Annuler les réunions pour aider les employés à se sentir moins fatigués

L'Américain Joshua Zerkel pensait avoir atteint ses limites avec son programme de réunions hebdomadaires surchargé.

« J’ai envie de pleurer quand je vois mon agenda de réunions », confie le directeur marketing d’Asana, une entreprise spécialisée dans les applications de gestion d’entreprise. Les réunions qui s’enchaînent l’empêchent de travailler efficacement.

L'anxiété croissante de Zerkel fut remarquée par l'entreprise, qui proposa la suspension temporaire des réunions régulières. Ils l'appelèrent « l'apocalypse des réunions » .

« Je pense que la situation s’améliore », a déclaré Zerkel.

Illustration : Washington Post — Illustration : *Washington Post*

La surcharge de réunions est un problème pour de nombreux employés de bureau. Une nouvelle étude de Microsoft révèle que 68 % des personnes interrogées se disent interrompues et incapables de se concentrer à cause des réunions.

Pendant la pandémie de Covid-19, les entreprises ont multiplié les réunions pour maintenir le lien avec leurs employés. Cette pratique perdure quatre ans plus tard, mais les entreprises repensent progressivement leur culture des réunions. Elles les réduisent afin d'accroître la productivité et de limiter l'épuisement professionnel.

« Les réunions au bureau suscitent un vif intérêt », déclare Steven Rogelberg, professeur à l'Université de Caroline du Nord.

L'équipe de neuf personnes de Zerkel a supprimé les réunions du mercredi de son agenda, économisant ainsi 11 heures par mois. Puis, l'instauration des « réunions de l'apocalypse » avec 60 personnes a incité l'entreprise à mettre en place un manuel enjoignant les services à réduire les réunions de manière générale.

« Nous modifions avec soin le calendrier et la structure des réunions », explique Rebecca Hinds, directrice de la stratégie chez Asana. « Nous annulons les réunions peu productives. » Parallèlement, les dirigeants incitent leurs collaborateurs à refuser les réunions inutiles.

Fin janvier, la plateforme de commerce électronique Shopify a demandé à ses employés d'annuler toutes les réunions pendant deux semaines. D'ici juillet, les employés prévoient une réduction de 14 % du nombre de réunions et de 18 % d'ici la fin de l'année.

L'an dernier, l'entreprise de logiciels Techsmith a suspendu toutes les réunions pendant un mois, proposant des échanges par SMS ou visioconférence . Une enquête interne a révélé que la productivité des employés avait augmenté de 15 % et que 85 % d'entre eux avaient indiqué qu'ils éviteraient ou écourteraient certaines réunions. Le taux de présence a également diminué.

« Nous préservons l'énergie de nos employés afin qu'ils puissent donner le meilleur d'eux-mêmes », déclare la PDG Wendy Hamilton.

La plateforme d'automatisation Zapier a mis en place une politique de « semaine de concentration » pour ses employés. Chacun définit des objectifs et priorise ses tâches pour la semaine. Les réunions ne sont pas totalement supprimées, mais l'entreprise encourage à les éviter lorsqu'elles ne sont pas indispensables.

D'après un sondage réalisé par Brandon Sammut, directeur des ressources humaines chez Zapier, 80 % des employés affirment avoir atteint leurs objectifs.

L'application Slack, dédiée aux ressources humaines, a également lancé les « Summer Focus Fridays » et les « Creator Weeks » , qui permettent aux employés de travailler lors de sessions concentrées et ininterrompues.

Ils expérimentent une réduction de 50 % des réunions et encouragent les pauses. Slack utilise l'IA pour résumer les points clés et permettre aux employés d'éviter les réunions.

Cependant, ce changement engendre également de nombreux défis. Dans certains cas, la réduction du nombre de réunions signifie moins d'occasions d'apprendre et d'observer les autres.

Le professeur Rogelberg affirme qu'une stratégie de réduction des réunions sera efficace si elle concerne l'ensemble du département. Les responsables sont chargés de la planification et de la mobilisation des équipes, tandis que les employés sont responsables de la définition de leurs propres objectifs. « Cette combinaison atténuera le choc du changement de culture des réunions », explique-t-il.

Zerkel est reconnaissant envers l'entreprise pour le nouvel horaire. « Ils ont fait preuve de courage et de détermination face aux changements », dit-il.

Ngoc Ngan (Selon le Washington Post )

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