Digitale Verwaltungsverfahren: Menschennah, effektiv

BAC NINH – Ab dem 1. Juli 2025 werden in der Provinz Bac Ninh die Gemeindeverwaltungen gemäß Beschluss des Ständigen Ausschusses der Nationalversammlung zusammengelegt. Die Anpassung der Verwaltungsgrenzen zielt darauf ab, die Strukturen zu verschlanken, die Verwaltungseffizienz zu steigern und die Servicequalität für die Bevölkerung zu verbessern. In zwei dicht besiedelten Gebieten, insbesondere in den Industriegebieten Nhenh und Phuong Lieu, wird die Abwicklung von Verwaltungsverfahren auf elektronische Prozesse umgestellt.

Positives Signal

Die Zusammenlegung von Verwaltungseinheiten führt zu zahlreichen Änderungen bei Ortsnamen, Verwaltungseinheitencodes und Anpassungen der Bevölkerungsdatenbanken. Werden diese Änderungen nicht sorgfältig vorbereitet, können sie die Annahme und Bearbeitung von Verwaltungsakten beeinträchtigen. Um dem entgegenzuwirken, koordinierten die Volkskomitees der Bezirke Nhenh und Phuong Lieu proaktiv mit den zuständigen Fachabteilungen und Ämtern auf Bezirksebene die Überprüfung aller laufenden Verwaltungsakten und die Aktualisierung der neuen Verwaltungseinheitencodes in der entsprechenden Software. Dank dieser sorgfältigen Vorbereitung verlief die Annahme und Bearbeitung elektronischer Akten auch nach dem 1. Juli – dem offiziellen Datum der Zusammenlegung – reibungslos und ohne Unterbrechung.

Die Mitarbeiter des Servicezentrums für öffentliche Verwaltung im Bezirk Nenh unterstützen die Bürger bei der Nutzung des automatischen Nummerierungsgeräts.

Früh am Morgen kamen viele Bürger zum Bürgerservicezentrum des Bezirks Nenh (ehemals Sitz des Volkskomitees des Bezirks Nenh), um die öffentlichen Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen. Herr Ngo Duy Dung, stellvertretender Leiter des Bürgerservicezentrums, erklärte: „Der Bezirk Nenh entstand aus der Zusammenlegung der vier Bezirke Van Trung, Quang Chau, Tang Tien und Nenh (alt) und hat rund 80.000 Einwohner, von denen etwa 20.000 in Industrieparks arbeiten. Um den Bürgern den Zugang zu Dokumenten zu erleichtern, gibt es derzeit zwei Annahmestellen für Dokumente: im Sitz des Volkskomitees von Nenh (alt) und Van Trung (alt). Beide Stellen sind ausreichend besetzt, um die Bürger zu unterstützen.“

Während sie Dokumente bearbeitete und andere Bürger bei der Erledigung von Verwaltungsangelegenheiten unterstützte, sagte Frau Nguyen Thi Bich, Beamtin des Kultur- und Gesellschaftsamts des Bezirks Nenh: „Obwohl sich die Menschen allmählich an die Online-Einreichung von Dokumenten gewöhnen, benötigen viele weiterhin detaillierte Anleitungen. Einige sind damit nicht vertraut, daher müssen wir sie unterstützen. In dieser Zeit hat der Bezirk zusätzliche Jugendvertreter, Polizisten und Postangestellte für die direkte Unterstützung im Bürgerzentrum bereitgestellt.“ Das Zentrum erhält durchschnittlich über 300 Dokumente pro Tag, von denen mehr als 50 % online eingereicht werden.

Um die Bürger besser zu bedienen, haben das Parteikomitee und das Volkskomitee des Bezirks Phuong Lieu (zusammengelegt aus den Bezirken Phuong Lieu (alt) und Phuong Mao) in den Ausbau des Bezirksverwaltungszentrums investiert und die Bauarbeiten beschleunigt. Das Zentrum verfügt nun über großzügige Räumlichkeiten und moderne Einrichtungen. Da im Bezirk viele Einwohner beschäftigt sind und häufig Beglaubigungsverfahren anfallen, wurden drei Fachbeamte für den Bereich Justiz – Personenstand – im Zentrum eingesetzt, um die zügige Bearbeitung der Anträge sicherzustellen. Der zuständige Beamte, Nguyen Tai Do, erklärte: „Anfangs war der Zugriff auf die Software des Justizministeriums manchmal problematisch, funktioniert aber jetzt reibungslos. Alle über das Bürgerportal eingereichten Anträge werden fristgerecht bearbeitet.“ Allein in den letzten zwei Monaten hat Herr Do über 150 elektronische Beglaubigungen und Unterschriftsbestätigungen online entgegengenommen.

Ein Lichtblick bei der bürgernäheren Digitalisierung der Verwaltung ist die Unterstützung durch die Post. Am Bürgerserviceschalter im Stadtteil Phuong Lieu hilft Frau Nguyen Thi Phuong Oanh, Mitarbeiterin der Postfiliale Que Vo, den Bürgern geduldig beim Einloggen und beim Absenden von Online-Anträgen. „Mit der richtigen Anleitung dauert es nur etwa 5 bis 10 Minuten. Wenn die Leute es aber selbst versuchen, dauert es deutlich länger und ist fehleranfällig. Deshalb sind wir jederzeit bereit, zu helfen.“

Beseitigung von Hindernissen

Neben den bemerkenswerten Ergebnissen zeigt die Umsetzungspraxis auch einige Schwierigkeiten auf, die dringend überwunden werden müssen, damit die Digitalisierung von Verwaltungsverfahren wirklich flächendeckend umgesetzt werden kann. Ein Hauptproblem ist die Änderung von Ortsnamen, die bei der Einreichung von Dokumenten zu Verwirrung führt und es vielen Menschen unmöglich macht, die korrekte neue Adresse im elektronischen System zu finden.

Die administrativen Abläufe werden im Servicezentrum für öffentliche Verwaltung des Bezirks Phuong Lieu von Mitarbeitern erledigt.

Herr Duong Van Hoa aus der Gemeinde Luc Nam, der in Phuong Lieu ein Unternehmen gegründet hat, kam zum dortigen Bürgerbüro, um die Formalitäten zur Änderung seiner Gewerbeanmeldung zu erledigen. Herr Hoa erklärte: „Mit etwas Hilfe könnte ich es zwar auch alleine schaffen, aber es würde lange dauern. Hier wurde ich von den Mitarbeitern sehr tatkräftig unterstützt. Allerdings weist das System für die Gewerbeanmeldung Fehler auf, weshalb die Bearbeitung der Unterlagen sehr lange dauert.“

Genosse To Thanh Cong, stellvertretender Vorsitzender des Volkskomitees und Leiter des Verwaltungszentrums des Bezirks Phuong Lieu, erklärte: „Früher erledigten die Bürger ihre Verwaltungsangelegenheiten über das jeweilige Provinzportal, wodurch die Besucherzahlen geringer waren. Da nun das nationale Portal für öffentliche Dienstleistungen die zentrale Anlaufstelle für die landesweite Datenerfassung ist, ist das Datenaufkommen hoch, sodass es zeitweise zu Netzwerküberlastungen kommt. Insbesondere bei nicht-administrativen Verfahren, vor allem im Bereich Grundstücksangelegenheiten, wird empfohlen, dass die Provinzen die Listen und spezifischen Verfahren für eine effektive Umsetzung baldmöglichst vereinheitlichen.“

Eine erhebliche Schwierigkeit besteht darin, dass die digitalen Kompetenzen der Bevölkerung, insbesondere älterer Menschen und Angehöriger ethnischer Minderheiten, noch begrenzt sind. Viele sind mit der elektronischen Identifikationsplattform VNeID – dem Schlüssel zum Zugang zu modernen öffentlichen Dienstleistungen – noch nicht vertraut. Zahlreiche Klein- und Kleinstunternehmen sowie Einzelunternehmer nutzen digitale Dienste noch nicht regelmäßig bei Verwaltungsverfahren. Angesichts dieser Situation setzen die Behörden beider Bezirke ihre Informationskampagnen über Lautsprecher und die Verteilung von Flugblättern in Wohnhäusern und Betrieben fort. Gleichzeitig koordinieren sie sich mit dem Team für digitale Technologien der Gemeinde und der Polizei, um gezielte Aufklärungskampagnen in Wohngebieten und Gewerbegebieten durchzuführen.

Die Umstellung der Verwaltungsverfahren auf elektronische Prozesse, insbesondere in den Bezirken Nhenh und Phuong Lieu sowie allgemein in den nach der Fusion entstandenen Gebieten der Provinz, gewährleistet nicht nur einen reibungslosen Ablauf der lokalen Verwaltung, sondern zeugt auch von Initiative und Flexibilität bei der Verwaltungsreform. Dank der engen Zusammenarbeit zwischen Regierung, Beamten, unterstützenden Organisationen und der Zustimmung der Bevölkerung rückt die digitale Transformation in greifbare Nähe. Dies bildet die Grundlage dafür, dass Bac Ninh die Verwaltungsreform und die umfassende digitale Transformation fortsetzt und Bürgern und Unternehmen noch besser dienen kann.

Artikel und Fotos: Duong - Thu

Quelle: https://baobacninhtv.vn/thu-tuc-hanh-chinh-so-gan-dan-hieu-qua-postid422578.bbg