İnsan kaynaklarının dijital dönüşümü: 'Darboğaz' yazılımda değil

Dijital dönüşüm, yönetim verimliliğini artırmanın anahtarı olarak görülse de, birçok Vietnam şirketi hâlâ yazılım ve evrak işleri, veriler ve eski alışkanlıklar arasında sıkışıp kalıyor. Teknolojiye yatırım yapılıyor, ancak işgücünü özgürleştirmiyor ve hatta insan kaynakları (İK) departmanı üzerinde daha fazla baskı yaratıyor.

İşletmelerin yılın son aylarında çok sayıda işçi alımı yapması gerekiyor.

Teknoloji henüz işletmelere ulaşmadı

İnsan kaynaklarında dijital dönüşüm, uzun yıllardır kaçınılmaz bir trend olarak dile getiriliyor, ancak pratikte uygulandığında birçok engelle karşılaşıyor. Birçok şirkette insan kaynakları yönetimi yazılımları satın alınıyor, veri sistemleri kuruluyor, ancak eski iş süreçleri aynı kalıyor ve bu da işlerin azalmamasına, hatta iki katına çıkmasına neden oluyor.

Tan Thuan İhracat İşleme Bölgesi'nde ( Ho Chi Minh City) otomotiv parçaları üretiminde uzmanlaşmış bir şirkette, şirketin insan kaynakları müdürü Bayan Minh Thy, şirketin üç yıldır HRM yazılımı kullandığını, ancak tüm kayıtların hala paralel olarak kağıt üzerinde tutulması gerektiğini söyledi. İK departmanı her ay onlarca istifa kaydını, yeni işe alımları, deneme süresi değerlendirmelerini, zaman takibini, yan hakları vb. işlemek zorunda kalıyor, ancak yazılıma girilen veriler yalnızca "karşılaştırma" amaçlı ve nihai karar hala kağıt üzerinde veriliyor.

"Eskiden bunu manuel olarak yapmak zordu, ancak artık yazılım sayesinde hata yapmaktan korktuğumuz için bunu manuel olarak yapmak zorundayız. Yani iki kat daha zor," diye ekledi Bayan Minh Thy.

Tan Binh Ward'daki Hanwan Company Limited'de çalışan İK çalışanı Bayan Nguyen Ha, işletmenin dijitalleşmek istediğini ancak maliyet tasarrufu yapmak için sınırlı işlevlere sahip, zaman tutma ve bordro sistemine bağlı olmayan ucuz bir yazılım seçtiklerini, bunun da çalışanların verileri iki kez elle girmek zorunda kalmalarına neden olduğunu söyledi.

Ayrıca, şirket liderleri hâlâ duygulara göre yönetime alışkınlar; "iş atamak için yüzlere bakmayı seviyorlar", bu yüzden teknoloji raporları sadece bir formalite. Bayan Ha, "Patron hâlâ yazılımdan çok evrak işlerine inanıyor, bu yüzden dijital sistem sadece sunum amaçlı," diye paylaştı.

Çalışanların kamusal idari işlemleri yaparken hâlâ kağıt üzerinde beyanda bulunmaları gerekiyor.

Benzer şekilde, Dai Thanh Paper Company İK Direktörü Bay Nguyen Trong Dai, dijital dönüşüm sürecinde işletmelerin deneyimli personel alımında zorluklarla karşılaştığını söyledi. Sosyal ağlarda ve işe alım platformlarında profiller bol olsa da, bilgiler gerçek değil.

Bay Trong Dai, "Birçok kişinin çok iyi profilleri ve etkileyici ünvanları var, ancak işe başladıklarında gerçek kapasiteleri yalnızca %40 civarında oluyor. Ayrıca, şirketler genellikle personel verilerini birbirleriyle paylaşmadığı için önceki iş yerlerini doğrulamak da zor," diye ekledi.

ABeam Consulting'in bir raporuna göre, Vietnamlı işletmelerin %68'i bir insan kaynakları yönetim sistemine (HRIS) yatırım yapmayı planlasa da, çoğu hâlâ Excel kullanarak işlerini yürütüyor ve veriler dağınık ve bağlantısız. Bu durum, teknolojinin destekleyici bir rol değil, bir yük haline gelmesine neden oluyor. Bu hikayeler, en büyük sorunun teknoloji eksikliği değil, insanların çalışma biçimlerini değiştirmemiş olması, süreçlerin yeniden yapılandırılmamış olması, verilerin standartlaştırılmamış olması ve liderlerin dijital işletim sistemini tam olarak güçlendirmemiş olması olduğunu gösteriyor.

İnsanlara hizmet etmek için zihniyetinizi değiştirin

İnsan kaynakları yönetiminde dijital dönüşüm konusuna stratejik bir bakış açısıyla yaklaşılmalıdır. Dünya Bankası raporuna göre, Güneydoğu Asya işletmelerinin %63'ü doğru becerilere sahip personel bulmakta zorluk çekiyor. Bununla birlikte, Vietnam'daki iş değiştirme oranı yılda %20-25 seviyesinde seyrediyor ve bu oran genç personel arasında en yüksek seviyede. Bu durum, çalışanları elde tutmanın sadece maaş veya yan haklar değil, aynı zamanda çalışma ortamı, kültürü ve kariyer geliştirme mekanizmasıyla da ilgili olduğunu gösteriyor.

İnsan kaynakları yönetiminde dijital teknolojinin uygulanması sorununu çözmek için, ABeam Consulting temsilcisi Bayan Van Hoang, işletmelerin İK Portföy modelini uygulayabileceğini de önerdi. Bu model, insanları yatırım varlıkları olarak değerlendiren bir modeldir. İşletmelerin yalnızca kayıtları depolayıp KPI'ları değerlendirmek yerine, beceriler, kapasite, eğitim maliyetleri ve halefiyet planlaması hakkında merkezi bir veri sistemi oluşturmaları yeterlidir. Bu, bir yazılım değil, insan kaynakları yönetimi düşüncesini yeniden düzenlemenin bir yoludur.

Buna göre, Vietnam'daki bazı kuruluşlar da bu modeli kullanırken etkililik göstermiştir. Örneğin, Techcombank insan kaynakları verilerini kapasite ihtiyaçlarını tahmin etmek için kullanarak, sistematik bir halefiyet planlaması yapmış ve genç çalışanların işten ayrılma oranını %30 oranında azaltmıştır. JUKI Vietnam Şirketi, 5.000 çalışanın verilerini SAP SuccessFactors sistemiyle gerçek zamanlı olarak standartlaştıran "Akıllı Fabrika İK" programını devreye alarak hataları azaltmaya ve değerlendirmede şeffaflığı artırmaya yardımcı olmuştur.

Dijital teknolojinin uygulanması iş yükünün azaltılmasına ve yönetim kabiliyetlerinin artırılmasına yardımcı olur.

Bayan Hoang Van, "İK'nın geleceği, insanlar - veriler - strateji arasındaki bağlantıda yatıyor. İK çalışanları artık sadece dosya sorumluları değil, aynı zamanda insan kaynakları ihtiyaçlarını tahmin etmek ve ekipler geliştirmek için verileri kullanan değişim liderleridir," diye ekledi.

Devlet yönetimi perspektifinden bakıldığında, Ulusal Kamu Yönetimi Akademisi kamu yönetimi uzmanı Doçent Dr. Tran Van Minh, dijital dönüşümün ancak süreç reformuyla birlikte uygulandığında etkili olduğuna inanıyor. Eski sürece yalnızca yazılım eklenmesi, kırsal yolda araba kullanmaktan farksız. Dijitalleşmeden önce süreci standartlaştırmak, sorumlulukları açıkça tanımlamak, kullanıcıları eğitmek ve özellikle de verilere güven oluşturmak gerekiyor. Teknoloji sadece bir araç, insanlar ise itici güç. Dijital dönüşümü etkili bir şekilde gerçekleştirmek için, işletmeler dijital dönüşümü aşamalı olarak gerçekleştirmeli, tek bir departmanda test etmeli ve ardından geri bildirimlere ve pratik ayarlamalara dayanarak kapsamlı bir şekilde uygulamaya koymak yerine genişletmelidir.

Ho Chi Minh Şehri İş Adamları Derneği'ne göre, idari sınır birleşmesinden sonra, hatalı kamu yönetimi yazılımları, personel yetersizliği ve senkronize olmayan işlemler nedeniyle birçok işletme ve tapu tescil dosyası gecikti. Gecikme oranı %41'e kadar çıktı ve bu da dijital dönüşümün büyük önem taşıdığı kamu sektörünün bile "insansız yazılım" durumundan kurtulamayacağını gösteriyor.

Dolayısıyla, insan kaynakları yönetiminde dijital dönüşüm, güçlü veya zayıf yazılımların hikayesi değil, işletmelerin insanları yönetme biçimini yeniden düzenlemenin hikayesidir. Teknoloji, her şeyi daha karmaşık hale getirmek yerine, yükü azaltmaya, üretkenliği artırmaya ve şeffaf bir çalışma ortamı yaratmaya yardımcı olduğunda gerçek anlamda değerlidir. Dijital dönüşümde başarılı olmak için ilk olarak zihniyet ve verilere duyulan güvenin değişmesi gerekir.

Kaynak: https://baotintuc.vn/van-de-quan-tam/chuyen-doi-so-nhan-su-nut-that-khong-nam-o-phan-mem-20251105163024460.htm