La circulaire comprend 17 articles, notamment les dispositions relatives aux procédures internes et électroniques de traitement des procédures administratives ; à la photocopie de documents en copies électroniques ; à l'extraction de données à partir de documents ; et à l'arrêt de la mise en œuvre des procédures administratives.
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Dernières directives concernant l’exécution des procédures administratives dans le cadre du mécanisme de guichet unique et de guichet unique interconnecté. |
Procédures internes, procédures électroniques dans le cadre du règlement des procédures administratives
Concernant le développement des procédures internes et électroniques de traitement des procédures administratives, la circulaire stipule :
Principes d’élaboration de procédures internes de gestion des procédures administratives, appliquant le système de management de la qualité conformément aux normes nationales aux opérations des agences et organismes du système administratif de l’État. Garantir la simplification et la restructuration des procédures, la réutilisation des données et leur mise en œuvre indépendamment des frontières administratives, conformément à la feuille de route, aux dispositions légales et aux pratiques en vigueur ; mise en œuvre rapide dès l’entrée en vigueur de la réglementation relative aux procédures administratives.
Pour les ministères et les agences de niveau ministériel, le processus interne de traitement des procédures administratives sera mis en œuvre comme suit : l’unité spécialisée présidera et coordonnera avec les unités concernées l’examen et l’élaboration des processus internes de traitement des procédures administratives relevant de sa compétence ; elle consultera les unités spécialisées en matière de contrôle des procédures administratives avant de les soumettre au ministre ou au chef de l’agence de niveau ministériel pour approbation.
Au niveau local, les agences spécialisées relevant du Comité populaire provincial sont chargées de superviser et de coordonner avec les agences concernées l'examen et l'élaboration des procédures internes de traitement des procédures administratives relevant de la compétence provinciale et communale ; elles consultent les agences et unités spécialisées en matière de contrôle des procédures administratives avant de les soumettre à l'approbation du président du Comité populaire provincial.
Conformément aux procédures internes approuvées, le ministre, le chef de l'agence de niveau ministériel et le président du comité populaire provincial doivent diriger l'élaboration et la promulgation de procédures électroniques de traitement des procédures administratives dans le logiciel du système d'information de traitement des procédures administratives aux niveaux ministériel et provincial, pour une application uniforme dans les ministères, les directions et les localités, répondant aux exigences d'une mise en œuvre en temps opportun lorsque les règlements relatifs aux procédures administratives entreront en vigueur.
Réglementation relative à la photocopie vers une version électronique et à l'extraction de données papier
Concernant la photocopie de documents en versions électroniques, la circulaire stipule :
La photocopie des documents en copies électroniques, telle que prescrite au point c, paragraphe 1, article 17 du décret n° 118/2025/ND-CP, est effectuée conformément aux dispositions des paragraphes 1 et 2, article 8 de la circulaire n° 01/2023/TT-VPCP du 5 avril 2023 du ministre, chef du Bureau du gouvernement , stipulant un certain nombre de contenus et de mesures à mettre en œuvre en matière de numérisation des dossiers, des résultats du traitement des procédures administratives et de l'exécution des procédures administratives dans l'environnement électronique (ci-après dénommée circulaire n° 01/2023/TT-VPCP).
Cas où il n'est pas nécessaire de faire des copies électroniques : Documents soumis pour effectuer des procédures administratives dans un environnement électronique ; documents qui ne doivent être présentés que lors du dépôt de pièces justificatives de procédure administrative ; résultats d'examen, de vérification et réponses aux avis des organismes et unités participant au processus de traitement des procédures administratives, sauf dans les cas où des lois spécifiques en prévoient autrement ; documents confidentiels tels que prescrits par la loi.
Concernant la réglementation relative à l'extraction de données de documents, la circulaire exige :
L’extraction et la mise à jour des informations et des données électroniques prescrites au paragraphe 2 de l’article 19 du décret n° 118/2025/ND-CP doivent être effectuées conformément aux dispositions de l’article 9 de la circulaire n° 01/2023/TT-VPCP.
Ne pas extraire les données des documents et pièces : partagés sous forme de données par les bases de données nationales, les bases de données spécialisées, le Portail national de la fonction publique, le Système d’information sur le règlement des procédures administratives aux niveaux ministériel et provincial et ayant valeur juridique ; les documents qui font partie des dossiers de règlement des procédures administratives soumis sous forme de photocopies, de copies certifiées conformes, à l’exception des copies électroniques certifiées conformes à l’original ; les documents et pièces qui ne doivent être présentés que lors du dépôt des dossiers de procédures administratives ; les documents et pièces confidentiels conformément aux dispositions légales.
La circulaire réglemente également la suspension des procédures administratives, et plus précisément comme suit :
Dès réception d'une demande d'arrêt des procédures administratives, directement ou par voie postale, émanant d'une organisation ou d'un particulier conformément à l'article 21, paragraphe 1, du décret n° 118/2025/ND-CP, le service de guichet unique où le dossier est reçu est chargé de vérifier l'état d'avancement et les résultats du traitement de la procédure administrative.
En l'absence de décision de résolution des procédures administratives ou de document notifiant les résultats du règlement de la procédure administrative, le service de guichet unique où le dossier est reçu est responsable de la notification de la suspension du règlement du dossier conformément au formulaire d'avis de suspension du règlement du dossier prescrit dans la présente circulaire.
Le Portail national des services publics notifie la suspension des procédures administratives sur le système à la demande des organisations et des particuliers et conformément aux dispositions de l'article 21, paragraphe 2, du décret n° 118/2025/ND-CP selon le formulaire de notification de suspension du traitement des dossiers prescrit dans la présente circulaire.
La présente circulaire entre en vigueur à compter de sa date de publication (15 septembre 2025).
Source : https://baobacninhtv.vn/huong-dan-moi-nhat-ve-thuc-hien-thu-tuc-hanh-chinh-postid426525.bbg
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