Die Organisation von Konferenzen verbessern.

Ein Abteilungsleiter beklagte sich über Personalmangel bei der Zuteilung von Mitarbeitern zu Besprechungen. Zum Jahresende gibt es enorm viel zu tun, jede Aufgabe ist dringend, dennoch dürfen Besprechungen nicht versäumt werden. Schon eine einzige versäumte Besprechung führt zu einer Rüge und kann sich sogar negativ auf die Leistungsbeurteilung der Abteilung auswirken. Hinzu kommt, dass viele Besprechungen in Präsenz und weit entfernt stattfinden, was die Anreise erschwert. Die Provinz Thanh Hoa liegt zwar in der Nähe von Hanoi und mehreren nördlichen Provinzen, doch viele Konferenzen, Schulungen und Besprechungen finden in den südlichen Provinzen statt. Dies liegt daran, dass Thanh Hoa zu den Provinzen im zentralen Hochland und der zentralen Küstenregion gehört. Daher verlängert sich die Strecke von nur gut hundert Kilometern erheblich, der Zeitaufwand steigt und die Kosten sind höher.

Es gibt Konferenzen, zu denen das Organisationskomitee Führungskräfte aus Ministerien und Behörden einlädt. Da diese jedoch oft ausgelastet sind, werden stattdessen Abteilungsleiter entsandt. Selbst diese können nicht teilnehmen, sodass stattdessen Spezialisten geschickt werden müssen. Manche Beamte berichten, dass sie zwar an Konferenzen teilnehmen, aber den Sinn der Veranstaltung nicht erfassen, weil sie in der falschen Rolle oder im falschen Team anwesend sind. Dadurch können sie ihre Meinung nicht einbringen und wissen nicht, wie sie ihren Dienststellen Bericht erstatten sollen. In manchen Fällen sind sie sogar gezwungen, andere zu bitten, Dokumente entgegenzunehmen und zu unterschreiben. Solche Konferenzen sind ineffektiv, frustrierend, kostspielig und verschwenderisch.

Sitzungen müssen inhaltlich fundiert sein und ihren Nutzen maximieren. Dieser Grundsatz wurde kürzlich in der Schlussfolgerung Nr. 226-KL/TW des Zentralkomitees der Partei zur Korrektur der Arbeitsmethoden und Verbesserung der Effektivität des politischen Systems hervorgehoben. In dieser Schlussfolgerung wird insbesondere die Überwindung des Problems übermäßiger Sitzungen gefordert.

Das Sekretariat des Zentralkomitees fordert daher die Parteikomitees, Parteiorganisationen, Behörden, Ortsverbände und Einheiten aller Ebenen auf, jährlich auf Grundlage des Arbeitsprogramms Pläne für die Durchführung von Konferenzen zu entwickeln, die der jeweiligen Lage entsprechen. Der Anteil der Präsenzkonferenzen soll 40 % und der Anteil der Online-Konferenzen mindestens 60 % der Gesamtzahl der Konferenzen im Jahr ausmachen. Konferenzen sollen nur dann stattfinden, wenn dies unbedingt erforderlich ist oder detaillierte Richtlinien vorliegen. Bereits per Live-Video oder Online-Übertragung abgehaltene Konferenzen sollen nicht erneut organisiert werden. Parteikomitees, Parteiorganisationen, Regierungsbehörden und Massenorganisationen sollen die Koordination bei der Organisation von Konferenzen innerhalb ihrer jeweiligen Ebenen, Sektoren und Einheiten verstärken und Doppelarbeit, Überlastung und eine Konzentration zu Jahresbeginn oder -ende vermeiden. Bei der Organisation von Konferenzen sollen Umfang und Teilnehmerzahl klar definiert werden, wobei der Grundsatz zu beachten ist, dass eine Konferenz Vertreter desselben Sektors einladen sollte. Bei Fachkonferenzen sollen nur die für das jeweilige Fachgebiet zuständigen Beamten teilnehmen; Personen, die nicht in direktem Zusammenhang mit dem Fachgebiet oder den Inhalten der Konferenz stehen, sollen nicht eingeladen werden.

Viele Institutionen scheinen zu glauben, dass sie durch die Ausrichtung zahlreicher Konferenzen ihre Führungsrolle und -wirkung deutlicher demonstrieren können, ohne die Folgen einer übermäßigen Konferenzorganisation ausreichend zu bedenken. Viele haben ihre Zustimmung zu den Maßnahmen zur Verbesserung der Konferenzorganisationspraxis geäußert und warten nun auf deren konsequente Umsetzung durch die zuständigen Behörden.

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