Hari Pertama Penerapan UU Notaris Baru: Tempo Kerja Sibuk, Harapan Perubahan Besar

Ini adalah hari pertama berlakunya Undang-Undang Notaris 2024 dan Keputusan 104/2025/ND-CP secara resmi, membuka periode transformasi digital yang kuat dalam kegiatan kenotariatan, terutama penerapan notaris elektronik dan penyimpanan catatan elektronik.

Kantor Notaris No. 1 di Kota Ho Chi Minh telah melengkapi infrastruktur dan peralatan seperti pemindai untuk melayani notaris elektronik.

Di Kantor Notaris No. 1, Kota Ho Chi Minh (Jalan Pasteur), orang-orang datang untuk melakukan prosedur terus-menerus. Sebagai orang yang akan mengesahkan dokumen, kami menyaksikan pagi hari yang penuh dengan pekerjaan mendesak dari para spesialis dan notaris. Ketika kami bertanya tentang pengambilan foto saat mengesahkan dokumen, catatan, dan penerapan notaris elektronik, para spesialis di sini menjawab dengan antusias dan jelas.

Pada pagi hari tanggal 1 Juli, sebagian besar kantor notaris swasta harus mendatangi instansi yang berwenang untuk mengganti stempelnya, sedangkan kantor notaris negara seperti Kantor Notaris No. 1 mulai melaksanakan pekerjaan sesuai ketentuan baru.

Berbicara kepada Surat Kabar SGGP, Bapak Nguyen Ho Phuong Vinh, Wakil Kepala Kantor Notaris No. 1 Kota Ho Chi Minh, mengatakan bahwa tanpa menunggu hingga 1 Juli, unit tersebut telah melakukan pelatihan internal, membangun proses tentang siapa yang melakukan apa, bagaimana cara menyimpan, dan bagaimana cara mengonversi dari catatan kertas ke catatan elektronik.

Sesuai peraturan, mulai 1 Juli, akta notaris dalam bentuk kertas harus diubah menjadi pesan data untuk penyimpanan elektronik atas transaksi yang diaktakan. Akta notaris yang dibuat sebelum 1 Juli 2025 akan diubah dan disimpan secara elektronik sesuai dengan persyaratan operasional organisasi notaris yang mengelola akta tersebut.

Menurut Bapak Vinh, saat ini di Kota Ho Chi Minh dan di seluruh negeri, notaris elektronik sedang diterapkan di berbagai bidang, dan perangkat lunaknya juga sedang diuji coba dengan berbagai cara. Khususnya, perangkat lunak CMC Kota Ho Chi Minh telah dilatihkan kepada Departemen Kehakiman, dan kantor-kantor notaris juga telah melihat versi demo perangkat lunak notaris elektronik tersebut. Namun, yang terpenting tetaplah kebutuhan nyata masyarakat.

"Semua organisasi notaris dapat dilengkapi dengan sistem notaris elektronik, tetapi jika masyarakat tidak membutuhkannya, mereka akan tetap memilih notaris kertas seperti sebelumnya. Sebagian besar notaris elektronik saat ini hanya digunakan di instansi dan unit yang mewajibkan penyerahan dokumen secara daring," analisis Bapak Vinh.

Meskipun masih banyak yang perlu ditingkatkan, Bapak Vinh yakin bahwa jika diterapkan dengan benar, notaris elektronik akan membawa manfaat besar. Jika instansi pemerintah melakukan sinkronisasi dan berbagi data, maka dokumen palsu hampir pasti tidak akan ada lagi. Dokumen kepemilikan tanah palsu, dokumen identitas palsu, semuanya dapat dihilangkan jika data didigitalkan, diverifikasi dengan biometrik, sidik jari, foto mata... Notaris hanya perlu melihat ke atas untuk segera mendeteksinya.

Menurut notaris Nguyen Ho Phuong Vinh, perubahan undang-undang tersebut dimaksudkan untuk melayani masyarakat dengan lebih baik, tetapi agar konversi tersebut benar-benar efektif, dibutuhkan waktu bagi masyarakat untuk terbiasa, memerlukan infrastruktur teknologi yang sinkron, dan perubahan pola pikir dari notaris dan lembaga yang menerima dokumen.

Pada hari pertama penerapan undang-undang baru tersebut, meski masih banyak yang perlu disesuaikan, suasana di kantor notaris menunjukkan sinyal positif.

Tidak semua jenis dokumen memerlukan foto.

Menurut notaris Nguyen Ho Phuong Vinh, tidak semua jenis dokumen memerlukan foto penanda tangan saat diaktakan. Kegiatan notaris di organisasi notaris terbagi menjadi beberapa jenis, termasuk sertifikasi transaksi, sertifikasi salinan asli, sertifikasi tanda tangan, dan sertifikasi tanda tangan penerjemah.

Dari semua itu, hanya sertifikasi transaksi, yang juga dikenal sebagai dokumen notaris, yang mewajibkan pengambilan foto semua pihak yang menandatangani untuk memastikan keaslian transaksi. Selain itu, beberapa kegiatan seperti sertifikasi salinan dari dokumen asli, sertifikasi tanda tangan, atau sertifikasi tanda tangan penerjemah tidak mewajibkan pengambilan foto.

Namun, peraturan pengambilan foto saat pengesahan transaksi terkadang menimbulkan situasi "setengah tertawa, setengah menangis". "Misalnya, kami diundang untuk menandatangani di luar kantor pusat, tetapi itu adalah pusat penahanan atau tempat di mana pengambilan foto dilarang. Dalam hal ini, perlu ada konsensus, atau unit notaris harus fleksibel, atau pihak yang mengundang harus menciptakan kondisi yang sesuai. Tidak boleh kaku, tentu saja salah satu dari kedua pihak harus menyesuaikan diri secara proaktif," ujar Bapak Vinh.

Tidak semua jenis dokumen memerlukan foto.

Komentar (0)