Dépannage pour un fonctionnement optimal

Après plus de quatre mois de fonctionnement, les Centres de services administratifs publics (CSAP) des communes et des quartiers ont déployé des efforts pour s'adapter et gérer efficacement les procédures administratives pour les organisations et les citoyens. Toutefois, malgré ces progrès, le fonctionnement des CSAP au niveau communal se heurte encore à de nombreuses difficultés qu'il convient de surmonter rapidement afin que l'administration locale à deux niveaux puisse atteindre les objectifs fixés.

Les fonctionnaires du Centre de services administratifs du quartier de Hac Thanh gèrent les démarches administratives pour les citoyens.

En tant que centre urbain de la province, le Centre de services publics de l'arrondissement de Hac Thanh bénéficie de l'ensemble des vastes infrastructures de guichet unique de la vieille ville de Thanh Hoa . Cependant, cet arrondissement, le plus peuplé de la province (plus de 197 000 habitants), abrite de nombreuses entreprises. La principale difficulté à Hac Thanh réside donc dans le volume important de dossiers administratifs à traiter. En moyenne, chaque mois, le Centre de services publics de l'arrondissement de Hac Thanh reçoit et traite entre 4 500 et 5 000 dossiers. Face à ce volume considérable, le personnel, composé de seulement 12 personnes, est souvent contraint d'effectuer des heures supplémentaires et de travailler les jours fériés. Les usagers doivent alors patienter longtemps, ce qui engendre inévitablement de la frustration.

Afin d'alléger la charge de travail des fonctionnaires et d'améliorer la qualité des services offerts à la population, le Comité populaire du quartier de Hac Thanh a récemment adressé un document au Comité populaire provincial demandant l'ouverture de points de collecte supplémentaires pour les documents administratifs. Le Comité populaire provincial a approuvé par écrit la proposition du quartier de Hac Thanh d'ouvrir de nouveaux points de collecte et de transmission des résultats du Centre provincial des services publics, dont la mise en œuvre est prévue pour fin novembre 2025. Cette mesure constituera une solution importante pour Hac Thanh, lui permettant de mieux servir les organisations et les citoyens.

Contrairement à Hac Thanh, après la fusion, le centre de services publics de l'arrondissement de Nguyet Vien a réutilisé les locaux du guichet unique de l'ancien arrondissement de Hoang Quang. Auparavant, ce guichet unique ne desservait que les organisations et les citoyens de l'arrondissement de Hoang Quang, mais après la fusion, il devait desservir les organisations et les citoyens de quatre arrondissements, ce qui entraînait un manque d'espace. Mme Do Thi Trang, directrice adjointe du Centre de services publics du quartier de Nguyet Vien, a déclaré : « Outre les difficultés d’accès aux services, de nombreuses personnes, notamment les personnes âgées, n’utilisent ni smartphone ni ordinateur, n’ont pas installé l’application VNeID de niveau 2 ou, si elles l’ont installée, ont oublié leur mot de passe. De ce fait, les agents du centre doivent consacrer beaucoup de temps à les accompagner dans l’utilisation des services publics en ligne. Nombre d’entre elles, lorsqu’elles déposent une demande, se voient créer un compte par les agents et sont guidées dans les démarches, mais elles rechignent à accepter et préfèrent que les responsables du quartier et les agents s’en chargent pour elles. Par ailleurs, l’envoi des codes OTP pour confirmer le traitement des dossiers est souvent lent ; il arrive fréquemment que le réseau soit saturé, obligeant les agents à recommencer la procédure depuis le début, ce qui est très chronophage. »

Lors de la récente conférence de formation sur l'utilisation du Portail national de la fonction publique et du Système d'information provincial sur les procédures administratives, destinée à plus de 1 000 cadres, fonctionnaires et agents publics des comités populaires communaux et des centres de services publics de 97 communes et quartiers, le directeur du Centre provincial de la fonction publique, Nguyen Tuan Hoa, a souligné les limites et les difficultés de mise en œuvre : de nombreuses communes et quartiers accusent un retard dans le traitement des dossiers de régularisation, faute de personnel compétent pour les informer de leur régularisation ou mettre à jour les résultats dans le Système d'information provincial sur les procédures administratives. Dans certaines communes et certains quartiers, les fonctionnaires n'exploitent pas encore les informations relatives au domicile des citoyens, issues de la Base de données nationale de la population et reliée au Système d'information provincial sur les procédures administratives, pour le traitement des dossiers administratifs, et exigent toujours la présentation d'un certificat de résidence et la communication d'un numéro d'identification personnel ; il arrive encore que des documents supplémentaires, non prévus par la réglementation, soient demandés.

Concernant les dossiers nécessitant des informations complémentaires ou retournés aux personnes et entreprises car non conformes aux exigences de traitement, de nombreuses collectivités locales n'ont pas respecté la réglementation. Par exemple : délivrance de documents et retour de dossiers hors délai ; retour de dossiers au motif que le citoyen a demandé leur retrait alors que le système ne contenait pas cette demande ; absence de confirmation de retrait par le service compétent ; documents retournés sans cachet réglementaire… Quant à la numérisation des dossiers et au traitement des procédures administratives, de nombreuses collectivités locales ne sont toujours pas en conformité avec la réglementation. En particulier, le système de suivi Thanh Hoa a révélé que de nombreux arrondissements et communes ont répondu aux citoyens de manière inappropriée, imprécise et peu claire.

Afin d'assurer le bon fonctionnement des centres de services publics communaux, le Centre provincial des services publics a récemment coordonné avec les unités concernées l'organisation de nombreuses sessions de formation professionnelle à destination des agents et fonctionnaires. Ces sessions portaient sur la réception et le traitement des dossiers dans le Système d'information provincial sur les procédures administratives ; la transmission des instructions relatives aux démarches en ligne et aux paiements sur le Portail national des services publics ; et le développement complet des formulaires électroniques afin de faciliter et d'accélérer les démarches en ligne. Le Centre provincial des services publics a également revu la liste des procédures administratives provinciales et communales, garantissant ainsi leur exactitude et leur harmonisation. Parallèlement, il a diffusé la liste des agents et fonctionnaires du centre mobilisés pour accompagner les collectivités locales dans la gestion rapide des situations d'urgence.

Grâce au soutien actif du Centre provincial d'administration publique et à l'attitude proactive d'apprentissage du personnel et des fonctionnaires des centres d'administration publique des arrondissements et des communes, les difficultés et les obstacles continueront d'être résolus, de sorte que le modèle de gouvernement local à deux niveaux fonctionne non seulement sans heurts, mais instaure également un climat de confiance avec la population.

Article et photos : To Phuong

Source : https://baothanhhoa.vn/go-kho-de-van-hanh-tron-tru-269090.htm