W trakcie procesu restrukturyzacji organizacyjnej zabrania się kategorycznie konfiskowania, przekazywania lub niszczenia dokumentów.

(NLDO) - Przekazanie dokumentów i baz danych dokumentów po ich uporządkowaniu organizacyjnym odbywa się zgodnie z przepisami prawa o zarządzaniu archiwami.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych właśnie rozesłało do Komitetów Ludowych prowincji i miast centralnie zarządzanych dokument w sprawie wzmocnienia zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w ramach reorganizacji aparatu systemu politycznego zgodnie z Uchwałą Biura Politycznego nr 127-KL/TW.

W związku z tym Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zwróciło się do Przewodniczącego Ludowego Komitetu Obwodu i Miasta z prośbą o pilne nakazanie realizacji szeregu pilnych zadań, mających na celu wzmocnienie zarządzania dokumentacją i pracami archiwalnymi w procesie reorganizacji aparatu samorządowego.

Wszystkie dokumenty i bazy danych dokumentów powstałe w wyniku działalności agencji i organizacji muszą być zarządzane centralnie, jednolicie i bezpiecznie zgodnie z zasadami każdego archiwum; dokumenty i bazy danych dokumentów każdej agencji lub organizacji muszą być liczone i gromadzone zgodnie z zasadami archiwum tej agencji lub organizacji.

„Zamknięcie archiwów jednostek organizacyjnych i organizacji z dniem zakończenia działalności. Jednostki organizacyjne i organizacje nie mogą wydawać dokumentów administracyjnych z tytułu swoich uprawnień od dnia wejścia w życie decyzji właściwego organu o połączeniu lub zakończeniu działalności” – czytamy w dokumencie Ministerstwa Spraw Wewnętrznych.

Przed i w trakcie restrukturyzacji organizacyjnej Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zaleca, aby dokumenty i bazy danych były nadal przechowywane w archiwach Wojewódzkiego Archiwum Historycznego i Archiwum Agencji (lub w obecnym miejscu przechowywania) jednostki administracyjnej sprzed restrukturyzacji.

Surowo zabrania się nielegalnego posiadania, przekazywania lub niszczenia dokumentów oraz baz danych dokumentów; nie dopuszcza się również do ich uszkodzenia lub utraty w trakcie reorganizacji aparatu.

Zgodnie z informacjami Ministerstwa Spraw Wewnętrznych, prowincjonalne archiwa historyczne odpowiadają za przyjmowanie i koordynację działań z kierownikami agencji, organizacji i jednostek administracyjnych w celu dalszego przechowywania na miejscu lub tymczasowego przechowywania wszystkich dokumentów archiwalnych i baz danych dokumentów w prowincji oraz przekazywania dokumentów zgodnie z ich uprawnieniami zarządczymi nowym agencjom, organizacjom i jednostkom administracyjnym po restrukturyzacji aparatu.

Jednocześnie przekazywanie dokumentów i baz danych dokumentów po ich uporządkowaniu organizacyjnym odbywa się zgodnie z przepisami ustawy o nadzorze archiwalnym.

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych zaapelowało również o ścisłe wdrożenie regulacji prawnych dotyczących zarządzania i stosowania pieczęci oraz certyfikatów podpisu elektronicznego w służbie publicznej, ochrony tajemnic państwowych oraz zapewnienia bezpieczeństwa informacji, dokumentów i danych przy wykonywaniu zadań statystycznych, pakowaniu, przekazywaniu, przechowywaniu i użytkowaniu w procesie reorganizacji aparatu.

Source: https://nld.com.vn/nghiem-cam-chiem-giu-chuyen-giao-huy-tai-lieu-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may-196250320210644217.htm