Reducir trámites, avanzar hacia una administración digital moderna y transparente

Según datos de la Base de Datos Nacional de Procedimientos Administrativos (TTHC) al 17 de octubre, actualmente hay 5.527 procedimientos administrativos en todo el país, incluidos 3.170 procedimientos administrativos a nivel ministerial o vertical, 2.082 procedimientos administrativos a nivel provincial, 400 procedimientos administrativos a nivel comunal y 141 procedimientos administrativos de otras agencias.

Además, hay 668 procedimientos administrativos prescritos por las localidades para cumplir con políticas específicas en cada localidad.

Recientemente, el Ministerio de Seguridad Pública coordinó con unidades consultoras la revisión e identificación de 15 tipos de documentos con datos completos que pueden utilizarse automáticamente para reducir y simplificar los componentes de los expedientes de procedimientos administrativos. Con base en ello, el Ministerio de Seguridad Pública elaboró una lista detallada de 734 trámites administrativos cuyos expedientes contienen alguno de estos 15 tipos de documentos, que pueden sustituirse por datos.

En desarrollo específico del Proyecto 06 del Gobierno sobre desarrollo de datos poblacionales, identificación y autenticación electrónica, el Despacho Oficial No. 6723 del Ministerio de Justicia emitió 3 apéndices con instrucciones detalladas sobre métodos de revisión, formularios de resumen y 5 opciones para reducir y simplificar los procedimientos administrativos, para asegurar una implementación uniforme en todo el país.

En consecuencia, la revisión se centra en los procedimientos administrativos cuyos componentes de expediente contienen al menos uno de los 15 tipos de documentos que pueden ser sustituidos por datos, con base en el listado elaborado por el Ministerio de Seguridad Pública.

El Ministerio de Justicia orienta a las agencias para que elijan una de cinco opciones durante la revisión, específicamente las siguientes:

Una de ellas es sustituir los componentes del archivo por datos electrónicos. Las agencias estatales buscarán y explotarán proactivamente la información en bases de datos, en lugar de solicitar a los usuarios que proporcionen documentos.

En segundo lugar , reduzca por completo los componentes del perfil si la información ya no es necesaria para procesar el procedimiento.

En tercer lugar , si todavía se necesita información pero no se puede sustituir por datos, se debe indicar claramente el motivo para tener una base para futuras mejoras.

En cuarto lugar , ante procedimientos duplicados e inapropiados, es posible proponer la abolición de todos los procedimientos administrativos.

En quinto lugar , solicitar a los Ministerios y dependencias a cargo de la base de datos que proporcionen campos de información adicionales necesarios para garantizar la capacidad de conectar, compartir y explotar los datos.

Los ministerios, organismos ministeriales, provincias y ciudades incorporarán los resultados de la revisión en el apéndice adjunto. En caso de detectar procedimientos adicionales que puedan reducirse, las unidades deberán actualizarlos y complementarlos; si no están de acuerdo con la lista publicada, deberán indicar claramente los motivos.

Durante el proceso de revisión, las agencias deben indicar claramente los artículos, cláusulas, puntos, formularios o apéndices de los documentos legales que necesitan ser modificados o abolidos.

Si la sustitución de registros con datos requiere ajustar los formularios de solicitud o declaraciones para agregar información con fines de referencia, esto debe indicarse específicamente en el informe.

Para los procedimientos administrativos específicos emitidos por las localidades, los presidentes de los Comités Populares de provincias y ciudades son responsables de dirigir la revisión y proponer reducciones, así como de asesorar a las autoridades competentes para que modifiquen y complementen los documentos legales y eliminen el requisito de presentar los documentos ya existentes en la base de datos. Esto debe completarse antes del 15 de noviembre o presentarse en la reunión del Consejo Popular más cercana.

Según el viceministro de Justicia, Nguyen Thanh Tinh, la agilización de los procedimientos administrativos no solo contribuye a reducir los costos de cumplimiento, sino también los costos sociales, lo que permite destinar más recursos a la inversión y el desarrollo. Al mismo tiempo, se mejora la eficiencia y la eficacia del aparato administrativo, avanzando hacia una administración moderna y transparente que contribuye al desarrollo.

El viceministro Nguyen Thanh Tinh también enfatizó que, para que la reducción y simplificación de los procedimientos administrativos basados en datos sea verdaderamente factible y brinde comodidad a las personas y las empresas, los ministerios, las sucursales y las localidades necesitan aclarar su capacidad y compromiso en la construcción, conexión y intercambio de datos de acuerdo con los principios de "correcto, suficiente, limpio, vivo, unificado y compartido", para garantizar que el plan de reducción se implemente efectivamente tan pronto como se publique.

Esto requiere que el sistema de tecnología de la información, la infraestructura técnica y los equipos terminales estén sincronizados y funcionen sin problemas; al mismo tiempo, es necesario capacitar y orientar al personal para garantizar un proceso de operación sin problemas.

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