Bei der Neustrukturierung der Verwaltungseinheiten sollten die Akten dringend digitalisiert werden.

Ab dem 1. Juli wird im ganzen Land ein zweistufiges Kommunalverwaltungssystem eingeführt. Die Zeit drängt, daher konzentrieren sich die Kommunen in Ho-Chi-Minh-Stadt und Hanoi verstärkt auf die Personalentwicklung und bearbeiten dringend Akten, digitalisieren Dokumente, klassifizieren und archivieren diese, um die Arbeit der Verwaltungseinheiten zu unterstützen.

Báo Sài Gòn Giải phóng•16/06/2025

Ho-Chi-Minh-Stadt: Proaktiv digitalisieren und pünktlich liefern

Laut SGGP-Reportern haben in den letzten Tagen viele Stadtteile und Bezirke in Ho-Chi-Minh-Stadt dringend Beamte und Angestellte beauftragt, Akten und Dokumente zu ordnen und zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass diese vorschriftsmäßig aufbewahrt werden.

Im Volkskomitee des Wahlbezirks 14 (Bezirk 10) wurden nach einer Phase proaktiver Vorarbeit die Aktenbereinigung zur Digitalisierung und der Aufbau eines modernen Archivs abgeschlossen. Laut Herrn Ha Tuan Phuong, Vorsitzender des Volkskomitees des Wahlbezirks 14, führt der Wahlbezirk jährlich proaktiv die Bereinigung und Digitalisierung von Akten und Dokumenten durch. Die Bereinigung und Digitalisierung von Akten und Dokumenten, die ab Anfang 2025 entstanden sind, wird fortgesetzt. Das Archiv des Wahlbezirks umfasst derzeit eine Fläche von fast 60 Quadratmetern und enthält über 156 Meter Dokumentenregale (ein Meter Dokumentenregal entspricht einem Meter dicht aneinandergereihten, vertikal angeordneten Dokumenten), die von 1971 bis heute bereinigt wurden.

Auch im Wahlkreis An Lac (Bezirk Binh Tan) laufen die Arbeiten zur Digitalisierung und Archivierung der Parteiblockakten auf Hochtouren. Frau Tran Thi Thu Huong, stellvertretende Sekretärin des Parteikomitees von An Lac, erklärte, dass die Bearbeitung von 760 permanenten und 201 temporären Akten aus dem Zeitraum von 2003 bis Mai 2020 abgeschlossen sei und derzeit rund 12 Meter Aktenregale aus dem Zeitraum von Juni 2020 bis heute digitalisiert würden. Ziel sei es, die Digitalisierung bis zum 25. Juni abzuschließen und gleichzeitig alle Dokumente aus dem Zeitraum von 2003 bis 2025 bis zum 15. Juni zu scannen.

Beamte des Bezirks An Lac (Stadtteil Binh Tan, Ho-Chi-Minh-Stadt) prüfen und bearbeiten Akten und Dokumente des Parteiblocks. Foto: VAN MINH

Viele Bezirke, Landkreise und die Stadt Thu Duc haben proaktiv Dokumente geprüft, bearbeitet und digitalisiert. Im Bezirk Binh Tan beispielsweise wurden durch die Prüfung und statistische Auswertung von 2003 bis 2018 insgesamt 5.230 Akten und Dokumente dauerhaft archiviert. Derzeit werden im Bezirk dringend Akten bearbeitet und eingescannt, um die Archivierung von 2019 bis heute fortzusetzen und die Übergabe nach der Umsetzung der Organisationsreform des politischen Systems und der Verwaltungseinheiten im Bezirk vorzubereiten.

Im 10. Bezirk erklärte Frau Nguyen Thi Thu Huong, Vorsitzende des Volkskomitees des Bezirks, dass der Bezirk die Zusammenstellung und Auflistung bearbeiteter Papierdokumente, die Vorbearbeitung unredigierter Dokumente sowie die Vorbereitung der Übergabe an die neue Einheit angeordnet habe. Gleichzeitig prüft der Bezirk elektronische Dokumente, isoliert Daten, extrahiert sie auf Speichermedien und gewährleistet deren Sicherheit und Integrität für die Übergabe.

Hanoi : Sicherstellung zentralisierter und vernetzter Daten

In Hanoi hat das Volkskomitee der Stadt das Projekt „Aufbau einer gemeinsamen Datenbank durch Digitalisierung zentralisierter Dokumente der Behörden in Hanoi“ genehmigt und das Hanoi Public Administration Service Center mit der Leitung und Durchführung des Projekts beauftragt. Ziel des Projekts ist die Digitalisierung und Neuordnung von Akten und Dokumenten, um die Aussetzung von Verwaltungstätigkeiten auf Bezirksebene und Gemeindefusionen gemäß dem Beschluss Nr. 127-KL/TW vom 28. Februar 2025 des Politbüros und des Sekretariats zur Durchführung von Forschung und zur weiteren Umstrukturierung des politischen Systems zu unterstützen.

Laut Herrn Truong Viet Dung, Büroleiter des Volkskomitees von Hanoi, zielt die Projektumsetzung darauf ab, eine gemeinsame Datenbank zu schaffen, die Dokumente von Partei, Regierung und Massenorganisationen in Hanoi umfasst und zentralisierte, vernetzte, gemeinsam nutzbare und wiederverwendbare Daten gewährleistet. Darüber hinaus soll die Effizienz, Effektivität und Leistungsfähigkeit von Management und Verwaltung durch den Verzicht auf Papierakten, die Integration künstlicher Intelligenz und die einfache Datennutzung verbessert werden. Derzeit beträgt das geschätzte Volumen der zu bearbeitenden Dokumente auf Bezirks- und Gemeindeebene in Hanoi mehr als 68.860 Millionen; die Gesamtzahl der zu digitalisierenden Dokumente auf Bezirks- und Gemeindeebene beläuft sich auf über 94 Millionen A4-Seiten. Aufgrund dieses enormen Umfangs ist die Digitalisierung der Dokumente in zwei Phasen unterteilt. Phase 1 umfasst die Digitalisierung von Behördendokumenten mit fünf Prioritäten: 1. Bearbeitung und Digitalisierung von Partei- und Regierungsdokumenten auf Bezirksebene; 2. Bearbeitung und Digitalisierung von Partei- und Regierungsdokumenten auf Gemeindeebene; 3. Bearbeitung und Digitalisierung von Parteidokumenten auf Stadtebene; 4. Bearbeitung und Digitalisierung von Regierungsdokumenten auf Stadtebene; 5. Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten von Massenorganisationen auf drei Ebenen.

Laut Herrn Cu Ngoc Trang, Direktor des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung in Hanoi, konzentriert sich das Zentrum bis zum 30. Juni auf die Umsetzung der Prioritäten 1 und 2: die Digitalisierung von Dokumenten mit dauerhafter Speicherdauer, insbesondere von Dokumenten, die in Partei und Verwaltung auf Bezirks- und Gemeindeebene häufig wiederverwendet werden. Diese Dokumente machen schätzungsweise 25 % des Rohdatenvolumens und 5 % des bearbeiteten Volumens aus. Um die Qualität der digitalisierten Dokumente gemäß den Vorschriften zu gewährleisten, werden die Daten synchronisiert und nicht erneut digitalisiert, um Zeit und Kosten zu sparen.

Auf dem Weg zum Aufbau einer modernen Verwaltung

Aus der praktischen Umsetzung vor Ort erklärten einige Experten und Abgeordnete der Nationalversammlung, dass die Bearbeitung und Digitalisierung von Akten und Dokumenten nicht nur eine technische Aufgabe sei, sondern auch Transparenz, Sicherheit und Effizienz im Zuge der Verwaltungsreform gewährleiste und den Bürgern und Unternehmen mehr Komfort biete. Dies sei zudem ein wichtiger Schritt hin zu einer modernen Verwaltung, die den gesellschaftlichen Bedürfnissen der neuen Ära besser gerecht werde.

Der Abgeordnete Nguyen Quang Huan betonte die zentrale Rolle der Digitalisierung von Akten im aktuellen Kontext. Er hob hervor, dass sich mit der Zusammenlegung von Verwaltungseinheiten die Verwaltungsgrenzen erweitern und der Infrastrukturaufbau fünf bis zehn Jahre dauern werde. Daher sei es anfangs sicherlich schwierig, Behördengänge für Verwaltungsangelegenheiten wahrzunehmen. Würde man die Möglichkeiten digitaler Technologien nicht nutzen, entstünden erhebliche Unannehmlichkeiten, wenn die Bürger für die Bearbeitung von Dokumenten persönlich bei Behörden erscheinen müssten. Seiner Ansicht nach sei es notwendig, alle Akten zu digitalisieren, Verwaltungsprozesse in die Online-Umgebung zu verlagern, um Mängel zu minimieren und die Voraussetzungen für die Umsetzung einer digitalen Regierung und einer digitalen Gesellschaft zu schaffen. Dies müsse schnell und koordiniert erfolgen; die Kommunen sollten nicht auf Anweisungen der Zentralregierung warten, sondern die Digitalisierung unverzüglich und proaktiv umsetzen.

Darüber hinaus erklärte der Abgeordnete der Nationalversammlung, Pham Van Hoa, dass die lokalen Parteikomitees und Behörden im Zuge der Überprüfung und Archivierung von Akten konsequent darauf achten müssen, dass diese nicht verloren gehen, verlegt oder gar vorsätzlich vernichtet werden. „Wenn wir nicht sorgfältig vorgehen und Akten verlieren, hat dies nicht nur Auswirkungen auf staatliche Stellen, sondern auch erhebliche Folgen für Privatpersonen und Unternehmen. Daher ist es jetzt notwendig, die konkreten Verantwortlichkeiten von Organisationen, Abteilungen, Einzelpersonen und Führungskräften im Falle von Verlust, Verlegung oder illegaler Vernichtung von Akten klar zu definieren“, betonte der Abgeordnete.

Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit sowie eine sichere Dokumentenverwaltung vor, während und nach Abschluss der Reorganisation des politischen Systems in Ho-Chi-Minh-Stadt zu gewährleisten, erließ das Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt die Richtlinie 04. Die Richtlinie legt eindeutig fest: Die Leiter der Abteilungen, Zweigstellen und Sektoren der Stadt, der Stadt Thu Duc, der Bezirke und Landkreise werden dringend angewiesen, die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben zur Stärkung der Dokumenten- und Archivverwaltung im Zuge der Reorganisation des politischen Systems in der Stadt unverzüglich anzuordnen.

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