Bac Ninh skapar ett "digitalt kunskapslager" för att betjäna e-förvaltning

DNVN - I Bac Ninh har mer än 3,6 miljoner sidor med dokument konverterats till elektroniska data, vilket hjälper människor och organisationer att enkelt söka upp dem, samtidigt som handläggningstiden minskas dussintals gånger och även bidrar till att förbättra dokumentens säkerhet och juridiska värde.

Illustrationsfoto.

Bygga ett digitalt kunskapsarkiv, bevara dokumentvärdet

Under perioden 2022 till 2024 har Bac Ninhs inrikesdepartement samarbetat med en konsultenhet för att driftsätta programvaran för elektronisk arkivhantering. Denna programvara har slutfört viktiga funktioner som datainmatning, sökning, åtkomstbehörighet och ändringsövervakning.

Hittills har mer än 31 300 filer, motsvarande 3,3 miljoner A4-sidor, digitaliserats. Dessa dokument är huvudsakligen direktiv- och administrativa dokument från provinsens folkkommitté samt avdelningar och filialer under perioden 1948 till 2014.

Systemet har hittills bevisat sin praktiska effektivitet. Medan det tidigare krävdes timmar av sökning i pappersarkiv för att söka efter en personlig profil, ett administrativt beslut eller data om doktorander, kan systemet nu returnera korrekta, fullständiga och juridiskt giltiga resultat med bara några få nyckelord och några minuters drift. Digital teknik har bidragit till att förkorta söktiden med 20–30 gånger jämfört med traditionella metoder. Lagringssystemet säkerställer också säkerhet genom att kontrollera åtkomst, tilldela användarrättigheter och registrera ändringshistorik. Tack vare detta registrerar systemet i genomsnitt mer än en miljon läsare och 1 500 exploateringar av onlineprofiler varje år.

Det digitala transformationsprojektet inom dokumentlagring markerar ett viktigt steg framåt från den "traditionella lagringsmetoden" till det "moderna kunskapshanteringssystemet". Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 har byggt ett länkat dataekosystem istället för att fortsätta att underhålla ett separat dokumentarkiv. I detta system är dokument som texter, resolutioner, officiella deklarationer och tjänstemannaregister taggade och länkade baserat på tidsfaktorer, utfärdande myndigheter, områden och ämnen. Genom att skapa ett "kunskapsarkiv" kan användare få tillgång till information i specifika sammanhang, vilket öppnar upp möjligheter att tillämpa data för många olika ändamål, inklusive administration, forskning, utbildning , kultur och juridik, samtidigt som de förbättrar analytiska och statistiska förmågorna.

Utmaningar och expansionsplan för perioden 2025–2029

Enligt Center for Science and Technology Communication står digitaliseringsresan fortfarande inför många utmaningar, trots många anmärkningsvärda framsteg. Vissa dokument är årtionden gamla och allvarligt skadade, vilket gör det svårt att skanna, identifiera och korrigera data. Bristen på sammanfattningar eller inkonsekventa format för många dokument skapar också en tidskrävande arbetsbelastning för affärsprocesser. Godkännande-, bedömnings- och acceptansprocessen för digitaliserade produkter enligt gällande regler är förlängd, vilket påverkar implementeringsförloppet. Dessutom uppstår ibland tillfälliga avbrott i dataanvändningen på grund av överföringsproblem från lagringsservern vid Institutionen för vetenskap och teknik. I slutet av 2020 nådde andelen digitaliserade dokument endast cirka 75 % av de totala dokumenten som lagras i lagret, medan nya dokument fortsätter att tas emot varje år.

För att övervinna dessa brister och fortsätta att expandera projektet har folkkommittén i Bac Ninh-provinsen godkänt projektet "Digitalisering av dokument vid provinsens historiska arkiv för perioden 2025–2029". Projektet beräknas kosta cirka 23 miljarder VND, och målet är att digitalisera ytterligare 3,8 miljoner sidor med administrativa dokument från provinsens folkkommitté, avdelningar och filialer. Detta är ett viktigt steg för att slutföra hela provinsens digitala administrativa datalager och närma sig modellen "Elektronisk förvaltning – elektronisk lagring – som betjänar elektroniska medborgare".

Inrikesdepartementet kommer att vara den ledande myndigheten i genomförandet av projektet och samordna med relevanta myndigheter och enheter för att säkerställa datas noggrannhet, integritet och säkerhet. Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 kommer att välja välrenommerade teknikpartners, organisera specialiserade team för digitalisering och främja kommunikation för att vägleda medborgarna om hur man utnyttjar digital data. I mitten av 2025 har centret slutfört digitaliseringen av mer än 330 000 sidor dokument från provinsens folkkommitté och departementen för utbildning, vetenskap och teknik, vilket skapar en solid grund för nästa fas.

Att forma smarta myndigheter

Bac Ninh-modellen utmärker sig genom sin integration av digital lagringsinfrastruktur och flerskiktad decentraliserad säkerhet. Detta system möjliggör inte bara snabb dataåtkomst utan har också förmågan att spåra åtkomstloggar, upptäcka avvikelser och absolut skydda originaldata. Detta är en viktig faktor i samband med att regeringen främjar den nationella datastrategin till 2030, som kräver att orter omvandlar lagringsmodellen från "dokumenthantering" till "datatillgångshantering".

Bac Ninh bygger en smart lagringsmodell med målet att omvandla historisk data till värdefulla resurser för framtiden. När historiska dokument digitaliseras, länkas och säkras kommer de inte bara att fungera administrativt utan också skapa en solid grund för tillämpningar inom analys, prognoser, policyforskning och lokalhistorisk utbildning.

Hien Thao

Källa: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967