направить официальную депешу с просьбой к подразделениям и населенным пунктам составить статистические данные о документах и ​​уровне их обработки». Одновременно консультировать по вопросам обеспечения сохранности документов и баз данных при объединении и прекращении деятельности подразделений; Министерство внутренних дел организовало онлайн-конференции для оказания помощи ведомствам от провинциального до низового уровня в реализации работы VTLT и оцифровке архивных документов в процессе оптимизации аппарата.

Департамент документации и архивов прилагает все усилия для координации оцифровки провинциальных документов.

Согласно статистическим данным по состоянию на 30 марта этого года, в Хазяне насчитывалось 455 агентств и подразделений, которые прекратили свою деятельность после завершения слияния, включая департаменты, филиалы, правления, отделения, центры при департаментах, филиалы, агентства и подразделения районного уровня, а также низовые населенные пункты... Количество документов, созданных в ходе деятельности агентств и подразделений, составляет около 54 000 метров полок с бумажными документами, из которых около 48 000 документов не были отредактированы; более 200 000 карт. При таком большом количестве документов управление безопасностью документов станет большой проблемой.

15 мая 2025 года Министерство внутренних дел издало циркуляр № 06, в котором изложены положения ряда статей Закона об архивах, обязывающие Архивное управление нести ответственность за прием всех документов районных учреждений и подразделений, прекративших свою деятельность. В ближайшее время, после того как не будет реализован районный уровень (с объемом архивных документов около 13 000 м3 документов), одновременно с этим получение постоянных архивов провинциальных агентств, Народных советов и Народных комитетов на уровне коммун станет огромным объемом работы для архивного дела провинции.

По словам Нгуена Ван Фонга, исполняющего обязанности начальника провинциального департамента архивов и управления документами, одной из трудностей в получении, хранении и обеспечении сохранности вышеуказанного большого объема документов в ближайшее время станет проблема архивов. Для этого потребуется 5200–5500 м2 складских площадей вместе с системой стеллажей для хранения. Между тем кадровые ресурсы Департамента в настоящее время ограничены и составляют всего 18 человек, а ему необходимо получить большой объем документов в сжатые сроки. Исходя из этого, можно утверждать, что трудности очень велики, и для обеспечения сохранности информационных документов, во избежание потери и раскрытия информационных документов с настоящего момента и до июня Департамент должен усилить руководство округами и коммунами по упаковке и каталогизации документов для передачи.

В ближайшее время реализовать поручение ЦИК по оцифровке неотцифрованных документов, выполненное до 30 июня 2025 года. Согласно нормативным актам, оцифрованные документы должны быть отредактированными документами, в то время как в настоящее время у нас имеется до 48 000 метров неотредактированных документов, что также является огромной трудностью. Известно, что в настоящее время стоимость оцифровки документов составляет около 21 миллиона донгов за погонный метр документа. При таком большом объеме документов оцифровка займет много лет. Из этого следует, что это чрезвычайно сложная проблема для областного департамента природных ресурсов и охраны окружающей среды при консультировании по реализации данной работы. Не только Хазянг, но и населенные пункты по всей стране сталкиваются с трудностями при оцифровке документов в соответствии со сроками, установленными центральным правительством.

При нынешнем состоянии провинциальных архивов, после того как районный уровень прекратит свою деятельность, провинциальное архивное управление сможет получать архивные документы только из двух районов: Синьмань и Дунвань. Столкнувшись с такими трудностями, по данным губернского Управления архивов и документации, в нынешних условиях, когда нет возможности принимать документы для централизованного хранения на губернском складе, все равно приходится хранить их на месте в соответствии с нормативными актами для постепенного их поступления. Таким образом, для обеспечения сохранности документов Департаменту также придется регулярно направлять сотрудников для проверки состояния хранящихся на местах документов.

Исторические архивы представляют собой чрезвычайно важные активы. По словам руководителя провинциального архивного управления, в рамках политики рационализации аппарата политической системы, для успешного ведения архивного дела в будущем при объединении провинций необходимо уделять внимание организации модели провинциального архивного управления таким образом, чтобы она соответствовала практическим условиям. Департамент, а также каждый сотрудник и должностное лицо всегда будут стремиться как консультировать, так и качественно выполнять работу по защите архивных документов, а также стремиться содействовать оцифровке документов провинции.

Статья и фотографии: ФУНГ НГУЕН

Источник: https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/