Annuler les réunions pour aider les employés à se sentir moins fatigués

L'Américain Joshua Zerkel pensait avoir atteint ses limites avec son emploi du temps hebdomadaire chargé.

« J'ai envie de pleurer quand je regarde mon planning de réunions », a déclaré le directeur marketing d'Asana, une entreprise spécialisée dans les applications de gestion d'entreprise. Les réunions qui s'enchaînent l'empêchent d'être efficace.

L'inquiétude croissante de Zerkel a été reconnue par l'entreprise , qui a proposé l'annulation temporaire des réunions régulières. Ils ont appelé cette mesure « Réunions Doomsday » .

« Je pense que les choses s’améliorent », a déclaré Zerkel.

Illustration : Washington Post — Illustration : *Washington Post*

La surcharge de travail en réunion est un problème pour de nombreux employés de bureau. Une nouvelle étude de Microsoft révèle que 68 % des employés déclarent être interrompus et incapables de se concentrer en raison des réunions.

Les entreprises ont multiplié les réunions pendant la Covid-19 pour maintenir le contact avec leurs employés. Quatre ans plus tard, cette habitude perdure, mais les entreprises repensent progressivement leur culture des réunions. Elles réduisent le nombre de réunions pour accroître la productivité et réduire l'épuisement professionnel des employés.

« Il y a un grand intérêt pour les réunions de bureau », explique Steven Rogelberg, professeur à l’Université de Caroline du Nord.

L'équipe de neuf personnes de Zerkel a supprimé les réunions du mercredi de ses plannings, économisant ainsi 11 heures par mois. Puis, les réunions Doomsday ont été introduites avec 60 personnes, ce qui a incité l'entreprise à mettre en place un manuel demandant aux services de réduire systématiquement le nombre de réunions.

« Nous adaptons soigneusement le calendrier et la structure des réunions », explique Rebecca Hinds, responsable de la stratégie chez Asana. « Nous annulons les réunions qui ne sont pas très pertinentes. » Parallèlement, les dirigeants encouragent leurs collaborateurs à refuser les réunions qui n'apportent pas de valeur ajoutée.

Fin janvier, la plateforme de commerce électronique Shopify a demandé à ses employés d'annuler toutes leurs réunions pendant deux semaines. Ils prévoient de réduire leurs réunions de 14 % d'ici juillet et de 18 % d'ici la fin de l'année.

L'année dernière, l'éditeur de logiciels Techsmith a supprimé les réunions pendant un mois, proposant des conférences textuelles ou vidéo . Une enquête interne a révélé que les employés étaient 15 % plus productifs et que 85 % d'entre eux indiquaient qu'ils esquiveraient ou raccourciraient les réunions. La participation a également diminué.

« Nous protégeons l'énergie de nos employés afin qu'ils puissent faire de leur mieux », déclare la PDG Wendy Hamilton.

La plateforme d'automatisation Zapier a adopté une politique de « semaine de concentration » pour ses employés. Chaque personne se fixe des objectifs et priorise son travail pour la semaine. Les réunions ne sont pas supprimées, mais encouragées à les éviter si elles ne sont pas nécessaires.

80 % des employés déclarent avoir atteint leurs objectifs, selon une enquête menée par Brandon Sammut, directeur des ressources humaines chez Zapier.

L'application d'organisation RH Slack a également déployé les Summer Focus Fridays et les Creator Weeks qui permettent aux employés de travailler dans des sessions concentrées et ininterrompues.

Ils expérimentent la réduction de 50 % des réunions et encouragent les temps d'arrêt. Slack utilise l'IA pour résumer les points clés afin que les employés puissent éviter les réunions.

Cependant, ce changement s'accompagne également de nombreux défis. Dans certains cas, la réduction des réunions se traduit par moins d'occasions d'apprendre et d'observer les autres.

Le professeur Rogelberg affirme qu'une stratégie de réduction des réunions sera efficace si elle touche l'ensemble du service. Les dirigeants sont responsables de la planification et de la mobilisation des autres, tandis que les employés sont responsables de la définition de leurs propres objectifs. « Cette combinaison rendra l'évolution de la culture des réunions moins choquante », ajoute-t-il.

Zerkel est reconnaissant envers l'entreprise pour le nouvel horaire. « Ils ont fait preuve de courage et de détermination face aux changements », dit-il.

Ngoc Ngan (Selon le Washington Post )

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