Efforts visant à assurer la sécurité des documents archivés lors du processus de rationalisation et de simplification de l'appareil

BHG - Récemment, dans le processus d'organisation et de rationalisation de l'appareil du système politique, le travail de documentation et d'archivage (VTLT) est l'une des questions qui intéressent et dirigent tous les niveaux et secteurs. Le 17 mai 2025, le Politburo et le Secrétariat ont publié la Conclusion n° 155 sur un certain nombre de tâches clés dans la restructuration de l’appareil. Dans lequel il est nécessaire de se concentrer sur la direction étroite de la gestion et du stockage des documents ; Evitez les risques de perte, d'égarement ou de destruction de documents... Assurant ainsi la sécurité des documents lors du processus de rationalisation de l'appareil.

BHG - Récemment, dans le processus d'organisation et de rationalisation de l'appareil du système politique , le travail de documentation et d'archivage (VTLT) est l'une des questions qui intéressent et dirigent tous les niveaux et secteurs. Le 17 mai 2025, le Politburo et le Secrétariat ont publié la Conclusion n° 155 sur un certain nombre de tâches clés dans la restructuration de l’appareil. Dans lequel il est nécessaire de se concentrer sur la direction étroite de la gestion et du stockage des documents ; Evitez les risques de perte, d'égarement ou de destruction de documents... Assurant ainsi la sécurité des documents lors du processus de rationalisation de l'appareil.

Français En parlant avec nous, le camarade Nguyen Van Phong, chef par intérim du Département provincial des procédures administratives, a déclaré : En mettant en œuvre la directive du gouvernement central et de la province sur le renforcement du travail de procédure administrative dans le processus d'organisation et de rationalisation de l'appareil du système politique, le Département a proactivement conseillé au Département des affaires intérieures de publier une dépêche officielle demandant aux unités et aux localités de compiler des statistiques sur les documents et le niveau de traitement des documents. Parallèlement, conseiller sur les travaux de protection de la sécurité des documents et des bases de données lors de la fusion et de la cessation des opérations des unités ; Le ministère de l'Intérieur a organisé des conférences en ligne pour guider les agences, du niveau provincial au niveau local, dans la mise en œuvre du travail VTLT et la numérisation des documents d'archives dans le processus de rationalisation de l'appareil.

Le Département des archives et des documents travaille d’arrache-pied pour coordonner la numérisation des documents provinciaux.

Selon les statistiques jusqu'au 30 mars de cette année, Ha Giang compte 455 agences et unités qui ont mis fin à leurs opérations à l'issue de la fusion, y compris les départements, les succursales, les conseils, les succursales, les centres sous les départements, les succursales, les agences et unités au niveau du district et les localités de base... Le nombre de documents créés pendant les opérations des agences et des unités est d'environ 54 000 mètres de rayonnages à documents papier, dont environ 48 000 documents n'ont pas été édités ; plus de 200 000 cartes. Avec un nombre aussi important de documents, la gestion de la sécurité des documents constituera un grand défi.

Le 15 mai 2025, le ministère de l'Intérieur a publié la circulaire n° 06 stipulant un certain nombre d'articles de la loi sur les archives, exigeant que le département des archives soit chargé de recevoir tous les documents des agences et unités au niveau du district qui ont mis fin à leurs opérations. Dans les temps à venir, après la non-mise en œuvre au niveau du district (avec un volume de documents d'archives d'environ 13 000 m3 de documents), la réception simultanée des archives permanentes des agences provinciales, des conseils populaires et des comités populaires au niveau de la commune représentera une énorme quantité de travail pour le travail d'archivage de la province.

Selon Nguyen Van Phong, chef par intérim du département provincial des archives et de la gestion des documents, l'une des difficultés à recevoir, stocker et préserver le volume important de documents mentionné ci-dessus dans les temps à venir est la question des archives. Pour ce faire, il faudra disposer d’un espace d’entrepôt de 5 200 à 5 500 m2 ainsi que d’un système de rayonnages de stockage. Entre-temps, les ressources humaines du Département sont actuellement limitées, avec seulement 18 personnes, et doivent recevoir une grande quantité de documents dans un court laps de temps. De ce fait, on peut affirmer que les difficultés sont très grandes et que pour assurer la sécurité des documents d'information, éviter la perte et la divulgation des documents d'information, d'ici juin, le Département doit renforcer les directives aux districts et aux communes pour emballer et cataloguer les documents à remettre.

Dans les temps à venir, il faudra mettre en œuvre la directive du Centre sur la numérisation des documents non numérisés, achevés avant le 30 juin 2025. Selon la réglementation, les documents numérisés doivent être des documents édités, alors qu'actuellement nous avons jusqu'à 48 000 mètres de documents non édités, ce qui constitue également une énorme difficulté. On sait que le coût actuel de la numérisation des documents est d’environ 21 millions de VND/mètre de prix de document. Avec une telle quantité de documents, il faudrait de nombreuses années pour les numériser. Il ressort de cela qu’il s’agit d’un problème extrêmement difficile pour le Département provincial des ressources naturelles et de l’environnement de conseiller sur la mise en œuvre de ces travaux. Non seulement Ha Giang, mais d’autres localités à travers le pays sont également confrontées à des difficultés pour numériser les documents conformément au délai fixé par le gouvernement central.

Dans les conditions actuelles des archives provinciales, après la fin des opérations au niveau du district, le Département provincial des archives ne pourra recevoir que des documents d'archives de deux districts, Xin Man et Dong Van. Face à de telles difficultés, selon le Département provincial des Archives et des Documents, dans les conditions actuelles, lorsqu'il n'est pas possible de recevoir des documents pour un stockage centralisé à l'entrepôt provincial, il est encore nécessaire de les stocker sur place conformément à la réglementation pour les recevoir progressivement. Ainsi, pour assurer la sécurité des documents, le Département devra également envoyer régulièrement du personnel pour vérifier l’état des documents conservés dans les localités.

Les archives historiques sont des biens extrêmement importants. Avec la politique de rationalisation de l'appareil du système politique, afin de réussir dans le travail d'archivage des archives dans les temps à venir, selon le chef du département provincial d'archivage des archives, lors de la fusion des provinces, nous devons prêter attention à l'organisation du modèle d'agence provinciale d'archivage des archives d'une manière qui soit adaptée aux conditions pratiques. Le Ministère ainsi que chaque agent et employé s'efforceront toujours de conseiller et de bien exécuter le travail de protection des documents d'archives et s'efforceront de promouvoir la numérisation des documents de la province.

Article et photos : PHUNG NGUYEN

Source : https://baohagiang.vn/sap-xep-to-chuc-bo-may-tinh-gon-manh-hieu-luc-hieu-qua/202505/no-luc-dam-bao-an-toan-tai-lieu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-tinh-gon-bo-may-a3f4660/