Milyen oktatási dokumentumokat és feljegyzéseket archiválnak véglegesen?

Az Oktatási és Képzési Minisztérium a közelmúltban jelentette be az oktatási és képzési területtel kapcsolatos iratok és dokumentumok tárolási idejét szabályozó körlevél tervezetét, amely felváltja az oktatási ágazat szakmai dokumentumainak tárolási idejét szabályozó 2016-os körlevelet.

Ennek megfelelően az oktatás és képzés területén a nyilvántartások és dokumentumok tárolási időszakát szabályozó körlevél-tervezet az Oktatási és Képzési Minisztérium alá tartozó és közvetlenül annak irányítása alá tartozó egységekre; az Oktatási és Képzési Osztályokra; az Oktatási és Képzési Osztályokra; az óvodai, általános oktatási, továbbképzési intézményekre, egyetemekre, pedagógiai főiskolákra, szakiskolákra, az Oktatási és Képzési Minisztérium állami irányítási felelőssége alá tartozó oktatási tevékenységet végző egyéb oktatási intézményekre, valamint a kapcsolódó ügynökségekre, szervezetekre és magánszemélyekre vonatkozik.

200 típusú feljegyzést és dokumentumot tárolnak véglegesen

Ennek megfelelően ez a szabályozás több mint 200 típusú iratot és dokumentumot tartalmaz, amelyeket állandó jelleggel tárolnak. Például az egyetemek létrehozásának politikáját jóváhagyó vagy engedélyező iratok, a nonprofit módon működő magánegyetemek elismeréséről szóló iratok, valamint a képzés egyetemi szintre való átvételét engedélyező iratok.

Az egyetemi felvételi dokumentumok az oktatási szektor állandó archivált dokumentumai közé tartoznak.

Doktori, mesterképzési, egyetemi és főiskolai szintű képzésekre való felvétellel kapcsolatos dokumentumok, mint például az éves felvételi célokat meghatározó nyilvántartások, a felvételi anyagok minőségének biztosítására irányuló tervek kidolgozására vonatkozó nyilvántartások, a referenciapontszámok, a felvételi döntések és a felvételi listák.

Egyetemi diploma elismerésével kapcsolatos dokumentumok, mint például a diploma elismeréséről és a fokozatadásról szóló határozatok, diplomalisták, diploma elismerési nyilvántartások; doktori képzéssel kapcsolatos nyilvántartások és dokumentumok, mint például a képzési engedélyek nyilvántartása, a beiratkozás felfüggesztése, a doktori szakokon és szakterületeken történő képzés engedélyezéséről szóló határozat visszavonása; hazai oktatási intézményekkel való doktori képzésben való együttműködés engedélyezésének nyilvántartása; félévenként, tanévenként, kurzusonként összefoglaló tanulmányi eredményeket összefoglaló átiratok; a diploma elismeréséről és a doktori fokozat megadásáról szóló nyilvántartások; az alapszintű doktori értekezés értékelésének nyilvántartása; doktori értekezés iskolai vagy intézeti szintű védésére vonatkozó kérelmek nyilvántartása...

20 évig vagy tovább megőrzött nyilvántartások és dokumentumok

A 70 éves tárolási időszakot illetően csak egyetlen fájl áll rendelkezésre a köztisztviselők, tanárok és oktatási adminisztrátorok adatainak adatbázisának felépítéséhez. Ez új tartalom, amely korábban nem szerepelt a 2016-os körlevélben.

Háromféle dokumentumot archiválunk 30 évig, beleértve a mesterszakdolgozat értékelési jegyzőkönyveit, a mesterszakdolgozat értékelési jegyzőkönyveit és a mesterszakdolgozat értékelési eredményeinek feldolgozását panasz esetén, és ha a mesterszakdolgozatot az értékelő tanács a követelményeknek megfelelőnek vagy magasabb szintűnek értékeli.

Több mint 80 papír alapú dokumentumot kell 20 évig megőrizni, például az iskolai tanács létrehozásáról és az állami egyetemi tanács elnökének kinevezéséről szóló dokumentumokat; az egyetemi diploma megszerzésének elismeréséről szóló dokumentumokat; az egyetemi diplomamunkákat és szakdolgozatokat, amelyeket a tanács a követelményeknek megfelelőnek vagy magasabb szintűnek értékelt; a minisztériumi szintű előadók és kutatók programjainak és tudományos kutatási témáinak dokumentumait; az egyetem előtti képzésben részt vevő hallgatók egyetemekre, főiskolákra és középiskolákba történő tanulmányainak kiválasztásával és elosztásával kapcsolatos dokumentumokat; az általános iskolás diákok tanulási és képzési eredményeinek összefoglaló táblázatait stb.

2-10 évig megőrzött nyilvántartások és dokumentumok

A következő dokumentumokat 10 évig archiváljuk: az egyes tantárgyak átiratait, beleértve a teszteredményeket, vizsgaeredményeket, egyetemi kurzusok pontszámait; az egyetemi félév végi vizsgaeredményeket jóváhagyó feljegyzések; a félév végi vizsgaeredmények felülvizsgálatáról szóló feljegyzések, az egyes tantárgyak átiratait, beleértve a teszteredményeket, vizsgaeredményeket, mesterszintű kurzusok pontszámait stb.

5 éven belül vannak dokumentumok: olyan diplomamunkák és szakdolgozatok, amelyek nem felelnek meg az egyetemi szintű követelményeknek; jelentkezési dokumentumok és mestervizsgák; az egyes tantárgyak átiratai, beleértve a teszteredményeket, vizsgaeredményeket, mesterszintű tantárgyi pontszámokat; dokumentumok a kurzusvégi vizsgaeredmények felülvizsgálatához, doktori szintű kurzusvégi vizsgák...

Eközben az egyetemi és főiskolai diplomaosztó szakmai gyakorlatokról szóló jelentéseket 3 évig archiváljuk; a vizsgadolgozatokat és az egyetemi és főiskolai diplomaosztó vizsgákhoz és vizsgákhoz kapcsolódó egyéb dokumentumokat 2 évig archiváljuk.

Az oktatás és képzés területén a nyilvántartások és dokumentumok tárolási idejét szabályozó körlevéltervezet teljes szövegét az olvasók ITT tekinthetik meg.

Különbségek a régi és az új szabályozás között

Míg a régi körlevél 274 típusú dokumentumot tartalmazott, az új körlevél-tervezet már 387 dokumentumot tartalmaz. Vannak változások, például az oktatási és képzési csereprogramok dokumentumaira vonatkozó régi szabályozás csak 10 évig volt érvényben, míg az új tervezet csak 5 évig érvényes; az egyetemi oktatás minden szintjén használható tananyagok és tankönyvek összeállítására, kiválasztására, értékelésére, jóváhagyására és felhasználására vonatkozó régi szabályozás 20 évig volt érvényben, az új szabályozás állandó.

Ezenkívül a Vietnam által elismert nemzetközi oktatási minőségértékelési és akkreditációs szervezetek listáját a régi szabályozás szerint 20 évig őrizik meg, de az új tervezet szerint 10 évig. A régi körlevélben szereplő oktatási minőségértékelési szervezetek létrehozásának vagy létrehozási engedélyének, megszüntetésének, névváltoztatásának, működési engedélyek kiadásának, újbóli kiadásának, oktatási minőségértékelési tevékenységének felfüggesztésének nyilvántartásait véglegesen megőrzik, de az új tervezet szerint 10 évig...

Forrás: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm