Het is niet nodig om originelen of kopieën van documenten die op VNeID zijn geïntegreerd te tonen bij authenticatie

De regering heeft Besluit nr. 280/2025/ND-CP van 27 oktober 2025 uitgevaardigd, tot wijziging en aanvulling van een aantal artikelen van Besluit nr. 23/2015/ND-CP betreffende het uitgeven van kopieën van originele boeken, het waarmerken van kopieën van originelen, het waarmerken van handtekeningen en het waarmerken van contracten en transacties, gewijzigd en aangevuld door Besluit nr. 07/2025/ND-CP.

Ambtenaren van de gemeente Chuyen My ( Hanoi ) ondersteunen ouderen bij het voltooien van administratieve procedures. Illustratieve foto: Tuyet Mai/VNA

Volgens de nieuwe regelgeving in Besluit nr. 280/2025/ND-CP betekent het certificeren van een kopie van het origineel dat de bevoegde autoriteit, organisatie of persoon zoals voorgeschreven in dit besluit, op basis van het origineel, verklaart dat de kopie een weerspiegeling is van het origineel.

Certificering van een handtekening is de handeling van een agentschap, organisatie of bevoegde persoon zoals voorgeschreven in dit besluit, waarin wordt gecertificeerd dat de handtekening op een document of papier de handtekening is van de persoon die de certificering aanvraagt.

Transactieauthenticatie is de handeling van een bevoegd persoon zoals voorgeschreven in dit besluit, waarbij het tijdstip en de plaats van het aangaan van een burgerlijke transactie, de burgerlijke handelingsbekwaamheid, de vrijwillige wil, de handtekening of de vingerafdruk van de partijen die deelnemen aan de burgerlijke transactie, worden gecertificeerd.

Uitbreiding van de reikwijdte van certificering

Met name is bij Besluit nr. 280/2025/ND-CP artikel 2, lid 9, van Besluit 23/2015/ND-CP gewijzigd en aangevuld met het oog op de uitbreiding van de certificeringsonderwerpen.

De persoon die de certificering uitvoert is met name de voorzitter van het volkscomité van de gemeente, wijk of speciale zone (volkscomité op gemeentelijk niveau); de persoon die bevoegd of aangewezen is om de certificeringstaak uit te voeren volgens de regelgeving; de notaris van het notariskantoor, het notariskantoor (notarisorganisatie); de diplomatieke ambtenaar, consulaire ambtenaar van de diplomatieke vertegenwoordiging, de consulaire vertegenwoordiging en andere instanties die bevoegd zijn om consulaire functies van Vietnam in het buitenland uit te voeren (vertegenwoordiging).

Daarmee worden, vergeleken met de oude regelgeving, de certificatieonderwerpen met Besluit nr. 280/2025/ND-CP uitgebreid met bevoegde of aangewezen personen die volgens de regelgeving certificatietaken mogen uitvoeren.

Wijzigingen in de regelgeving inzake certificeringsautoriteit en verantwoordelijkheid

Besluit nr. 280/2025/ND-CP wijzigt en vult tevens de regelgeving inzake de bevoegdheid en verantwoordelijkheid van certificering aan, met als doel de verantwoordelijkheden van elke certificatie-instantie duidelijk te definiëren. Meer specifiek:

1. De voorzitter van het Volkscomité op gemeentelijk niveau heeft de bevoegdheid en verantwoordelijkheid om:

a) Kopieën van originelen van documenten en papieren certificeren die zijn uitgegeven of gecertificeerd door bevoegde instanties en organisaties van Vietnam; bevoegde instanties en organisaties van buitenlandse landen; bevoegde instanties en organisaties van Vietnam in samenwerking met bevoegde instanties en organisaties van buitenlandse landen;

b) Authenticatie van handtekeningen in documenten en papieren;

c) De handtekening van de vertaler bevestigen in documenten en papieren uit vreemde talen naar het Vietnamees, en uit het Vietnamees naar vreemde talen;

d) Certificering van transacties met betrekking tot roerende goederen;

d) Het certificeren van transacties met betrekking tot grondgebruiksrechten overeenkomstig de bepalingen van de wet op het land;

e) Woningtransacties certificeren overeenkomstig de bepalingen van de wet op de huisvesting;

g) Erfrecht;

h) Het certificeren van documenten waarin wordt geweigerd de erfenis te ontvangen;

i) Documenten over de verdeling van de nalatenschap als activa zoals gespecificeerd in de punten d, dd en e hierboven certificeren.

2. De voorzitter van het volkscomité op gemeentelijk niveau leidt en organiseert de uitvoering van certificeringsactiviteiten in het gebied.

De autorisatie en toewijzing van de uitvoering van certificeringen zoals gespecificeerd in clausule 1 en de ondertekening en het gebruik van zegels bij het uitvoeren van certificeringen, worden uitgevoerd in overeenstemming met de bepalingen van de wet op de organisatie van lokale overheden, de wet op de organisatie van gespecialiseerde agentschappen onder de volkscomités op gemeentelijk niveau en relevante wetten.

3. De representatieve instantie heeft de bevoegdheid en de verantwoordelijkheid om de in de punten a, b en c, lid 1, genoemde zaken te authenticeren. De diplomatieke of consulaire ambtenaar ondertekent, certificeert en brengt het zegel van de representatieve instantie aan.

4. Notarissen zijn bevoegd en verantwoordelijk voor het waarmerken van de in de punten a, b en c, lid 1, genoemde zaken, het ondertekenen van de waarmerking en het aanbrengen van het zegel van de notarispraktijk.

5. In de volgende gevallen is de certificering niet afhankelijk van de woonplaats van de aanvrager:

a) Gewaarmerkte kopieën van originelen, gecertificeerde handtekeningen;

b) Certificering van transacties met betrekking tot roerende goederen;

c) Het certificeren van testamenten en documenten waarin wordt geweigerd de erfenis te ontvangen;

d) Het certificeren van autorisatiedocumenten met betrekking tot de uitvoering van de rechten van grond- en huisvestingsgebruikers;

d) Bevestig de wijziging, toevoeging en annulering van de transacties zoals gespecificeerd in de punten b, c en d van dit artikel.

6. De certificering van transacties met betrekking tot grondgebruiksrechten wordt uitgevoerd door het Volkscomité van de gemeente waar het land zich bevindt, de certificering van huisvestingstransacties wordt uitgevoerd door het Volkscomité van de gemeente waar het huis zich bevindt, met uitzondering van de in clausule 5 gespecificeerde gevallen.

Van de persoon die authenticatie aanvraagt, mag niet worden verlangd dat hij originelen of kopieën van documenten overlegt die in VNeID zijn geïntegreerd.

In Besluit nr. 280/2025/ND-CP worden ook de regels inzake de rechten en plichten van de persoon die de certificering uitvoert, aangevuld.

In besluit nr. 280/2025/ND-CP staat verder: de persoon die de authenticatie uitvoert, mag van de persoon die de authenticatie aanvraagt ​​niet verlangen dat deze het origineel of een kopie van de documenten en papieren die in VNeID zijn opgenomen, overlegt of presenteert, wanneer de persoon die de authenticatie aanvraagt ​​de overeenkomstige informatie uit VNeID heeft gepresenteerd.

Indien de persoon die de certificeringsaanvragen indient en de persoon die de certificering uitvoert, gebruik kunnen maken van informatie en documenten uit de Nationale Bevolkingsdatabase of andere databases zoals voorgeschreven door de wet, is de persoon die de certificering uitvoert verantwoordelijk voor het gebruik van de informatie en documenten uit deze databases. Hij/zij hoeft van de persoon die de certificering aanvraagt ​​niet te verlangen dat hij/zij het origineel, een kopie uit het originele boek of een gewaarmerkt afschrift van de gebruikte informatie en documenten overlegt.

Bron: https://baotintuc.vn/chinh-sach-va-cuoc-song/khong-can-xuat-trinh-ban-chinh-ban-sao-cac-giay-to-da-tich-hop-tren-vneid-khi-chung-thuc-20251028192821196.htm