اعتبارًا من الأول من يوليو، ستُدار الحكومة المحلية على مستوى الدولة بالكامل بنظامين، بالتزامن مع جهاز 34 مقاطعة ومدينة جديدة. في الوقت الحالي، تُنفذ الإدارات والفروع والمقاطعات والهيئات الحكومية بشكل عاجل العديد من الإجراءات لتعزيز فعالية أعمال الوثائق والأرشيف عند إعادة تنظيم الجهاز.
في السابق، كلفت اللجنة الشعبية الإقليمية وزارة الداخلية برئاسة والتنسيق مع الإدارات والفروع والقطاعات ولجان الشعب على مستوى المقاطعات لوضع خطة لتنفيذ أعمال الوثائق والأرشيف خلال عملية إعادة هيكلة الجهاز وتقديمها إلى رئيس اللجنة الشعبية الإقليمية لإصدارها. وبناءً على ذلك، نسقت وزارة الداخلية مع وزارة المالية وشرطة المقاطعة والوحدات ذات الصلة لمسح وترتيب الغرف والمستودعات والمعدات اللازمة لحفظ الوثائق بشكل آمن. وقدم مركز الأرشيف التاريخي الإقليمي إرشادات بشأن الإحصاءات والترتيب والتغليف والختم واستلام وحفظ الوثائق من الوكالات والمنظمات المدمجة؛ وفي الوقت نفسه، نسق مع المسؤولين لتنفيذ تدابير لحفظ الوثائق في المستودعات المؤقتة وإجراء عمليات تفتيش دورية.
بالإضافة إلى ذلك، تتولى وزارة المالية مسؤولية مراجعة وتوجيه الاستخدام الفعال لمصادر التمويل لشراء المعدات، وتحرير ورقمنة الوثائق الأرشيفية. وتضمن وزارة العلوم والتكنولوجيا سلامة الوثائق وقواعد البيانات في نظام إدارة وتشغيل الوثائق، بما في ذلك: النسخ الاحتياطي للبيانات، ومنح الحسابات للجهات والهيئات الجديدة، وإدارة التوقيعات الرقمية والشهادات الرقمية، ودعم رقمنة الوثائق.
تُقدّم شرطة المقاطعة التوجيه بشأن رقمنة الوثائق السرية، وتسليم وتسجيل الأختام الجديدة، بالإضافة إلى التوجيه بشأن تدابير ضمان الأمن والنظام، والوقاية من الحرائق، ومكافحة الحرائق في مواقع تخزين الوثائق. تُجهّز اللجنة الشعبية على مستوى المقاطعة المستودعات والمعدات اللازمة لتخزين الوثائق مركزيًا في البلدية المركزية بعد إتمام الترتيبات. كما تُنظّم اللجنة الشعبية على مستوى البلدية قوات الأمن والتخزين في الموقع، ريثما تُسلّم إلى الوحدة الإدارية الجديدة على مستوى البلدية.
لتنفيذ أعمال حفظ وأرشفة الوثائق بفعالية بعد الدمج، شكلت وزارة الداخلية فريقين لمسح الأرشيفات في الأحياء والمدن. أظهرت النتائج أن حجم الوثائق التي تحتاج إلى حفظ كبير جدًا، وينقسم إلى أربع فئات: تحرير كامل، تحرير أولي، قيد المعالجة، وغير معالجة. توصي وزارة الداخلية اللجان الشعبية في الأحياء والمدن، بالإضافة إلى تنظيم الأرشيفات، بتركيب معدات مثل مكيفات الهواء، ومزيلات الرطوبة، ومعدات مكافحة الحرائق، ومضادات الحشرات... الموعد النهائي لإكمال الأرشيف هو قبل 20 يونيو/حزيران. يجب الانتهاء من تغليف وختم الوثائق قبل 25 يونيو/حزيران.
خلال عملية التنفيذ، يكون رئيس الهيئة أو المنظمة مسؤولاً عن توجيه وإدارة عمل الوثائق والمحفوظات. ويتحمل الكوادر وموظفو الخدمة المدنية والموظفون العموميون مسؤولية جميع الوثائق وقواعد البيانات الخاضعة لإدارتهم. وستغلق الهيئات والمنظمات المحفوظات من تاريخ انتهاء العمليات ولن تصدر وثائق إدارية تحت سلطتها من تاريخ سريان قرار الدمج أو إنهاء العمليات. ويحظر تمامًا جميع أعمال حيازة أو شراء أو بيع أو توزيع أو نقل أو إتلاف الوثائق وقواعد البيانات بشكل غير قانوني. وسيتم التعامل مع أي انتهاكات بصرامة وفقًا لأحكام القانون. ويجب أن يتم تسليم الوثائق وفقًا لأحكام القانون، مع إرفاق سجل التسليم والاستلام بقائمة بالوثائق وأجهزة تخزين البيانات. ويجب ربط المهام بمسؤوليات ووظائف كل هيئة ووحدة وفرد.
بناءً على الطلب، يتعين على الوحدات إجراء إحصاءات وتعبئة وختم وتأكيد حجم وحالة الوثائق المعدة للاستلام والتخزين المؤقت، ثم تسليمها إلى الجهات والوحدات الإدارية الجديدة. وعلى وجه الخصوص، من الضروري إتمام عملية إيداع الملفات والوثائق ذات فترة الحفظ الدائم، والتي تم تحريرها بالكامل، في مركز الأرشيف التاريخي الإقليمي.
فييت لام
المصدر: https://baohuabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
تعليق (0)