Quais documentos e registros no setor educacional são armazenados permanentemente?

O Ministério da Educação e Formação acaba de anunciar um projeto de Circular que regulamenta o período de conservação de registos e documentos no domínio da educação e formação, substituindo a circular que regulamenta o período de conservação de documentos profissionais do setor da educação emitida em 2016.

Assim, o projeto de Circular estipula o período de armazenamento de registros e documentos na área de educação e treinamento aplicáveis ​​às unidades sob e diretamente sob o Ministério da Educação e Treinamento; Departamentos de Educação e Treinamento; Departamentos de Educação e Treinamento; pré-escola, educação geral, educação continuada, universidades, faculdades de educação, escolas especializadas, outras instituições educacionais que realizam atividades educacionais sob a responsabilidade da gestão estadual do Ministério da Educação e Treinamento e agências, organizações e indivíduos relacionados.

200 tipos de registros e documentos são armazenados permanentemente

Assim, neste regulamento, existem mais de 200 tipos de registros e documentos armazenados permanentemente. Por exemplo, registros que aprovam a política de criação ou permissão para a criação de universidades, registros que reconhecem universidades privadas que operam sem fins lucrativos e registros que permitem treinamento em nível universitário.

Os documentos de admissão à universidade estão entre os documentos arquivados permanentemente no setor educacional.

Documentos sobre admissão em cursos de doutorado, mestrado, universidade e faculdade de educação, como registros que determinam metas anuais de admissão, registros que desenvolvem planos para garantir a qualidade da entrada de admissão, pontuações de referência, decisões de admissão e listas de admissão.

Documentos sobre reconhecimento de graduação universitária, como reconhecimento de graduação e decisões de concessão de diploma, listas de graduação, registros de reconhecimento de graduação; registros e documentos sobre treinamento de doutorado, como registros de permissão de treinamento, suspensão de matrícula, revogação da decisão de permitir treinamento em cursos e especialidades de doutorado; registros de permissão para cooperar em treinamento de doutorado com instituições educacionais nacionais; históricos escolares resumindo os resultados de aprendizagem por semestre, ano letivo, curso; registros de reconhecimento de graduação e concessão de doutorado; registros de avaliação de tese de doutorado de nível básico; registros de solicitação de defesa de tese de doutorado em nível de escola ou instituto, etc.

Registros e documentos mantidos por 20 anos ou mais

Em relação ao período de armazenamento de 70 anos, há apenas um arquivo para construir um banco de dados de servidores públicos, professores e administradores educacionais. Este é um conteúdo novo, anteriormente não incluído na circular de 2016.

Existem 3 tipos de documentos que são arquivados por 30 anos, incluindo registros de avaliação de dissertações de mestrado, registros de avaliação de dissertações de mestrado e processamento de resultados de avaliação de dissertações de mestrado no caso de uma reclamação e a dissertação de mestrado for avaliada pelo conselho de avaliação como atendendo aos requisitos ou superior.

Existem mais de 80 registros em papel que devem ser armazenados por 20 anos, como registros de criação do conselho escolar e nomeação do presidente do conselho de universidades públicas; documentos sobre reconhecimento de formatura universitária; projetos e teses de formatura universitária avaliados pelo conselho como satisfatórios ou superiores; registros de programas e tópicos de pesquisa científica de professores e pesquisadores em nível ministerial e industrial; registros de seleção e alocação de alunos pré-universitários para estudar em universidades, faculdades e escolas intermediárias; tabelas de resumo de resultados de aprendizagem e treinamento de alunos do ensino fundamental, etc.

Registros e documentos mantidos por 2 a 10 anos

Os seguintes documentos ficam arquivados por 10 anos: históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de testes, notas de exames, notas de cursos universitários; registros de aprovação dos resultados de exames finais de curso universitários; registros de aprovação dos resultados de exames finais de curso, históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de testes, notas de exames, notas de cursos de nível de mestrado, etc.

Dentro de 5 anos, há documentos: projetos de graduação e teses que não atendem aos requisitos de nível universitário; documentos de inscrição e exames de mestrado; históricos escolares de cada disciplina, incluindo notas de testes, notas de exames, notas de disciplinas de nível de mestrado; documentos que analisam os resultados de exames finais, exames finais de nível de doutorado...

Enquanto isso, os relatórios de estágio de graduação da universidade e faculdade são arquivados por 3 anos; provas e outros documentos relacionados aos exames de graduação da universidade e faculdade são arquivados por 2 anos.

O texto integral do projeto de Circular que regulamenta o prazo de conservação de registos e documentos no domínio da educação e formação, o leitor pode consultar AQUI

Diferenças entre regulamentações antigas e novas

Enquanto a antiga circular continha 274 tipos de documentos, o novo rascunho da circular contém até 387 documentos. Há algumas mudanças, como a antiga regulamentação sobre documentos de intercâmbio em educação e treinamento, que foi mantida por apenas 10 anos, enquanto o novo rascunho tem apenas 5 anos; a antiga regulamentação sobre compilação, seleção, avaliação, aprovação e uso de materiais didáticos e livros didáticos para todos os níveis do ensino universitário tinha 20 anos, mas o novo regulamento é permanente.

Além disso, a lista de organizações internacionais de avaliação e acreditação da qualidade educacional reconhecidas pelo Vietnã, de acordo com os regulamentos antigos, é mantida por 20 anos, mas o novo rascunho é mantido por 10 anos. Os registros de estabelecimento ou permissão para estabelecer, dissolver, alterar o nome, conceder, reconceder licenças de operação e suspender atividades de avaliação da qualidade educacional para organizações de avaliação da qualidade educacional, na circular antiga, são mantidos permanentemente, mas o novo rascunho é mantido por 10 anos...

Fonte: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm