Digitale handtekeningen en tijdstempels: de basis voor veilige elektronische notarisatie

Digitale transformatie vindt op alle gebieden krachtig plaats, van overheidsbeheer tot het burgerleven. Notariële activiteiten – die nauw verbonden zijn met hoogwaardige juridische transacties – vormen hierop geen uitzondering. Met de inwerkingtreding van de Wet op elektronische transacties 2023 op 1 juli 2024 en de Wet op de notariële akten 2024 op 1 juli 2025, wordt elektronische notariële akten officieel een nieuwe stap voorwaarts in de hervorming van de administratieve procedures.

Sprekers bespraken de workshop "De rol van digitale handtekeningen en vertrouwde diensten bij elektronische notarisatie", 19 september 2025.

Een van de meest opvallende kenmerken van het nieuwe rechtssysteem zijn de specifieke bepalingen over het gebruik van digitale handtekeningen en tijdstempels in het elektronische notariële proces – twee factoren die als "essentieel" worden beschouwd voor het waarborgen van de veiligheid, transparantie en juridische waarde van transacties in de digitale omgeving.

Oplossingen om de situatie van vervalsing en geschillen bij notariële transacties te overwinnen

Notariële bekrachtiging is een bijzondere juridische activiteit die een hoog niveau van beveiliging en authenticatie vereist. Artikel 3, lid 1, van de Wet op de Notariële Bekrachtiging luidt als volgt: "Een notariële transactie is een belangrijke transactie die een hoog niveau van rechtszekerheid vereist en die bij wet of door de overheid aangewezen wet is voorgeschreven om te worden bekrachtigd."

Notariële activiteiten hebben in de loop der jaren nog steeds veel risico's met zich meegebracht. Het vervalsen van documenten, het vervalsen van handtekeningen van personen die een notariële akte aanvragen, en zelfs het vervalsen van notarissen of notariszegels, is op een complexe en geavanceerde manier gebeurd. Deze handelingen brengen niet alleen grote schade toe aan de burgers, maar ondermijnen ook het vertrouwen in het rechtssysteem. Daarnaast vormen geschillen over de ingangsdatum van notariële akten een veelvoorkomend probleem – een belangrijke factor bij het bepalen van de rechten, plichten en geldigheid van transacties.

Gezien deze situatie heeft het Ministerie van Justitie veel corrigerende maatregelen genomen. In oktober 2023 heeft de Dienst Rechtsbijstand officieel bericht nr. 1459/BTTP-CC, TPL, uitgegeven, waarin wordt opgeroepen tot strikte handhaving van de notariële regelgeving en het verbeteren van de vaardigheden in het identificeren van namaak en frauduleus gedrag. Gezien de sterke ontwikkeling van elektronische transacties zijn handmatige oplossingen echter niet langer voldoende. Er is behoefte aan technologische hulpmiddelen om authenticiteit, transparantie en onweerlegbaarheid te garanderen – en dat is de rol van digitale handtekeningen en tijdstempels bij elektronische notariële akten.

Digitale handtekening – "Handgeschreven handtekening" in de digitale ruimte

Volgens de Wet op Elektronische Transacties uit 2023 is een digitale handtekening een vorm van elektronische handtekening die gebruikmaakt van een asymmetrisch sleutelalgoritme, inclusief een geheime sleutel voor ondertekening en een publieke sleutel voor verificatie. Een digitale handtekening garandeert drie factoren: authenticiteit (wie de ondertekenaar werkelijk is), integriteit (gegevens worden niet gewijzigd na ondertekening) en onweerlegbaarheid (de ondertekenaar kan niet ontkennen dat hij heeft getekend).

Workshop over de rol van digitale handtekeningen en vertrouwde diensten bij elektronische notarisatie

De wet bevestigt ook dat digitale handtekeningen dezelfde juridische waarde hebben als handgeschreven handtekeningen in elektronische transacties. Dit is een belangrijke stap voorwaarts om ervoor te zorgen dat elektronische documenten, contracten en transacties – inclusief elektronische notariële bekrachtiging – juridisch erkend worden en dezelfde waarde hebben als traditionele documenten.

Op het gebied van elektronische notariële bekrachtiging bepaalt Decreet 104/2025/ND-CP duidelijk het gebruik van openbare digitale handtekeningen. Dit is een type digitale handtekening dat wordt gegarandeerd door een digitaal certificaat dat is uitgegeven door een organisatie die openbare certificeringsdiensten voor digitale handtekeningen aanbiedt. Met andere woorden, de identiteit van de digitale ondertekenaar wordt geverifieerd door een vertrouwde derde partij, waardoor wordt gewaarborgd dat de ondertekenaar echt is en de handtekening geldig is.

Opvallend is dat openbare certificeringsdiensten voor digitale handtekeningen en tijdstempeldiensten beide worden geclassificeerd als vertrouwde diensten – sectoren met voorwaardelijke bedrijfsinvesteringen, gelicentieerd door het Ministerie van Wetenschap en Technologie . Digitale handtekening- en tijdstempelauthenticatie is daarom niet alleen technisch van aard, maar heeft ook een solide juridische basis.

Bij toepassing in elektronische notariële bekrachtiging helpen openbare digitale handtekeningen het risico op notariële vervalsing en vervalsing door notariële organisaties te voorkomen en tegelijkertijd de ondertekenaar volledig te authenticeren. Elke transactie kan worden getraceerd en geverifieerd op integriteit, waardoor "wat er wordt ondertekend echt is, wat er wordt ondertekend geldig is" gegarandeerd is.

Tijdstempel – Garandeert de ingangsdatum van het document

Als de digitale handtekening helpt bepalen "wie de ondertekenaar is", helpt het tijdstempel bepalen "wanneer de ondertekening plaatsvond". Dit is een van de belangrijke factoren bij het oplossen van geschillen over de geldigheid van elektronische notariële documenten.

Volgens de nieuwe regelgeving wordt bij de digitale ondertekening een tijdstempel aan het databericht toegevoegd, waarmee een technisch bewijs van het tijdstip van ondertekening wordt gecreëerd. Het tijdstempel, uitgegeven door een vertrouwde dienstverlener, heeft dezelfde juridische waarde als een notaris die het tijdstip van ondertekening op een papieren document bevestigt.

De Notarisatiewet van 2024 en Besluit 104/2025/ND-CP bepalen duidelijk: Elektronische notariële documenten zijn van kracht vanaf het moment dat ze zijn ondertekend met de digitale handtekening van de notaris en de notarispraktijk. Digitale handtekeningen met tijdstempeldiensten zijn een verplichte voorwaarde voor het aanbieden van elektronische notariële diensten. Deelnemers aan elektronische notariële transacties moeten openbare digitale handtekeningen gebruiken die in Vietnam worden erkend.

Bovendien worden digitale handtekeningen en tijdstempels gebruikt gedurende het gehele elektronische notariële proces – van het aanmaken, corrigeren van technische fouten, ondertekenen en bevestigen tot archivering van documenten. Wanneer papieren notariële documenten worden overgezet naar elektronische opslag, moet de notarisorganisatie digitaal ondertekenen om de juiste inhoud te bevestigen voordat ze worden opgeslagen. Dit garandeert de integriteit en onwijzigbaarheid van de documenten.

Vanaf het moment dat het notariële document wordt opgesteld totdat het wordt opgeslagen, wordt elke handeling beschermd door een dubbele authenticatielaag: digitale handtekening en tijdstempel. Dit helpt vervalsing, fraude en geschillen te voorkomen.

Een grote stap voorwaarts in het digitaliseren van notariële werkzaamheden

De toevoeging van bepalingen over digitale handtekeningen en tijdstempels in de nieuwe Notariswet is niet alleen bedoeld om bestaande risico's aan te pakken, maar maakt ook de weg vrij voor een alomvattend elektronisch notarisatiesysteem in de toekomst.

Voor notarisorganisaties is dit een kans om hun bedrijfsmodel om te zetten naar een digitale omgeving, wat tijd, kosten en personeel bespaart. Voor particulieren en bedrijven helpt elektronische notarisatie het proces te verkorten, transacties op afstand te regelen en het risico op verlies of vervalsing van documenten te minimaliseren.

En nog belangrijker: de nieuwe regelgeving draagt ​​bij aan het opbouwen van vertrouwen in het gehele e-commerce ecosysteem en stimuleert een sterkere ontwikkeling van e-commerce, digitale financiën en aanverwante gebieden.

Vanuit het perspectief van staatsbeheer helpt het gebruik van digitale handtekeningen en tijdstempels autoriteiten om informatie eenvoudig te controleren, op te vragen, op te slaan en te vergelijken. Tegelijkertijd wordt hiermee een solide juridische basis gecreëerd voor de vorming van een nationale notariële database.

Elektronische notarisatie is een onvermijdelijke stap in het nationale digitale transformatieproces. De duidelijke regelgeving over het gebruik van digitale handtekeningen en tijdstempels in de Notarisatiewet en de bijbehorende uitvoeringsdocumenten is niet alleen van technische betekenis, maar toont ook aan dat de staat zich inzet voor veiligheid, transparantie en eerlijkheid bij alle transacties in de digitale omgeving.

Digitale handtekeningen en tijdstempels kunnen worden beschouwd als de "digitale zegels" voor elk elektronisch notarieel document. Ze bevestigen zowel de juridische waarde als beschermen de rechten van personen en organisaties. Dit is niet alleen een innovatie in notariële technieken, maar ook een stap voorwaarts in het juridisch denken, waardoor de Vietnamese notariële akte dichter bij de internationale normen in het digitale tijdperk komt.

Centrum voor Wetenschap en Technologie Communicatie

Bron: https://mst.gov.vn/chu-ky-so-va-dau-thoi-gian-nen-tang-bao-dam-an-toan-cho-cong-chung-dien-tu-197251013143442608.htm