Menteri Dalam Negeri Jelaskan Alasan Perlunya Perubahan UU Kearsipan

Mengatasi kekurangan dalam pengarsipan

Melanjutkan Sidang ke-6, pada sore hari tanggal 10 November, Menteri Dalam Negeri Pham Thi Thanh Tra, yang diberi wewenang oleh Perdana Menteri, menyampaikan laporan tentang rancangan Undang-Undang Kearsipan (perubahan).

Menurut Menteri, setelah lebih dari 10 tahun diimplementasikan, di samping hasil-hasil yang telah dicapai, Undang-Undang Kearsipan Tahun 2011 juga masih terdapat kekurangan dan keterbatasan, antara lain: Belum segera melembagakan kebijakan dan pedoman baru Partai dan Negara di bidang kearsipan; banyak hal praktis yang belum diatur dalam Undang-Undang Kearsipan Tahun 2011 atau sudah diatur tetapi tidak secara khusus, sehingga menimbulkan kesulitan dalam proses implementasinya seperti kewenangan pengelolaan dokumen kearsipan, pengelolaan dokumen kearsipan elektronik, kegiatan kearsipan swasta, dan pengelolaan kegiatan layanan kearsipan.

Menegaskan perlunya penyusunan Undang-Undang Kearsipan (perubahan) guna melembagakan kebijaksanaan dan pedoman Partai dan Negara di bidang kearsipan, melakukan inovasi dalam kegiatan pengelolaan dan penyelenggaraan kearsipan, mengatasi kekurangan dan keterbatasan dalam praktik kearsipan yang berlaku saat ini, mendorong penerapan dan pengembangan teknologi informasi dalam rangka memenuhi tuntutan pembangunan berkelanjutan, pembangunan menyeluruh, dan integrasi internasional.

Rancangan Undang-Undang ini terdiri dari 9 bab dan 68 pasal (bertambah 2 bab dan 26 pasal dibandingkan dengan Undang-Undang Kearsipan tahun 2011), dengan perubahan dan penambahan yang difokuskan pada 4 kebijakan yang telah disetujui Pemerintah melalui Keputusan Presiden Nomor 152, meliputi: Pengaturan tentang kewenangan pengelolaan dokumen kearsipan; pengaturan tentang kearsipan dokumen elektronik dan dokumen digital; pengaturan tentang kegiatan kearsipan swasta; dan pengaturan tentang kegiatan pelayanan kearsipan.

Menteri Pham Thi Thanh Tra menyampaikan laporan tersebut.

Terkait pengaturan kewenangan pengelolaan dokumen kearsipan, Ibu Tra menyampaikan bahwa RUU ini melengkapi pengaturan kewenangan pengelolaan dokumen Arsip Nasional Vietnam dengan tujuan untuk memperjelas kewenangan pengelolaan pangkalan data dokumen kearsipan;

Dokumen kearsipan milik Partai Komunis Vietnam dan Arsip Negara Vietnam antara instansi Partai yang berwenang dan instansi pengelola negara di bidang kearsipan; desentralisasi pengelolaan dokumen kearsipan antara arsip negara di tingkat pusat dan daerah;

Kewenangan untuk mengelola dokumen sektor pertahanan, kepolisian, dan luar negeri, serta kewenangan untuk mengelola arsip tingkat komunal. "Dengan demikian, tercipta koridor hukum terpadu untuk pengelolaan arsip dan basis data arsip, yang menjamin efektivitas dan efisiensi pengelolaan negara," ujar Ibu Tra.

Terkait ketentuan kearsipan dokumen elektronik dan digital, dalam Rancangan Undang-Undang ini secara tegas diatur jenis-jenis arsip elektronik; digitalisasi arsip; alih fungsi arsip digital menjadi arsip kertas; pembangunan dan pemutakhiran pangkalan data arsip; sistem pengelolaan arsip digital; pengumpulan, pelestarian, pemanfaatan arsip digital, dan pemusnahan arsip digital yang telah habis masa berlakunya; arsip digital; serta penyimpanan arsip elektronik lainnya.

Terkait pengaturan kegiatan kearsipan swasta, RUU ini secara tegas mengatur persyaratan kegiatan kearsipan swasta; negara mendukung kegiatan kearsipan swasta; hak organisasi dan perseorangan dalam kegiatan kearsipan swasta; tanggung jawab organisasi dan perseorangan dalam kegiatan kearsipan swasta; kegiatan kearsipan swasta; kegiatan profesi kearsipan swasta; kegiatan kearsipan yang mengabdi kepada masyarakat; jual beli, tukar-menukar, dan hibah dokumen kearsipan swasta yang bernilai khusus; serta peningkatan nilai dokumen kearsipan swasta.

Terkait pengaturan kegiatan layanan kearsipan, Ibu Tra menyampaikan bahwa RUU tersebut secara jelas mengatur tentang kegiatan layanan kearsipan; asas-asas kegiatan layanan kearsipan; organisasi dan orang yang melakukan kegiatan dan menyelenggarakan layanan kearsipan; tanggung jawab instansi, organisasi, dan orang; serta sertifikat praktik kearsipan.

Mempromosikan nilai arsip pribadi

Meneliti Rancangan Undang-Undang Kearsipan (perubahan), Ketua Panitia Hukum Hoang Thanh Tung menyampaikan bahwa Panitia Hukum sependapat dengan perlunya perubahan menyeluruh terhadap Undang-Undang Kearsipan Tahun 2011.

Terkait ruang lingkup pengaturan, Komite Hukum pada dasarnya sependapat dengan ketentuan dalam Rancangan Undang-Undang ini yang mengarah pada perluasan ruang lingkup pengaturan kegiatan kearsipan swasta guna menciptakan koridor hukum bagi organisasi dan perseorangan untuk berperan serta dalam kegiatan kearsipan, sehingga dapat memberikan kontribusi dalam upaya pelestarian dan peningkatan nilai dokumen kearsipan milik swasta guna kepentingan masyarakat dan kepentingan nasional.

Sekaligus melaksanakan orientasi peningkatan sosialisasi kegiatan kearsipan, membangun masyarakat kearsipan dan bangsa kearsipan.

Panitia Hukum mengusulkan agar ketentuan dalam Rancangan Undang-Undang ini dikaji ulang dengan Undang-Undang tentang Cagar Budaya dan usulan perubahan Undang-Undang ini terkait pengelolaan dokumen arsip yang diakui sebagai "warisan budaya", dokumen arsip milik pribadi yang bernilai khusus dan diakui sebagai kekayaan nasional agar memiliki pengaturan yang memadai, sehingga tidak terjadi tumpang tindih dan ketidaksesuaian antara kedua undang-undang tersebut.

Mengenai susunan Arsip Nasional Vietnam, Komite Hukum pada dasarnya sependapat dengan ketentuan rancangan Undang-Undang Arsip Nasional Vietnam, yang mencakup semua dokumen arsip Vietnam, tanpa memandang waktu pembentukan, tempat penyimpanan, teknik perekaman, dan pembawa informasi.

Ketua Komite Hukum Hoang Thanh Tung.

Panitia Hukum mengusulkan untuk meninjau dan mengklarifikasi beberapa ketentuan dalam Pasal 7 Pasal 3 Rancangan Undang-Undang ini, khususnya: Ketentuan dalam Pasal 3 huruf b tentang Arsip Negara Vietnam, termasuk dokumen kearsipan yang dibentuk selama operasional "instansi, organisasi, individu yang tidak disebutkan dalam huruf a Pasal ini", telah mencakup semua instansi dan organisasi yang disebutkan dalam Pasal 3 huruf b, c, dan d, sehingga tumpang tindih dan tidak akurat; melengkapi ketentuan tentang dokumen kearsipan yang dibentuk selama operasional organisasi sosial, organisasi sosial-profesional di tingkat kecamatan pada Pasal 3 huruf c, sehingga mencakup sepenuhnya dokumen kearsipan di tingkat kecamatan.

Terkait kewenangan pengelolaan dokumen kearsipan dan pangkalan data dokumen kearsipan, Bapak Tung menyampaikan bahwa pendapat mayoritas di Panitia Hukum menyetujui pembagian kewenangan pengelolaan dokumen kearsipan dan pangkalan data dokumen kearsipan sebagaimana yang tercantum dalam Pasal 9 RUU;

Beberapa pendapat mengusulkan agar instansi yang bertugas menyusun laporan tersebut memperjelas hal-hal yang bersifat spesifik mengenai penyampaian, pengelolaan, dan pemanfaatan dokumen kearsipan yang terbentuk selama berlangsungnya kegiatan sektor diplomatik, berikut kelebihan dan kesulitannya (jika ada) sehingga Majelis Nasional mempunyai dasar untuk mempertimbangkan penugasan kepada Kementerian Luar Negeri untuk secara langsung mengelola dan mengarsipkan dokumen sektor diplomatik, tanpa harus menyerahkannya kepada Arsip Sejarah Negara.

Terkait penyimpanan dokumen elektronik dan digital, Komite Hukum pada dasarnya sependapat dengan ketentuan dalam Rancangan Undang-Undang tentang penyimpanan dokumen elektronik dan digital.

Pada saat yang sama, direkomendasikan agar lembaga perancang mengevaluasi secara cermat dan mendefinisikan secara jelas peta jalan implementasi, sumber daya, dan kondisi lain yang diperlukan untuk implementasi regulasi terkait penyimpanan dokumen elektronik dan digital guna memastikan kelayakannya... .

Sumber: https://www.nguoiduatin.vn/bo-truong-bo-noi-vu-neu-ly-do-can-thiet-sua-luat-luu-tru-a635245.html