कर्मचारियों को कम थकान महसूस कराने के लिए बैठकें रद्द करें

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अमेरिकी जोशुआ ज़ेर्केल को लगा कि वह अपने व्यस्त साप्ताहिक बैठक कार्यक्रम के कारण अपनी सीमा तक पहुंच गए हैं।

बिज़नेस मैनेजमेंट ऐप कंपनी असाना के मार्केटिंग डायरेक्टर ने कहा, "जब मैं अपनी मीटिंग शेड्यूल देखता हूँ तो मुझे रोना आता है।" लगातार मीटिंग्स के कारण उनके लिए काम पूरा करना मुश्किल हो जाता है।

ज़र्केल की बढ़ती चिंता को कंपनी ने समझा और नियमित बैठकों को अस्थायी रूप से रद्द करने का प्रस्ताव रखा। उन्होंने इसे मीटिंग्स डूम्सडे नाम दिया ।

ज़र्केल ने कहा, "मुझे लगता है कि चीजें बेहतर हो रही हैं।"

चित्रण: वाशिंगटन पोस्ट — चित्रण: *वाशिंगटन पोस्ट*

मीटिंग्स का ओवरलोड कई ऑफिस कर्मचारियों के लिए एक समस्या है। माइक्रोसॉफ्ट के एक नए अध्ययन में पाया गया है कि 68% लोगों का कहना है कि मीटिंग्स के कारण उनका काम बाधित होता है और वे ध्यान केंद्रित नहीं कर पाते।

कोविड-19 के दौरान कंपनियों ने कर्मचारियों से जुड़े रहने के लिए मीटिंग्स बढ़ा दीं। चार साल बाद भी यह आदत बरकरार है, लेकिन कंपनियाँ धीरे-धीरे अपनी मीटिंग संस्कृति पर पुनर्विचार कर रही हैं। उत्पादकता बढ़ाने और कर्मचारियों की थकान कम करने के लिए वे मीटिंग्स की संख्या कम कर रही हैं।

उत्तरी कैरोलिना विश्वविद्यालय के प्रोफेसर स्टीवन रोजेलबर्ग कहते हैं, "कार्यालय बैठकों में उच्च स्तर की रुचि है।"

ज़र्केल की नौ लोगों की टीम ने अपने शेड्यूल से बुधवार की मीटिंग हटा दी, जिससे महीने में 11 घंटे की बचत हुई। फिर, 60 लोगों के साथ डूम्सडे मीटिंग्स शुरू की गई , जिससे कंपनी को एक नियमावली लागू करनी पड़ी जिसमें विभागों को मीटिंग्स कम करने का निर्देश दिया गया।

असाना की रणनीति प्रमुख रेबेका हिंड्स कहती हैं, "हम बैठकों के कार्यक्रम और संरचना में सावधानीपूर्वक बदलाव करते हैं। हम उन बैठकों को रद्द कर देते हैं जिनका कोई खास महत्व नहीं होता।" साथ ही, नेता लोगों को उन बैठकों से दूर रहने के लिए प्रोत्साहित करते हैं जो कोई खास महत्व नहीं रखतीं।

जनवरी के अंत में, ई-कॉमर्स प्लेटफ़ॉर्म शॉपिफ़ाई ने कर्मचारियों से दो हफ़्तों के लिए सभी मीटिंग रद्द करने को कहा था। जुलाई तक, कर्मचारियों को मीटिंग्स में 14% और साल के अंत तक 18% की कमी आने की उम्मीद है।

पिछले साल, सॉफ्टवेयर कंपनी टेकस्मिथ ने एक महीने के लिए मीटिंग-फ्री कर दी थी और टेक्स्ट या वीडियो कॉन्फ्रेंसिंग की सुविधा उपलब्ध कराई थी। एक आंतरिक सर्वेक्षण में पाया गया कि कर्मचारियों की उत्पादकता 15% बढ़ गई, और 85% ने उन मीटिंग्स की पहचान की जिन्हें वे छोड़ देते थे या छोटा कर देते थे। उपस्थिति भी कम हो गई थी।

सीईओ वेंडी हैमिल्टन का कहना है, "हम अपने कर्मचारियों की ऊर्जा की रक्षा करते हैं ताकि वे अपना सर्वश्रेष्ठ काम कर सकें।"

ऑटोमेशन प्लेटफ़ॉर्म ज़ैपियर ने अपने कर्मचारियों के लिए "फ़ोकस वीक" नीति अपनाई है। हर कर्मचारी सप्ताह के लिए लक्ष्य निर्धारित करता है और अपने काम को प्राथमिकता देता है। वे मीटिंग्स को पूरी तरह से खत्म नहीं करते, लेकिन अगर ज़रूरी न हों तो उनसे बचने के लिए प्रोत्साहित करते हैं।

जैपियर के मानव संसाधन निदेशक ब्रैंडन सैममुट द्वारा किए गए सर्वेक्षण के अनुसार, 80% कर्मचारियों का कहना है कि उन्होंने अपने लक्ष्य हासिल कर लिए हैं।

एचआर संगठन ऐप स्लैक ने समर फोकस फ्राइडेज़ और क्रिएटर वीक भी शुरू किए हैं जो कर्मचारियों को केंद्रित, निर्बाध सत्रों में काम करने की अनुमति देते हैं।

वे मीटिंग्स में 50% की कटौती करने और ज़्यादा डाउनटाइम को बढ़ावा देने के लिए प्रयोग कर रहे हैं। स्लैक मुख्य बिंदुओं को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए एआई का उपयोग करता है ताकि कर्मचारी मीटिंग्स छोड़ सकें।

हालाँकि, यह बदलाव कई चुनौतियाँ भी लेकर आता है। कुछ मामलों में, बैठकों में कमी का मतलब है दूसरों से सीखने और उनसे सीखने के कम अवसर।

प्रोफ़ेसर रोज़ेलबर्ग कहते हैं कि मीटिंग कम करने की रणनीति तभी कारगर होगी जब वह पूरे विभाग तक पहुँचे। नेता योजना बनाने और दूसरों को शामिल करने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं, जबकि कर्मचारी अपने लक्ष्य निर्धारित करने के लिए ज़िम्मेदार होते हैं। वे कहते हैं, "यह संयोजन मीटिंग संस्कृति में बदलाव के समय कम चौंकाने वाला होगा।"

ज़र्केल नए शेड्यूल के लिए कंपनी के आभारी हैं। वे कहते हैं, "वे बदलावों को लेकर साहसी और दृढ़ थे।"

नगोक नगन ( वाशिंगटन पोस्ट के अनुसार)

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