Justitieministeriet tillkännager att folkbokföringsuppgifter ska ersätta pappersdokument i hanteringen av administrativa förfaranden.

Biträdande justitieminister Nguyen Thanh Tinh har just undertecknat beslut nr 3458/QD-BTP om publicering av folkbokföringsuppgifter och vägledning om hur man kopplar samman, utnyttjar och använder folkbokföringsuppgifter för att ersätta pappersdokument vid lösning av administrativa förfaranden.

Enligt beslutet omfattar de uppgifter i den elektroniska folkbokföringsdatabasen (ECDB) som är berättigade att utnyttjas och användas som ersättning för pappersdokument i administrativa förfaranden: Födelsebevis/kopia av födelsebevis, födelseutdrag; Vigselbevis/kopia av vigselutdrag, civilståndsintyg; Dödsutdrag/dödsattest/kopia av dödsutdrag. Andra folkbokföringsdokument: Utdrag av registrering av ändringar, rättelser och tillägg i folkbokföringsregister, ombestämmelse av etnicitet; Utdrag av registrering av faderskap, moderskap och familjeskap; Intyg om adoptionsregistrering; Utdrag av registrering av förmynderskap, Utdrag av registrering vid upphörande av förmynderskap, Utdrag av registrering vid övervakning av förmynderskap, Utdrag av födelseregistrering i folkbokföringsboken, Utdrag av äktenskapsanteckning, Utdrag av skilsmässoanteckning, Utdrag av andra folkbokföringsanteckningar.

Målet är att ersätta eller minska antalet dokument som krävs i administrativa förfaranden genom att använda motsvarande data från e-förvaltningsdatabasen. Kraven inkluderar efterlevnad av bestämmelser om informationssäkerhet, immateriella rättigheter relaterade till data och integritet; efterlevnad av bestämmelser och tekniska riktlinjer för datautbyte samt principer och bestämmelser för hantering, sammankoppling och delning av digitala data mellan myndigheter inom det politiska systemet; samt anpassning till Vietnams e-förvaltningsarkitekturramverk och justitieministeriets e-förvaltningsarkitekturramverk.

Beslut 3458 specificerar att de informationsfält som ska delas inkluderar: Information om födelseregistrering (efternamn, mellannamn, förnamn på den person som registreras; födelsedatum; kön, födelseort, hemstad; etnicitet; nationalitet; personnummer; efternamn, mellannamn, förnamn, moderns personnummer; efternamn, mellannamn, förnamn, faderns personnummer; födelsebevisnummer, födelseregistreringsbyrå; registreringsdatum); information om dödsfallsregistrering (efternamn, mellannamn, förnamn; födelsedatum; personnummer; kön; etnicitet; nationalitet; bostadsort; identitetshandlingar; plats för dödsfallsregistrering; datum för registrering); information om äktenskapsregistrering (efternamn, mellannamn, förnamn på hustrun; efternamn, mellannamn, makens förnamn; födelsedatum; etnicitet, nationalitet, bostad; identitetshandlingar; datum för äktenskapets ingående). Person; plats för äktenskapsregistrering); Information om utfärdande av civilståndsintyg (efternamn, mellannamn, förnamn på den person som mottager civilståndsintyget; födelsedatum; personnummer; kön; etnicitet; nationalitet; bostadsort; civilstånd).

Uppgifterna ovan delas för utnyttjande och användning i enlighet med databasens fullständighetsnivå enligt klausul 1, artikel 6 i regeringens resolution nr 66.7/2025/NQ-CP daterad 15 november 2025 om att minska och förenkla administrativa förfaranden baserade på data.

Enligt beslutet ansvarar ministrar, chefer för myndigheter på ministernivå och folkkommittéer i provinser och centralt förvaltade städer för att granska och omstrukturera processen för att lösa administrativa förfaranden inom ramen för statlig förvaltning av sina respektive sektorer och områden; och administrativa förfaranden under ledning av folkkommittéer på provinsiell och kommunal nivå, baserat på utnyttjande av data i den elektroniska folkbokföringsdatabasen, med hjälp av den för att ersätta pappersdokument i ärendet för att lösa administrativa förfaranden under deras behörighet i enlighet med artikel 7 i resolution nr 66.7/2025/NQ-CP. Baserat på justitieministeriets kopplingsdokument kommer informationssystemen för lösning av administrativa förfaranden på minister- och provinsiell nivå att justeras för att säkerställa lämplig anslutning för utnyttjande av folkbokföringsdata i enlighet med kraven från statsförvaltningen och i enlighet med lagen.

Justitieministeriet har utfärdat ett dokument om koppling, utnyttjande och delning av information mellan den elektroniska informationsdatabasen och informationssystemet för att lösa administrativa förfaranden på minister- och provinsiell nivå, tillsammans med en bilaga som beskriver några frågor att beakta under implementeringen.

I bilagan noterar justitieministeriet att de uppgifter som publiceras av justitieministeriet kan användas som ersättning för papperskopior av födelsebevis/kopior av födelsebevis, födelseutdrag; vigselbevis/kopior av äktenskapsutdrag, intyg om civilstånd; dödsutdrag/dödsattester/kopior av dödsutdrag i samband med att administrativa förfaranden löses under ledning av ministerier, myndigheter på ministernivå och folkkommittéer i provinser och städer.

Andra uppgifter som ingår i den elektroniska folkbokföringsdatabasen: uppgifter om ändringar, korrigeringar och tillägg i folkbokföringsregister, ombestämning av etnicitet; uppgifter om registrering av faderskap, moderskap och släktskap; uppgifter om registrering av adoption; uppgifter om registrering av förmynderskap, registrering av upphörande av förmynderskap och registrering av förmynderskapsövervakning kan användas för att ersätta pappersdokument vid lösning av administrativa förfaranden hos ministerier, myndigheter på ministernivå och folkkommittéer i provinser och städer enligt ovan nämnda färdplan.

I de fall där den elektroniska folkbokföringsdatabasen saknar information men medborgaren fortfarande har de ursprungliga folkbokföringshandlingarna, eller där informationen i den elektroniska databasen inte överensstämmer med de folkbokföringshandlingar som medborgaren tillhandahållit, kommer den mottagande myndigheten att hänvisa medborgaren att kontakta folkkommittén i den kommun där folkbokföringen tidigare registrerades eller folkkommittén i den kommun där medborgaren är bosatt för att uppdatera/korrigera informationen i den elektroniska databasen i enlighet med folkbokföringslagen.

Innan dataanslutning och delning påbörjas ombeds ministerier, myndigheter på ministernivå och folkkommittéer i provinser och städer att utbyta och skriftligen komma överens med justitieministeriet om dataanslutningens omfattning, form och struktur, parternas ansvar för att säkerställa informationssäkerhet och skydda integritet, personliga hemligheter och familjehemligheter i enlighet med klausul 4, artikel 10 i regeringsdekret nr 87/2020/ND-CP daterad 28 juli 2020 om den elektroniska databasen för civilstånd, online-folkregistrering, samt att genomföra tester innan systemen officiellt ansluts.

Källa: https://sotuphap.camau.gov.vn/thoi-su-chinh-polit-va-tin-tuc/bo-tu-phap-cong-bo-cac-du-lieu-ho-tich-thay-the-giay-to-trong-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-292270