Akten bei der Einrichtung von Verwaltungseinheiten dringend digitalisieren

HCMC: Proaktive Digitalisierung, pünktliche Lieferung

In den letzten Tagen haben laut SGGP-Reportern viele Bezirke und Distrikte in Ho-Chi-Minh-Stadt dringende Maßnahmen ergriffen und Beamte und Staatsbedienstete damit beauftragt, die Unterlagen und Dokumente ordnungs- und bearbeitungsmäßig aufzubewahren, um sicherzustellen, dass sie den Vorschriften entsprechend aufbewahrt werden.

Im Volkskomitee des Bezirks 14 (Distrikt 10) wurde nach einer Phase proaktiver Frühumsetzung die Korrektur von Aufzeichnungen zwecks Digitalisierung und Aufbau eines modernen Archivs abgeschlossen. Laut Herrn Ha Tuan Phuong, Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks 14, führt der Bezirk jedes Jahr proaktiv die Korrektur und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten durch. Die Korrektur und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten ab Anfang 2025 bis heute wird in der Station fortgesetzt. Derzeit ist das Archiv des Bezirks fast 60 Quadratmeter breit und enthält mehr als 156 Meter Dokumentenregale (ein Meter Dokumentenregal entspricht 1 Meter langen Dokumenten, die vertikal und dicht beieinander auf dem Regal angeordnet sind – PV), die von 1971 bis heute korrigiert wurden.

Auch im Bezirk An Lac (Distrikt Binh Tan) werden dringend Parteiblockakten zur Digitalisierung und Archivierung bearbeitet. Frau Tran Thi Thu Huong, ständige stellvertretende Parteisekretärin des Bezirks An Lac, sagte, dass in dem Bezirk von 2003 bis Mai 2020 die Bearbeitung von 760 permanenten Akten und 201 temporären Akten abgeschlossen sei und von Juni 2020 bis heute etwa 12 Meter Dokumentenregale bearbeitet würden. Ziel sei es, die Arbeiten vor dem 25. Juni abzuschließen und alle Dokumente aus dem Zeitraum von 2003 bis 2025 vor dem 15. Juni zu scannen.

Beamte des Bezirks An Lac (Bezirk Binh Tan, Ho-Chi-Minh-Stadt) prüfen und bearbeiten Akten und Dokumente des Parteiblocks. Foto: VAN MINH

Viele Bezirke, Kreise und die Stadt Thu Duc haben proaktiv Dokumente geprüft, bearbeitet und digitalisiert. Im Bezirk Binh Tan beispielsweise beträgt die Anzahl der bearbeiteten Dateien und Dokumente laut Überprüfung und Statistik von 2003 bis 2018 5.230 Dauerdateien. Derzeit bearbeitet und scannt der Bezirk dringend Dateien, um die Archivierung von 2019 bis heute fortzusetzen und die Übergabe nach der Umsetzung der organisatorischen Regelung des politischen Systems und der Verwaltungseinheiten im Bezirk vorzubereiten.

Im Bezirk 10 erklärte Frau Nguyen Thi Thu Huong, Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees, der Bezirk habe die Statistiken geprüft, eine Liste der bearbeiteten Papierdokumente erstellt, die unbearbeiteten Dokumente vorläufig bearbeitet und die Übergabe an die neue Einheit vorbereitet. Gleichzeitig habe der Bezirk elektronische Dokumente geprüft, Daten in Zonen eingeteilt, sie auf Speichergeräte extrahiert und die Datensicherheit und -integrität für die Übergabe sichergestellt.

Hanoi : Sicherstellung zentralisierter und vernetzter Daten

In Hanoi hat das städtische Volkskomitee das Projekt „Aufbau einer gemeinsamen Datenbank durch die Digitalisierung zentralisierter Dokumente von Behörden in Hanoi“ genehmigt und das Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung Hanoi mit der Leitung und Organisation der Projektumsetzung beauftragt. Ziel dieses Projekts ist die Digitalisierung und Neuordnung von Aufzeichnungen und Dokumenten, um die Aussetzung von Verwaltungstätigkeiten auf Bezirksebene und Gemeindezusammenschlüsse gemäß den Fortschritten in der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW vom 28. Februar 2025 des Politbüros und des Sekretariats zur Durchführung von Forschungsarbeiten und Vorschlägen zur weiteren Neuordnung der Organisation des politischen Systems zu ermöglichen.

Laut Truong Viet Dung, Büroleiter des Volkskomitees von Hanoi, zielt die Projektumsetzung darauf ab, eine gemeinsame Datenbank mit Dokumenten der Partei, Regierung und Massenorganisationen in Hanoi aufzubauen und so zentralisierte, vernetzte, gemeinsam genutzte und wiederverwendbare Daten zu gewährleisten. Andererseits sollen Effizienz, Effektivität und Leistung von Management und Verwaltung verbessert werden, indem auf Papier verzichtet, künstliche Intelligenz integriert und Daten einfach ausgewertet und verwendet werden. Derzeit wird das geschätzte Volumen an Dokumenten, die auf Bezirks- und Gemeindeebene in Hanoi bearbeitet werden müssen, auf über 68.860 Millionen geschätzt; das Gesamtvolumen der auf Bezirks- und Gemeindeebene zu digitalisierenden Dokumente beträgt über 94 Millionen A4-Seiten. Dies ist ein sehr großes Volumen, deshalb ist die Digitalisierung der Dokumente in zwei Phasen unterteilt. Phase 1 wird die Dokumente der Behörden digitalisieren, und zwar mit fünf Prioritäten: 1. Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei und Regierung auf Bezirksebene; 2. Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei und Regierung auf Gemeindeebene; 3 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei auf Stadtebene; 4 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Regierung auf Stadtebene; 5 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Massenorganisationen auf drei Ebenen.

Laut Cu Ngoc Trang, Direktor des Hanoi Public Administration Service Center, wird sich das Zentrum von jetzt an bis zum 30. Juni auf die Umsetzung der Prioritäten 1 und 2 konzentrieren: die Digitalisierung von Dokumenten mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist, die in Partei und Regierung auf Bezirks- und Gemeindeebene häufig wiederverwendet werden. Sie machen schätzungsweise 25 % des Rohvolumens und 5 % des bearbeiteten Volumens aus. Um die Qualität der digitalisierten Dokumente den Vorschriften entsprechend zu gewährleisten, werden die Daten synchronisiert und nicht erneut digitalisiert, um Zeit- und Kostenverschwendung zu vermeiden.

Auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung

Experten und Abgeordnete der Nationalversammlung (NA) erklärten, dass die Bearbeitung und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten nicht nur eine technische Aufgabe sei, sondern auch Transparenz, Sicherheit und Effizienz im Prozess der Neuorganisation des Verwaltungsapparats gewährleiste und so Komfort für Bürger und Unternehmen schaffe. Dies sei zudem ein wichtiger Schritt zum Aufbau einer modernen Verwaltung, die den gesellschaftlichen Bedürfnissen in der neuen Zeit besser gerecht werde.

Der Abgeordnete der Nationalversammlung, Nguyen Quang Huan, betonte die Schlüsselrolle der Digitalisierung von Aufzeichnungen im aktuellen Kontext und betonte, dass bei der Zusammenlegung von Verwaltungseinheiten die Verwaltungsgrenzen breiter würden und die Fertigstellung der Infrastruktur fünf bis zehn Jahre dauern werde. Daher werde es anfangs sicherlich schwierig sein, für Verwaltungsverfahren zu reisen. Ohne Nutzung der digitalen Technologie werde es daher sehr umständlich, wenn die Menschen zur Bearbeitung von Dokumenten zu Behörden gehen müssten. Seiner Ansicht nach sei es notwendig, alle Aufzeichnungen zu digitalisieren, Verwaltungsverfahren in die Netzwerkumgebung zu integrieren, um Unzulänglichkeiten zu minimieren, und eine Voraussetzung für die Umsetzung einer digitalen Regierung und einer digitalen Gesellschaft zu schaffen. Dies müsse schnell und synchron geschehen, und die Kommunen sollten nicht auf Anweisungen der Zentralregierung warten, sondern diese jetzt proaktiv umsetzen.

Darüber hinaus äußerte der Abgeordnete der Nationalversammlung, Pham Van Hoa, während des Prozesses der Überprüfung und Aufbewahrung von Unterlagen seine Meinung, dass die lokalen Parteikomitees und Behörden konsequent Anweisungen geben, kontrollieren und anleiten müssen, um Verlust, Beschädigung oder sogar vorsätzliche Vernichtung von Unterlagen zu vermeiden. „Wenn wir nicht aufpassen und Unterlagen verlieren, wirkt sich das nicht nur auf staatliche Stellen aus, sondern auch auf Menschen und Unternehmen. Daher ist es jetzt notwendig, die spezifischen Verantwortlichkeiten von Organisationen, Einheiten, Einzelpersonen und Führungskräften im Falle von Verlust, Beschädigung oder unrechtmäßiger Vernichtung von Unterlagen klar zu definieren“, bemerkte der Abgeordnete der Nationalversammlung, Pham Van Hoa.

Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten und ein sicheres Dokumentenmanagement vor, während und nach Abschluss der Neuorganisation des politischen Systems in Ho-Chi-Minh-Stadt sicherzustellen, hat das Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt die Richtlinie 04 herausgegeben. In der Richtlinie heißt es eindeutig: Die Leiter der Abteilungen, Zweigstellen und Sektoren der Stadt, der Stadt Thu Duc, der Bezirke und der Kreise werden aufgefordert, die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um das Management der Dokumenten- und Archivarbeit während der Neuorganisation des politischen Systems in der Stadt zu stärken.

ZIVILISATION - PHAN THAO - NATIONALFEIERTAG

Quelle: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html