Endringer og tillegg til visse forskrifter om autentisering.

(Chinhphu.vn) – Flere nye forskrifter om autentisering er utstedt i regjeringsdekret nr. 280/2025/ND-CP datert 27. oktober 2025.

Dekret nr. 280/2025/ND-CP endrer og utfyller en rekke forskrifter om autentisering.

Regjeringen utstedte dekret nr. 280/2025/ND-CP datert 27. oktober 2025, som endrer og utfyller en rekke artikler i dekret nr. 23/2015/ND-CP. Angående utstedelse av kopier fra originaldokumenter, bekreftelse av kopier fra originaldokumenter og autentisering. Signaturer og autentisering av kontrakter og transaksjoner, med endringer. Supplert av dekret nr. 07/2025/ND-CP.

I henhold til de nye forskriftene i dekret nr. 280/2025/ND-CP betyr sertifisering av en kopi fra originalen at et byrå, en organisasjon eller en person med myndighet som fastsatt i dette dekretet, basert på originaldokumentet, bekrefter at kopien er tro mot originalen.

Signaturautentisering er prosessen der et byrå, en organisasjon eller en autorisert person, som fastsatt i denne forordningen, bekrefter at signaturen på et dokument eller papir er signaturen til personen som ber om autentisering.

Transaksjonsautentisering er handlingen til en autorisert person, som fastsatt i dette dekretet, som bekrefter tidspunktet og stedet for inngåelsen av en sivil transaksjon, den juridiske handleevnen, det frivillige testamentet, signaturen eller fingeravtrykket til partene som deltar i den sivile transaksjonen.

Utvide omfanget av enheter som er autorisert til å utføre autentisering.

Spesielt endret og supplerte dekret nr. 280/2025/ND-CP klausul 9 i artikkel 2 i dekret 23/2015/ND-CP, og utvidet dermed omfanget av enheter som er autorisert til å utføre autentisering.

Mer spesifikt er personene som er autorisert til å utføre autentisering formannen for folkekomiteen i kommunen, valgkretsen eller den spesielle administrative regionen (folkekomiteen på kommunenivå); personer som er autorisert eller tildelt å utføre autentiseringsoppgaver som foreskrevet; notarer ved notariuskontorer eller notariusfirmaer (notariuspraksisorganisasjoner); diplomatiske og konsulære tjenestemenn ved diplomatiske oppdrag, konsulære oppdrag og andre etater som er autorisert til å utføre Vietnams konsulære funksjoner i utlandet (representasjonsorganer).

Sammenlignet med de gamle forskriftene utvider dermed dekret nr. 280/2025/ND-CP omfanget av de som er autorisert til å utføre autentisering til å omfatte personer som er autorisert eller tildelt å utføre autentiseringsoppgaver som foreskrevet.

Endre forskrift om myndighet og ansvar for autentisering.

Dekret nr. 280/2025/ND-CP endrer og utfyller også forskrifter om myndighet og ansvar for autentisering, og definerer tydelig ansvaret til hver kategori av individer som utfører autentisering. Mer spesifikt:

1. Lederen av folkekomiteen på kommunenivå har myndighet og ansvar til å:

a) Autentisering av kopier fra originaldokumenter og -papirer utstedt eller bekreftet av kompetente etater og organisasjoner i Vietnam; kompetente etater og organisasjoner i utlandet; eller kompetente etater og organisasjoner i Vietnam i samarbeid med kompetente etater og organisasjoner i utlandet;

b) Autentisering av signaturer på dokumenter og papirer;

c) Autentisering av oversetterens signatur på dokumenter og tekster oversatt fra et fremmedspråk til vietnamesisk, og fra vietnamesisk til et fremmedspråk;

d) Autentisering av transaksjoner som involverer løsøre;

d) Autentisering av transaksjoner knyttet til bruksrettigheter til land som foreskrevet i landloven;

e) Autentisering av boligtransaksjoner i samsvar med boligloven;

g) Bekreftelse av et testamente;

h) Bekreftelse av et dokument som avviser en arv;

i) Bekreftelse av dokumenter som deler arvet eiendom som angitt i punkt d, e og f ovenfor.

2. Lederen av folkekomiteen på kommunenivå leder og organiserer gjennomføringen av autentiseringsaktiviteter i området.

Delegering og tildeling av oppgaver knyttet til autentisering som fastsatt i paragraf 1, og signering og bruk av segl ved utførelse av autentisering, skal utføres i samsvar med lovene om organisering av lokalt styre, lovene om organisering av spesialiserte etater under Folkekomiteen på kommunenivå og andre relevante lover.

3. Representasjonsorganet har myndighet og ansvar for å bekrefte forholdene som er angitt i punkt a, b og c i paragraf 1. Diplomatiske og konsulære tjenestemenn undertegner bekreftelsen og påfører representasjonsorganets segl.

4. Notarer har myndighet og ansvar til å bekrefte forholdene som er angitt i punkt a, b og c i paragraf 1, til å signere bekreftelsen og til å påføre notarius publicus-organisasjonens segl.

5. Autentisering er ikke avhengig av bostedsstedet til personen som ber om autentisering i følgende tilfeller:

a) Autentisering av kopier fra originaldokumenter, autentisering av signaturer;

b) Autentisering av transaksjoner som involverer løsøre;

c) Autentisering av testamenter, autentisering av dokumenter som avviser arv;

d) Autentisering av fullmaktsdokumenter knyttet til utøvelse av bruksrettigheter til eiendom og bolig;

d) Godkjenning av endring, tillegg eller kansellering av transaksjoner som angitt i punkt b, c og d i denne paragrafen.

6. Autentisering av transaksjoner knyttet til bruksrettigheter til areal utføres i folkekomiteen i kommunen der eiendommen ligger, og autentisering av boligtransaksjoner utføres i folkekomiteen i kommunen der huset ligger, med unntak av tilfellene spesifisert i 5.

Søkere om autentisering har ikke lov til å be om originaler eller fotokopier av dokumenter som allerede er integrert i VNeID.

Samtidig utfyller dekret nr. 280/2025/ND-CP også forskrifter om plikter og rettigheter til de som utfører autentisering.

Dekret nr. 280/2025/ND-CP fastsetter videre at personen som utfører autentiseringen ikke skal kreve at personen som ber om autentisering sender inn eller fremlegger originalen eller kopier av dokumenter som allerede er integrert i VNeID når personen som ber om autentisering allerede har fremlagt den tilsvarende informasjonen fra VNeID.

I tilfeller der den som ber om autentisering og den som utfører autentiseringen kan få tilgang til informasjon og dokumenter fra Folkeregisteret eller andre databaser som foreskrevet i loven, er den som utfører autentiseringen ansvarlig for å få tilgang til informasjonen og dokumentene fra disse databasene, og krever ikke at den som ber om autentisering fremviser originalen, en kopi fra originalregisteret eller en bekreftet kopi av informasjonen og dokumentene som er innhentet.

Endre forskrifter om folkekomiteenes ansvar på alle nivåer i statlig forvaltning av autentisering.

Videre endrer og supplerer dekret nr. 280/2025/ND-CP også artikkel 43 i dekret nr. 23/2015/ND-CP, som fastsetter ansvaret til folkekomiteer på alle nivåer i statlig forvaltning av autentisering, for å oppfylle kravene ved drift av organisasjonsstrukturen og aktivitetene i den todelte lokale forvaltningsmodellen.

I henhold til dekret nr. 280/2025/ND-CP er ansvaret til folkekomiteer på alle nivåer i statlig forvaltning av autentisering fastsatt som følger:

1. Folkekomiteen på provinsielt nivå utøver statlig styring over autentisering på lokalt nivå, med følgende plikter og fullmakter:

a) Organisere og implementere lovbestemmelser om autentisering på lokalt nivå;

b) Tilby veiledning og faglig opplæring i notarisering for tjenestemenn og embetsmenn som arbeider med notarisering i folkekomiteer på kommunenivå og notarier i notariseringsorganisasjoner;

c) Organisere formidling og popularisering av lovbestemmelser om autentisering; iverksette tiltak for å rette opp situasjonen med misbruk av kravet om bekreftede kopier av dokumenter ved gjennomføring av administrative prosedyrer på området;

d) Anvendelse av informasjonsteknologi i implementeringen av autentisering og tilstandsstyring av autentisering på lokalt nivå, og oppfyllelse av kravene for å levere og utveksle informasjon;

d) Inspisere og føre tilsyn med autentiseringsaktivitetene til folkekomiteer på kommunenivå og notariuskontorer i området;

e) Samle og publisere listen over underskrivere av folkekomiteene på kommunenivå i lokalområdet på den elektroniske portalen eller nettstedet til Justisdepartementet, og oppdatere denne listen når det er endringer;

g) Løse klager, oppsigelser, begjæringer og tilbakemeldinger fra enkeltpersoner og organisasjoner, og håndtere administrative brudd knyttet til sertifisering innenfor sin jurisdiksjon;

h) Vurdere å overføre hele eller deler av arbeidet med å bekrefte kopier fra originaldokumenter og bekrefte signaturer til notariuskontorer i kommuner der minst ett notariuskontor opererer stabilt og effektivt på tidspunktet for overføringsbeslutningen, og der notariuskontoret er rimelig og praktisk plassert for enkeltpersoner og organisasjoner som trenger bekreftelsestjenester i lokalområdet;

i) Samle informasjon og statistikk om autentisering på lokalt nivå og rapportere til Justisdepartementet etter behov. Justisdepartementet bistår den provinsielle folkekomiteen med å utføre oppgavene som er fastsatt i punkt a, b, c, d, e, g, h og i, og inspiserer autentiseringsaktivitetene til kommunenes folkekomiteer og notariuskontorer i provinsen.

2. Folkekomiteen på kommunenivå utøver statlig styring over autentisering innenfor kommunens geografiske område, og har følgende plikter og fullmakter:

a) Håndtering av implementeringen av autentiseringsoppgaver som foreskrevet i denne forordningen;

b) Å spre informasjon, fremme bevissthet og oppmuntre publikum til å overholde lovbestemmelser om autentisering;

c) Utstedelse av bekreftede kopier fra den opprinnelige autentiserte transaksjonen;

d) Løse klager, angivelser, begjæringer og tilbakemeldinger fra enkeltpersoner og organisasjoner, og håndtere administrative brudd knyttet til autentisering innenfor sin jurisdiksjon;

d) Samle informasjon og statistikk om sertifiseringsprosessen og rapportere til Justisdepartementet etter behov.

Folkerådets kontor og folkekomiteen, i samarbeid med det offentlige administrative tjenestesenteret, bistår folkekomiteen på kommunenivå med å utføre oppgavene som er angitt i punkt a, b og c. Lederen av folkekomiteen på kommunenivå, eller den personen som er autorisert eller tildelt å utføre autentiseringsoppgaven som foreskrevet, må varsle Justisdepartementet om eksempelsignaturen som brukes ved signering av autentiseringsdokumenter.

Dekret nr. 280/2025/ND-CP utfyller også overgangsbestemmelsene i artikkel 47 i dekret nr. 23/2015/ND-CP som følger:

For transaksjoner som er sertifisert av Justisdepartementet eller Folkekomiteen på kommunenivå før 1. juli 2025, skal endring, supplering, kansellering av transaksjoner, retting av feil i sertifiserte transaksjoner og utstedelse av sertifiserte kopier fra de opprinnelige sertifiserte transaksjonene utføres av Folkekomiteen på kommunenivå som lagrer transaksjonssertifiseringsregistrene.

Registrene for sertifisering av kopier fra originaler, registrene for sertifisering av signaturer/fingeravtrykk, registrene for sertifisering av oversetteres signaturer og registrene for sertifisering av transaksjoner som ble opprettet før ikrafttredelsesdatoen for dette dekretet (1. november 2025) skal fortsatt brukes frem til 31. desember 2025.

Phuong Nhi

Kilde: https://baochinhphu.vn/sua-doi-bo-sung-mot-so-quy-dinh-ve-chung-thuc-102251028110756076.htm