Milyen dokumentumokat és nyilvántartásokat tárolnak véglegesen az oktatási szektorban?

Az Oktatási és Képzési Minisztérium a közelmúltban jelentette be az oktatási és képzési területtel kapcsolatos iratok és dokumentumok tárolási idejét szabályozó körlevél tervezetét, amely felváltja az oktatási ágazat szakmai dokumentumainak tárolási idejét szabályozó 2016-os körlevelet.

Ennek megfelelően a Körlevél-tervezet előírja az Oktatási és Képzési Minisztérium alá tartozó és közvetlenül annak irányítása alá tartozó egységekre; az Oktatási és Képzési Osztályokra; az Oktatási és Képzési Osztályokra; az óvodai, általános oktatási, továbbképzési intézményekre, egyetemekre, főiskolákra, szakiskolákra, az Oktatási és Képzési Minisztérium állami irányítása alatt oktatási tevékenységet végző egyéb oktatási intézményekre, valamint a kapcsolódó ügynökségekre, szervezetekre és magánszemélyekre vonatkozó oktatási és képzési területtel kapcsolatos iratok és dokumentumok tárolási időszakát.

200 típusú feljegyzést és dokumentumot tárolnak véglegesen

Ennek megfelelően ez a szabályozás több mint 200 típusú iratot és dokumentumot tartalmaz, amelyeket állandó jelleggel tárolnak. Például az egyetemek létrehozásának politikáját jóváhagyó vagy engedélyező iratok, a nonprofit módon működő magánegyetemek elismeréséről szóló iratok, valamint az egyetemi szintű képzést engedélyező iratok.

Az egyetemi felvételi dokumentumok az oktatási szektor állandó archivált dokumentumai közé tartoznak.

Doktori, mesterképzési, egyetemi és főiskolai képzésekre való felvétellel kapcsolatos dokumentumok, mint például az éves felvételi célokat meghatározó nyilvántartások, a felvételi bemenet minőségének biztosítására irányuló tervek kidolgozására vonatkozó nyilvántartások, a referenciapontszámok, a felvételi döntések és a felvételi listák.

Egyetemi diploma elismerésével kapcsolatos dokumentumok, mint például a diploma elismeréséről és a fokozatadásról szóló határozatok, diplomalisták, diploma elismerési nyilvántartások; doktori képzéssel kapcsolatos nyilvántartások és dokumentumok, mint például a képzési engedélyek nyilvántartása, a beiratkozás felfüggesztése, a doktori szakokon és szakterületeken történő képzés engedélyezéséről szóló határozat visszavonása; hazai oktatási intézményekkel való doktori képzésben való együttműködés engedélyezésének nyilvántartásai; félévenként, tanévenként, kurzusonként összefoglaló tanulmányi eredményeket összefoglaló átiratok; a diploma elismeréséről és a doktori fokozat odaítéléséről szóló nyilvántartások; az alapszintű doktori értekezés értékelésének nyilvántartásai; doktori értekezés iskolai vagy intézeti szintű védésének kérelmezéséről szóló nyilvántartások stb.

20 évig vagy tovább megőrzött nyilvántartások és dokumentumok

A 70 éves tárolási időszakot illetően csak egyetlen fájl áll rendelkezésre a köztisztviselők, tanárok és oktatási adminisztrátorok adatbázisának felépítéséhez. Ez új tartalom, amely korábban nem szerepelt a 2016-os körlevélben.

Háromféle dokumentumot archiválunk 30 évig, beleértve a mesterszakdolgozat értékelési jegyzőkönyveit, a mesterszakdolgozat értékelési jegyzőkönyveit és a mesterszakdolgozat értékelési eredményeinek feldolgozását panasz esetén, és ha a mesterszakdolgozatot az értékelő tanács a követelményeknek megfelelőnek vagy magasabb szintűnek értékeli.

Több mint 80 papír alapú dokumentumot kell 20 évig megőrizni, például az iskolai tanács létrehozásának és az állami egyetemek tanácsa elnökének kinevezésének feljegyzéseit; az egyetemi diploma megszerzésének elismerésével kapcsolatos dokumentumokat; a tanács által elégségesnek vagy annál magasabb minősítésű egyetemi diplomamunkákat és szakdolgozatokat; a minisztériumi és ipari szintű előadók és kutatók programjainak és tudományos kutatási témáinak feljegyzéseit; az egyetem előtti képzésben részt vevő hallgatók egyetemekre, főiskolákra és középiskolákba történő tanulmányokba való kiválasztásának és elosztásának feljegyzéseit; az általános iskolás diákok tanulási és képzési eredményeinek összefoglaló táblázatait stb.

2-10 évig megőrzött nyilvántartások és dokumentumok

A következő dokumentumokat 10 évig archiváljuk: az egyes tantárgyak átiratait, beleértve a teszteredményeket, vizsgaeredményeket, egyetemi kurzuseredményeket; az egyetemi kurzusvégi vizsgaeredmények jóváhagyásáról szóló feljegyzések; a kurzusvégi vizsgaeredmények jóváhagyásáról szóló feljegyzések, az egyes tantárgyak átiratait, beleértve a teszteredményeket, vizsgaeredményeket, mesterszintű kurzuseredményeket stb.

5 éven belül vannak dokumentumok: olyan diplomamunkák és szakdolgozatok, amelyek nem felelnek meg az egyetemi szintű követelményeknek; jelentkezési dokumentumok és mestervizsgák; az egyes tantárgyak átiratai, beleértve a teszteredményeket, vizsgaeredményeket, mesterszintű tantárgyi pontszámokat; a záróvizsgák eredményeit áttekintő dokumentumok, doktori szintű záróvizsgák...

Eközben az egyetemi és főiskolai diplomaosztó szakmai gyakorlatokról szóló jelentéseket 3 évig archiváljuk; a vizsgadolgozatokat és az egyetemi és főiskolai diplomaosztó vizsgákhoz és vizsgákhoz kapcsolódó egyéb dokumentumokat 2 évig archiváljuk.

Az oktatás és képzés területén a nyilvántartások és dokumentumok tárolási idejét szabályozó körlevéltervezet teljes szövegét az olvasók ITT tekinthetik meg.

Különbségek a régi és az új szabályozások között

Míg a régi körlevél 274 típusú dokumentumot tartalmazott, az új körlevél-tervezet már 387 dokumentumot tartalmaz. Vannak változások, például az oktatási és képzési csereprogramok dokumentumaira vonatkozó régi szabályozás csak 10 évig volt érvényben, míg az új tervezet csak 5 évig érvényes; az egyetemi oktatás minden szintjén használható tananyagok és tankönyvek összeállítására, kiválasztására, értékelésére, jóváhagyására és felhasználására vonatkozó régi szabályozás 20 évig volt érvényben, míg az új szabályozás állandó.

Ezenkívül a Vietnam által elismert nemzetközi oktatási minőségértékelési és akkreditációs szervezetek listáját a régi szabályozás szerint 20 évig, az új tervezetet pedig 10 évig őrzik meg. A régi körlevélben szereplő oktatási minőségértékelési szervezetek létrehozásának vagy létrehozási engedélyének, megszüntetésének, névváltoztatásának, működési engedélyek kiadásának, újbóli kiadásának, oktatási minőségértékelési tevékenységének felfüggesztésének nyilvántartásait véglegesen megőrzik, de az új tervezetet 10 évig...

Forrás: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm