Ab dem 1. Juli wird das ganze Land eine zweistufige lokale Regierung haben, die mit dem Apparat der 34 neuen Provinzen und Städte synchronisiert ist. Derzeit setzen Abteilungen, Zweigstellen, Bezirke und Provinzen dringend zahlreiche Maßnahmen um, um die Dokumenten- und Archivierungsarbeit im Zuge der Reorganisation des Apparats effektiv zu gestalten.
Zuvor hatte das Volkskomitee der Provinz das Innenministerium beauftragt, in Abstimmung mit den Abteilungen, Zweigstellen, Sektoren und Volkskomitees auf Bezirksebene einen Plan zur Umsetzung der Dokumenten- und Archivierungsarbeit im Zuge der Umstrukturierung des Apparats zu entwickeln und dem Vorsitzenden des Volkskomitees der Provinz zur Veröffentlichung vorzulegen. Dementsprechend koordinierte das Innenministerium in Abstimmung mit dem Finanzministerium, der Provinzpolizei und verwandten Einheiten die Begutachtung und Bereitstellung von Räumen, Lagern und Ausrüstung für die sichere Dokumentenaufbewahrung. Das Zentrum für Historische Archive der Provinz gab Anleitung zu Statistiken, Anordnung, Verpackung, Versiegelung, Empfang und Aufbewahrung von Dokumenten der fusionierten Behörden und Organisationen. Gleichzeitig koordinierte es mit Beamten die Umsetzung von Maßnahmen zur Dokumentenaufbewahrung in provisorischen Lagern und führte regelmäßige Inspektionen durch.
Darüber hinaus ist das Finanzministerium für die Überprüfung und Steuerung der effektiven Nutzung von Finanzierungsquellen für den Kauf von Ausrüstung sowie die Bearbeitung und Digitalisierung von Archivdokumenten verantwortlich. Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie gewährleistet die Sicherheit von Dokumenten und Datenbanken im Dokumentenmanagement- und Betriebssystem, einschließlich der Datensicherung, der Kontoerteilung an neue Behörden und Organisationen, der Verwaltung digitaler Signaturen und Zertifikate sowie der Unterstützung der Dokumentendigitalisierung.
Die Provinzpolizei gibt Anleitungen zur Digitalisierung vertraulicher Dokumente, zur Übergabe und Registrierung neuer Siegel sowie zu Maßnahmen zur Gewährleistung von Sicherheit und Ordnung, zum Brandschutz und zur Brandbekämpfung an Dokumentenlagerorten. Das Volkskomitee auf Bezirksebene organisiert nach der Einrichtung Lagerhallen und Ausrüstung für die zentrale Dokumentenlagerung in der Zentralkommune. Das Volkskomitee auf Gemeindeebene organisiert Sicherheitskräfte und Lager vor Ort und wartet auf die Übergabe an die neue Verwaltungseinheit auf Gemeindeebene.
Um die Dokumentenspeicherung und -archivierung nach der Fusion effektiv durchführen zu können, hat das Innenministerium zwei Teams eingerichtet, die die Archive in den Bezirken und Städten untersuchen. Die Ergebnisse zeigen, dass die Menge der zu lagernden Dokumente sehr groß ist und in vier Kategorien unterteilt wird: vollständig bearbeitet, vorläufig bearbeitet, in Bearbeitung und nicht bearbeitet. Das Innenministerium empfiehlt den Volkskomitees der Bezirke und Städte, neben der Archivierung auch Geräte wie Klimaanlagen, Luftentfeuchter, Brandschutz- und -bekämpfungsgeräte sowie Insektenschutzmittel zu installieren. Die Archivierung muss bis zum 20. Juni abgeschlossen sein. Die Verpackung und Versiegelung der Dokumente muss bis zum 25. Juni abgeschlossen sein.
Während des Umsetzungsprozesses ist der Leiter der Agentur oder Organisation für die Leitung und Verwaltung der Dokumenten- und Archivarbeit verantwortlich. Kader, Beamte und öffentliche Angestellte sind für alle ihnen unterstellten Dokumente und Datenbanken verantwortlich. Agenturen und Organisationen schließen die Archive ab dem Datum der Betriebseinstellung und geben ab dem Datum des Inkrafttretens der Entscheidung zur Zusammenlegung oder Betriebseinstellung keine Verwaltungsdokumente mehr aus, die ihrer Autorität unterliegen. Jegliche Handlungen im Zusammenhang mit dem illegalen Besitz, Kauf, Verkauf, Vertrieb, Transfer oder der Vernichtung von Dokumenten und Datenbanken sind streng verboten. Jegliche Verstöße werden streng und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen geahndet. Die Übergabe von Dokumenten muss gemäß den gesetzlichen Bestimmungen erfolgen, wobei ein Übergabeprotokoll und eine Quittung mit einer Liste der Dokumente und Datenträger beizufügen sind. Die Aufgaben müssen mit den Verantwortlichkeiten und Funktionen der einzelnen Agenturen, Einheiten und Einzelpersonen verknüpft sein.
Auf Anfrage müssen die Einheiten Statistiken erstellen, Dokumente verpacken, versiegeln, Umfang und Zustand der Dokumente für den vorübergehenden Empfang und die Aufbewahrung bestätigen und sie anschließend an neue Behörden und Verwaltungseinheiten weitergeben. Insbesondere ist es notwendig, vollständig bearbeitete Akten und Dokumente mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist an das Zentrum für Historische Archive der Provinz zu übermitteln.
Viet Lam
Quelle: https://baohoabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
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