Que documentos e registros na área da educação são arquivados permanentemente?

O Ministério da Educação e Formação acaba de anunciar uma minuta de Circular que regulamenta o período de armazenamento de registros e documentos na área da educação e formação, substituindo a circular que regulamentava o período de armazenamento de documentos profissionais do setor educacional, emitida em 2016.

Assim sendo, o projeto de Circular que regulamenta o período de armazenamento de registros e documentos na área de educação e formação aplica-se às unidades subordinadas ao Ministério da Educação e Formação; às Secretarias de Educação e Formação; à educação pré-escolar, à educação geral, à educação continuada, às universidades, às faculdades de pedagogia, às escolas especializadas, a outras instituições de ensino que realizam atividades educativas sob a responsabilidade da gestão estatal do Ministério da Educação e Formação e às agências, organizações e indivíduos relacionados.

200 tipos de registros e documentos são armazenados permanentemente.

Assim, neste regulamento, existem mais de 200 tipos de registros e documentos que são armazenados permanentemente. Por exemplo, registros que aprovam a política de criação ou autorização para a criação de universidades, registros que reconhecem universidades privadas sem fins lucrativos e registros que autorizam a transferência de formação para o nível universitário.

Os documentos de admissão universitária estão entre os documentos arquivados permanentemente no setor da educação.

Documentos relativos à admissão em níveis de ensino de doutorado, mestrado, universidade e faculdade, tais como registros que determinam as metas anuais de admissão, registros que desenvolvem planos para garantir a qualidade dos ingressos, pontuações de referência, decisões de admissão e listas de admitidos.

Documentos relativos ao reconhecimento de graduação universitária, tais como decisões de reconhecimento e outorga de grau, listas de formandos, registros de reconhecimento de graduação; registros e documentos relativos à formação doutoral, tais como registros de autorização de formação, suspensão de matrícula, revogação da decisão de autorização para formação em áreas e especialidades de doutorado; registros de autorização para cooperação em formação doutoral com instituições de ensino nacionais; históricos escolares resumindo os resultados de aprendizagem por semestre, ano letivo e disciplina; registros de reconhecimento de graduação e outorga de grau de doutorado; registros de avaliação de teses de doutorado de nível básico; registros de solicitação para defesa de tese de doutorado em nível de escola ou instituto...

Registros e documentos mantidos por 20 anos ou mais

Com relação ao período de armazenamento de 70 anos, existe apenas um arquivo para criar um banco de dados sobre o quadro de funcionários públicos, professores e administradores educacionais. Este é um conteúdo novo, que não constava na circular de 2016.

Existem 3 tipos de documentos que são arquivados por 30 anos, incluindo registros de avaliação de dissertações de mestrado, registros de avaliação de dissertações de mestrado e processamento dos resultados da avaliação de dissertações de mestrado em caso de reclamação e se a dissertação de mestrado for avaliada pela comissão de avaliação como atendendo aos requisitos ou superando-os.

Existem mais de 80 arquivos em papel que precisam ser armazenados por 20 anos, como arquivos sobre a criação do conselho escolar e a nomeação do presidente do conselho da universidade pública; documentos sobre o reconhecimento de diplomas universitários; projetos e teses de conclusão de curso universitário avaliados pelo conselho como atendendo ou superando os requisitos; arquivos de programas e temas de pesquisa científica de professores e pesquisadores em nível ministerial; arquivos sobre a seleção e alocação de alunos do ensino pré-universitário para estudar em universidades, faculdades e escolas de ensino médio; tabelas resumidas dos resultados de aprendizagem e treinamento de alunos do ensino fundamental, etc.

Registros e documentos mantidos por 2 a 10 anos.

Os seguintes documentos foram arquivados por 10 anos: históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de provas, notas de exames e notas de cursos universitários; registros de aprovação dos resultados dos exames de final de semestre da universidade; registros de revisão dos resultados dos exames de final de semestre; históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de provas, notas de exames, notas de cursos de mestrado, etc.

Em um período de 5 anos, existem documentos: projetos de conclusão de curso e teses que não atendem aos requisitos do nível universitário; documentos de candidatura e exames de mestrado; históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de provas, notas de exames e notas de disciplinas de nível de mestrado; documentos para revisão dos resultados dos exames finais, exames finais de nível de doutorado...

Entretanto, os relatórios de estágio de conclusão de curso universitário e de faculdade são arquivados por 3 anos; provas e outros documentos relacionados a exames e provas de conclusão de curso universitário e de faculdade são arquivados por 2 anos.

O texto integral da minuta da Circular que regulamenta o período de armazenamento de registros e documentos na área de educação e formação pode ser consultado AQUI.

Diferenças entre os regulamentos antigos e novos

Enquanto a circular anterior continha 274 tipos de documentos, a nova versão preliminar contempla até 387. Algumas mudanças incluem: a antiga regulamentação sobre documentos de intercâmbio de educação e treinamento, que tinha validade de apenas 10 anos, passa para 5 anos na nova versão; já a antiga regulamentação sobre compilação, seleção, avaliação, aprovação e uso de materiais didáticos e livros para todos os níveis do ensino superior tinha validade de 20 anos, enquanto a nova é permanente.

Além disso, a lista de organizações internacionais de avaliação e acreditação da qualidade educacional reconhecidas pelo Vietnã, de acordo com as normas anteriores, era mantida por 20 anos, enquanto a nova proposta prevê um prazo de 10 anos. Os registros de constituição ou autorização de constituição, dissolução, alteração de nome, concessão, renovação de licenças de funcionamento e suspensão das atividades de avaliação da qualidade educacional para organizações desse tipo, conforme previsto na circular anterior, eram mantidos permanentemente, mas a nova proposta prevê um prazo de 10 anos...

Fonte: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm