Bac Ninh schafft ein „digitales Wissenslager“ für die E-Government-Branche

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Aufbau eines digitalen Wissensspeichers, Erhaltung des Dokumentwerts

Im Zeitraum von 2022 bis 2024 hat sich das Innenministerium von Bac Ninh mit einer Beratungseinheit abgestimmt, um die Software für elektronisches Archivmanagement einzuführen. Diese Software umfasst wichtige Funktionen wie Dateneingabe, Suche, Zugriffsberechtigung und Änderungsüberwachung.

Bis heute wurden mehr als 31.300 Dateien, das entspricht 3,3 Millionen A4-Seiten, digitalisiert. Bei diesen Dokumenten handelt es sich hauptsächlich um Richtlinien und Verwaltungsdokumente des Volkskomitees der Provinz sowie der Abteilungen und Zweigstellen aus dem Zeitraum von 1948 bis 2014.

Das System hat seine praktische Wirksamkeit bereits unter Beweis gestellt. Während früher die Suche nach einem persönlichen Profil, einer Verwaltungsentscheidung oder den Daten eines Doktoranden stundenlanges Suchen in Papierarchiven erforderte, liefert das System heute mit nur wenigen Schlüsselwörtern und in wenigen Minuten genaue, vollständige und rechtsgültige Ergebnisse. Dank der digitalen Technologie konnte die Suchzeit im Vergleich zu herkömmlichen Methoden um das 20- bis 30-Fache verkürzt werden. Das Speichersystem gewährleistet zudem Sicherheit durch Zugriffskontrolle, Zuweisung von Benutzerrechten und Aufzeichnung des Änderungsverlaufs. Dadurch erfasst das System jährlich durchschnittlich über eine Million Leser und 1.500 Online-Profilauswertungen.

Das Projekt zur digitalen Transformation der Dokumentenspeicherung markiert einen wichtigen Schritt von der traditionellen Speichermethode hin zum modernen Wissensmanagementsystem. Das Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 hat ein verknüpftes Datenökosystem aufgebaut, anstatt weiterhin ein separates Dokumentenrepository zu unterhalten. In diesem System werden Dokumente wie Texte, Beschlüsse, offizielle Depeschen und Beamtenakten anhand von Zeitfaktoren, ausstellenden Behörden, Fachgebieten und Themen markiert und verknüpft. Durch die Schaffung eines Wissensarchivs können Nutzer kontextbezogen auf Informationen zugreifen. Dies eröffnet Möglichkeiten, Daten für vielfältige Zwecke wie Verwaltung, Forschung, Bildung , Kultur und Recht zu nutzen und gleichzeitig die analytischen und statistischen Fähigkeiten zu verbessern.

Herausforderungen und Ausbauplan für den Zeitraum 2025 – 2029

Laut dem Zentrum für Wissenschafts- und Technologiekommunikation ist die Digitalisierung trotz vieler bemerkenswerter Erfolge noch immer mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Manche Dokumente sind Jahrzehnte alt und stark beschädigt, was das Scannen, Identifizieren und Korrigieren der Daten erschwert. Fehlende Zusammenfassungen oder inkonsistente Formate vieler Dokumente verursachen zudem einen zeitaufwändigen Geschäftsprozess. Der Genehmigungs-, Bewertungs- und Abnahmeprozess digitalisierter Produkte gemäß den geltenden Vorschriften zieht sich in die Länge, was den Implementierungsfortschritt beeinträchtigt. Darüber hinaus kommt es aufgrund von Übertragungsproblemen vom Speicherserver des Ministeriums für Wissenschaft und Technologie manchmal zu vorübergehenden Unterbrechungen der Datennutzung. Ende 2020 lag die Rate digitalisierter Dokumente bei nur etwa 75 % aller im Lager gespeicherten Dokumente, obwohl jedes Jahr neue Dokumente eingehen.

Um diese Mängel zu beheben und den Umfang weiter auszubauen, hat das Volkskomitee der Provinz Bac Ninh das Projekt „Digitalisierung von Dokumenten im historischen Provinzarchiv für den Zeitraum 2025–2029“ genehmigt. Die Kosten dieses Projekts werden auf rund 23 Milliarden VND geschätzt. Ziel ist die Digitalisierung von weiteren 3,8 Millionen Seiten Verwaltungsdokumenten des Volkskomitees der Provinz sowie der Abteilungen und Zweigstellen. Dies ist ein wichtiger Schritt zur Vervollständigung des gesamten digitalen Verwaltungsdatenbestands der Provinz und rückt das Modell „Elektronische Regierung – elektronische Speicherung – im Dienste elektronischer Bürger“ näher.

Das Innenministerium wird die federführende Agentur bei der Umsetzung des Projekts sein und mit den relevanten Behörden und Einheiten zusammenarbeiten, um die Genauigkeit, Integrität und Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Das Bac Ninh Historical Archives Center No. 1 wird renommierte Technologiepartner auswählen, spezialisierte Teams für die Digitalisierung organisieren und die Kommunikation fördern, um die Bürger bei der Nutzung digitaler Daten zu unterstützen. Bis Mitte 2025 wird das Zentrum die Digitalisierung von über 330.000 Seiten an Dokumenten des Volkskomitees der Provinz und der Ministerien für Bildung und Ausbildung sowie Wissenschaft und Technologie abschließen und damit eine solide Grundlage für die nächste Phase schaffen.

Intelligente Regierungsführung gestalten

Das Bac-Ninh-Modell zeichnet sich durch die Integration digitaler Speicherinfrastruktur und mehrschichtiger dezentraler Sicherheit aus. Dieses System ermöglicht nicht nur einen schnellen Datenabruf, sondern kann auch Zugriffsprotokolle verfolgen, Anomalien erkennen und Originaldaten absolut schützen. Dies ist ein wichtiger Faktor im Kontext der von der Regierung geförderten Nationalen Datenstrategie bis 2030, die von den Kommunen die Umstellung des Speichermodells von der „Dokumentenaufbewahrung“ auf „Datenbestandsverwaltung“ verlangt.

Bac Ninh entwickelt ein intelligentes Speichermodell mit dem Ziel, historische Daten in wertvolle Ressourcen für die Zukunft zu verwandeln. Digitalisierte, verknüpfte und gesicherte historische Dokumente dienen nicht nur der Verwaltungsarbeit, sondern bilden auch eine solide Grundlage für Anwendungen in den Bereichen Analyse, Prognose, Politikforschung und Lokalgeschichtsvermittlung.

Hien Thao

Quelle: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967