In vielen Stadtteilen und Gemeinden von Ho-Chi-Minh-Stadt ist das Bild von Menschen, die in langen Schlangen auf die Unterschrift der Amtsträger auf die beglaubigten Dokumente warten, fast verschwunden. Stattdessen sind Beamte nun befugt, die Dokumente direkt am Empfangsschalter zu unterzeichnen und die Ergebnisse auszuhändigen. Diese Änderungen gehen auf die Umsetzung der Resolution 29/2025 des Volksrats von Ho-Chi-Minh-Stadt zurück, die die Aufgaben und Befugnisse der Vorsitzenden der Volkskomitees auf Gemeindeebene regelt, welche Beamten zur Ausübung ihrer Tätigkeit im Justizbereich befugt sind.
Die Stärkung der Befugnisse von Beamten verkürzt nicht nur die Bearbeitungszeiten von Dokumenten, sondern reduziert auch die Arbeitsbelastung und schafft so die Voraussetzungen dafür, dass sich die Gemeindevorsteher auf Managementaufgaben konzentrieren und den Menschen und Unternehmen Zufriedenheit bringen können.
Sie unterschreiben sofort, die Dokumente erhalten sie innerhalb weniger Minuten.
Mit über 204.000 Einwohnern ist Ba Diem nach der Neuordnung eine der bevölkerungsreichsten Kommunen in Ho-Chi-Minh-Stadt, weshalb das täglich verarbeitete Aktenvolumen stets sehr groß ist.
Herr Le Van Giau saß in der Warteschlange und blätterte sorgfältig in seinen Antragsunterlagen. Gelegentlich warf er einen Blick auf die Anzeigetafel, während er auf seinen Aufruf wartete. Als sein Name aufgerufen wurde, ging er zügig zum Empfangsschalter, um beglaubigte Kopien zu erhalten. Der Beamte prüfte die Unterlagen, bestätigte die Angaben und reichte sie dann Herrn Nguyen Van Hau, dem stellvertretenden Leiter des Gemeindeverwaltungszentrums, weiter, der sie direkt am Schalter unterschrieb. Nur wenige Minuten später war der rote Stempel auf dem Papier, die Akte war fertig.
„Von der Einreichung des Antrags bis zum Erhalt des Antrags vergehen nur etwa 15 Minuten, hauptsächlich Wartezeit, bis man an der Reihe ist, aber die Bearbeitung selbst ist sehr schnell“, kommentierte Herr Giau.
Ein paar Reihen weiter kam auch Herr Ho Van Thanh, um seine Bewerbung bestätigen zu lassen. Als sein Name aufgerufen wurde, erhielt er den abgestempelten Antrag zurück, und die Mitarbeiter halfen ihm, die Angaben ein letztes Mal zu überprüfen. „Das Ausfüllen der Formulare ist jetzt viel einfacher als früher. Die Mitarbeiter haben alles klar erklärt, es ging schnell, und man muss nicht mehr warten oder wie früher ständig hin und her laufen“, sagte Herr Thanh.
In einer Ecke des Verwaltungszentrums im Stadtteil Tan Son Nhat prüft und beglaubigt Herr Thai Truong Vu, ein Beamter des Zentrums, zwei Bewerbungsunterlagen und ein Universitätsdiplom von Herrn Le Minh (ebenfalls aus Tan Son Nhat). „Früher mussten wir bei der Beglaubigung immer sehr lange warten. Manchmal wussten wir nach der Einreichung der Unterlagen nicht einmal, wann der zuständige Beamte unterschreiben würde. Jetzt unterschreiben die Beamten direkt am Schalter, es dauert keine zehn Minuten mehr“, erzählt Herr Minh.
Herr Tran Ngoc Dang Khoa, ein Vertreter eines Unternehmens aus dem Bezirk Tan Son Nhat, brachte 16 Dokumentensätze zur Beglaubigung. Er erklärte, dass sein Unternehmen regelmäßig Dokumente kopieren und beglaubigen müsse und daher mit dem Verfahren bestens vertraut sei. „Ich habe in letzter Zeit beobachtet, dass die Mitarbeiter sehr flexibel arbeiten, die Angelegenheiten schnell und gleichzeitig sorgfältig erledigen und den Unternehmen dadurch viel Zeit sparen“, sagte Herr Khoa.
Schneller, reibungsloser Ablauf
Im Bezirk Binh Dong haben die Bezirksleiter seit Mitte September Herrn Huynh Huu Liem, stellvertretenden Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung, ermächtigt, die Ergebnisse von vier Verwaltungsverfahren direkt zu unterzeichnen und zurückzusenden, hauptsächlich die Beglaubigung von Kopien von Originalen und die Beglaubigung von Unterschriften auf Dokumenten.
Herr Liem erklärte, dass nach dem bisherigen Verfahren Beamte die Dokumente erhielten, diese prüften, verglichen und dann den Vorsitzenden des Volkskomitees des jeweiligen Bezirks zur Unterzeichnung und Rücksendung der Ergebnisse vorlegten, was zu einer langen Bearbeitungszeit führte. Seit der Befugnis zur direkten Unterzeichnung gehe die Bearbeitung deutlich schneller vonstatten.
„Im Durchschnitt unterzeichne ich täglich fast 130 Dokumente. Viele Menschen müssen nur wenige Minuten warten, um die Ergebnisse zu erhalten“, teilte er mit und sagte, dass die mutige Dezentralisierung der Macht an die Untergebenen durch die Führungskräfte nicht nur dazu beitrage, den Druck auf die Station zu verringern, sondern auch den Menschen Zufriedenheit bringe.
Herr Thai Truong Vu, ein Justizbeamter des Verwaltungszentrums des Bezirks Tan Son Nhat, wurde ebenfalls befugt, notariell beglaubigte und zertifizierte Dokumente zu unterzeichnen und zurückzusenden. Da Herr Vu viele Jahre im Justizamt des Bezirks Tan Binh (ehemals) tätig war, kannte er den Druck dieser Aufgabe nur allzu gut. „Früher, als wir noch nicht befugt waren, mussten alle Dokumente den Verantwortlichen zur Unterschrift vorgelegt werden. Wenn diese in Sitzungen waren, mussten wir entweder in den Sitzungssaal gehen oder warten, was zu langen Wartezeiten führte“, erinnerte er sich.
Seit seiner Autorisierung kann Herr Vu die Dokumente der Bürger bearbeiten, sobald sie eingehen. „Viele, die früher persönlich zur Beglaubigung erschienen sind, sind überrascht, dass es jetzt nur noch wenige Minuten dauert“, sagte er.
Trotz der großen Anzahl an Dokumenten hielt sich Herr Vu strikt an die Vorschrift, nur dann zu beglaubigen, wenn ein Original zum Vergleich vorlag. Entsprachen die Dokumente nicht den Anforderungen, erklärte er dies und forderte zusätzliche Dokumente an, um Fehler zu vermeiden.
Im Servicezentrum der Gemeindeverwaltung Ba Diem gehen am Beglaubigungsschalter täglich 200 bis 250 Dokumente ein, in Spitzenzeiten sogar fast 2.000 pro Woche. Die Möglichkeit für die Gemeindevorsteher, Beamte mit der direkten Unterzeichnung und Rückgabe der Beglaubigungen zu beauftragen, hat zu deutlichen Verbesserungen geführt.
Zuvor, ab Anfang Oktober, hatten die Gemeindevorsteher gemäß der Resolution 29/2025 des Volksrats von Ho-Chi-Minh-Stadt und den Vorgaben des Justizministeriums den stellvertretenden Direktor des Zentrums für öffentliche Verwaltungsdienstleistungen und einen stellvertretenden Leiter des Büros des Volksrats – Volkskomitee der Gemeinde – ermächtigt, sechs notarielle und beglaubigte Dokumente in ihrem Namen zu unterzeichnen.
Herr Nguyen Van Hau, stellvertretender Leiter des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung der Gemeinde Ba Diem, berichtete, dass er an seinen Arbeitstagen fast durchgehend am Kopier- und Beglaubigungsschalter beschäftigt war. „Seitdem die Führungskräfte ihre Unterlagen während des Dienstes unterschreiben, dauert die Bearbeitung eines Aktengangs nur noch 5 bis 10 Minuten statt wie zuvor eine halbe Stunde. Es gibt keine Wartezeiten oder Staus mehr“, erklärte Herr Hau.
Obwohl das Arbeitspensum gestiegen ist, arbeitet Herr Hau weiterhin unermüdlich, um einen Dokumentenstau zu vermeiden. Bei schwierigen oder dringenden Fällen nimmt er die Angelegenheit entgegen und bespricht sie umgehend mit der zuständigen Fachabteilung, um das weitere Vorgehen abzustimmen. So trägt er zu einem besseren Verständnis bei und vermeidet unnötige Rückfragen.
Herr Tran Minh Tuan, stellvertretender Leiter des Büros des Volksrats – Volkskomitee der Gemeinde Ba Diem, der ebenfalls zur Unterzeichnung der Dokumente befugt ist, erklärte, diese Befugnis sei absolut gerechtfertigt. Er verfüge über langjährige Erfahrung und habe vor dieser Regelung das Amt des Vorsitzenden des Volkskomitees der Gemeinde innegehabt. Daher sei die Unterzeichnung der Dokumente fachlich nicht schwierig, die Herausforderung liege jedoch im Zeitaufwand. „Ich bin zwei Tage pro Woche mit dem Unterzeichnen und Beglaubigen von Kopien beschäftigt. Manchmal handelt es sich um Dutzende von Akten, die nach Fristen sortiert und priorisiert werden müssen, um Verzögerungen für die Bevölkerung zu vermeiden“, berichtete er.
Weisen Sie der richtigen Person die richtige Aufgabe zu.
Im Gespräch mit Ho Chi Minh City Law sagte Herr Nguyen Thanh Danh, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks Tan Son Nhat, dass der Bezirk seit Anfang Oktober, nach Erhalt von Anweisungen des Justizministeriums, zwei Beamten des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung die Befugnis erteilt habe, fünf Inhalte im Zusammenhang mit der notariellen Beglaubigung und Zertifizierung zu bearbeiten.
Laut Herrn Danh erfolgte die Auswahl der autorisierten Beamten mit größter Sorgfalt, wobei diejenigen bevorzugt wurden, die täglich im direkten Kontakt mit der Bevölkerung stehen, die Abläufe verstehen und über fundierte Fachkenntnisse und Fähigkeiten verfügen. „Die beiden ausgewählten Beamten hatten in ihren vorherigen Einheiten ähnliche Aufgaben inne, daher sind wir absolut überzeugt“, sagte Herr Danh.
Der Vertreter des Bezirks Tan Son Nhat sagte außerdem, dass für eine wirklich effektive Verwaltungsreform nicht nur ein Stopp bei der Genehmigungsphase notwendig sei, sondern dass auch die Behörden und Einheiten die Anforderung der Zertifizierung unnötiger Dokumente einschränken müssten.
„Vielerorts werden die Bürger immer noch gezwungen, beglaubigte Kopien aller Dokumente anzufertigen, obwohl laut Vorschrift eine Fotokopie mit dem Original zum Vergleich ausreicht. Wenn wir elektronische Daten nutzen und diese über CCCD oder VNeID abrufen, spart das den Bürgern viel Zeit“, sagte Herr Nguyen Thanh Danh.
Herr Nguyen Tuan Anh, Vorsitzender des Volkskomitees der Gemeinde Ba Diem, erklärte, die Einführung des Autorisierungsmechanismus habe eine deutliche Veränderung bewirkt, indem sie sowohl den Druck auf die Verantwortlichen verringerte als auch die Wartezeit für die Bevölkerung erheblich verkürzte. Um Effizienz und Verantwortlichkeit zu gewährleisten, legt die Gemeinde Kriterien für die Auswahl der autorisierten Beamten fest, die über entsprechende Erfahrung verfügen.
Laut Herrn Tuan Anh mussten die beiden zuständigen Beamten – der stellvertretende Leiter des Amts für öffentliche Verwaltung und der stellvertretende Leiter des Büros des Volksrats/Volkskomitees der Gemeinde – aufgrund des hohen Dokumentenaufkommens fast den ganzen Tag durcharbeiten, um den Fortschritt zu gewährleisten. „Die Gemeinde beschloss daraufhin eine Neuaufteilung: Der Vorsitzende, die beiden stellvertretenden Vorsitzenden, der stellvertretende Leiter des Amts und der stellvertretende Leiter des Amts mussten abwechselnd jeweils einen Tag pro Woche für die Unterzeichnung zuständig sein“, erklärte Herr Tuan Anh.
Der Vorsitzende der Gemeinde Ba Diem erklärte außerdem, der Druck bei den aktuellen Beglaubigungsarbeiten rühre nicht nur vom Dokumentenvolumen her, sondern auch von zahlreichen Behörden und Organisationen, die immer noch das Kopieren und Beglaubigen von eigentlich unnötigen Dokumenten verlangen. „Ich denke, es ist notwendig, die Vorschriften zu überarbeiten, um die Verfahren zu vereinfachen und den Bürgern Zeit- und Arbeitsaufwand zu ersparen“, schlug er vor.
14 autorisierte Inhalte
Gemäß Beschluss 29/2025 des Volksrats von Ho-Chi-Minh-Stadt, der Ende August verabschiedet wurde, ist der Vorsitzende des Volkskomitees auf Gemeindeebene befugt, Beamte des Volkskomitees auf Gemeindeebene zu ermächtigen, 14 Aufgaben im Justizbereich auszuführen.
Am 18. Oktober veröffentlichte das Justizministerium von Ho-Chi-Minh-Stadt ein Dokument mit detaillierten Anweisungen zur Umsetzung der Bevollmächtigung. Der Vorsitzende des Volkskomitees der Gemeinde soll, unter Berücksichtigung der Bedürfnisse von Einzelpersonen und Organisationen sowie der örtlichen Gepflogenheiten, einen oder mehrere Beamte mit der Beglaubigung von Kopien und Unterschriften beauftragen.
Hinsichtlich der Beglaubigung von Verträgen und Transaktionen prüft und entscheidet der Vorsitzende des Volkskomitees auf Gemeindeebene über die Ermächtigung von Beamten zur Durchführung dieser Aufgabe, sofern ausreichende Standards und Voraussetzungen für die Aufgabenerfüllung gewährleistet sind. Dazu gehören Qualifikationen, fachliche Kompetenz, Expertise, Erfahrung, Zugriff auf die Datenbank zur Einsicht in die Transaktionshistorie der Beamten, rechtliche Verantwortlichkeiten usw. In Gebieten, die die Befugnis zur Beglaubigung von Verträgen und Transaktionen an Notariate übertragen haben, erfolgt keine Ermächtigung.
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Dank des Delegationsmechanismus funktioniert die Zwei-Ebenen-Regierung effektiver.
Die Ermächtigung von Beamten auf Gemeindeebene, eine Reihe von Aufgaben und Befugnissen der Vorsitzenden der Volkskomitees auf Gemeindeebene im Bereich der Verwaltungsjustiz gemäß der Resolution 29/2025 des Volksrats von Ho-Chi-Minh-Stadt wahrzunehmen, hat zu einer deutlichen Veränderung der Authentifizierungsarbeit in diesem Bereich geführt.
Die stellvertretende Direktorin der Justizbehörde von Ho-Chi-Minh-Stadt, Nguyen Thi Phuong Ngoc, erklärte, dass bisher 110 Kommunen die Befugnis für Beamte zur Unterzeichnung und Beglaubigung von Kopien umgesetzt haben. Dies trage dazu bei, die Arbeitsbelastung der Volkskomiteemitglieder auf Gemeindeebene zu verringern und die Bearbeitungszeit für Dokumente zu verkürzen.
Laut Frau Ngoc führte das Justizministerium nach Verabschiedung der Resolution 29 umgehend Recherchen durch, sammelte Meinungen aus 168 Ortschaften und riet dem Volkskomitee der Stadt, ein Dokument mit detaillierten Anweisungen zur Umsetzung der Genehmigung herauszugeben.
Das Ministerium organisiert regelmäßig Informationsveranstaltungen und Schulungen und unterstützt die lokalen Beamten bei der Umsetzung. Bislang haben die Kommunen den Geist der Resolution 29 im Wesentlichen verstanden und korrekt angewendet.
Die Verantwortlichen jeder Gemeinde wählen je nach Lage kompetente und qualifizierte Beamte aus, um sicherzustellen, dass diese ihre Aufgaben gesetzeskonform und im besten Interesse der Bevölkerung erfüllen. Gleichzeitig richten sie einen Kontrollmechanismus ein, um auftretende Probleme umgehend zu beheben.
Nach zwei Monaten Anwendung hat dieser Autorisierungsmechanismus zu einer höheren Zufriedenheit der Bevölkerung beigetragen. Beamte sind motivierter, verantwortungsbewusster und professioneller bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. „Die Autorisierung hat dazu beigetragen, den Dokumentenrückstand zu beheben, der entsteht, wenn die Mitglieder des Volkskomitees auf Gemeindeebene an Sitzungen teilnehmen oder arbeiten. Dokumente werden nun zeitnah bearbeitet, ohne dass die Bürger warten müssen“, erklärte Frau Ngoc.
Frau Nguyen Thi Phuong Ngoc sagte außerdem, dass das Ministerium in der kommenden Zeit weiterhin die Wirksamkeit der Umsetzung der Resolution 29 überwachen und sich mit den Behörden und lokalen Stellen abstimmen werde; es werde die Ausweitung des Genehmigungsmechanismus in geeigneten Bereichen erforschen und vorschlagen, um so zur Verwaltungsreform beizutragen und den Menschen immer besser zu dienen.
„Die Delegation von Befugnissen ist eine praktikable Lösung im Rahmen der Verwaltungsreform mit dem Ziel, ein dynamisches und effektives Stadtverwaltungsmodell zu entwickeln. Die Kommunen müssen dem Stadtvolksrat und dem Volkskomitee proaktiv Vorschläge unterbreiten, damit diese zeitnah realitätsnahe Mechanismen und Richtlinien erlassen. Als beratendes Gremium wird das Justizministerium die Umsetzung weiterhin begleiten, die ordnungsgemäße Anwendung des Gesetzes gewährleisten und den Bürgern konkrete Vorteile bringen“, betonte Frau Ngoc.
LE THOA
Quelle: https://ttbc-hcm.gov.vn/cong-chuc-phuong-xa-tp-hcm-ky-sao-y-chung-thuc-giam-tai-ap-luc-1019946.html
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