La aplicación de IA mejora la eficiencia en la gestión de procedimientos administrativos

VHO - La aplicación de la inteligencia artificial (IA) en la resolución de procedimientos administrativos no solo es una solución óptima para las situaciones que puedan surgir durante la implementación de la tarea de ordenamiento de los aparatos y unidades administrativas, sino también un paso estratégico, que configura el desarrollo futuro de la localidad hacia el gobierno digital.

Báo Văn Hóa•15/06/2025

El equipo de ingenieros de TI de VNPT implementa soluciones tecnológicas para atender a los clientes.

La reestructuración del aparato y las unidades administrativas, en particular la reestructuración de las unidades administrativas a nivel distrital y comunal, constituye una política fundamental con una importancia estratégica para optimizar el aparato y mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión. Sin embargo, este proceso plantea y planteará importantes desafíos en el ámbito de la resolución de los procedimientos administrativos.

En concreto, los cambios en los límites administrativos, los nombres y las normativas relacionadas han generado confusión y falta de información para personas y empresas, lo que ha provocado un aumento repentino de la necesidad de formular preguntas y realizar trámites administrativos. Además, en el contexto de la optimización de la nómina, los funcionarios y empleados públicos deben comprender los nuevos procesos empresariales y gestionar el creciente volumen de documentos, lo que genera una gran presión y posibles riesgos de retrasos y errores.

Para abordar eficazmente estos desafíos, garantizar que el proceso de organización sea fluido y transparente, minimizar los inconvenientes para las personas y las empresas y optimizar los recursos administrativos, Vietnam Posts and Telecommunications Group (VNPT) ha desarrollado aplicaciones de inteligencia artificial especializadas para respaldar el procesamiento eficaz de los procedimientos administrativos durante el período de transición.

“Personalización” al servicio de personas y empresas

“Citizen - Business Virtual Assistant” es una plataforma de IA integrada que actúa como un único punto de contacto digital inteligente, apoyando de manera integral a los ciudadanos y las empresas en todas las cuestiones de procedimientos administrativos que surgen del proceso de fusión.

Con capacidad para responder información automáticamente las 24 horas, los 7 días de la semana, esta aplicación utiliza tecnología de procesamiento del lenguaje natural (PLN) para comprender y responder miles de preguntas de personas y empresas sobre nuevos límites administrativos, cambios de nombre y documentos necesarios que deben ajustarse (registro de domicilio, identificación ciudadana, licencia comercial, certificado de derecho de uso de suelo, etc.). La aplicación también proporciona información sobre las nuevas políticas y regulaciones derivadas de la fusión de forma fácil de entender y personalizada para cada caso.

Por otra parte, a partir de la información proporcionada por el usuario (tipo de documento a cambiar, dirección antigua/nueva, tipo de negocio), la IA identificará automáticamente los trámites administrativos a realizar y proporcionará instrucciones detalladas de cada paso y cada documento a preparar, a la vez que proporcionará enlaces directos a los formularios electrónicos a rellenar, incluso soportando el llenado automático de parte de la información si los datos ya están disponibles en la base de datos nacional, minimizando errores y tiempo para las personas.

Este sistema de IA también recopila, analiza y actualiza automáticamente los últimos documentos legales y anuncios de ministerios, sucursales y localidades relacionados con las fusiones, lo que garantiza que la información sea siempre precisa y oportuna para las personas y las empresas.

Gracias a las funciones mencionadas, la aplicación de IA “Asistente Virtual para Ciudadanos - Empresas” reducirá significativamente la carga de interrogatorio directo para los funcionarios encargados de gestionar los procedimientos administrativos, liberando su tiempo para centrarse en el procesamiento de registros complejos que requieren una evaluación en profundidad.

La aplicación también contribuye a mejorar la satisfacción y la experiencia de personas y empresas, ayudándoles a buscar información de forma proactiva y a realizar trámites administrativos en cualquier momento y lugar, reduciendo así los tiempos de espera y desplazamiento, generando transparencia y confianza. En particular, la aplicación también garantiza la uniformidad y precisión de la información, evitando confusiones y dando explicaciones diferentes en cada lugar, garantizando así la equidad para todos.

La IA apoya el procesamiento de procedimientos administrativos

VNPT también desarrolló una serie de aplicaciones de IA profundamente integradas en el sistema de procesamiento de procedimientos administrativos para ayudar a los funcionarios y servidores públicos a procesar los procedimientos administrativos de manera más efectiva durante el período de transición.

En primer lugar, existe un sistema de IA que facilita la clasificación y verificación inteligente de registros. Estas IA utilizan tecnología de visión artificial para escanear, identificar y leer automáticamente la información de documentos y registros; clasificar automáticamente los registros, extraer datos y verificar su validez según las nuevas regulaciones y formas de las unidades administrativas tras la fusión; y advertir automáticamente sobre deficiencias, errores o registros inválidos, lo que ayuda a los funcionarios a detectarlos con prontitud y solicitar suplementos a tiempo, reduciendo así la tasa de devolución de registros.

A continuación, se encuentran las IA que facilitan la toma de decisiones y el procesamiento de expedientes. Estas IA analizarán los datos del expediente, los compararán con la normativa pertinente para proponer una solución o sugerir los siguientes pasos al personal. En casos complejos, la IA puede señalar puntos importantes o documentos legales relevantes que el personal pueda consultar, agilizando así el proceso de evaluación.

Finalmente, la IA automatiza la generación de informes y estadísticas. De esta manera, la aplicación sintetizará automáticamente los datos del proceso de recepción y tramitación de trámites administrativos (número de registros, tiempo medio de tramitación, tipos de trámites administrativos más frecuentes, errores comunes, etc.).

Desde allí, cree informes estadísticos visuales en tiempo real, ayudando a los líderes locales, departamentos y sucursales a tener una visión integral de la efectividad de la resolución de procedimientos administrativos e identificar fácilmente los cuellos de botella para brindar una dirección oportuna.

Los resultados de las pruebas prácticas muestran que estos sistemas de IA han mejorado significativamente la productividad del personal, reducido las tareas manuales, repetitivas y propensas a errores, ayudando al personal a concentrarse en tareas profesionales y resolver problemas más complejos; garantizado la transparencia y la equidad en el manejo de los procedimientos administrativos cuando los procesos están digitalizados y controlados por IA, minimizando la intervención subjetiva y los riesgos negativos; al mismo tiempo, proporcionó datos precisos y oportunos para la gestión, apoyando a los líderes locales y de base para tomar decisiones operativas rápidas y efectivas basadas en datos reales.

Experimente una administración digital moderna, rápida y eficiente

La aplicación piloto de IA para apoyar la tramitación de procedimientos administrativos en Ciudad Ho Chi Minh en mayo de 2025 ha generado numerosos resultados positivos. En concreto: el tiempo de atención y respuesta se ha reducido significativamente; tanto las personas como las empresas reciben un apoyo más preciso, lo que reduce la necesidad de desplazamientos frecuentes; al mismo tiempo, los funcionarios disponen de herramientas adicionales para facilitar la tramitación de documentos de forma más proactiva y eficaz.

De esta forma, el sistema de IA ha permitido recibir un promedio de 10.000 a 13.000 documentos enviados directamente por los ciudadanos cada día, lo que ha permitido ahorrar tiempo de procesamiento en aproximadamente 1.400 horas/día, más de 30.800 horas/mes y 369.600 horas/año, equivalente al trabajo de unos 175 funcionarios.

Además, las aplicaciones de IA también permiten recibir un promedio de 5.000 a 6.000 solicitudes en línea por día, ahorrando tiempo de procesamiento en aproximadamente 550 horas por día, más de 12.100 horas por mes y 145.200 horas por año, equivalente al trabajo de casi 70 empleados.

Además, cuando las personas y las empresas monitorean el progreso de sus trámites administrativos, pueden consultar y mostrar la información de las transacciones de ChatBot, lo que facilita la experiencia completa del proceso. La aplicación de IA al Portal de Servicio Público y al Sistema de Información de Procedimientos Administrativos ha ayudado a optimizar el proceso, reducir los tiempos de espera y los costos de procesamiento, garantizando servicios rápidos y transparentes, y atendiendo a las personas con total dedicación.

Para VNPT, la IA no es solo una tendencia, sino también una estrategia a largo plazo que se inició desde muy temprano. Porque VNPT entiende que dominar la tecnología de IA no se puede lograr en un sprint, sino que requiere una inversión sistemática, sostenible y visionaria. VNPT identifica claramente tres pilares que requieren inversión: personas, infraestructura y datos. Para que la IA se desarrolle verdaderamente, las finanzas por sí solas no son suficientes, sino que también se requieren mecanismos flexibles, políticas específicas y determinación para actuar.

Las tecnologías de IA desarrolladas por VNPT se integran en productos y servicios específicos, estrechamente integrados en el ecosistema digital que se implementa para el gobierno, las personas y las empresas. Gracias a este proceso de "hacerlo en la práctica, usarlo en la práctica", la tecnología de IA de VNPT se perfecciona cada vez más, y el equipo de recursos humanos especializado en IA también alcanza una madurez creciente.

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