Digitale Signaturen und Zeitstempel: Die Grundlage für sichere elektronische Beglaubigung

Die digitale Transformation vollzieht sich in allen Bereichen, von der Staatsverwaltung bis zum zivilen Leben. Notarielle Beglaubigungen, die eng mit Rechtsgeschäften mit hohem Wert verbunden sind, bilden hiervon keine Ausnahme. Mit dem Inkrafttreten des Gesetzes über elektronische Transaktionen 2023 am 1. Juli 2024 und des Gesetzes über die notarielle Beglaubigung 2024 am 1. Juli 2025 wird die elektronische Beglaubigung offiziell zu einem neuen Schritt in der Verwaltungsverfahrensreform.

Referenten diskutierten beim Workshop „Die Rolle digitaler Signaturen und vertrauenswürdiger Dienste bei der elektronischen Beglaubigung“, 19. September 2025.

Eines der hervorstechendsten Merkmale des neuen Rechtssystems sind die spezifischen Bestimmungen zur Verwendung digitaler Signaturen und Zeitstempel im elektronischen Beglaubigungsprozess – zwei Faktoren, die als „Schlüsselfaktoren“ für die Gewährleistung der Sicherheit, Transparenz und Rechtsgültigkeit von Transaktionen im digitalen Umfeld gelten.

Lösungen zur Überwindung von Fälschungen und Streitigkeiten bei notariellen Transaktionen

Die notarielle Beglaubigung ist eine besondere Rechtstätigkeit, die ein hohes Maß an Sicherheit und Authentifizierung erfordert. In Absatz 1, Artikel 3 des Gesetzes über die notarielle Beglaubigung heißt es: „Eine notarielle Beglaubigung ist eine wichtige Transaktion, die ein hohes Maß an Rechtssicherheit erfordert und deren notarielle Beglaubigung gesetzlich oder durch das von der Regierung erteilte Gesetz vorgeschrieben ist.“

Tatsächlich bergen notarielle Beglaubigungen seit Jahren viele Risiken. Urkundenfälschungen, Unterschriftenfälschungen von Beglaubigungsbewerbern und sogar die Fälschung von Notarsiegeln sind auf komplexe und raffinierte Weise erfolgt. Diese Handlungen fügen nicht nur der Bevölkerung großen Schaden zu, sondern untergraben auch das Vertrauen in das Rechtssystem. Ein weiteres häufiges Problem sind Streitigkeiten über das Inkrafttreten notarieller Dokumente – ein entscheidender Faktor für die Bestimmung von Rechten, Pflichten und der Gültigkeit von Transaktionen.

Angesichts dieser Situation hat das Justizministerium zahlreiche Korrekturmaßnahmen ergriffen. Im Oktober 2023 veröffentlichte die Abteilung für Rechtshilfe die offizielle Mitteilung Nr. 1459/BTTP-CC, TPL, in der sie die strikte Durchsetzung der Beglaubigungsvorschriften und die Verbesserung der Fähigkeiten zur Erkennung von Fälschungen und betrügerischem Verhalten forderte. Angesichts der starken Entwicklung elektronischer Transaktionen reichen manuelle Lösungen jedoch nicht mehr aus. Es bedarf technologischer Hilfsmittel, um Authentizität, Transparenz und Nichtabstreitbarkeit zu gewährleisten – und genau das ist die Rolle digitaler Signaturen und Zeitstempel bei der elektronischen Beglaubigung.

Digitale Signatur – „Eigenhändige Unterschrift“ im digitalen Raum

Gemäß dem Gesetz über elektronische Transaktionen von 2023 ist eine digitale Signatur eine Form der elektronischen Signatur, die einen asymmetrischen Schlüsselalgorithmus verwendet, der einen geheimen Schlüssel zum Signieren und einen öffentlichen Schlüssel zur Verifizierung umfasst. Eine digitale Signatur gewährleistet drei Faktoren: Authentizität (wer der Unterzeichner wirklich ist), Integrität (Daten werden nach der Unterzeichnung nicht verändert) und Nichtabstreitbarkeit (der Unterzeichner kann nicht leugnen, unterschrieben zu haben).

Workshop zur Rolle digitaler Signaturen und vertrauenswürdiger Dienste bei der elektronischen Beglaubigung

Das Gesetz bestätigt außerdem, dass digitale Signaturen bei elektronischen Transaktionen den gleichen Rechtswert haben wie handschriftliche Unterschriften. Dies ist ein wichtiger Schritt nach vorn, um die rechtliche Anerkennung elektronischer Dokumente, Verträge und Transaktionen – einschließlich der elektronischen Beglaubigung – zu gewährleisten und ihnen den gleichen Wert wie herkömmliche Dokumente zu verleihen.

Im Bereich der elektronischen Beglaubigung schreibt das Dekret 104/2025/ND-CP die Verwendung öffentlicher digitaler Signaturen vor. Dabei handelt es sich um eine digitale Signatur, die durch ein digitales Zertifikat einer Organisation garantiert wird, die Zertifizierungsdienste für öffentliche digitale Signaturen anbietet. Mit anderen Worten: Die Identität des digitalen Unterzeichners wird durch eine vertrauenswürdige Drittpartei überprüft. Dies stellt sicher, dass der Unterzeichner echt und die Signatur gültig ist.

Insbesondere öffentliche Zertifizierungsdienste für digitale Signaturen und Zeitstempeldienste werden beide als vertrauenswürdige Dienste eingestuft – bedingte Geschäftsinvestitionssektoren, die vom Ministerium für Wissenschaft und Technologie lizenziert sind. Daher sind die Authentifizierung digitaler Signaturen und Zeitstempel nicht nur technischer Natur, sondern verfügen auch über eine solide rechtliche Grundlage.

Bei der elektronischen Beglaubigung helfen öffentliche digitale Signaturen, das Risiko von Urkundenfälschung durch Notare und Notarorganisationen zu verringern und gleichzeitig die Authentizität des Unterzeichners zu gewährleisten. Jede Transaktion kann nachverfolgt und auf ihre Integrität überprüft werden. So wird sichergestellt, dass die Unterschrift echt und gültig ist.

Zeitstempel – Garantiert das Gültigkeitsdatum des Dokuments

Während die digitale Signatur dabei hilft, festzustellen, wer der Unterzeichner ist, hilft der Zeitstempel dabei, festzustellen, wann die Unterzeichnung stattgefunden hat. Dies ist einer der wichtigsten Faktoren bei der Beilegung von Streitigkeiten über die Gültigkeit elektronisch notariell beglaubigter Dokumente.

Nach den neuen Vorschriften wird der Datennachricht zum Zeitpunkt der digitalen Signatur ein Zeitstempel hinzugefügt, der einen technischen Nachweis für den Zeitpunkt der Signatur liefert. Der von einem vertrauenswürdigen Dienstleister ausgestellte Zeitstempel hat die gleiche rechtliche Gültigkeit wie die notarielle Bestätigung des Signaturzeitpunkts auf einem Papierdokument.

Das Notargesetz von 2024 und das Dekret 104/2025/ND-CP legen klar fest: Elektronisch notariell beglaubigte Dokumente sind ab dem Zeitpunkt ihrer Unterzeichnung mit der digitalen Signatur des Notars und der Notarorganisation wirksam. Digitale Signaturen mit Zeitstempeldiensten sind eine zwingende Voraussetzung für die Erbringung elektronischer Notardienstleistungen. Teilnehmer an elektronischen Notartransaktionen müssen in Vietnam anerkannte öffentliche digitale Signaturen verwenden.

Darüber hinaus werden digitale Signaturen und Zeitstempel während des gesamten elektronischen Beglaubigungsprozesses verwendet – von der Erstellung über die technische Fehlerkorrektur, die Unterzeichnung und Bestätigung bis hin zur Archivierung der Unterlagen. Bei der Übertragung von Papierbeglaubigungsunterlagen in elektronische Speicher muss das Notariat vor der Speicherung den korrekten Inhalt digital signieren, um Integrität und Nicht-Bearbeitbarkeit zu gewährleisten.

Daher ist von der Erstellung des notariell beglaubigten Dokuments bis zu seiner Speicherung jeder Vorgang durch eine doppelte Authentifizierungsebene – digitale Signatur und Zeitstempel – geschützt, um Fälschungen, Betrug und Streitigkeiten zu verhindern.

Ein großer Schritt vorwärts bei der Digitalisierung der Notartätigkeit

Die Ergänzung des neuen Notargesetzes um Bestimmungen zu digitalen Signaturen und Zeitstempeln zielt nicht nur darauf ab, bestehende Risiken zu adressieren, sondern ebnet auch den Weg für ein umfassendes elektronisches Beurkundungssystem in der Zukunft.

Für Notariate bietet sich die Möglichkeit, ihr Geschäftsmodell auf eine digitale Umgebung umzustellen und so Zeit, Kosten und Personal zu sparen. Die elektronische Beglaubigung verkürzt den Prozess für Privatpersonen und Unternehmen, ermöglicht die Durchführung von Transaktionen aus der Ferne und minimiert das Risiko des Verlusts oder der Fälschung von Dokumenten.

Noch wichtiger ist, dass die neuen Vorschriften auch dazu beitragen, Vertrauen in das gesamte E-Commerce-Ökosystem aufzubauen und eine stärkere Entwicklung des E-Commerce, des digitalen Finanzwesens und verwandter Bereiche zu fördern.

Aus Sicht der staatlichen Verwaltung erleichtert die Verwendung digitaler Signaturen und Zeitstempel den Behörden die Überwachung, den Abruf, die Speicherung und den Vergleich von Informationen. Gleichzeitig wird eine solide Rechtsgrundlage für die Einrichtung einer nationalen Notardatenbank geschaffen.

Die elektronische Beglaubigung ist ein unvermeidlicher Schritt im nationalen digitalen Transformationsprozess. Die klaren Regelungen zur Verwendung digitaler Signaturen und Zeitstempel im Beglaubigungsgesetz und seinen Durchführungsdokumenten sind nicht nur technisch bedeutsam, sondern verdeutlichen auch das Engagement des Staates für die Gewährleistung von Sicherheit, Transparenz und Fairness bei allen Transaktionen im digitalen Umfeld.

Man kann sagen, dass digitale Signaturen und Zeitstempel die „digitalen Siegel“ für jedes elektronisch notariell beglaubigte Dokument sind. Sie bestätigen sowohl den Rechtswert als auch schützen die Rechte von Personen und Organisationen. Dies ist nicht nur eine Innovation in der Beglaubigungstechnik, sondern auch ein Fortschritt im juristischen Denken, der die vietnamesische Beglaubigung im digitalen Zeitalter näher an internationale Standards heranführt./.

Zentrum für Wissenschafts- und Technologiekommunikation

Quelle: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm