Penguatan digitalisasi dokumen arsip untuk melayani kegiatan komite Partai

Foto ilustrasi. (Sumber: xaydungchinhsach.chinhphu.vn)

Dalam melaksanakan Resolusi 57-NQ/TW dan persyaratan Komite Pengarah untuk Transformasi Digital di lembaga-lembaga Partai, kantor-kantor Komite Partai di tingkat provinsi dan kota telah secara aktif dan proaktif memberikan nasihat kepada komite-komite Partai untuk mengembangkan dan menyebarluaskan sistem dokumen kepemimpinan, yang mengarahkan pelaksanaan Proyek tentang penerapan teknologi informasi dan transformasi digital di lembaga-lembaga Partai, Front Tanah Air, dan organisasi-organisasi sosial- politik untuk periode 2021-2025, dengan visi hingga tahun 2030.

Pemerintah daerah telah menerbitkan peraturan, aturan, dan prosedur yang sinkron tentang pengelolaan, pengoperasian, dan pemanfaatan sistem jaringan; mengatur pengiriman, penerimaan, dan pemrosesan dokumen elektronik, serta memastikan keamanan dan keselamatan informasi. Infrastruktur teknologi informasi telah diinvestasikan dan ditingkatkan secara sinkron; pusat integrasi data Komite Partai provinsi dan kota telah dibangun, dilengkapi dengan server, peralatan jaringan, peralatan keamanan, dan peralatan penyimpanan modern, yang beroperasi secara stabil, aman, dan efektif, memastikan kepatuhan terhadap peraturan, standar, dan instruksi Kantor Pusat Partai.

Hingga saat ini, 100% Komite Partai provinsi dan kotamadya telah menerapkan sistem manajemen operasional dan ruang rapat daring di tingkat kecamatan; mengoperasikan perangkat lunak untuk digitalisasi catatan, basis data anggota partai 3.0, sistem tanda tangan digital, dan aplikasi bersama lainnya. Kantor Komite Partai provinsi dan kotamadya telah mengelola dan mengoperasikan Pusat Integrasi Data dan sistem informasi secara stabil, berbagi perangkat lunak, mengirim, menerima, dan memproses dokumen elektronik; menerapkan tanda tangan digital; membangun dan memperbarui basis data untuk mengelola catatan kader, pegawai negeri sipil, anggota partai, dan dokumen Partai pada jaringan informasi wilayah luas Partai.

Di Tuyen Quang , Kantor Komite Partai Provinsi telah memberikan nasihat kepada Komite Tetap Komite Partai Provinsi dan Komite Tetap Komite Partai Provinsi untuk mengkonkretkan dan segera menerapkan dokumen arahan Pemerintah Pusat tentang transformasi digital di lembaga-lembaga Partai, termasuk arsip Partai, khususnya dokumen tentang pengelolaan dokumen, pengarsipan, dan pengelolaan dokumen serta basis data dalam proses reorganisasi aparatur sistem politik. Kantor tersebut telah memberikan nasihat kepada Komite Tetap Komite Partai Provinsi untuk menerbitkan Arahan No. 01-CT/TU tertanggal 19 September 2025 tentang penguatan kepemimpinan dan pengarahan arsip lembaga-lembaga Partai, organisasi-organisasi, Komite Front Tanah Air, dan organisasi-organisasi sosial-politik di provinsi tersebut.

Implementasi yang drastis dan sinkron ini telah berkontribusi pada perubahan mendasar dalam kesadaran kader, anggota partai, serta pimpinan lembaga dan unit terkait digitalisasi dokumen kearsipan. Pembuatan arsip, penyerahan arsip dan dokumen kearsipan lembaga, serta penyuntingan dan digitalisasi dokumen kearsipan semakin diimplementasikan secara disiplin, ketat, dan metodis, terutama setelah lembaga, unit, dan daerah menyelesaikan penataan perangkat organisasinya sesuai ketentuan. Penerapan ilmu pengetahuan , teknologi, dan transformasi digital dalam kearsipan telah diterapkan secara bertahap; berkontribusi pada efektivitas kepemimpinan dan pengarahan komite Partai di semua tingkatan.

Namun, dalam pelaksanaan penataan organisasi, terungkap beberapa keterbatasan dan kekurangan dalam pekerjaan kearsipan; volume dokumen yang tertunda masih besar, dan waktu yang tersedia untuk menyelesaikan penyuntingan sebelum penggabungan, konsolidasi, dan penutupan kegiatan tidak mencukupi. Pembuatan dan penyerahan berkas serta dokumen ke arsip instansi masih terbatas; pengumpulan, penyuntingan, dan digitalisasi arsip di tingkat kelurahan (sebelum penggabungan, konsolidasi) dan tingkat distrik (setelah penutupan kegiatan) belum sepenuhnya terlaksana... Penataan kader, pegawai negeri sipil, fasilitas, dan perlengkapan kearsipan di banyak organisasi partai, instansi, dan unit belum memenuhi persyaratan.

Dengan senantiasa menaati arahan Sekretariat dan instruksi Kantor Pusat Partai mengenai kerja dokumen, pengarsipan, serta pengelolaan dokumen dan basis data dalam proses penataan kembali aparatur sistem politik, pada waktu mendatang, Kantor Komite Partai Provinsi Tuyen Quang akan fokus memberikan nasihat dan bimbingan dalam penanganan berkas dan dokumen yang masih tersisa dari Komite Partai di tingkat kecamatan, distrik, dan kota (sebelum penggabungan dan konsolidasi) serta Komite Partai tingkat distrik dan komite partai tingkat kota (yang telah berakhir masa tugasnya).

Terkait dengan pekerjaan pembuatan dan penyampaian catatan dan dokumen kearsipan instansi yang berlaku serta pelaksanaan penyuntingan dan digitalisasi dokumen yang dibentuk sejak tanggal 1 Juli 2025, Panitia Pemilihan Daerah meminta kepada para pimpinan Panitia Pemilihan, Organisasi Partai, Badan dan Unit Partai untuk memahami secara mendalam dan menjelaskan secara jelas tugas dan tanggung jawab masing-masing kader, pegawai negeri sipil, dan pegawai negeri sipil dalam pembuatan catatan kerja, penyampaian catatan dan dokumen kearsipan instansi, serta pelaksanaan penyuntingan dan digitalisasi dokumen sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

YEN SON

Sumber: https://nhandan.vn/tang-cuong-so-hoa-tai-lieu-luu-tru-phuc-vu-hoat-dong-cua-cap-uy-post928681.html