ملازمین کو کم تھکاوٹ محسوس کرنے میں مدد کرنے کے لیے میٹنگیں منسوخ کریں۔

امریکی جوشوا زرکل نے سوچا کہ وہ اپنی بھری ہفتہ وار میٹنگ کے شیڈول کے ساتھ اپنی حد کو پہنچ گیا ہے۔

بزنس مینجمنٹ ایپ کمپنی آسنا کے مارکیٹنگ ڈائریکٹر نے کہا کہ "جب میں اپنے میٹنگ شیڈول کو دیکھتا ہوں تو میں رونا چاہتا ہوں۔" بیک ٹو بیک ملاقاتیں اس کے لیے کام کروانا مشکل بنا دیتی ہیں۔

زرکل کی بڑھتی ہوئی بے چینی کو کمپنی نے تسلیم کیا ، جس نے باقاعدہ میٹنگز کی عارضی منسوخی کی تجویز پیش کی۔ انہوں نے اسے میٹنگز ڈومس ڈے کا نام دیا ۔

"میرے خیال میں چیزیں بہتر ہو رہی ہیں،" زرکل نے کہا۔

مثال: واشنگٹن پوسٹ — مثال: *واشنگٹن پوسٹ*

اوورلوڈ کو پورا کرنا بہت سے دفتری کارکنوں کے لیے ایک مسئلہ ہے۔ مائیکروسافٹ کی ایک نئی تحقیق سے پتا چلا ہے کہ 68 فیصد لوگ کہتے ہیں کہ وہ ملاقاتوں کی وجہ سے رکاوٹ بنتے ہیں اور توجہ مرکوز نہیں کر پاتے۔

ملازمین کے ساتھ جڑے رہنے کے لیے کمپنیوں نے CoVID-19 کے دوران میٹنگز میں اضافہ کیا۔ یہ عادت چار سال بعد بھی برقرار ہے، لیکن کمپنیاں آہستہ آہستہ اپنی میٹنگ کلچر پر نظر ثانی کر رہی ہیں۔ وہ پیداواری صلاحیت کو بڑھانے اور ملازمین کے برن آؤٹ کو کم کرنے کے لیے میٹنگوں میں کمی کر رہے ہیں۔

یونیورسٹی آف نارتھ کیرولائنا کے پروفیسر سٹیون روگلبرگ کا کہنا ہے کہ دفتری میٹنگز میں بہت زیادہ دلچسپی ہوتی ہے۔

زرکل کی نو افراد پر مشتمل ٹیم نے بدھ کی ملاقاتوں کو اپنے شیڈول سے ہٹا دیا، جس سے مہینے میں 11 گھنٹے کی بچت ہوئی۔ پھر، ڈومس ڈے میٹنگز کو 60 لوگوں کے ساتھ متعارف کرایا گیا ، جس نے کمپنی کو ایک قاعدہ کے طور پر میٹنگز کو کم کرنے کے لیے محکموں کو دستی ہدایات پر عمل درآمد کرنے کی ترغیب دی۔

آسنا میں حکمت عملی کی سربراہ ربیکا ہندس کہتی ہیں، ’’ہم میٹنگوں کے شیڈول اور ڈھانچے کو احتیاط سے تبدیل کرتے ہیں۔ "ہم ان ملاقاتوں کو منسوخ کرتے ہیں جن میں زیادہ مادہ نہیں ہوتا ہے۔" ایک ہی وقت میں، رہنما لوگوں کو ایسی ملاقاتوں سے انکار کرنے کی ترغیب دیتے ہیں جو قدر میں اضافہ نہیں کرتی ہیں۔

جنوری کے آخر میں، ای کامرس پلیٹ فارم Shopify نے ملازمین سے دو ہفتوں کے لیے تمام میٹنگز منسوخ کرنے کو کہا۔ جولائی تک، ملازمین میٹنگز میں 14 فیصد اور سال کے آخر تک 18 فیصد کمی کی توقع رکھتے ہیں۔

پچھلے سال، سافٹ ویئر کمپنی Techsmith ٹیکسٹ یا ویڈیو کانفرنسنگ کی پیشکش کرتے ہوئے، ایک ماہ کے لیے میٹنگ فری رہی۔ ایک اندرونی سروے سے پتا چلا ہے کہ ملازمین 15% زیادہ نتیجہ خیز تھے، اور 85% نے ایسی ملاقاتوں کی نشاندہی کی جو وہ چھوڑ دیں گے یا مختصر کریں گے۔ حاضری بھی کم رہی۔

"ہم اپنے ملازمین کی توانائی کی حفاظت کرتے ہیں تاکہ وہ اپنا بہترین کام کر سکیں،" سی ای او وینڈی ہیملٹن کہتی ہیں۔

آٹومیشن پلیٹ فارم Zapier نے اپنے ملازمین کے لیے "فوکس ہفتہ" کی پالیسی اپنائی ہے۔ ہر شخص اہداف طے کرتا ہے اور ہفتے کے لیے اپنے کام کو ترجیح دیتا ہے۔ وہ ملاقاتوں کو مکمل طور پر ختم نہیں کرتے ہیں، لیکن اگر وہ ضروری نہ ہوں تو ان سے بچنے کی ترغیب دیتے ہیں۔

Zapier میں لوگوں کے ڈائریکٹر برینڈن سمٹ کے ایک سروے کے مطابق، 80% ملازمین کا کہنا ہے کہ انہوں نے اپنے اہداف حاصل کر لیے ہیں۔

HR آرگنائزیشن ایپ سلیک نے سمر فوکس فرائیڈے اور کریٹر ویکز بھی متعارف کروائے ہیں جو ملازمین کو مرکوز، بلاتعطل سیشنز میں کام کرنے کی اجازت دیتے ہیں۔

وہ میٹنگز کو 50% تک کم کرنے اور مزید ڈاؤن ٹائم کی حوصلہ افزائی کر رہے ہیں۔ Slack اہم نکات کا خلاصہ کرنے کے لیے AI کا استعمال کرتا ہے تاکہ ملازمین میٹنگز کو چھوڑ سکیں۔

تاہم، یہ تبدیلی بہت سے چیلنجز بھی لے کر آتی ہے۔ کچھ معاملات میں، ملاقاتوں میں کمی کا مطلب ہے دوسروں سے سیکھنے اور مشاہدہ کرنے کے کم مواقع۔

پروفیسر روگلبرگ کا کہنا ہے کہ میٹنگ میں کمی کی حکمت عملی کارگر ہو گی اگر یہ پورے ڈیپارٹمنٹ تک پہنچ جائے۔ قائدین دوسروں کی منصوبہ بندی اور مشغولیت کے ذمہ دار ہوتے ہیں، جبکہ ملازمین اپنے مقاصد کو تیار کرنے کے ذمہ دار ہوتے ہیں۔ وہ کہتے ہیں، "جب ملاقات کا کلچر بدل جائے گا تو یہ مجموعہ اسے کم چونکانے والا بنا دے گا۔"

Zerkel نئے شیڈول کے لئے کمپنی کے شکر گزار ہیں. "وہ تبدیلیوں کے بارے میں بہادر اور پرعزم تھے،" وہ کہتے ہیں۔

Ngoc Ngan ( واشنگٹن پوسٹ کے مطابق)

ماخذ