رقمنة البيانات: تعزيز فائدة وأمن وقيمة المعرفة في باك نينه

رقمنة البيانات ليست مجرد قصة تحول في أساليب التخزين، بل هي أيضًا خطوة استراتيجية للأمام في إدارة المعرفة للحكومات الحديثة. في باك نينه، تُحقق رقمنة الأرشيفات التاريخية نتائج واضحة: تم تحويل أكثر من 3.6 مليون صفحة من الوثائق إلى بيانات إلكترونية، مما يُسهّل على الأفراد والمؤسسات البحث، ويُقلّل وقت المعالجة عشرات المرات، مع تحسين الأمن والقيمة القانونية. من أرشيف ورقي ضخم، تُنشئ باك نينه "مستودعًا رقميًا للمعرفة" - منصة لخدمة الحكومة الإلكترونية والاقتصاد الرقمي والمجتمع الرقمي في العصر الرقمي.

إذا كان البحث عن سجل شخصي أو قرار إداري أو بيانات طالب دراسات عليا يستغرق في الماضي ساعات من البحث في مستودعات الأوراق، فإن الأمر لا يتطلب الآن سوى بضع كلمات رئيسية وبضع دقائق من التشغيل ليُقدم النظام نتائج دقيقة وكاملة وقانونية. وتُعدّ حالة السيدة نغوين ثي ثو هونغ، المُعلمة في مدرسة نجو سي لين الثانوية، مثالاً نموذجياً: فباستخدام أمر البحث "قرار إنهاء تدريب السيدة نغوين ثي ثو هونغ"، تم استرجاع الملف من عام ١٩٩٣ في أقل من ثلاث دقائق. أو كما هو الحال مع السيدة فام ثي نغوك ها، المُعلمة في مدرسة نجوك سون الثانوية، فقد عثرت بسهولة على قائمة الخريجين من عام ١٩٦٩ إلى عام ١٩٨٥ ببضع عمليات بحث فقط.

من عام ٢٠٢٢ إلى عام ٢٠٢٤، نسقت وزارة الداخلية في مقاطعة باك نينه مع وحدة استشارية لنشر برنامج إدارة الأرشيف الإلكتروني، مما أدى إلى تحسين ميزات إدخال البيانات والبحث عنها وتصاريح الوصول إليها ومراقبة التغييرات. وقد تمت رقمنة أكثر من ٣١٣٠٠ سجل، أي ما يعادل ٣.٣ مليون صفحة من حجم A4، معظمها وثائق توجيهية وإدارية للجنة الشعبية الإقليمية والإدارات والفروع خلال الفترة من ١٩٤٨ إلى ٢٠١٤. ويصل إلى النظام سنويًا ما يزيد عن مليون قارئ في المتوسط، مع استخدام ١٥٠٠ ملف إلكتروني، مما يُظهر فعالية التطبيق العملي للأرشيف الإلكتروني.

وفقًا للسيد دانج كوانج سون، مدير مركز أرشيف باك نينه التاريخي رقم 1، تُسهم التكنولوجيا الرقمية في تقصير وقت البحث بمقدار 20-30 مرة مقارنةً بالسابق، مع ضمان الأمان بفضل التحكم في الوصول، وتصاريح المستخدم، وتسجيل تاريخ التغييرات. وأكد السيد سون: "كل وثيقة يتم العثور عليها ليست وثيقة إدارية فحسب، بل هي أيضًا جزء من الذاكرة المحفوظة، وقيمة قانونية مُستعادة، وشهادة على فعالية التحول الرقمي".

بناء قاعدة المعرفة الرقمية – الحفاظ على القيمة

لا يهدف مشروع رقمنة الوثائق الأرشيفية إلى تحسين أساليب العمل فحسب، بل يهدف أيضًا إلى تحويل نموذج "الأرشيف التقليدي" إلى "إدارة المعرفة الحديثة". انطلاقًا من مستودع وثائق منفصل، أنشأ مركز أرشيف باك نينه التاريخي رقم 1 منظومة بيانات مترابطة، حيث يتم تصنيف وربط كل وثيقة، وقرار، ورسالة رسمية، وملف موظف حكومي، حسب التاريخ، والجهة المصدرة، والمجال، والموضوع. يساعد بناء "أرشيف المعرفة" المستخدمين على الاستفادة من المعلومات في سياقها، مما يتيح لهم تحليل البيانات وتجميعها إحصائيًا، وتطبيقها لأغراض متعددة: الإدارة، والبحث، والتعليم ، والثقافة، والقانون.

ومع ذلك، تواجه رحلة الرقمنة أيضًا العديد من التحديات. فبعض المستندات يصل عمرها إلى عقود، وحالتها المادية متدهورة، مما يجعل مسح البيانات وتحديدها وتصحيحها أمرًا صعبًا. كما أن العديد من المستندات لا تحتوي على ملخصات، والتنسيق غير موحد، مما يتطلب معالجة تجارية تستغرق وقتًا طويلاً. بالإضافة إلى ذلك، فإن الموافقة على العملية وتقييم وقبول المنتجات الرقمية وفقًا للوائح الحالية تستغرق وقتًا طويلاً أيضًا، مما يؤثر على التقدم. من ناحية أخرى، نظرًا لوجود خادم التخزين في وزارة العلوم والتكنولوجيا، فعندما يواجه خط النقل مشكلة، يتم مقاطعة الاستغلال مؤقتًا. وحتى الآن، لم يصل معدل المستندات الرقمية إلا إلى حوالي 75٪ من إجمالي المستندات المخزنة في المستودع (اعتبارًا من عام 2020)، بينما لا يزال المركز يستقبل كل عام كمية كبيرة من المستندات الجديدة.

للتغلب على هذا القيد ومواصلة توسيع نطاقه، وافقت اللجنة الشعبية لمقاطعة باك نينه على مشروع "رقمنة وثائق الأرشيف التاريخي للمقاطعة للفترة 2025-2029" بميزانية إجمالية تبلغ حوالي 23 مليار دونج فيتنامي، بهدف رقمنة 3.8 مليون صفحة إضافية من حجم A4 من الوثائق الإدارية للجنة الشعبية للمقاطعة وإداراتها وفروعها. تُعد هذه خطوة مهمة لاستكمال مستودع البيانات الإدارية الرقمي للمقاطعة بالكامل، والمضي قدمًا نحو نموذج "الحكومة الإلكترونية - التخزين الإلكتروني - خدمة المواطنين الإلكترونيين".

وفقًا للخطة، ستتولى وزارة الداخلية زمام المبادرة في التنفيذ والتنسيق مع الجهات والوحدات المعنية لضمان دقة البيانات واكتمالها وأمنها. ويتولى مركز باك نينه للأرشيف التاريخي رقم 1 مسؤولية اختيار شركاء تقنيين ذوي سمعة طيبة، وتنظيم فرق رقمية متخصصة، وتعزيز التواصل لتوجيه المواطنين في كيفية استخدام البيانات الرقمية. وبحلول منتصف عام 2025، يكون المركز قد حوّل أكثر من 330 ألف صفحة من وثائق اللجنة الشعبية الإقليمية ووزارتي التعليم والتدريب والعلوم والتكنولوجيا إلى صيغة رقمية، مما يُمهّد الطريق للمرحلة التالية.

أبرز ما يميز نموذج باك نينه هو دمج البنية التحتية للتخزين الرقمي مع نظام أمان لامركزي متعدد الطبقات. لا يقتصر النظام على سرعة البحث فحسب، بل يتتبع أيضًا سجلات الوصول، ويكشف عن أي خلل، ويحمي البيانات الأصلية حمايةً تامة. يُعد هذا معيارًا مهمًا في سياق دعم الحكومة للاستراتيجية الوطنية للبيانات لعام 2030، والتي تُلزم المحليات بتحويل نموذج التخزين من "حفظ الوثائق" إلى "إدارة أصول البيانات".

من منظور أوسع، تُشكّل باك نينه نموذج تخزين ذكيًا تُصبح فيه بيانات الماضي موردًا للمستقبل. عندما تُرقمن الوثائق التاريخية وتُربط وتُؤمّن، فإنها لا تخدم العمل الإداري فحسب، بل تُرسي أيضًا أساسًا للتطبيقات التحليلية، والتنبؤات، وبحوث السياسات، وتعليم التاريخ المحلي.

بشكل عام، يُظهر مشروع رقمنة الأرشيف في باك نينه نهجًا مستدامًا للتحول الرقمي، ليس فقط بتحويل الورق إلى بيانات، بل أيضًا بتحويل الوثائق إلى معرفة، والمعرفة إلى قيمة. عندما تكون عملية الأرشفة والبحث وإدارة السجلات بأكملها مؤتمتة وشفافة، فإن باك نينه لا تحافظ على الذاكرة الإدارية المحلية فحسب، بل تُنشئ أيضًا منصة بيانات لحكومة ذكية، تخدم الأفراد والشركات بفعالية أكبر في العصر الرقمي.

مركز الاتصالات العلمية والتكنولوجية

المصدر: https://mst.gov.vn/so-hoa-du-lieu-nang-cao-tien-ich-bao-mat-va-gia-tri-tri-thuc-cua-bac-ninh-197251021190245633.htm