En particulier, les deux questions qui ont le plus retenu l'attention du public, à savoir le travail du personnel et les formalités administratives pour les citoyens, ont été planifiées de manière proactive et rapide par les collectivités locales.
Un confort maximal pour les personnes
Conformément à la politique municipale et sur avis du Département des Affaires intérieures, le Comité populaire du district de Gia Lam a chargé les communes et les villes de dépêcher des fonctionnaires et agents administratifs dans les zones résidentielles afin de procéder aux démarches administratives nécessaires à la mise à jour des documents des citoyens suite aux modifications des limites administratives. En conséquence, le Comité populaire communal organisera des permanences pour la conversion de chaque type de document administratif, comme la carte d'identité, l'acte de naissance, le titre de propriété, etc., et communiquera publiquement le calendrier de ces permanences à tous les citoyens. Durant ces permanences, les fonctionnaires et agents administratifs se rendront dans les centres d'activités communautaires des villages et des ensembles résidentiels (TDP), ou au siège du Comité populaire communal (selon la nature de la procédure administrative). Ces permanences pourront avoir lieu le week-end, l'important étant de trouver les créneaux horaires les plus adaptés aux besoins des citoyens et de les organiser de manière coordonnée pour chaque commune. Passées ces dates, si les citoyens ne se présentent pas, ils devront se rendre directement dans les services administratifs compétents.
Afin de résoudre les problèmes fondamentaux consécutifs à la réorganisation des unités administratives de district et de commune prévue pour la période 2023-2025 et d'obtenir des résultats probants, la Ville s'attachera à accompagner les agences et les collectivités locales dans l'élaboration d'un projet de réorganisation ; à optimiser l'organisation des services, le recrutement des cadres, des fonctionnaires et des agents publics ; à planifier la gestion des sièges et des biens publics ; à allouer les ressources nécessaires aux infrastructures de transport ; et à définir des critères d'urbanisme, afin de garantir la qualité et le progrès. En particulier, les politiques et les procédures relatives aux effectifs excédentaires au sein des agences, des organismes et des unités administratives seront clairement définies afin de mener à bien la réorganisation conformément à la réglementation.
Ha Minh Hai, vice-président du Comité populaire de Hanoï
Bien que la mise en place des unités administratives au niveau communal soit prévue pour le troisième trimestre 2024 (conformément au Plan 01/PA-UBND de la ville de Hanoï) et que la conversion des documents d'identité soit effectuée, le Département des affaires intérieures du district, chargé de la formation des cadres, fonctionnaires communaux, municipaux et villageois ainsi que des responsables de groupes résidentiels, organise actuellement une formation sur la mise en place de ces unités administratives. Il demande à tous les cadres de base (secrétaires des comités du Parti, responsables de groupes résidentiels, présidents des comités de travail du Front communal, etc.) de diffuser activement la stratégie du district en matière de conversion des documents d'identité, afin de dissiper toute inquiétude. Parallèlement, le Département des affaires intérieures recommandera au Comité populaire du district d'enjoindre les services et antennes à apporter un soutien maximal aux citoyens dans leurs démarches administratives.
« En effet, chaque fois que nous devons réorganiser les unités administratives en raison de modifications des limites administratives, les citoyens s'inquiètent souvent de la conversion des documents administratifs, ce qui engendre des pertes de temps, des délais et des coûts. Mais désormais, conformément à la politique de la ville, les citoyens bénéficieront d'un soutien maximal en termes de temps et de procédures administratives, et seront exemptés de frais. Les autorités de district et de commune mettront ensuite en œuvre un dispositif d'accompagnement pour garantir un maximum de confort aux citoyens, tout en veillant au respect de la réglementation », a affirmé Tran Trung Tuyet, chef du département des affaires intérieures du district de Gia Lam.
Actuellement, au siège du Comité populaire et dans les zones résidentielles de sept quartiers du district de Hai Ba Trung, l'affichage des listes électorales est finalisé en urgence afin de préparer la consultation publique sur l'organisation des unités administratives de quartier (prévue début avril 2024), suite à la publication du projet d'organisation de ces unités par le Comité populaire du district. Les Comités populaires des quartiers ont également rencontré les responsables locaux pour bien comprendre l'organisation du recensement des électeurs et recueillir leurs avis par foyer. Parallèlement, les fonctionnaires, agents de la fonction publique et citoyens ont été pleinement informés de cette nouvelle organisation. Le Comité populaire du district a notamment confié des missions spécifiques aux services compétents (ministère de l'Intérieur, justice, police de district, etc.) afin d'accompagner les citoyens dans la conversion de leurs documents administratifs.
Immédiatement après la finalisation du redécoupage des sept arrondissements (Cau Den, Bach Khoa, Dong Mac, Dong Nhan, Thanh Nhan, Bach Mai et Quynh Loi), quatre nouveaux arrondissements disposeront d'un service dédié pour accompagner les habitants et les informer des dates limites pour leurs démarches administratives. « L'esprit du district s'inscrit dans la politique générale de gratuité et de mise en place de conditions optimales pour faciliter l'adaptation des documents aux nouvelles limites administratives. De plus, de nombreuses démarches peuvent désormais être effectuées en ligne, ce qui simplifie grandement les choses. Nous pouvons également nous inspirer des bonnes pratiques mises en œuvre dans d'autres localités, comme le déploiement d'agents à domicile », a déclaré Le Bich Hang, chef du service des affaires intérieures du district de Hai Ba Trung.
En réponse aux préoccupations de la population, le directeur du département des Affaires intérieures de Hanoï a indiqué que, lors de la première phase de la mise en place des unités administratives au niveau communal, la police municipale avait, dans certains districts, apporté son soutien aux habitants en se rendant directement dans les villages et les zones résidentielles pour effectuer les démarches administratives. Fort de cette expérience, et dans le cadre de cette nouvelle organisation des unités administratives au niveau communal, et afin de modifier le nom du lieu et de l'unité administrative sur tous les documents, le comité de pilotage municipal a chargé la police municipale et les services spécialisés de constituer des équipes d'intervention se rendant directement dans les villages et les zones résidentielles pour accompagner les habitants, dans les meilleurs délais et sans interruption. Le règlement des changements de statut administratif liés à cette nouvelle organisation a été confié à la police municipale, qui s'engage à assurer un soutien total de la ville. L'obtention des cartes d'identité, des livrets de famille et autres documents similaires sera entièrement gratuite et les documents seront délivrés dans les plus brefs délais.
Garantir des politiques pour les cadres et les fonctionnaires
La question qui préoccupe toujours le plus dans l'organisation des unités administratives concerne le travail des cadres et l'affectation des fonctionnaires spécialisés. Les archives locales de Hanoï montrent que la majorité des fonctionnaires de niveau communal approuvent pleinement la politique générale, mais des inquiétudes subsistent quant à leur capacité future à poursuivre leurs fonctions actuelles, même s'ils conservent leurs titres professionnels.
« J’ai travaillé ici pendant 8 ans, dont les 4 dernières années ont été consacrées à recevoir et à guider les gens dans leurs démarches administratives. J’espère donc que lorsque je rejoindrai la nouvelle agence, je poursuivrai ce travail ; si je dois changer, j’espère continuer à mettre à profit les connaissances acquises lors de ma formation, mes compétences et mon expérience professionnelle », a déclaré Nguyen Thi Bich Diep, fonctionnaire du Département de l’état civil du quartier de Quynh Loi (district de Hai Ba Trung).
Afin de garantir la sérénité et la sécurité au travail du personnel, les responsables des communes et des quartiers ont enjoint les autorités locales de diffuser activement la politique municipale. Selon le représentant du Département des affaires intérieures du district de Hai Ba Trung, le Comité populaire du district a finalisé le projet de plan d'organisation des unités administratives dans les quartiers. Toutefois, conformément aux instructions de la Ville, lorsqu'une unité consultative est désignée par celle-ci, le Département se coordonne avec elle pour finaliser et soumettre au Comité permanent du Parti du district un projet spécifique portant sur divers aspects tels que les infrastructures, les biens publics, les sièges sociaux, le personnel, les fonctionnaires, etc.
Du district aux quartiers, tout a été préparé de manière proactive. Lorsqu'un plan est établi, son contenu est rendu public au siège du Comité populaire afin de recueillir l'avis des électeurs. Notamment, le plan d'organisation des fonctionnaires a été approuvé par le Département des affaires intérieures du district, en consultation avec le Comité populaire du district ; quant au plan d'organisation des cadres, son responsable sera approuvé par le Comité permanent du Comité du Parti du district. Ces plans visent tous à garantir le respect des mécanismes de gestion des cadres et des fonctionnaires conformément à la réglementation. Par exemple, les cadres de haut niveau rétrogradés au rang d'adjoint conserveront leurs indemnités pendant une période déterminée.
« La ville autorise, en cas d'impossibilité de fusion, l'intégration des fonctionnaires des deux arrondissements au sein de l'administration existante. Un plan de réduction des effectifs est prévu sur cinq ans. Toutefois, dans le district de Hai Ba Trung, un plan de regroupement d'un nombre relativement important de fonctionnaires est envisagé. Le Comité populaire du district prévoit notamment de regrouper les fonctionnaires professionnels au sein de l'administration existante et de les affecter aux services de district afin de réduire le nombre total de fonctionnaires des deux arrondissements et d'atteindre ainsi l'objectif de rationalisation de l'appareil administratif », a déclaré Le Bich Hang, chef du département des affaires intérieures du district de Hai Ba Trung.
Concernant le personnel et les fonctionnaires des communes et villes soumises à la restructuration administrative, le Comité d'organisation du Comité du Parti du district de Gia Lam a également conseillé au Comité permanent dudit Comité d'établir un plan de réaffectation spécifique pour le personnel excédentaire, en particulier pour les postes de direction (secrétaire du Comité du Parti, président du Comité populaire, président du Comité du Front de la Patrie, responsables des organisations de masse). Pour les fonctionnaires de carrière, le Département des affaires intérieures du district a conseillé au Comité populaire du district d'élaborer un plan de réaffectation, conformément aux principes de la résolution 35 : fusionner les effectifs des fonctionnaires des deux communes, affecter les fonctionnaires en surnombre aux fonctionnaires en sous-effectif, prendre en compte les démissions et les mutations, et maintenir le statu quo pour les fonctionnaires restants pendant 5 ans.
« Nous définissons clairement la politique consistant à constituer une équipe de cadres et de fonctionnaires au niveau communal possédant l'expertise requise et à veiller à ce que leurs politiques et leurs avantages soient conformes à la réglementation », a souligné Tran Trung Tuyet, chef du département des affaires intérieures du district de Gia Lam.
En réponse aux inquiétudes exprimées par certains cadres et fonctionnaires de base, Tran Dinh Canh, directeur du département des Affaires intérieures de Hanoï, a déclaré que la résolution 35/2023/UBTVQH15 stipulait clairement que lors de la fusion de deux administrations communales, outre les cadres et fonctionnaires qui mutent ou prennent leur retraite à leur gré, les autres cadres et fonctionnaires seraient intégrés tels quels et leur situation serait régularisée progressivement selon la feuille de route quinquennale. Concernant plus particulièrement les postes de cadres spécialisés des quartiers et des communes (secrétaire du Parti, président du Comité populaire, président du Comité du Front de la Patrie, responsables des cinq organisations de masse, etc.), la ville élaborera un plan et donnera instruction aux districts, villes et communes de procéder aux affectations nécessaires. Les postes de fonctionnaires et d'adjoints restant inchangés, leurs fonctions demeureront les mêmes.
« Hanoï n'a aucune raison de s'inquiéter des effectifs excédentaires de cadres et de fonctionnaires suite à la réorganisation des unités administratives communales. Le ministère de l'Intérieur a donné pour instruction aux districts de veiller à : recruter et affecter des fonctionnaires communaux aux services de district qui en manquent encore ; transférer les cadres et fonctionnaires d'une unité à une autre non concernée par la réorganisation ; régulariser la situation des cadres proches de la retraite qui souhaitent prendre leur retraite anticipée, ainsi que celle des cadres qui souhaitent démissionner ; recruter comme fonctionnaires les cadres à temps plein qui remplissent les conditions requises, et intégrer les services en l'état… Le Conseil populaire de la ville a également adopté une résolution relative aux mesures de soutien aux cadres excédentaires après la réorganisation », a affirmé M. Tran Dinh Canh.
L'affectation des cadres et fonctionnaires aux circonscriptions relevant des unités administratives ne doit pas perturber leur travail de manière significative et doit garantir leurs revenus et leurs conditions de vie, car leurs familles sont leur priorité absolue. Durant ce processus, il est essentiel de prendre en compte l'avis des cadres sur le terrain.
Nguyen Quang Anh, vice-président du comité populaire du quartier de Quynh Loi (district de Hai Ba Trung).
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