Papieren kopieën van de huwelijksakte en de geboorteakte - Foto: KHANH LINH
Vice-minister van Justitie Nguyen Thanh Tinh heeft Besluit nr. 3458 ondertekend betreffende de publicatie van gegevens uit het burgerlijk register en richtlijnen voor het koppelen, benutten en gebruiken van deze gegevens ter vervanging van papieren documenten bij de afhandeling van administratieve procedures.
Een reeks documenten voor de burgerlijke stand zal worden vervangen door papieren exemplaren met behulp van elektronische gegevens.
De gegevens in de elektronische burgerlijke stand die in aanmerking komen voor gebruik als vervanging van papieren documenten in administratieve procedures, omvatten derhalve: geboorteakten/kopieën van geboorteakten, geboorte-uittreksels; huwelijksakten/kopieën van huwelijksuittreksels, verklaringen van burgerlijke staat; overlijdensakten/overlijdenscertificaten/kopieën van overlijdensakten.
Andere documenten uit de burgerlijke stand omvatten: uittreksels van de registratie van wijzigingen, correcties en aanvullingen op de burgerlijke standgegevens, hervaststelling van etniciteit; uittreksels van de registratie van vaderschap, moederschap en afstamming; adoptiecertificaten; uittreksels van de registratie van voogdij, uittreksels van de registratie van beëindiging van voogdij, uittreksels van de registratie van voogdijtoezicht, uittreksels van de geboorteregistratie in het burgerlijk register, uittreksels van de huwelijksregistratie, uittreksels van de echtscheidingsregistratie en uittreksels van andere documenten uit de burgerlijke stand.
Het doel is om het aantal documenten dat nodig is voor administratieve procedures te vervangen of te verminderen door gebruik te maken van de gegevens die beschikbaar zijn in de elektronische burgerlijke stand.
De eis is om te voldoen aan de regelgeving inzake informatiebeveiliging, intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot gegevens en privacy.
Wanneer burgers bijvoorbeeld procedures doorlopen zoals inschrijving voor school, medische keuringen, verzekeringen, huisvesting, huwelijk, enz., zal de ontvangende instantie de gegevens uit het burgerlijk register opzoeken in plaats van papieren kopieën op te vragen.
Tegelijkertijd moet voldaan worden aan de regelgeving en technische richtlijnen inzake gegevensuitwisseling, alsmede aan de beginselen en voorschriften betreffende het beheer, de koppeling en het delen van digitale gegevens tussen instanties binnen het politieke systeem...
Besluit 3458 bepaalt dat de te delen gegevens onder andere de volledige naam, geboortedatum, geslacht, geboorteplaats, persoonlijk identificatienummer, enz. omvatten van de persoon die zich registreert voor een geboorte-, overlijdens-, huwelijks- of burgerlijke staatsakte.
De bovenstaande gegevens worden gedeeld voor gebruik en exploitatie in overeenstemming met de mate van volledigheid van de database, zoals vastgelegd in de overheidsvoorschriften inzake het verminderen en vereenvoudigen van administratieve procedures op basis van data.
Er worden voorbereidingen getroffen om de elektronische burgerlijke standgegevens landelijk te koppelen.
Om dit te realiseren, verzoekt het Ministerie van Justitie ministers, hoofden van ministeries en volkscomités van provincies en centraal bestuurde steden om de procedures voor de afhandeling van administratieve taken binnen het staatsbestuur van hun respectievelijke sectoren en vakgebieden te herzien en te herstructureren.
Administratieve procedures onder de bevoegdheid van het Provinciaal Volkscomité en het Gemeentelijk Volkscomité zijn gebaseerd op gegevens uit de elektronische burgerlijke stand, die worden gebruikt ter vervanging van papieren documenten in het dossier voor de afhandeling van administratieve procedures onder hun bevoegdheid, zoals bepaald in artikel 7 van Resolutie 66.7/2025/NQ-CP.
Op basis van de connectiviteitsdocumenten van het Ministerie van Justitie zal het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures op ministerieel en provinciaal niveau worden aangepast om te zorgen voor een adequate connectiviteit voor toegang tot gegevens uit het burgerlijk register, zoals vereist door het staatsbestuur en in overeenstemming met de wettelijke voorschriften.
Het Ministerie van Justitie heeft onlangs een document uitgebracht over het koppelen, benutten en delen van informatie tussen de elektronische burgerlijke stand en het informatiesysteem voor de afhandeling van administratieve procedures op ministerieel en provinciaal niveau, met een bijlage waarin enkele aandachtspunten voor de implementatie worden beschreven.
In de praktijk kan het voorkomen dat de elektronische burgerlijke stand onvolledige informatie bevat, zelfs als burgers nog steeds in het bezit zijn van de originele documenten, of dat de informatie in de database niet overeenkomt met de door burgers verstrekte documenten.
Op dit punt zal de ontvangende instantie de burgers instrueren contact op te nemen met het Volkscomité van de gemeente waar hun burgerlijke stand voorheen was geregistreerd, of met het Volkscomité van de gemeente waar zij wonen, om hun gegevens bij te werken of te corrigeren.
Bron: https://tuoitre.vn/khai-sinh-ket-hon-khai-tu-sap-khong-can-nop-ban-giay-khi-lam-thu-tuc-2025121411142319.htm
Reactie (0)