בק נין יוצר "מחסן ידע דיגיטלי" לשירות ממשל אלקטרוני

צילום אילוסטרציה.

בניית מאגר ידע דיגיטלי, תוך שמירה על ערך המסמכים

במהלך התקופה שבין 2022 ל-2024, משרד הפנים של בק נין תיאם עם יחידת ייעוץ לפריסת תוכנת ניהול ארכיון אלקטרוני. תוכנה זו השלימה תכונות חשובות כגון הזנת נתונים, חיפוש, הרשאת גישה וניטור שינויים.

עד כה, יותר מ-31,300 קבצים, בגודל של 3.3 מיליון עמודי A4, עברו דיגיטציה. מסמכים אלה הם בעיקר מסמכים הנחייתיים ומנהליים של הוועדה העממית המחוזית, מחלקות וענפים בתקופה שבין 1948 ל-2014.

עד היום, המערכת הוכיחה את יעילותה ביישום מעשי. בעוד שבעבר, חיפוש פרופיל אישי, החלטה מנהלית או נתוני סטודנט לתארים מתקדמים דרש שעות של חיפוש בארכיוני נייר, כיום המערכת יכולה להחזיר תוצאות מדויקות, מלאות ותקפות מבחינה משפטית באמצעות מספר מילות מפתח בלבד וכמה דקות פעולה. הטכנולוגיה הדיגיטלית סייעה לקצר את זמן החיפוש פי 20-30 בהשוואה לשיטות המסורתיות. מערכת האחסון מבטיחה גם אבטחה על ידי בקרת גישה, הקצאת הרשאות משתמש ורישום היסטוריית שינויים. הודות לכך, בממוצע, המערכת רושמת מדי שנה יותר ממיליון קוראים ו-1,500 ניצול פרופילים מקוונים.

פרויקט הטרנספורמציה הדיגיטלית באחסון מסמכים מסמן צעד חשוב קדימה משיטת "אחסון מסורתית" למערכת "ניהול ידע מודרנית". מרכז הארכיונים ההיסטוריים של בק נין מס' 1 בנה מערכת אקולוגית של נתונים מקושרת במקום להמשיך ולתחזק מאגר מסמכים נפרד. במערכת זו, מסמכים כגון טקסטים, החלטות, הודעות רשמיות ורישומי עובדי מדינה מתויגים ומקושרים על סמך גורמי זמן, סוכנויות הנפקה, תחומים ונושאים. על ידי יצירת "ארכיון ידע", משתמשים יכולים לגשת למידע בהקשרים ספציפיים, ובכך לפתוח הזדמנויות ליישם נתונים למטרות רבות ושונות, כולל ניהול, מחקר, חינוך , תרבות ומשפט, תוך שיפור יכולות אנליטיות וסטטיסטיות.

אתגרים ותוכנית הרחבה לתקופה 2025 - 2029

על פי המרכז לתקשורת מדע וטכנולוגיה, למרות הישגים יוצאי דופן רבים, מסע הדיגיטציה עדיין עומד בפני אתגרים רבים. חלק מהמסמכים בני עשרות שנים וניזוקו קשות, מה שמקשה על סריקה, זיהוי ותיקון נתונים. היעדר סיכומים או פורמטים לא עקביים של מסמכים רבים יוצרים גם עומס עבודה גוזל זמן עבור עיבוד עסקי. תהליך האישור, ההערכה והקבלה של מוצרים שעברו דיגיטציה בהתאם לתקנות הנוכחיות מתארך, דבר המשפיע על התקדמות היישום. בנוסף, לעיתים מתרחשות הפרעות זמניות בניצול נתונים עקב בעיות שידור משרת האחסון במחלקה למדע וטכנולוגיה. נכון לסוף שנת 2020, שיעור המסמכים שעברו דיגיטציה הגיע רק לכ-75% מכלל המסמכים המאוחסנים במחסן, בעוד שמסמכים חדשים ממשיכים להתקבל מדי שנה.

על מנת להתגבר על ליקויים אלה ולהמשיך להרחיב את היקף הפרויקט, אישרה ועדת העם של מחוז בק נין את הפרויקט "דיגיטציה של מסמכים בארכיון ההיסטורי המחוזי לתקופה 2025 - 2029". עלות הפרויקט מוערכת בכ-23 מיליארד וונד, והמטרה היא לדיגיטציה של 3.8 מיליון עמודים נוספים של מסמכים מנהליים מוועדת העם המחוזי, מחלקות וסניפים. זהו צעד חשוב להשלמת כל מאגר הנתונים המנהלי הדיגיטלי של המחוז, תוך התקרבות למודל של "ממשל אלקטרוני - אחסון אלקטרוני - משרת אזרחים אלקטרוניים".

משרד הפנים יהיה הסוכנות המובילה ביישום הפרויקט, תוך התאמת הפרויקטים עם סוכנויות ויחידות רלוונטיות כדי להבטיח את דיוק, שלמות ואבטחת הנתונים. מרכז הארכיון ההיסטורי של בק נין מספר 1 יבחר שותפים טכנולוגיים בעלי מוניטין, יארגן צוותים מיוחדים לדיגיטציה ויקדם תקשורת שתדריך את האזרחים כיצד לנצל נתונים דיגיטליים. עד אמצע 2025, המרכז השלים את הדיגיטציה של יותר מ-330,000 עמודים של מסמכים של ועדת העם המחוזית ומשרדי החינוך וההכשרה, המדע והטכנולוגיה, וייצור בסיס איתן לשלב הבא.

עיצוב ממשלה חכמה

מודל בק נין בולט בשילובו של תשתית אחסון דיגיטלית ואבטחה מבוזרת רב-שכבתית. מערכת זו לא רק מאפשרת אחזור נתונים מהיר, אלא גם בעלת יכולת לעקוב אחר יומני גישה, לזהות חריגות ולהגן באופן מוחלט על נתונים מקוריים. זהו גורם חשוב בהקשר של קידום אסטרטגיית הנתונים הלאומית לשנת 2030 של הממשלה, המחייבת את היישובים לשנות את מודל האחסון מ"שמירת מסמכים" ל"ניהול נכסי נתונים".

בק נין בונה מודל אחסון חכם, במטרה להפוך נתונים היסטוריים למשאבים יקרי ערך לעתיד. כאשר מסמכים היסטוריים יהפכו לדיגיטציה, מקושרים ומאובטחים, הם לא רק ישמשו לעבודה אדמיניסטרטיבית אלא גם ייצרו בסיס איתן ליישומים בניתוח, חיזוי, מחקר מדיניות וחינוך להיסטוריה מקומית.

היי טאו

מקור: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967