تعلیمی شعبے میں کون سے دستاویزات اور ریکارڈ مستقل طور پر محفوظ ہیں؟

تعلیم و تربیت کی وزارت نے ابھی ابھی ایک مسودہ سرکلر کا اعلان کیا ہے جس میں تعلیم اور تربیت کے شعبے میں ریکارڈ اور دستاویزات کے ذخیرہ کرنے کی مدت کو ریگولیٹ کیا گیا ہے، جس میں 2016 میں جاری کردہ تعلیمی شعبے کے پیشہ ورانہ دستاویزات کے ذخیرہ کرنے کی مدت کو منظم کرنے والے سرکلر کی جگہ لے لی گئی ہے۔

اس کے مطابق، مسودہ سرکلر تعلیم اور تربیت کے شعبے میں ریکارڈ اور دستاویزات کے ذخیرہ کرنے کی مدت کا تعین کرتا ہے جو وزارت تعلیم و تربیت کے تحت اور براہ راست یونٹوں پر لاگو ہوتا ہے۔ تعلیم و تربیت کے محکمے؛ تعلیم و تربیت کے محکمے؛ پری اسکول، عمومی تعلیم، جاری تعلیم، یونیورسٹیاں، تعلیم کے کالج، خصوصی اسکول، دیگر تعلیمی ادارے جو تعلیمی سرگرمیاں انجام دیتے ہیں جو وزارت تعلیم و تربیت اور متعلقہ ایجنسیوں، تنظیموں اور افراد کی ریاستی انتظامی ذمہ داری کے تحت ہیں۔

200 قسم کے ریکارڈ اور دستاویزات مستقل طور پر محفوظ ہیں۔

اس کے مطابق، اس ضابطے میں، 200 سے زائد اقسام کے ریکارڈ اور دستاویزات ہیں جو مستقل طور پر محفوظ ہیں۔ مثال کے طور پر، یونیورسٹیوں کے قیام یا اس کے قیام کی پالیسی کی منظوری دینے والے ریکارڈز، نجی یونیورسٹیوں کو تسلیم کرنے والے ریکارڈ جو منافع کے لیے کام نہیں کر رہے، یونیورسٹی کی سطح تک تربیت کی اجازت دینے والے ریکارڈ۔

یونیورسٹی میں داخلے کی دستاویزات تعلیم کے شعبے میں مستقل طور پر محفوظ شدہ دستاویزات میں شامل ہیں۔

ڈاکٹریٹ، ماسٹرز، یونیورسٹی اور کالج آف ایجوکیشن ڈگریوں میں داخلے سے متعلق دستاویزات جیسے کہ سالانہ داخلے کے اہداف کا تعین کرنے والے ریکارڈز، داخلہ ان پٹ کے معیار کو یقینی بنانے کے لیے ترقیاتی منصوبوں کا ریکارڈ، بینچ مارک سکور، داخلہ کے فیصلے، اور داخلہ کی فہرستیں۔

یونیورسٹی گریجویشن کی شناخت سے متعلق دستاویزات جیسے گریجویشن کی شناخت اور ڈگری دینے کے فیصلے، گریجویشن کی فہرستیں، گریجویشن کی شناخت کے ریکارڈ؛ ڈاکٹریٹ کی تربیت سے متعلق ریکارڈز اور دستاویزات جیسے کہ تربیت کی اجازت کے ریکارڈ، اندراج کی معطلی، ڈاکٹریٹ میجرز اور خصوصیات میں تربیت کی اجازت دینے کے فیصلے کو منسوخ کرنا؛ گھریلو تعلیمی اداروں کے ساتھ ڈاکٹریٹ کی تربیت میں تعاون کرنے کی اجازت کے ریکارڈ؛ سمسٹر، تعلیمی سال، کورس کے ذریعہ سیکھنے کے نتائج کا خلاصہ کرنے والی نقلیں؛ گریجویشن کی شناخت اور ڈاکٹریٹ کی ڈگری دینے کا ریکارڈ؛ بنیادی سطح کے ڈاکٹریٹ تھیسس کی تشخیص کے ریکارڈ؛ اسکول یا انسٹی ٹیوٹ کی سطح پر ڈاکٹریٹ کے مقالے کے دفاع کی درخواست کے ریکارڈ وغیرہ۔

20 سال یا اس سے زیادہ کے لیے رکھے گئے ریکارڈ اور دستاویزات

70 سالہ اسٹوریج کی مدت کے بارے میں، سرکاری ملازمین، اساتذہ اور تعلیمی منتظمین کا ڈیٹا بیس بنانے کے لیے صرف ایک فائل ہے۔ یہ نیا مواد ہے، جو پہلے 2016 کے سرکلر میں شامل نہیں تھا۔

3 قسم کے دستاویزات ہیں جو 30 سال کے لیے محفوظ کیے جاتے ہیں، بشمول ماسٹر کے تھیسس کی تشخیص کے ریکارڈ، ماسٹر کے تھیسس کی تشخیص کے ریکارڈ اور شکایت کی صورت میں ماسٹر کے تھیسس کے تشخیصی نتائج کی پروسیسنگ اور ماسٹر کے تھیسس کا اندازہ تشخیصی کونسل کی طرف سے تقاضوں کو پورا کرنے کے طور پر کیا جاتا ہے یا اس سے زیادہ۔

80 سے زیادہ کاغذی ریکارڈز ہیں جنہیں 20 سال کے لیے ذخیرہ کرنے کی ضرورت ہے، جیسے کہ اسکول کونسل کے قیام اور عوامی یونیورسٹیوں کی کونسل کے چیئرمین کی تقرری کا ریکارڈ؛ یونیورسٹی گریجویشن کی شناخت پر دستاویزات؛ یونیورسٹی کے گریجویشن پراجیکٹس اور مقالے جن کا کونسل کے ذریعے اطمینان بخش یا اس سے زیادہ جائزہ لیا جاتا ہے۔ وزارت اور صنعت کی سطح پر لیکچررز اور محققین کے پروگراموں اور سائنسی تحقیقی موضوعات کا ریکارڈ؛ یونیورسٹیوں، کالجوں اور انٹرمیڈیٹ اسکولوں میں پڑھنے کے لیے پری یونیورسٹی طلباء کے انتخاب اور مختص کرنے کا ریکارڈ؛ پرائمری اسکول کے طلباء کے سیکھنے اور تربیت کے نتائج کا خلاصہ ٹیبل وغیرہ۔

ریکارڈ اور دستاویزات 2-10 سال کے لیے رکھے گئے ہیں۔

10 سال کے لیے محفوظ شدہ دستاویزات درج ذیل ہیں: ہر مضمون کی نقلیں بشمول ٹیسٹ کے اسکور، امتحان کے اسکور، یونیورسٹی کورس کے اسکور؛ یونیورسٹی کے اختتامی امتحان کے نتائج کی منظوری کا ریکارڈ؛ کورس کے اختتامی امتحان کے نتائج کی منظوری کے ریکارڈ، ہر مضمون کی نقلیں بشمول ٹیسٹ کے اسکور، امتحان کے اسکور، ماسٹر لیول کورس کے اسکور وغیرہ۔

5 سال کے اندر، دستاویزات موجود ہیں: گریجویشن پروجیکٹس اور تھیسز جو یونیورسٹی کی سطح کی ضروریات کو پورا نہیں کرتے؛ درخواست کے دستاویزات اور ماسٹر کے امتحانات؛ ہر مضمون کی نقلیں بشمول ٹیسٹ کے اسکور، امتحان کے اسکور، ماسٹر کی سطح کے مضمون کے اسکور؛ حتمی امتحانات کے نتائج کا جائزہ لینے والی دستاویزات، ڈاکٹریٹ کی سطح پر فائنل امتحانات...

دریں اثنا، یونیورسٹی اور کالج گریجویشن انٹرنشپ رپورٹس 3 سال کے لیے محفوظ کی جاتی ہیں۔ یونیورسٹی اور کالج کے گریجویشن امتحانات اور امتحانات سے متعلق امتحانی پرچے اور دیگر دستاویزات 2 سال کے لیے محفوظ کیے جاتے ہیں۔

تعلیم اور تربیت کے میدان میں ریکارڈ اور دستاویزات کے ذخیرہ کرنے کی مدت کو منظم کرنے والے مسودے کے سرکلر کا مکمل متن، قارئین یہاں دیکھ سکتے ہیں

پرانے اور نئے ضوابط میں فرق

پرانے سرکلر میں 274 قسم کے دستاویزات تھے، نئے ڈرافٹ سرکلر میں 387 دستاویزات ہیں۔ کچھ تبدیلیاں ہیں جیسے تعلیم اور تربیت کے تبادلے کی دستاویزات پر پرانا ضابطہ صرف 10 سال کے لیے رکھا گیا تھا، لیکن نئے مسودے میں صرف 5 سال ہیں۔ یونیورسٹی کی تعلیم کے تمام درجوں کے لیے تدریسی مواد اور نصابی کتب کی تالیف، انتخاب، تشخیص، منظوری اور استعمال سے متعلق پرانا ضابطہ 20 سال کا تھا، لیکن نیا ضابطہ مستقل ہے۔

اس کے علاوہ، ویتنام کی طرف سے تسلیم شدہ بین الاقوامی تعلیمی معیار کی جانچ اور ایکریڈیٹیشن تنظیموں کی فہرست، پرانے ضوابط کے مطابق، 20 سال کے لیے رکھی گئی ہے، لیکن نئے مسودے کو 10 سال کے لیے رکھا گیا ہے۔ پرانے سرکلر میں تعلیمی معیار کا جائزہ لینے والی تنظیموں کے قیام، تحلیل، نام کی تبدیلی، گرانٹ، دوبارہ آپریٹنگ لائسنس دینے، تعلیمی معیار کی تشخیص کی سرگرمیوں کو معطل کرنے کے ریکارڈ کو مستقل طور پر رکھا جاتا ہے، لیکن نیا مسودہ 10 سال کے لیے رکھا جاتا ہے۔

ماخذ: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm