Reforma procedur administracyjnych z wykorzystaniem technologii jako kluczowego narzędzia

W ostatnim czasie w całym kraju podejmowane są wysiłki na rzecz stworzenia administracji publicznej o przejrzystym charakterze, z konkretnymi działaniami, kładącymi nacisk na transformację cyfrową, która radykalnie zmienia sposób obsługi ludzi i przedsiębiorstw w nowej erze, przyczynia się do poprawy efektywności zarządzania i promuje rozwój społeczno-gospodarczy .

Według Ministerstwa Nauki i Technologii jest to żywy dowód praktycznego zastosowania rezolucji nr 57-NQ/TW w sprawie przełomów w rozwoju nauki i techniki, innowacyjności i krajowej transformacji cyfrowej.

Z lokalnej praktyki

Prowincja Khanh Hoa promuje transformację cyfrową w agencjach administracyjnych, dążąc do nowoczesnej i efektywnej administracji, służącej ludziom i przedsiębiorstwom. Po fuzji prowincja uważa to za kluczowe zadanie poprawy efektywności zarządzania i rozwoju społeczno-gospodarczego.

Khanh Hoa zwiększa liczbę profesjonalnych pracowników z departamentów i oddziałów, a także z Centrum Obsługi Administracji Publicznej oraz szczebla gmin i okręgów w celu przetwarzania dokumentów.

System e-Office z narzędziem do oceny KPI i automatycznym porównywaniem dokumentów pomaga oszczędzać czas i redukować liczbę błędów. Procedury administracyjne są oznaczone kodem QR, co ułatwia wyszukiwanie i przesyłanie dokumentów online. Ponadto, w celu zwiększenia efektywności, powszechnie stosowane są sztuczna inteligencja, inteligentni asystenci i analiza danych.

Centrum Obsługi Administracji Publicznej Prowincji Khanh Hoa (2 placówki w mieście Nha Trang i okręgu Phan Rang) działa zgodnie z modelem „jeden cel – wiele usług”, zajmując się wieloma procedurami dotyczącymi gruntów, rejestracji gospodarstw domowych, spraw wewnętrznych, budownictwa, podatków...

Centrum skupia zasoby ludzkie z 16 wydziałów i filii, bezpośrednio przetwarza dokumentację oraz wspiera gminy i okręgi we wdrażaniu środowiska online.

Jednocześnie Centrum współpracuje z Policją Prowincjonalną i Khanh Hoa Telecommunications w celu zapewnienia bezpieczeństwa informacji, a także z Prowincjonalnym Związkiem Młodzieży w celu zorganizowania członków związku i młodzieży, którzy będą pełnić rolę przewodników.

Według przewodniczącego Ludowego Komitetu Prowincji Khanh Hoa, Tran Quoc Nama, inicjatywy takie jak „Dzień bez Papieru” i „Tydzień Pracy bez Dokumentów Papierowych” (15 lipca – 15 sierpnia 2025 r.) zostały zainicjowane w celu zbudowania „rządu bez papieru”. Do tej pory 100% dokumentów prowincji jest podpisywane cyfrowo i wydawane online (z wyjątkiem dokumentów poufnych).

W Can Tho władze lokalne zdecydowanie wdrożyły również „nieterytorialne” procedury administracyjne, umożliwiając mieszkańcom załatwianie spraw w dowolnym ośrodku administracji publicznej, niezależnie od miejsca zamieszkania lub miejsca wydania oryginalnych dokumentów.

Aby zapewnić synchronizację i płynność działania dwupoziomowego rządu, Departament Nauki i Technologii miasta Can Tho wdrożył 17 systemów informatycznych, w tym system rozliczeń procedur administracyjnych, łączący 120 jednostek, 14 departamentów, oddziałów oraz 103 gminy i okręgi, z 8851 kontami (5615 urzędników, 3167 mieszkańców, 69 przedsiębiorstw). Tysiące procedur administracyjnych na poziomie gminy i okręgu Can Tho zostało połączonych z Narodowym Portalem Usług Publicznych.

Pan Ngo Anh Tin, dyrektor Departamentu Nauki i Technologii miasta Can Tho, powiedział, że mieszkańcy wszystkich miejscowości w mieście mogą przeprowadzać procedury administracyjne w dowolnym publicznym centrum usług administracyjnych zgodnie z modelem „nieterytorialnym”.

Wyniki z dwóch miejscowości Khanh Hoa i Can Tho pokazują, że cyfrowa transformacja w publicznych usługach administracyjnych nie jest jedynie celem, ale stała się konkretnym działaniem, pomagającym budować nowoczesną, przejrzystą administrację, która koncentruje się na zadowoleniu obywateli.

Wykorzystanie technologii jako kluczowego narzędzia

Według informacji Narodowej Agencji Transformacji Cyfrowej Ministerstwa Nauki i Technologii, w ostatnich latach transformacja cyfrowa w administracji publicznej stała się powszechnym ruchem, realizowanym przez wiele prowincji i miast, wraz ze szczegółowymi planami działania. Koncentruje się ona na reformowaniu procedur administracyjnych, wykorzystując technologię jako kluczowe narzędzie do redukcji uciążliwości, zwiększenia przejrzystości i poprawy zadowolenia obywateli.

Jednym z ważnych kroków jest utworzenie przez wiele Centrów Obsługi Administracji Publicznej własnych punktów informacyjnych, ułatwiających użytkownikom logowanie się i korzystanie z Krajowego Portalu Usług Publicznych. Jest to scentralizowany punkt dostępu, w którym użytkownicy mogą wykonywać większość procedur administracyjnych, śledzić postępy w rozpatrywaniu wniosków, dokonywać płatności online i oceniać swoją satysfakcję za pomocą jednego logowania (Single-Sign-On).

Oprócz tego w wielu miejscowościach wdrożono aplikacje technologiczne takie jak: automatyczne systemy kolejkowe, ekrany dotykowe do wyszukiwania informacji, komputery podłączone do Internetu i skanery dokumentów wspomagające digitalizację dokumentów.

W szczególności w niektórych miejscach testowano i wdrażano wirtualnych asystentów i roboty wykorzystujące sztuczną inteligencję, aby pomagać w udzielaniu odpowiedzi na pytania, zmniejszać presję na personel i usprawniać świadczenie usług publicznych.

Lokalne społeczności, oprócz skupienia się na technologii, zwracają również uwagę na poprawę cyfrowych możliwości mieszkańców. Ruch „Edukacja cyfrowa dla ludzi” jest szeroko rozpowszechniony, z licznymi kursami online, szczegółowymi instrukcjami korzystania z internetowych usług publicznych i digitalizacji dokumentacji. Pomaga to mieszkańcom, nawet na obszarach wiejskich, oddalonych i odizolowanych, stopniowo przyzwyczajać się do środowiska cyfrowego, ograniczając zależność od bezpośrednich instruktorów.

Te synchroniczne działania przyczyniły się do wdrożenia Rezolucji Biura Politycznego nr 57-NQ/TW, dzięki której „cyfrowy rząd” przekształcił się z koncepcji w konkretny i praktyczny model operacyjny.

Mieszkańcy zapoznają się z procesem realizacji procedur administracyjnych w Centrum Administracji Publicznej Gminy Giao Minh w prowincji Ninh Binh. (Zdjęcie: Thai Thuan/VNA)

Ministerstwo Nauki i Technologii zwróciło jednak uwagę na wyzwania, takie jak różnice w infrastrukturze, sprzęcie i systemach informatycznych między poszczególnymi miejscowościami, zwłaszcza na poziomie gminy i okręgu. Wiele miejsc nie zsynchronizowało jeszcze platform technologicznych, co utrudnia łączenie danych.

Ministerstwo zaleca samorządom skoncentrowanie się na szeregu kluczowych rozwiązań. W zakresie systemu informatycznego konieczne jest dokonanie przeglądu i optymalizacji procesu obsługi procedur administracyjnych na poziomie wojewódzkim; wdrożenie łatwych w obsłudze interaktywnych formularzy elektronicznych, ograniczenie formalności, przyspieszenie digitalizacji dokumentacji, wzmocnienie połączeń i wykorzystanie danych z krajowych baz danych, ministerstw i oddziałów.

W szczególności stworzenie elektronicznego magazynu danych dla organizacji i osób prywatnych pomoże w ponownym wykorzystaniu danych, znacząco ograniczy powielanie procedur i oszczędzi czas obywateli i urzędników.

Jeśli chodzi o infrastrukturę i sprzęt, komitety ludowe prowincji muszą koordynować działania z bankami, aby otworzyć więcej bankomatów w gminach znajdujących się w trudnej sytuacji, zapewniając, że 100% gmin i okręgów będzie miało co najmniej jeden punkt wypłaty gotówki. Ponadto, aby sprostać potrzebom mieszkańców, można wdrożyć alternatywne rozwiązania finansowe, takie jak punkty wypłaty gotówki w urzędach pocztowych, punktach opieki zdrowotnej, agentach ViettelPay i VNPTPay.

Jednocześnie należy dokonać przeglądu i racjonalnego zorganizowania obiektów i sprzętu na szczeblu gminnym, aby zapewnić efektywność, uniknąć marnotrawstwa, poprawić jakość usług i profesjonalizm Centrum Obsługi Administracji Publicznej.

Kierując się spójnym stanowiskiem, że ludzie i przedsiębiorstwa są w centrum usług, Ministerstwo Nauki i Technologii zaleca, aby każda miejscowość, w zależności od konkretnych warunków, elastycznie wdrażała nowe technologie, zapewniając jednocześnie zasady synchronizacji, przejrzystości i maksymalnej wygody dla ludzi.

Według Narodowej Agencji Transformacji Cyfrowej, synchroniczne wdrożenie tych rozwiązań sprawi, że system administracji publicznej będzie działał sprawniej, bardziej transparentnie i efektywnie. Co ważniejsze, buduje zaufanie społeczne, wzmacnia konsensus między państwem a obywatelami i sprawia, że cel „cyfrowego rządu, cyfrowego społeczeństwa” staje się rzeczywistością.

(TTXVN/Wietnam+)

Źródło: https://www.vietnamplus.vn/cai-cach-thu-tuc-hanh-chinh-lay-cong-nghe-lam-cong-cu-then-chot-post1063132.vnp