Akten bei der Einrichtung von Verwaltungseinheiten dringend digitalisieren

Ho-Chi-Minh-Stadt: Proaktiv digitalisieren und pünktlich liefern

In den letzten Tagen haben laut SGGP-Reportern viele Bezirke und Distrikte in Ho-Chi-Minh-Stadt dringende Maßnahmen ergriffen und Beamte und Staatsbedienstete damit beauftragt, die Akten und Dokumente ordnungsgemäß zu ordnen und zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass sie den Vorschriften entsprechend aufbewahrt werden.

Im Volkskomitee des Bezirks 14 (Distrikt 10) wurde nach einer Phase proaktiver Frühumsetzung die Korrektur von Aufzeichnungen zwecks Digitalisierung und Aufbau eines modernen Archivs abgeschlossen. Laut Herrn Ha Tuan Phuong, Vorsitzender des Volkskomitees des Bezirks 14, führt der Bezirk jedes Jahr proaktiv die Korrektur und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten durch. Die Korrektur und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten seit Anfang 2025 bis heute wird im Bezirk fortgesetzt. Derzeit ist das Archiv des Bezirks fast 60 Quadratmeter breit und enthält mehr als 156 Meter Dokumentenregale (ein Meter Dokumentenregal entspricht 1 Meter langen, vertikal und dicht nebeneinander auf dem Regal angeordneten Dokumenten – PV), die von 1971 bis heute korrigiert wurden.

Auch im Bezirk An Lac (Distrikt Binh Tan) werden dringend Parteiblockakten zur Digitalisierung und Archivierung bearbeitet. Tran Thi Thu Huong, ständige stellvertretende Parteisekretärin des Bezirks An Lac, erklärte, dass in dem Bezirk von 2003 bis Mai 2020 die Bearbeitung von 760 Dauerakten und 201 Zeitakten abgeschlossen sei und von Juni 2020 bis heute etwa 12 Meter Dokumentenregale bearbeitet würden. Ziel sei es, die Arbeiten vor dem 25. Juni abzuschließen und gleichzeitig alle Dokumente aus dem Zeitraum von 2003 bis 2025 vor dem 15. Juni zu scannen.

Beamte des Bezirks An Lac (Bezirk Binh Tan, Ho-Chi-Minh-Stadt) prüfen und bearbeiten Akten und Dokumente des Parteiblocks. Foto: VAN MINH

Viele Bezirke, Kreise und die Stadt Thu Duc haben proaktiv Dokumente geprüft, bearbeitet und digitalisiert. Im Bezirk Binh Tan beispielsweise beträgt die Anzahl der bearbeiteten Dateien und Dokumente laut Überprüfung und Statistik von 2003 bis 2018 5.230 Dauerdateien. Derzeit bearbeitet und scannt der Bezirk dringend Dateien, um die Archivierung von 2019 bis heute fortzusetzen und die Übergabe nach der Umsetzung der organisatorischen Regelung des politischen Systems und der Verwaltungseinheiten im Bezirk vorzubereiten.

Im Bezirk 10 erklärte Frau Nguyen Thi Thu Huong, Vorsitzende des Bezirksvolkskomitees, dass der Bezirk die Zusammenstellung und Auflistung bearbeiteter Papierdokumente, die vorläufige Bearbeitung unbearbeiteter Dokumente und die Vorbereitung der Übergabe an die neue Einheit angeordnet habe. Gleichzeitig prüfe der Bezirk elektronische Dokumente, trenne Daten, extrahiere sie auf Speichergeräte und stelle die Sicherheit und Integrität der Daten für die Übergabe sicher.

Hanoi : Sicherstellung zentralisierter und vernetzter Daten

In Hanoi hat das städtische Volkskomitee das Projekt „Aufbau einer gemeinsamen Datenbank durch die Digitalisierung zentralisierter Dokumente von Behörden in Hanoi“ genehmigt und das Servicezentrum der öffentlichen Verwaltung Hanoi mit der Leitung und Organisation der Projektumsetzung beauftragt. Ziel dieses Projekts ist die Digitalisierung und Neuordnung von Akten und Dokumenten, um die Aussetzung von Verwaltungstätigkeiten auf Bezirksebene und Gemeindezusammenschlüsse gemäß den Fortschritten in der Schlussfolgerung Nr. 127-KL/TW vom 28. Februar 2025 des Politbüros und des Sekretariats zur Durchführung von Forschungsarbeiten und Vorschlägen zur weiteren Neuordnung der Organisation des politischen Systems zu ermöglichen.

Laut Truong Viet Dung, Büroleiter des Volkskomitees von Hanoi, zielt die Projektumsetzung darauf ab, eine gemeinsam genutzte Datenbank mit Dokumenten der Partei, Regierung und Massenorganisationen in Hanoi zu erstellen und so zentralisierte, vernetzte, gemeinsam genutzte und wiederverwendbare Daten zu gewährleisten. Andererseits sollen Effizienz, Effektivität und Leistung von Management und Verwaltung verbessert werden, indem auf Papier verzichtet, künstliche Intelligenz integriert und Daten einfach ausgewertet und verwendet werden. Derzeit beträgt die geschätzte Menge an Dokumenten, die auf Bezirks- und Gemeindeebene in Hanoi bearbeitet werden müssen, mehr als 68.860 Millionen; die Gesamtzahl der auf Bezirks- und Gemeindeebene zu digitalisierenden Dokumente beträgt über 94 Millionen A4-Seiten. Dies ist eine sehr große Menge, deshalb wird die Digitalisierung der Dokumente in zwei Phasen unterteilt. Phase 1 wird die Dokumente der Behörden digitalisieren, und zwar mit fünf Prioritäten: 1. Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei und Regierung auf Bezirksebene; 2. Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei und Regierung auf Gemeindeebene; 3 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Partei auf Stadtebene; 4 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten der Regierung auf Stadtebene; 5 dient der Bearbeitung und Digitalisierung von Dokumenten von Massenorganisationen auf drei Ebenen.

Laut Cu Ngoc Trang, Direktor des Hanoi Public Administration Service Center, wird sich das Zentrum von jetzt an bis zum 30. Juni auf die Umsetzung der Prioritäten 1 und 2 konzentrieren: die Digitalisierung von Dokumenten mit dauerhafter Aufbewahrungsfrist, die von Partei und Regierung auf Bezirks- und Gemeindeebene häufig wiederverwendet werden. Schätzungsweise 25 % des Rohdatenvolumens und 5 % des bearbeiteten Datenvolumens werden auf diese Dokumente entfallen. Um die Qualität gemäß den Vorschriften zu gewährleisten, werden die Daten bei der Digitalisierung der Dokumente synchronisiert und nicht erneut digitalisiert, um Zeit- und Kostenverschwendung zu vermeiden.

Auf dem Weg zu einer modernen Verwaltung

Experten und Abgeordnete der Nationalversammlung (NA) erklärten, dass die Bearbeitung und Digitalisierung von Aufzeichnungen und Dokumenten nicht nur eine technische Aufgabe sei, sondern auch Transparenz, Sicherheit und Effizienz im Prozess der Neuorganisation des Verwaltungsapparats gewährleiste und so Komfort für Bürger und Unternehmen schaffe. Dies sei zudem ein wichtiger Schritt zum Aufbau einer modernen Verwaltung, die den gesellschaftlichen Bedürfnissen in der neuen Zeit besser gerecht werde.

Der Abgeordnete der Nationalversammlung, Nguyen Quang Huan, betonte die Schlüsselrolle der Digitalisierung von Aufzeichnungen im aktuellen Kontext und betonte, dass bei der Zusammenlegung von Verwaltungseinheiten die Verwaltungsgrenzen breiter würden und die Fertigstellung der Infrastruktur fünf bis zehn Jahre dauern werde. Daher werde es anfangs sicherlich schwierig sein, für Verwaltungsverfahren zu reisen. Wenn die digitalen Technologien nicht genutzt würden, sei es daher sehr umständlich, wenn die Menschen zur Bearbeitung von Dokumenten zu Behörden gehen müssten. Seiner Ansicht nach sei es notwendig, alle Aufzeichnungen zu digitalisieren, Verwaltungsverfahren in die Netzwerkumgebung zu integrieren, um Unzulänglichkeiten zu minimieren, und eine Voraussetzung für die Umsetzung einer digitalen Regierung und einer digitalen Gesellschaft zu schaffen. Dies müsse schnell und synchron geschehen und man dürfe nicht auf Anweisungen der Zentralregierung warten, sondern die Kommunen müssten es jetzt proaktiv umsetzen.

Darüber hinaus erklärte der Abgeordnete der Nationalversammlung, Pham Van Hoa, dass die lokalen Parteikomitees und Behörden während der Überprüfung und Aufbewahrung von Unterlagen konsequent Anweisungen geben, kontrollieren und daran erinnern müssen, um den Verlust, die Verlegung oder gar die absichtliche Vernichtung von Unterlagen zu vermeiden. „Wenn wir nicht aufpassen und Unterlagen verlieren, wirkt sich das nicht nur auf staatliche Stellen aus, sondern auch auf Menschen und Unternehmen. Daher ist es jetzt notwendig, die spezifischen Verantwortlichkeiten von Organisationen, Einheiten, Einzelpersonen und Führungskräften im Falle des Verlusts, der Verlegung oder der illegalen Vernichtung von Unterlagen klar zu definieren“, so der Abgeordnete der Nationalversammlung, Pham Van Hoa.

Um eine reibungslose und kontinuierliche Dokumenten- und Archivarbeit zu gewährleisten und ein sicheres Dokumentenmanagement vor, während und nach Abschluss der Neuorganisation des politischen Systems in Ho-Chi-Minh-Stadt sicherzustellen, hat das Volkskomitee von Ho-Chi-Minh-Stadt die Richtlinie 04 herausgegeben. In der Richtlinie heißt es eindeutig: Die Leiter der Abteilungen, Zweigstellen und Sektoren der Stadt, der Stadt Thu Duc, der Bezirke und Kreise werden aufgefordert, die Umsetzung einer Reihe dringender Aufgaben anzuordnen, um das Management der Dokumenten- und Archivarbeit im Prozess der Neuorganisation des politischen Systems in der Stadt zu stärken.

ZIVILISATION - PHAN THAO - NATIONALFEIERTAG

Quelle: https://www.sggp.org.vn/khan-truong-so-hoa-ho-so-khi-sap-xep-don-vi-hanh-chinh-post799633.html