Bac Ninh: Sinkronisasi infrastruktur digital, manajemen yang nyaman

Untuk mengoperasikan aparatur pemerintahan dua tingkat, transformasi digital dianggap sebagai tulang punggung yang membantu "mensirkulasikan" semua proses dan prosedur, memfasilitasi manajemen dan layanan bagi masyarakat dan pelaku bisnis. Pada tahap awal, masih terdapat kendala dan hambatan yang perlu diatasi ketika lalu lintas sistem meningkat secara tiba-tiba. Departemen Sains dan Teknologi Provinsi Bac Ninh berfokus pada peningkatan infrastruktur digital untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

Standarisasi sistem informasi bersama

Menurut Bapak Nguyen Gia Phong, Wakil Direktur Departemen Sains dan Teknologi, sejak kebijakan penggabungan unit administratif, Departemen Sains dan Teknologi di dua provinsi, Bac Ninh (lama) dan Bac Giang, secara proaktif meninjau dan menyarankan Komite Tetap Partai Provinsi Bac Giang untuk membentuk Tim Digitalisasi Dokumen, menghubungkan data bersama; menyepakati rencana penerapan 17 sistem teknologi informasi bersama dan 95 sistem teknologi informasi khusus dalam penggabungan provinsi. Bersamaan dengan itu, perlu ditingkatkan Sistem Informasi untuk menangani prosedur administratif di wilayah non-administratif di 99 komune dan kelurahan; penerapan perangkat lunak dan sistem konferensi daring bersama.

Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi Bac Ninh beroperasi dengan lancar setelah penggabungan

Untuk dua sistem utama, Sistem Manajemen Dokumen Eksekutif dan Sistem Informasi Prosedur Administratif, selain menyelenggarakan kursus pelatihan langsung yang terkonsentrasi, Departemen juga mengarahkan penyelenggaraan kursus pelatihan daring tambahan (melalui ruang rapat Zoom) untuk setiap kelompok pengguna, membuat kelompok dukungan melalui Zalo, Teamview, Ultraview, dan telepon; mengirimkan staf yang berkualifikasi tinggi untuk secara langsung memeriksa dan mendukung komune dan lingkungan yang masih memiliki masalah.

Selama fase implementasi per 1 Juli, rata-rata jumlah koneksi pada satu waktu sekitar 6.000 pengguna (4 kali lipat lebih banyak daripada sebelum penggabungan provinsi). Jumlah koneksi tertinggi pada satu waktu adalah 12.300 pengguna. Hal ini mengakibatkan dokumen terkadang tidak dapat dibaca, dan terdapat tanda tangan yang lambat dan macet saat penandatanganan dokumen. Bapak Vu Van Hanh, Wakil Kepala Departemen Perangkat Lunak, Pusat Aplikasi Sains dan Teknologi Bac Ninh No. 2, mengatakan: "Terdapat kesalahan mendasar di beberapa unit dan lokasi karena pengguna kurang memahami dengan saksama, seperti nama login atau kata sandi sistem yang salah... yang menyebabkan waktu pemrosesan dukungan menjadi cukup lama. Sejauh ini, situasi ini telah membaik ke arah yang lebih stabil."

Meningkatkan kualitas layanan

Setelah penataan unit administratif, kelurahan Van Ha mengelola lebih dari 60 ribu orang. Jumlah prosedur administratif yang dilakukan di Pusat Layanan Administrasi Publik setempat setiap hari sangat banyak. Beroperasi langsung melalui perangkat lunak, Ibu Nguyen Thi Luyen, seorang petugas status hukum dan sipil, bercerita: "Suatu kali, ketika memandu masyarakat untuk melakukan prosedur pencatatan pernikahan, meskipun informasi telah diperbarui sepenuhnya di Portal Layanan Publik Nasional, pada langkah terakhir untuk mengonfirmasi penyelesaian, sistem macet untuk waktu yang lama. Kami harus menyerahkan salinan cetak Akta Pencatatan Pernikahan kepada masyarakat dan memperbaruinya di sistem setelahnya."

Sambil merenovasi fasilitas dan berfokus pada penerimaan warga untuk prosedur, Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan Dao Vien mengalami hari puncak dengan penerimaan hampir 200 aplikasi. Bapak Do Huy Quang, Wakil Direktur Pusat Layanan Administrasi Publik Kelurahan, menyampaikan: "Pada tahap pertama, rapat diadakan secara berkala untuk memperbarui instruksi dari tingkat pusat, provinsi, dan kecamatan. Kami memasang sistem konferensi video daring di 3 ruang rapat di Komite Partai, Komite Rakyat, dan ruang rapat khusus. Untuk segera melayani operasional, manajemen, dan pelaksanaan prosedur bagi masyarakat, sistem jaringan dan sistem manajemen dokumen segera dipasang pada komputer dengan 40 sertifikat digital; 60 akun kotak surat resmi diterbitkan untuk pimpinan dan pegawai negeri sipil. Namun, karena penggabungan 3 unit administratif, infrastruktur teknologi informasi tidak sinkron, banyak komputer yang digunakan oleh unit-unit tersebut sudah tua, dan konfigurasinya tidak memenuhi persyaratan. Beberapa sistem dan perangkat lunak bersama belum terhubung, sehingga tidak dapat memanfaatkan data dan memperbarui peraturan vertikal secara tepat waktu."

Untuk mengatasi kekurangan dan meningkatkan kualitas layanan, Departemen Sains dan Teknologi berkoordinasi dengan Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi untuk fokus pada penugasan dan pengaturan staf untuk melaksanakan tugas. Berkoordinasi dengan Bac Ninh Telecommunications untuk mengirimkan staf ke 100% pusat layanan administrasi publik di komune dan kelurahan pada tahap awal dengan semangat "bergandengan tangan dan menunjukkan karya", membentuk grup Zalo yang menghubungkan Departemen Sains dan Teknologi, Pusat Layanan Administrasi Publik Provinsi, dengan 99 komune dan kelurahan untuk segera mendukung staf dalam mengatasi kesulitan dan masalah terkait sistem perangkat lunak, akun, login VNeID, dan layanan publik yang saling terhubung... Berkoordinasi secara aktif dengan departemen, cabang, dan sektor untuk membangun proses internal, proses elektronik yang melekat pada perangkat lunak, dan menstandardisasi proses operasional... Pada saat yang sama, membimbing komune dan kelurahan untuk meninjau dan mencatat kebutuhan mesin dan peralatan, mengusulkan Departemen Keuangan untuk mengalokasikan dana kepada komune dan kelurahan untuk membeli peralatan sinkron sesuai peraturan.

Ke depannya, Kementerian Sains dan Teknologi akan terus mensintesis kesulitan dan rekomendasi dari akar rumput untuk memandu penanganan langsung dan memberikan saran kepada Komite Rakyat Provinsi untuk menerapkan solusi guna mempercepat kemajuan, meningkatkan sistem informasi bersama ke arah multi-utilitas; terus meningkatkan infrastruktur teknis dan menyinkronkan sistem basis data. Melaksanakan pelatihan mendalam dan meningkatkan keterampilan teknologi informasi bagi para pejabat, khususnya pejabat Pusat Layanan Administrasi Publik di tingkat kecamatan agar dapat melayani masyarakat dan pelaku usaha secara efektif, serta memaksimalkan potensi pemerintahan digital.

Menurut Departemen Sains dan Teknologi Bac Ninh

Sumber: https://mst.gov.vn/bac-ninh-dong-bo-ha-tang-so-thuan-loi-quan-ly-197251011101418991.htm