É estritamente proibido apreender, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bancos de dados de documentos; não é permitido danificar ou perder documentos e bancos de dados de documentos durante o processo de organização do aparelho.
Foto ilustrativa. Fonte: VNA
Em 19 de março de 2025, o Ministério do Interior emitiu o Despacho Oficial nº 414/BNV-VTLTNN aos Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente sobre o fortalecimento da gestão do trabalho de documentos e arquivos no processo de reorganização do aparato do sistema político, de acordo com a Conclusão nº 127-KL/TW do Politburo.
É estritamente proibido possuir, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bancos de dados de documentos.
Para garantir um trabalho tranquilo e contínuo com documentos e arquivos, garantir a gestão segura de documentos antes, durante e depois da conclusão da reorganização do sistema político , de acordo com a Conclusão nº 127-KL/TW de 28 de fevereiro de 2025 do Politburo e da Secretaria sobre a implementação de pesquisas e propondo continuar a reorganização do sistema político, implementando a responsabilidade da gestão estatal de documentos e arquivos, o Ministério do Interior solicita ao Presidente do Comitê Popular da província ou cidade administrada centralmente que direcione urgentemente a implementação de uma série de tarefas urgentes para fortalecer a gestão do trabalho com documentos e arquivos no processo de reorganização do aparato do governo local, da seguinte forma:
Em primeiro lugar, cumprir de forma adequada e integral as normas legais sobre documentos e arquivos, atendendo aos seguintes requisitos:
Em primeiro lugar, todos os documentos e bancos de dados de documentos formados durante as atividades de agências e organizações devem ser gerenciados de forma centralizada, uniforme e segura, de acordo com cada arquivo; os documentos e bancos de dados de documentos de qualquer agência ou organização devem ser contados e coletados de acordo com o arquivo dessa agência ou organização.
Em segundo lugar, a agência ou organização deverá encerrar seus arquivos a partir da data de encerramento das operações. A agência ou organização não deverá emitir documentos administrativos sob sua autoridade a partir da data em que a decisão da autoridade competente sobre a fusão ou encerramento das operações entrar em vigor.
Terceiro, antes e durante o acordo organizacional, os documentos e bancos de dados devem continuar a ser preservados nos arquivos do Arquivo Histórico Provincial e do Arquivo da Agência (ou no local onde estão sendo preservados) da unidade administrativa antes do acordo.
Em quarto lugar, é estritamente proibido apreender, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bancos de dados de documentos; não é permitido danificar ou perder documentos e bancos de dados de documentos durante o processo de organização do aparelho.
Em segundo lugar, os arquivos históricos provinciais são responsáveis por receber e coordenar com os chefes de agências, organizações e unidades administrativas para continuar a preservar no local ou preservar temporariamente todos os documentos de arquivo e bancos de dados de documentos na província e entregar os documentos de acordo com sua autoridade de gestão às novas agências, organizações e unidades administrativas depois que a estrutura organizacional for reorganizada.
Terceiro, a entrega de documentos e bancos de dados de documentos após o arranjo organizacional é realizada de acordo com as disposições da lei sobre autoridade de gestão de arquivos.
Quarto, implementar rigorosamente as regulamentações legais sobre a gestão e o uso de selos e certificados de assinatura digital para serviços públicos especializados; proteger os segredos de estado e garantir a segurança das informações, documentos e dados ao executar tarefas estatísticas, embalagem, entrega, preservação e uso no processo de reorganização do aparelho.
Emissão de documentos que regulam a lista de códigos de identificação de documentos, registros e símbolos de texto de novas agências e organizações
Para os Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente, o Ministério do Interior recomenda que o Presidente do Comitê Popular Provincial seja responsável como chefe na implementação da gestão estatal de arquivos na localidade dentro do escopo de deveres e poderes; garantindo a segurança de documentos e bancos de dados de documentos sob a autoridade de gestão de acordo com as disposições da lei durante todo o processo de arranjo organizacional.
Emitir urgentemente a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão estatal do trabalho de documentação e arquivo.
Desenvolver um plano para reorganizar os arquivos históricos do Estado em nível provincial no Projeto para reorganizar e reorganizar as unidades administrativas em todos os níveis e construir um modelo de organização de governo local de dois níveis, submetendo-o às autoridades competentes para avaliação e implementação.
Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:
Primeiramente, emitir um documento regulamentando a lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos de texto de novas agências e organizações sob gestão.
Em segundo lugar, instrua o chefe da nova agência ou organização a receber documentos e bancos de dados sob sua autoridade de gestão; o chefe da nova unidade administrativa de base a receber documentos nas salas e armazéns na área de gestão temporariamente administrada pelo Arquivo Histórico Provincial.
Terceiro, orientar a unidade que gerencia e opera o Sistema a implementar soluções técnicas para garantir a continuidade e a continuação das atividades de emissão de documentos e liquidação de trabalho das agências e organizações sob sua gestão.
Quarto, direcionar o desenvolvimento de projetos e planos para gestão e processamento comercial de documentos previamente compilados.
Quinto, garantir recursos para executar tarefas administrativas e de arquivo com segurança e tranquilidade antes, durante e depois do acordo organizacional.
Sexto, reportar o status da implementação ao Ministério do Interior para que o Ministério do Interior possa sintetizar e reportar ao Governo .
Emitir um Plano para implementar a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão do trabalho de documentos e arquivos.
Para o Departamento de Assuntos Internos, aconselhar o Presidente do Comitê Popular Provincial a emitir uma Diretiva sobre o fortalecimento da gestão de documentos e arquivos no processo de reorganização do aparato do sistema político local.
Emitir um Plano para implementar a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão do trabalho de documentos e arquivos no processo de reorganização do aparato do sistema político local.
O Arquivo Histórico Provincial designa funcionários para organizar grupos de trabalho em agências, organizações e unidades para receber, coordenar a preservação de documentos no local e delimitar o banco de dados de documentos no Sistema.
Orientar o Arquivo Histórico Provincial a tomar medidas proativas para coletar registros preservados permanentemente que foram completamente editados em agências e organizações que são fontes de documentos enviados ao Arquivo Histórico Provincial.
Aconselhe o Presidente do Comitê Popular Provincial a providenciar recursos suficientes para garantir a segurança dos documentos e bancos de dados de documentos em salas e armazéns que foram confirmados e lacrados pelo Arquivo Histórico Provincial até que sejam entregues à agência ou organização de gestão responsável após a reorganização do aparato.
Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:
Aconselhe o Presidente do Comitê Popular Provincial a emitir prontamente uma lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos de texto de agências e organizações formadas após a reorganização do aparelho sob sua gestão.
Apresentar ao Comitê Popular Provincial o projeto para gerenciar e tratar documentos de agências e organizações antes de reorganizar o aparato.
Coordenar com a unidade de gerenciamento e operação do sistema para desenvolver um plano de transferência, integrar documentos e bancos de dados de documentos no sistema.
Se necessário, consulte o Departamento de Registros e Arquivos do Estado sobre o plano de gerenciamento e processamento do bloco de documentos e do banco de dados de documentos que foram compilados estatisticamente antes de organizar a estrutura organizacional.
Oriente e responda regularmente a perguntas de agências, organizações e indivíduos sobre documentos e arquivos antes, durante e depois da reestruturação organizacional.
Confirmar a entrega de documentos e bancos de dados de documentos de agências e organizações antes de reestruturar o aparelho.
Para os arquivos históricos provinciais, o Ministério do Interior propõe designar funcionários para orientar a contagem, organização, embalagem, selagem, confirmação do volume e condição de documentos em papel e documentos em outros suportes de informação (se houver), recebendo e coordenando a preservação no local ou a preservação centralizada temporária de documentos de agências e organizações.
Coordenar com a unidade de gestão e operação do Sistema para determinar o número de documentos digitais e delimitar o banco de dados de documentos no Sistema de cada agência, organização e unidade administrativa.
Faça uma lista de todos os documentos e bancos de dados de documentos atualmente preservados no Arquivo Histórico Provincial; continue a garantir a segurança, integridade e usabilidade dos documentos e bancos de dados de documentos no Arquivo Histórico Provincial até que os documentos e bancos de dados de documentos sejam entregues às agências e organizações competentes após a reestruturação do aparelho.
Sintetizar a quantidade, o status dos documentos, o banco de dados de documentos e reportar ao Departamento de Assuntos Internos para reportar ao Ministério de Assuntos Internos.
Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:
O ponto focal organiza e confirma a entrega de documentos e bancos de dados de documentos de agências e organizações antes do acordo organizacional para a agência ou organização de gestão competente após o acordo organizacional.
Assessorar o Departamento de Assuntos Internos a desenvolver planos e projetos para gerenciar e processar os documentos e bancos de dados de documentos que foram compilados pela agência ou organização antes de reorganizar o aparato.
Coordenar com agências e organizações relevantes para organizar a implementação de projetos e planos para gerenciar e processar operações comerciais de documentos e bancos de dados que foram compilados estatisticamente antes da reorganização do aparato.
Coletar registros de preservação permanente que tenham sido previamente editados integralmente em agências e organizações que são fontes de documentos submetidos ao Arquivo Histórico Provincial. Caso não haja um arquivo especializado, o Arquivo Histórico Provincial aconselhará o Departamento de Assuntos Internos a providenciar salas e depósitos para garantir a segurança dos documentos coletados durante o processo de organização.
Cadastre-se para abrir ou reabrir contas de organizações, líderes e secretários no Sistema para garantir a emissão e o recebimento de documentos.
Para os chefes de agências, organizações e unidades administrativas, o Ministério do Interior exige que os chefes de agências, organizações e presidentes de comitês populares nos níveis distrital e municipal sejam responsáveis por garantir a segurança dos documentos e bancos de dados de documentos sob sua autoridade de gestão, de acordo com as disposições da lei, durante o processo de reestruturação do aparelho, até que os documentos e bancos de dados de documentos sejam entregues ao Arquivo Histórico Provincial e às agências e organizações competentes após a reestruturação do aparelho.
Oriente unidades e indivíduos a compilar e empacotar registros e documentos sobre trabalhos concluídos e registros e documentos sobre trabalhos não concluídos (faça uma lista de trabalhos não concluídos para cada unidade).
Designar unidades e indivíduos para sintetizar e fazer uma lista do trabalho inacabado da agência ou organização; anexar arquivos e documentos empacotados separadamente e reunidos para enviar aos Arquivos da agência.
Instruir os arquivos do órgão de estatística a embalar documentos e orientar as unidades e os indivíduos a coletar e embalar os arquivos e documentos não submetidos; receber arquivos e documentos das unidades e dos indivíduos e reuni-los nos arquivos e salas de armazenamento centralizadas. É necessário estar atento, coletar separadamente e anotar claramente os arquivos e documentos sobre trabalhos inacabados.
Organizar armazéns, equipamentos e recursos humanos necessários para proteger e preservar com segurança os documentos até que sejam entregues à autoridade ou organização competente para gerenciamento após a reorganização do aparato.
Orientar a unidade que gerencia e opera o sistema estatístico para confirmar o número de documentos e bancos de dados de documentos de trabalhos concluídos e não concluídos; delimitar dados no sistema ou extraí-los para dispositivos de armazenamento e garantir a segurança e a integridade dos documentos e bancos de dados até que sejam entregues aos arquivos históricos provinciais ou agências e organizações competentes após a reestruturação do aparelho.
O Presidente do Comitê Popular Distrital designa o Departamento de Assuntos Internos para aconselhar sobre a organização de armazéns e equipamentos necessários para reunir e preservar com segurança documentos de agências especializadas sob o Comitê Popular Distrital; organizar forças para proteger a segurança dos documentos até que sejam entregues às agências e organizações competentes para gestão após a reorganização do aparato.
Imediatamente após a conclusão do acordo organizacional, o chefe da nova agência, organização ou unidade administrativa precisa prontamente orientar:
Cadastrar-se para abrir ou reabrir contas de organizações, líderes e secretários no Sistema para garantir a emissão e recebimento de documentos; cadastrar-se para emitir selos e certificados de assinatura digital para serviço público especializado conforme regulamentação.
Coordenar com o Arquivo Histórico Provincial, a unidade de gestão e operação do Sistema e unidades e indivíduos relevantes para receber documentos e bancos de dados de documentos sobre trabalhos inacabados sob autoridade de gestão para resolução posterior.
Receber documentos, bancos de dados de documentos sob autoridade de gestão e documentos em salas e armazéns na área de gestão; coordenar com o Arquivo Histórico para desenvolver um plano para lidar com as operações comerciais para aquele bloco de documentos.
Contar, selar e preservar com segurança documentos nos arquivos e armazéns da agência.
Para arquivos de agências, o departamento de arquivos da agência ou a pessoa designada para arquivar na agência, organização ou unidade deverá executar as seguintes tarefas:
Instruir unidades e indivíduos a compilar, empacotar arquivos e documentos e entregá-los a salas e armazéns para armazenamento centralizado com antecedência; preparar armazéns e condições necessárias para preservar com segurança os documentos recebidos de unidades e indivíduos.
Contar, selar e preservar com segurança os documentos no escritório ou depósito da agência ou organização até que os documentos sejam entregues ao Arquivo Histórico Provincial ou à agência ou organização competente após a reorganização da estrutura organizacional.
Coordenar com a unidade de gestão e operação do Sistema Estatístico para confirmar o número de documentos e bancos de dados de documentos de agências e organizações no Sistema.
Receber e conservar separadamente arquivos e documentos de trabalhos inacabados conforme lista.
Envie ou compile e empacote separadamente registros previamente concluídos e preservados permanentemente, prontos para envio ao Arquivo Histórico.
Entregue os documentos embalados e a lista de trabalhos inacabados em suas condições originais.
Para servidores públicos, empregados públicos e trabalhadores, compilar e empacotar registros e documentos sobre trabalhos concluídos e registros e documentos sobre trabalhos não concluídos; para trabalhos não concluídos, é necessário fazer uma lista e declarar claramente: nome do trabalho; nome da pessoa designada para tratá-lo; número de documentos e documentos disponíveis; prazo para tratamento (se houver).
Manter estatísticas de registros e documentos sobre trabalhos concluídos e registros e documentos sobre trabalhos não concluídos no Sistema; criar uma lista de registros de trabalho ou uma lista de documentos sobre trabalhos não concluídos no Sistema.
Entregar o status original dos arquivos empacotados, documentos e a lista de trabalhos inacabados no Sistema aos arquivos da agência ou unidade, ou ao indivíduo responsável pela coleta de documentos durante o processo de organização do aparato.
Imediatamente após a conclusão do acordo organizacional, é necessário coordenar prontamente com os Arquivos da agência e a unidade que gerencia e opera o Sistema para entregar registros e documentos sobre trabalhos inacabados à unidade ou indivíduo responsável por continuar a tratá-los.
Encerrar as contas de organizações e indivíduos de agências e organizações que cessam operações imediatamente após uma decisão sobre reestruturação organizacional ser tomada.
Quanto às unidades que gerenciam e operam o Sistema, o Ministério do Interior exige a identificação e delimitação do escopo de documentos e bancos de dados de documentos no Sistema de acordo com cada conta da agência, organização e indivíduo; em que, com base na lista de trabalhos inacabados das unidades e indivíduos, determine o escopo dos dados e faça uma lista de contas de organizações e indivíduos com trabalhos inacabados; prepare um plano de transferência quando instruído.
Coletar e reportar ao Comitê Popular Provincial e ao Departamento de Assuntos Internos sobre o sistema de códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos atualmente usados no Sistema para servir como base para definir códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos de agências e organizações após reorganizar o aparato de forma unificada e sincronizada, evitando duplicação.
Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:
Encerrar as contas de organizações e indivíduos de agências e organizações que cessam operações imediatamente após uma decisão sobre reestruturação organizacional ser tomada.
Atualize o sistema de código de identificação de documentos, o código de arquivo e os símbolos de texto de novas agências e organizações para garantir que o sistema opere sem problemas.
Abra contas para novas agências, organizações e indivíduos, garantindo a conexão com documentos e bancos de dados de documentos relacionados anteriormente para garantir que não haja interrupção no processamento do trabalho no Sistema.
Extrair e empacotar documentos e bancos de dados de documentos de agências, organizações e unidades inativas e entregá-los aos arquivos históricos provinciais ou agências e organizações competentes após a reestruturação do aparelho.
Tenha um plano para usar documentos e bancos de dados de documentos no Sistema para atender às necessidades urgentes de agências, organizações e indivíduos durante todo o processo de reestruturação do aparato.
Veja o texto completo do Despacho Oficial nº 414/BNV-VTLTNN no ARQUIVO anexo:
Fonte: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987
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