Elektronische Beglaubigung: Weniger Aufwand, mehr Sicherheit bei Immobilientransaktionen

Im Kontext eines Immobilienmarktes, der zunehmend Transparenz, Komfort und Rechtssicherheit verlangt, gilt die elektronische Beglaubigung als eine der wichtigsten Lösungen zur Unterstützung des digitalen Transformationsprozesses und trägt gleichzeitig zur Reform der Verwaltungsverfahren in diesem Bereich mit hohem Transaktionswert und großen rechtlichen Risiken bei.

Damit die elektronische Beglaubigung im Immobiliensektor effektiv sein kann, bedarf es jedoch umfassender Innovationen – von der Herangehensweise an die Prozesse über die Entwicklung technischer Systeme bis hin zur Optimierung des rechtlichen Rahmens und der Ausbildung von Fachkräften für dessen Umsetzung.

Das Formular darf nicht "elektronisiert" werden.

Die notarielle Beglaubigung ist nach wie vor ein obligatorischer Zwischenschritt bei vielen Immobilientransaktionen, insbesondere bei Verträgen über die Übertragung, Schenkung und Verpfändung von Landnutzungsrechten.

Dieser Prozess kostet Privatpersonen und Unternehmen jedoch viel Zeit, Mühe und Geld, während die Technologie diese Abläufe erheblich vereinfachen kann.

Laut Herrn Phan Duc Hieu, Mitglied des Wirtschafts- und Finanzausschusses der Nationalversammlung, zielt die elektronische Beurkundung im Immobilienbereich nicht nur darauf ab, das Digitalisierungsziel zu erreichen, sondern muss auch tatsächlich praktische Vorteile bringen, wie z. B. die Reduzierung von Verfahren, die Verkürzung der Bearbeitungszeit und die Senkung der sozialen Kosten, während gleichzeitig die Rechtssicherheit gewährleistet wird.

Illustratives Foto. (Foto: Tuan Anh/VNA)

Herr Hieu betonte: „Die Umwandlung von Papierdokumenten in digitale Kopien kann nicht als Digitalisierung betrachtet werden. Die elektronische Beglaubigung muss auf der Grundlage eines elektronischen Denkens konzipiert werden, das heißt, es muss ein völlig neuer Prozess entwickelt werden, der einfacher, effektiver und für die digitale Umgebung geeignet ist.“

Aufgrund ihrer besonderen rechtlichen Natur und des hohen Transaktionswerts muss die notarielle Beglaubigung im Immobiliensektor sorgfältig, vollständig und in Übereinstimmung mit den Vorschriften durchgeführt werden.

Viele Experten sind jedoch der Ansicht, dass dies nicht bedeutet, das alte Modell beizubehalten und die Form zu "digitalisieren", sondern vielmehr den Ansatz zu ändern.

Der außerordentliche Professor Dr. Nguyen Quang Tuyen – stellvertretender Vorsitzender des Fakultätsrats und Leiter der Fakultät für Wirtschaftsrecht an der Hanoi Law University – sagte, dass die elektronische Beglaubigung im Immobilienbereich, sofern sie gut konzipiert sei, das derzeitige Verwaltungsvolumen um mindestens 30 % reduzieren könne.

„Das Problem liegt nicht nur im technischen System, sondern auch in der Umschulung der Notare hin zu einer digitalen Arbeitsweise, in der Veränderung ihrer beruflichen Denkweise und in der Nutzung digitaler Werkzeuge zur Erfüllung juristischer Aufgaben“, sagte Herr Tuyen.

Gleichzeitig müssen Notariate auch ein Team von Fachkräften vorbereiten, die Privatpersonen und Unternehmen dabei unterstützen, bequem im Online-Umfeld zu agieren.

Gemäß den Bestimmungen des Landgesetzes 2024 müssen derzeit nur bestimmte Arten von Transaktionen im Zusammenhang mit Landnutzungsrechten notariell beglaubigt werden, wie beispielsweise Übertragungen, Schenkungen, Hypotheken und Kapitaleinlagen. Andere Transaktionen wie Pacht, Untervermietung, Umwandlung oder Transaktionen im Zusammenhang mit grundstücksgebundenen Vermögenswerten bedürfen keiner notariellen Beglaubigung; die Entscheidung darüber liegt somit bei den Bürgern.

Laut Herrn Phan Duc Hieu ist es im Kontext der digitalen Transformation und des Trends zur Vereinfachung von Abläufen notwendig, die Notwendigkeit jeder Art von Transaktion, die eine notarielle Beglaubigung erfordert, neu zu bewerten, insbesondere bei Immobilientransaktionen, die normal sind oder keine größeren Streitigkeiten hervorrufen.

„Die notarielle Beglaubigung sollte nur noch in Fällen beibehalten werden, in denen sie zur Gewährleistung der Rechtssicherheit unbedingt erforderlich ist. Ansonsten sollten Transaktionen, die digitalisiert und über elektronische Systeme authentifiziert werden können, nicht länger dem traditionellen Beglaubigungsmodell unterliegen“, erklärte Herr Hieu.

Sicherstellung des rechtlichen Werts elektronischer Daten

Ein wichtiger Aspekt bei der Einführung der elektronischen Beglaubigung ist die Gewährleistung der Rechtsgültigkeit der online durchgeführten Beglaubigungen. Experten zufolge muss das System für die elektronische Beglaubigung sicherstellen, dass die beglaubigten Dokumente sofort in nachfolgenden Verwaltungsverfahren verwendet werden können, anstatt dass Papierkopien erneut ausgedruckt und eingereicht werden müssen.

Laut Herrn Hieu wird im digitalen Zeitalter das Konzept der „Kopie“ zunehmend überflüssig, da die Originaldaten nach Aktualisierung und Authentifizierung im System schnell und sicher abgerufen und verglichen werden können. Dies reduziert Druck- und Speicherkosten und beschleunigt gleichzeitig die Bearbeitung von Immobilienverwaltungsvorgängen.

Herr Bui Van Doanh, Direktor des Vietnam Real Estate Research Institute, sagte, dass die elektronische Beglaubigung ein unverzichtbarer Bestandteil der Bemühungen sei, ein transparentes und effektives Investitions- und Geschäftsumfeld zu schaffen und die Compliance-Kosten zu senken, ganz im Sinne der Resolution Nr. 66-NQ/TW über Innovationen in der Gesetzgebung und -durchsetzung, um den Anforderungen der nationalen Entwicklung im neuen Zeitalter gerecht zu werden.

Tatsächlich ist eine notarielle Beglaubigung bei Transaktionen mit geschäftlichem Bezug nicht erforderlich. Daher kann die weitverbreitete Nutzung der elektronischen Beglaubigung erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen ermöglichen und gleichzeitig durch die Entwicklung zuverlässiger Mechanismen zur digitalen Datenspeicherung und Authentifizierung Rechtssicherheit gewährleisten.

Um dies zu erreichen, bedarf es jedoch eines klaren und einheitlichen Rechtsrahmens für die Rechtskraft elektronischer Beurkundungen sowie eines Mechanismus zur Vernetzung von Grundbuchsystemen, Beurkundung, Finanz- und Steuerverwaltung. Immobilientransaktionen sind ein sensibles und wertvolles Feld, das ohne strenge rechtliche Kontrollen anfällig für Streitigkeiten ist. Daher sollte die elektronische Beurkundung als unterstützendes Instrument und nicht als neues Hindernis konzipiert werden.

Experten zufolge erfordert der Aufbau eines elektronischen Notarisierungssystems im Immobiliensektor die Koordination vieler Behörden, darunter des Justizministeriums , des Ministeriums für Landwirtschaft und Umwelt, des Bauministeriums, unter Beteiligung des Immobilienverbands, des Notarverbands und der Wirtschaft.

Die Förderung der elektronischen Beglaubigung im Immobiliensektor trägt nicht nur zur Modernisierung der öffentlichen Verwaltung bei, sondern ist auch ein notwendiger Schritt zum Aufbau eines transparenten, sicheren, effizienten und nachhaltigen Immobilienmarktes im digitalen Zeitalter.

Das Formular darf nicht "elektronisiert" werden.

Sicherstellung des rechtlichen Werts elektronischer Daten

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