Quais documentos e registros na área educacional são arquivados permanentemente?

O Ministério da Educação e Formação acaba de anunciar um projeto de Circular que regulamenta o período de armazenamento de registros e documentos na área da educação e formação, substituindo a circular que regulamenta o período de armazenamento de documentos profissionais do setor educacional emitida em 2016.

Assim, o projeto de Circular que regulamenta o período de armazenamento de registros e documentos na área de educação e treinamento se aplica às unidades sob e diretamente sob o Ministério da Educação e Treinamento; Departamentos de Educação e Treinamento; Departamentos de Educação e Treinamento; pré-escola, educação geral, educação continuada, universidades, faculdades pedagógicas, escolas especializadas, outras instituições educacionais que realizam atividades educacionais sob a responsabilidade da gestão estadual do Ministério da Educação e Treinamento e agências, organizações e indivíduos relacionados.

200 tipos de registros e documentos são armazenados permanentemente

Assim, neste regulamento, existem mais de 200 tipos de registros e documentos armazenados permanentemente. Por exemplo, registros que aprovam a política de criação ou permissão para a criação de universidades, registros que reconhecem universidades privadas que operam sem fins lucrativos e registros que permitem a transferência de treinamento para o nível universitário.

Os documentos de admissão à universidade estão entre os documentos arquivados permanentemente no setor educacional.

Documentos sobre admissão em níveis de doutorado, mestrado, universidade e faculdade, como registros que determinam metas anuais de admissão, registros que desenvolvem planos para garantir a qualidade da entrada de admissão, pontuações de referência, decisões de admissão e listas de admissão.

Documentos sobre reconhecimento de graduação universitária, como reconhecimento de graduação e decisões de concessão de diploma, listas de graduação, registros de reconhecimento de graduação; registros e documentos sobre treinamento de doutorado, como registros de permissão de treinamento, suspensão de matrícula, revogação da decisão de permitir treinamento em cursos e especialidades de doutorado; registros de permissão para cooperar em treinamento de doutorado com instituições educacionais nacionais; históricos escolares resumindo os resultados de aprendizagem por semestre, ano letivo, curso; registros de reconhecimento de graduação e concessão de título de doutorado; registros de avaliação de tese de doutorado de nível básico; registros de solicitação de defesa de tese de doutorado em nível de escola ou instituto...

Registros e documentos mantidos por 20 anos ou mais

Em relação ao período de armazenamento de 70 anos, há apenas um arquivo para construir um banco de dados sobre o quadro de servidores públicos, professores e administradores educacionais. Este é um conteúdo novo, anteriormente não incluído na circular de 2016.

Existem 3 tipos de documentos que são arquivados por 30 anos, incluindo registros de avaliação de dissertações de mestrado, registros de avaliação de dissertações de mestrado e processamento de resultados de avaliação de dissertações de mestrado em caso de reclamação e se a dissertação de mestrado for avaliada pelo conselho de avaliação como atendendo aos requisitos ou superior.

Existem mais de 80 arquivos em papel que devem ser armazenados por 20 anos, como arquivos sobre o estabelecimento do conselho escolar e a nomeação do presidente do conselho da universidade pública; documentos sobre reconhecimento de formatura universitária; projetos e teses de formatura universitária que são avaliados pelo conselho como atendendo aos requisitos ou superiores; arquivos de programas e tópicos de pesquisa científica de professores e pesquisadores no nível ministerial; arquivos sobre a seleção e alocação de alunos pré-universitários para estudar em universidades, faculdades e escolas intermediárias; tabelas de resumo de resultados de aprendizagem e treinamento de alunos do ensino fundamental, etc.

Registros e documentos mantidos por 2 a 10 anos

Os seguintes documentos estão arquivados por 10 anos: históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de testes, notas de exames, notas de cursos universitários; registros aprovando resultados de exames de fim de semestre da universidade; registros revisando resultados de exames de fim de semestre, históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de testes, notas de exames, notas de cursos de nível de mestrado, etc.

Dentro de 5 anos, há documentos: projetos de graduação e teses que não atendem aos requisitos de nível universitário; documentos de inscrição e exames de mestrado; históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de testes, notas de exames, notas de disciplinas de nível de mestrado; documentos para revisão de resultados de exames de fim de curso, exames de fim de curso em nível de doutorado...

Enquanto isso, os relatórios de estágio de graduação de universidades e faculdades são arquivados por 3 anos; provas e outros documentos relacionados a exames e provas de graduação de universidades e faculdades são arquivados por 2 anos.

O texto integral do projeto de Circular que regulamenta o prazo de conservação de registos e documentos no domínio da educação e formação, o leitor pode consultar AQUI

Diferenças entre os regulamentos antigos e novos

Enquanto a antiga circular continha 274 tipos de documentos, o novo rascunho da circular contém até 387 documentos. Há algumas mudanças, como a antiga regulamentação sobre documentos de intercâmbio em educação e treinamento, que foi mantida por apenas 10 anos, enquanto o novo rascunho tem apenas 5 anos; a antiga regulamentação sobre compilação, seleção, avaliação, aprovação e uso de materiais didáticos e livros didáticos para todos os níveis do ensino universitário tinha 20 anos; o novo regulamento é permanente.

Além disso, a lista de organizações internacionais de avaliação e acreditação da qualidade educacional reconhecidas pelo Vietnã, de acordo com os regulamentos antigos, é mantida por 20 anos, mas o novo rascunho é de 10 anos. Os registros de estabelecimento ou permissão para estabelecer, dissolver, alterar o nome, conceder, reconceder licenças de operação e suspender atividades de avaliação da qualidade educacional para organizações de avaliação da qualidade educacional, na circular antiga, são mantidos permanentemente, mas o novo rascunho é de 10 anos...

Fonte: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm