La reorganización del aparato y las unidades administrativas, en particular de las unidades administrativas distritales y comunales, es una política fundamental con una importancia estratégica para optimizar el aparato y mejorar la eficacia y eficiencia de la gestión. Sin embargo, este proceso plantea y planteará importantes desafíos en la gestión de los procedimientos administrativos.
En concreto, los cambios en los límites administrativos, los nombres y las normativas relacionadas han generado confusión entre ciudadanos y empresas, lo que ha provocado un aumento de consultas y trámites administrativos. Además, en el contexto de la reducción de personal, los funcionarios y empleados públicos deben adaptarse simultáneamente a los nuevos procedimientos operativos y gestionar el mayor volumen de papeleo, lo que genera una presión considerable y aumenta el riesgo de retrasos y errores.
Para abordar eficazmente estos desafíos, garantizar un proceso de reestructuración fluido y transparente, minimizar los inconvenientes para los ciudadanos y las empresas y optimizar los recursos administrativos, Vietnam Post and Telecommunications Group (VNPT) ha desarrollado aplicaciones de inteligencia artificial especializadas para respaldar el procesamiento eficiente de los procedimientos administrativos durante el período de transición.
Servicios “personalizados” para ciudadanos y empresas.
“Asistente Virtual Ciudadano-Empresa” es una plataforma integrada de IA que actúa como un único punto de contacto digital inteligente, brindando apoyo integral a ciudadanos y empresas en todos los procedimientos administrativos derivados del proceso de fusión.
Con su función de respuesta automatizada de información 24/7, esta aplicación utiliza tecnología de procesamiento del lenguaje natural (PLN) para comprender y responder con precisión e instantáneamente a miles de preguntas de ciudadanos y empresas sobre nuevos límites administrativos, cambios de nombre y modificaciones documentales necesarias (registro de domicilio, tarjeta de identificación ciudadana, licencia comercial, certificado de derecho de uso de suelo, etc.). La aplicación también proporciona información sobre nuevas políticas y regulaciones derivadas de fusiones de forma fácil de entender y personalizada para cada caso.
Por otro lado, basándose en la información proporcionada por el usuario (tipo de documento a modificar, dirección anterior/nueva, tipo de negocio), la IA identificará automáticamente los trámites administrativos a realizar y proporcionará instrucciones detalladas paso a paso sobre los documentos a preparar. También proporcionará enlaces directos a los formularios electrónicos que deben completarse e incluso ayudará a completar automáticamente parte de la información si los datos ya están disponibles en la base de datos nacional, minimizando errores y ahorrando tiempo a los ciudadanos.
Este sistema de IA también recopila, analiza y actualiza automáticamente los últimos documentos legales y anuncios de ministerios, departamentos y localidades relacionados con las fusiones, lo que garantiza que la información sea siempre precisa y oportuna para los ciudadanos y las empresas.
Gracias a estas funciones, la aplicación de IA “Asistente Virtual Ciudadano-Empresa” reducirá significativamente la carga de las sesiones directas de preguntas y respuestas para los funcionarios encargados de gestionar los trámites administrativos, liberando su tiempo para centrarse en el procesamiento de expedientes complejos que requieren una evaluación en profundidad.
La aplicación también contribuye a mejorar la satisfacción y la experiencia de ciudadanos y empresas, permitiéndoles buscar información de forma proactiva y realizar trámites administrativos en cualquier momento y lugar, minimizando los tiempos de espera y los desplazamientos, y generando transparencia y confianza. En particular, la aplicación garantiza la coherencia y la precisión de la información, evitando confusiones entre diferentes lugares y garantizando la equidad para todas las partes.
La IA ayuda a procesar los procedimientos administrativos.
VNPT también ha desarrollado una serie de aplicaciones de IA profundamente integradas en el sistema de procesamiento de procedimientos administrativos para ayudar a los funcionarios y empleados públicos a gestionar los procedimientos administrativos de manera más eficiente durante el período de transición.
En primer lugar, está el sistema de IA que facilita la clasificación y verificación inteligente de documentos. Estas IA utilizan tecnología de visión artificial para escanear, reconocer y leer automáticamente información de diversos tipos de documentos y archivos; clasificar archivos, extraer datos y verificar su validez de acuerdo con las nuevas regulaciones y formularios de la unidad administrativa fusionada; y alertar automáticamente sobre deficiencias, discrepancias o archivos inválidos, lo que ayuda a los funcionarios a detectar problemas con antelación y solicitar la corrección oportuna, reduciendo así la tasa de archivos devueltos.
A continuación, la IA asiste en la toma de decisiones y el procesamiento de documentos. Esta IA analiza los datos de los documentos, los compara con la normativa pertinente y sugiere soluciones o pasos a seguir para los funcionarios. En casos complejos, la IA puede destacar puntos importantes o proporcionar documentos legales relevantes para que los funcionarios los consulten, agilizando así el proceso de revisión.
Finalmente, existen informes y estadísticas automatizados basados en IA. De esta forma, la aplicación recopilará automáticamente datos del proceso de recepción y gestión de trámites administrativos (número de expedientes, tiempo promedio de procesamiento, tipos de trámites administrativos más frecuentes, errores comunes, etc.).
Esto genera informes estadísticos visuales en tiempo real que ofrecen a los líderes y departamentos locales una visión integral de la eficacia de los procedimientos administrativos, lo que facilita la identificación de cuellos de botella y proporciona orientación y dirección oportunas.
Los resultados de pruebas en el mundo real muestran que estos sistemas de IA han mejorado significativamente la productividad de los funcionarios, reduciendo las tareas manuales, repetitivas y propensas a errores, lo que permite a los funcionarios concentrarse en sus deberes profesionales y resolver problemas más complejos; garantizando la transparencia y la equidad en los procedimientos administrativos a medida que los procesos se digitalizan y controlan mediante IA, minimizando la interferencia subjetiva y los riesgos negativos; y proporcionando datos precisos y oportunos para la gestión, apoyando a los líderes locales y de base en la toma de decisiones operativas rápidas y efectivas basadas en datos del mundo real.
Experimente una administración digital moderna, rápida y eficiente.
El programa piloto para aplicar IA en los trámites administrativos en Ciudad Ho Chi Minh , en mayo de 2025, ha arrojado numerosos resultados positivos. En concreto, el tiempo de recepción y respuesta de solicitudes se ha reducido significativamente; los ciudadanos y las empresas reciben un apoyo más preciso, lo que reduce la necesidad de múltiples desplazamientos; y los funcionarios han adquirido herramientas adicionales para procesar las solicitudes de forma más proactiva y eficiente.
De esta manera, el sistema de IA ha permitido procesar un promedio de 10.000 a 13.000 solicitudes presentadas directamente por los ciudadanos cada día, ahorrando un estimado de 1.400 horas por día, más de 30.800 horas por mes y 369.600 horas por año en tiempo de procesamiento, equivalente al trabajo de aproximadamente 175 funcionarios.
Además, las aplicaciones de IA también respaldan el procesamiento de un promedio de 5.000 a 6.000 solicitudes en línea por día, ahorrando aproximadamente 550 horas por día, 12.100 horas por mes y 145.200 horas por año en tiempo de procesamiento, equivalente al trabajo de casi 70 funcionarios.
Además, cuando los ciudadanos y las empresas monitorean el progreso de sus trámites administrativos, pueden consultar y mostrar su información en la plataforma de transacciones ChatBot, lo que mejora la experiencia general. La aplicación de IA al Portal de Atención al Público y al Sistema de Información de Resolución de Procedimientos Administrativos ha optimizado los procesos, reducido los tiempos de espera y los costos de procesamiento, y garantizado un servicio rápido, transparente y dedicado al público.
Para VNPT, la IA no es solo una tendencia, sino una estrategia a largo plazo que se lanzó desde el principio. VNPT entiende que dominar la tecnología de IA no se logra con acciones precipitadas; requiere una inversión sistemática, sostenible y visionaria. VNPT ha identificado claramente tres pilares que requieren inversión: personas, infraestructura y datos. Para que la IA se desarrolle verdaderamente, la financiación por sí sola no es suficiente; también se necesitan mecanismos flexibles, políticas específicas y un compromiso decidido con la acción.
Las tecnologías de IA desarrolladas por VNPT se integran en productos y servicios específicos, estrechamente integrados en el ecosistema digital implementado para el gobierno, la ciudadanía y las empresas. Gracias a este proceso de "hacerlo, hacerlo", la tecnología de IA de VNPT mejora constantemente y su personal especializado en IA se está volviendo cada vez más experto.
Según el periódico THAI LINH/Nhan Dan
Enlace al artículo originalFuente: https://baovanhoa.vn/nhip-song-so/ung-dung-ai-nang-cao-hieu-qua-giai-quyet-thu-tuc-hanh-chinh-143013.html
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