Changement d'adresse : ce que les entreprises doivent faire pour éviter de se tromper et de s'égarer

À partir du 1er juillet, la conversion des limites administratives à deux niveaux représente un travail important, nécessitant une préparation minutieuse de la part des entreprises pour éviter les risques et les perturbations du système de fonctionnement.

Le changement d'adresse administrative aura un impact majeur sur le fonctionnement des agences, organisations et entreprises - Photo d'illustration : HP

À partir du 1er juillet, la conversion des limites administratives à 3 niveaux en limites à 2 niveaux créera une énorme quantité de travail pour toutes les parties concernées, des agences de gestion de l'État, des autorités locales aux entreprises, en particulier les systèmes et services techniques qui utilisent des cartes et des adresses.

Ce processus nécessite une préparation minutieuse pour éviter les risques, les erreurs et les perturbations opérationnelles.

Identifier 6 défis

Selon M. On Nhu Binh, cofondateur et PDG de la société par actions EMDDI (une plateforme de transport pour des entreprises telles que Xanh SM, Taxi Group, Lado, etc.), le changement d'adresse administrative aura des impacts significatifs sur les opérations de nombreuses entreprises.

En particulier, les secteurs tels que le commerce électronique, les transports (y compris les taxis, les VTC, la livraison, la logistique) et l’immobilier seront fortement touchés.

Parallèlement, les entreprises d’autres secteurs, en particulier celles qui utilisent des logiciels de gestion au niveau du quartier ou de la commune, auront besoin de plus de temps pour mettre en œuvre ces changements de manière synchrone.

M. Binh prédit que durant le processus de transformation, les organisations seront confrontées à six grands groupes de défis.

Premièrement, la charge de travail est importante et le risque d'erreurs et de pénalités existe. Il est important de distinguer « l'utilisation des adresses dans les opérations quotidiennes » de « la nécessité de convertir et de stocker des adresses selon de nouvelles unités administratives ».

Sans un plan précis et une anticipation des situations émergentes, les organisations sont exposées à des perturbations du système, à des erreurs et à d’éventuelles sanctions conformément à la réglementation.

Deuxièmement, le risque lié à l'utilisation d'API cartographiques tierces. Actuellement, de nombreux fournisseurs d'API cartographiques n'ont pas encore confirmé leur capacité à prendre en charge pleinement les nouvelles adresses administratives. Certains ont lancé des projets pilotes, mais leur exactitude n'a pas été confirmée.

Par conséquent, les applications utilisant des API cartographiques tierces doivent anticiper les risques si l’adresse est incorrecte.

Troisièmement, il est difficile pour les utilisateurs d'identifier les adresses équivalentes entre l'ancienne et la nouvelle. La conversion peut être source de confusion. Par exemple, M. Binh a donné un exemple : autrefois, il était facile de distinguer « 5 Quang Trung (Hoan Kiem) » de « 5 Quang Trung (Ha Dong) », mais dans le système d'adresses à deux niveaux, l'absence d'informations sur le district peut facilement engendrer des confusions lors des communications, des livraisons et des déplacements.

Quatrièmement, normaliser les données d'adresse. La conversion n'est efficace que si les données d'entrée sont normalisées. Si les adresses sont saisies de manière aléatoire, non standardisées ou manuscrites de manière incohérente, le processus de traitement et de conversion devient complexe et coûteux.

Cinquièmement, l'obligation d'émettre les factures à la nouvelle adresse. La réglementation actuelle exige l'émission des factures à la nouvelle adresse administrative. Cependant, certains systèmes d'exploitation peuvent encore utiliser l'ancienne adresse. Par conséquent, les entreprises doivent vérifier et mettre à jour leurs informations et collaborer avec les autorités fiscales pour obtenir des instructions spécifiques afin d'éviter toute erreur de déclaration et d'émission de factures.

Sixièmement, les coûts cachés liés à la transition. Mise à jour des logiciels, ajustement des API, modification de la signalétique, réimpression des factures et des contrats… autant de coûts qui peuvent être importants, notamment pour les entreprises ayant de vastes activités ou de nombreux points de contact avec les données d'adresse.

Stocker les anciennes et les nouvelles adresses en parallèle

Pour minimiser les coûts liés aux risques susmentionnés, M. Binh propose quelques solutions auxquelles les organisations peuvent s'inspirer. Tout d'abord, il est nécessaire de planifier la conversion des données de manière contrôlée, en incluant des étapes de vérification, de comparaison et de test avant la mise en œuvre officielle.

Le stockage initial simultané de l'ancienne et de la nouvelle adresse permet également de garantir la continuité des opérations. De plus, les systèmes doivent prendre en charge l'affichage des deux formats d'adresse, ou au moins permettre aux utilisateurs de connaître la nouvelle adresse correspondante.

Cela permettra aux utilisateurs de s'habituer progressivement à la nouvelle adresse et d'éviter toute confusion. En particulier, la mise à jour des factures à la nouvelle adresse nécessite une étroite coordination avec l'administration fiscale afin de garantir la conformité réglementaire et d'éviter les risques juridiques.

Enfin, M. Binh a déclaré qu'à l'heure actuelle, si le gouvernement pouvait promouvoir la normalisation et la mise en œuvre synchrone du code postal ZIP pour les adresses administratives à deux niveaux, cela constituerait une solution fondamentale optimale.

Cela permet non seulement de synchroniser les systèmes entre les parties (cartes, transport, administration et commerce), mais aussi d'économiser beaucoup de ressources à l'avenir en cas d'autres changements.

HONG PHUC

Source: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm