Fortalecimento da gestão do trabalho documental e arquivístico no processo de reorganização do aparelho do sistema político.

É estritamente proibido possuir, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bases de dados documentais; não é permitido danificar ou perder documentos e bases de dados documentais durante o processo de reorganização do equipamento.

Foto ilustrativa. Fonte: VNA

Em 19 de março de 2025, o Ministério do Interior emitiu o Despacho Oficial nº 414/BNV-VTLTNN aos Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente sobre o fortalecimento da gestão do trabalho documental e arquivístico no processo de reorganização do aparato do sistema político, de acordo com a Conclusão nº 127-KL/TW do Politburo.

É estritamente proibido possuir, transferir ou destruir documentos e bases de dados de documentos ilegalmente.

Para garantir o bom funcionamento e a continuidade do trabalho documental e arquivístico, e assegurar a gestão segura dos documentos antes, durante e após a conclusão da reorganização do sistema político , em conformidade com a Conclusão nº 127-KL/TW, de 28 de fevereiro de 2025, do Politburo e do Secretariado, sobre a implementação de pesquisas e a proposta de continuidade da reorganização do sistema político, e para o cumprimento da responsabilidade da gestão estatal de documentos e arquivos, o Ministério do Interior solicita ao Presidente do Comitê Popular da província ou da cidade administrada centralmente que determine urgentemente a implementação de uma série de tarefas urgentes para fortalecer a gestão documental e arquivística no processo de reorganização do aparato governamental local, conforme segue:

Em primeiro lugar, cumpra integralmente e de forma adequada as normas legais relativas a documentos e arquivos, atendendo aos seguintes requisitos:

Em primeiro lugar, todos os documentos e bases de dados documentais criados durante as atividades de agências e organizações devem ser gerenciados de forma centralizada, uniforme e segura, de acordo com cada arquivo; os documentos e bases de dados documentais de qualquer agência ou organização devem ser compilados estatística e coletivamente, de acordo com o arquivo dessa agência ou organização.

Em segundo lugar, a agência ou organização deverá encerrar seus arquivos a partir da data de encerramento das atividades. A agência ou organização não poderá emitir documentos administrativos sob sua jurisdição a partir da data em que a decisão da autoridade competente sobre a fusão ou o encerramento das atividades entrar em vigor.

Terceiro, antes e durante o processo de reorganização, os documentos e bases de dados devem continuar a ser preservados nos arquivos do Arquivo Histórico Provincial e nos arquivos da agência (ou no local onde se encontram preservados) da unidade administrativa anterior à reorganização.

Em quarto lugar, é estritamente proibido possuir, transferir ou destruir ilegalmente documentos e bases de dados documentais; não é permitido danificar ou perder documentos e bases de dados documentais durante o processo de reorganização do aparelho.

Em segundo lugar, os arquivos históricos provinciais são responsáveis ​​por receber e coordenar com os chefes de agências, organizações e unidades administrativas a preservação contínua, no local ou temporária, de todos os documentos arquivísticos e bases de dados documentais da província, e a transferência dos documentos, de acordo com sua autoridade de gestão, para as novas agências, organizações e unidades administrativas após o rearranjo organizacional.

Em terceiro lugar, a transferência de documentos e bases de dados documentais após a reorganização é realizada de acordo com as disposições da lei sobre a autoridade de gestão arquivística.

Em quarto lugar, implementar rigorosamente as normas legais sobre a gestão e utilização de selos e certificados de assinatura digital para o serviço público; proteger os segredos de Estado e garantir a segurança da informação, dos documentos e dos dados durante a execução de tarefas estatísticas, a sua organização, entrega, conservação e utilização no processo de reorganização do aparelho.

Emissão de documentos que regulamentam a lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos textuais de novas agências e organizações.

Para os Comitês Populares das províncias e cidades administradas centralmente, o Ministério do Interior recomenda que o Presidente do Comitê Popular Provincial seja o responsável pela implementação da gestão estatal dos arquivos na localidade, dentro do escopo de suas atribuições e poderes; garantindo a segurança dos documentos e bancos de dados documentais sob sua autoridade de gestão, de acordo com as disposições legais, durante todo o processo de reorganização da estrutura.

É urgente a emissão da Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão estatal do trabalho documental e arquivístico.

Desenvolver um plano para reorganizar os arquivos históricos do Estado em nível provincial, no âmbito do Projeto de reorganização e reestruturação das unidades administrativas em todos os níveis e construção de um modelo de organização governamental local de dois níveis, e submetê-lo às autoridades competentes para avaliação e implementação.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:

Em primeiro lugar, emitir um documento que regulamente a lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos de texto de novas agências e organizações sob gestão.

Em segundo lugar, orientar os chefes das novas agências e organizações a receberem os documentos e bases de dados sob sua responsabilidade; os chefes das novas unidades administrativas locais a receberem os documentos nas salas e armazéns da área de gestão temporariamente administrada pelo Arquivo Histórico Provincial.

Terceiro, orientar a unidade que administra e opera o Sistema a implementar soluções técnicas para garantir a continuidade e a prossecução das atividades de emissão de documentos e de liquidação de pendências das agências e organizações sob sua gestão.

Quarto, orientar o desenvolvimento de projetos e planos para gerenciar e processar operações comerciais com base em documentos previamente compilados.

Quinto, assegure-se de que os recursos necessários para a execução de tarefas administrativas e de arquivo sejam utilizados de forma segura e eficiente antes, durante e após a reorganização.

Sexto, reporte o status da implementação ao Ministério do Interior para que este sintetize as informações e as apresente ao Governo .

Emissão do Plano para implementar a Diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão do trabalho documental e arquivístico.

Para o Departamento de Assuntos Internos, recomenda-se ao Presidente do Comitê Popular Provincial que emita uma Diretiva sobre o fortalecimento da gestão do trabalho documental e arquivístico no processo de reorganização do aparato do sistema político local.

Elaborar um plano para implementar a diretiva do Presidente do Comitê Popular Provincial sobre o fortalecimento da gestão do trabalho documental e arquivístico no processo de reorganização do aparato do sistema político local.

O Arquivo Histórico Provincial designa funcionários para organizar grupos de trabalho junto a agências, organizações e unidades, a fim de receber e coordenar a preservação in loco de documentos, bem como delimitar o banco de dados de documentos no Sistema.

Instrua o Arquivo Histórico Provincial a tomar medidas proativas para coletar registros preservados permanentemente e que tenham sido totalmente editados nas agências e organizações que são a fonte dos documentos submetidos ao Arquivo Histórico Provincial.

Aconselhar o Presidente do Comitê Popular Provincial a providenciar recursos suficientes para garantir a segurança dos documentos e bancos de dados documentais em salas e depósitos que foram confirmados e lacrados pelo Arquivo Histórico Provincial, até que sejam entregues à agência ou organização gestora responsável, após a reorganização da estrutura.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:

Aconselhar o Presidente do Comitê Popular Provincial a promulgar prontamente uma lista de códigos de identificação para documentos, registros e símbolos textuais de agências e organizações formadas após a reorganização do aparato sob sua gestão.

Antes de reorganizar a estrutura, apresentar ao Comitê Popular Provincial os planos e projetos para a gestão e o processamento de documentos de órgãos e organizações.

Coordenar com a unidade de gestão e operação do sistema para desenvolver um plano de transição, integrar documentos e bases de dados de documentos no sistema.

Caso necessário, consulte o Departamento Estadual de Registros e Arquivos sobre o plano de gestão e processamento do bloco de documentos e do banco de dados de documentos que foram compilados antes de definir a estrutura organizacional.

Orientar e responder regularmente a perguntas de agências, organizações e indivíduos sobre documentos e arquivos antes, durante e após a reestruturação organizacional.

Confirme a transferência de documentos e bases de dados documentais de agências e organizações antes de reorganizar o aparato.

Para os arquivos históricos provinciais, o Ministério do Interior recomenda a designação de funcionários para orientar a contagem, organização, embalagem, selagem, confirmação do volume e estado de conservação dos documentos em papel e dos documentos em outros suportes de informação (se houver), bem como o recebimento e a coordenação da preservação no local ou da preservação centralizada temporária dos documentos de agências e organizações.

Coordenar com a unidade de gestão e operação do Sistema para determinar o número de documentos digitais e delimitar a base de dados de documentos no Sistema de cada agência, organização e unidade administrativa.

Elabore uma lista de todos os documentos e bases de dados documentais atualmente preservados no Arquivo Histórico Provincial; continue a garantir a segurança, integridade e usabilidade dos documentos e bases de dados documentais no Arquivo Histórico Provincial até que os documentos e bases de dados documentais sejam entregues a agências e organizações competentes após a reorganização da estrutura organizacional.

Sintetizar a quantidade, o estado dos documentos, a base de dados documental e elaborar um relatório para o Departamento de Assuntos Internos, que por sua vez o encaminhará ao Ministério do Interior.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:

O ponto focal organiza e confirma a transferência de documentos e bases de dados documentais de agências e organizações, antes da reorganização, para a agência ou organização de gestão competente, após a reorganização.

Aconselhar o Departamento de Assuntos Internos a desenvolver planos e projetos para gerir e lidar com os documentos e bases de dados documentais que foram compilados por agências e organizações antes da reorganização da estrutura.

Coordenar com as agências e organizações relevantes para organizar a implementação de projetos e planos, bem como para gerenciar e processar documentos e bancos de dados compilados antes da reorganização da estrutura.
A coleta de arquivos com prazo de preservação permanente, previamente editados e totalmente arquivados em órgãos e organizações que são a fonte dos documentos submetidos ao Arquivo Histórico Provincial, será realizada. Caso não haja um arquivo especializado, o Arquivo Histórico Provincial orientará o Departamento de Assuntos Internos a providenciar salas e depósitos para garantir a segurança dos documentos coletados durante o processo de reorganização do acervo.

Cadastre-se para abrir ou reabrir contas de organizações, líderes e secretários no Sistema para garantir a emissão e o recebimento de documentos.

Para os chefes de agências, organizações e unidades administrativas, o Ministério do Interior exige que os chefes de agências, organizações e presidentes dos Comitês Populares nos níveis distrital e comunal sejam responsáveis ​​por garantir a segurança dos documentos e bancos de dados documentais sob sua autoridade de gestão, de acordo com as disposições legais, durante o processo de reestruturação do aparato, até que os documentos e bancos de dados documentais sejam entregues aos Arquivos Históricos Provinciais e às agências e organizações competentes após a reestruturação.

Oriente as unidades e os indivíduos a compilarem e organizarem registros e documentos sobre trabalhos concluídos e registros e documentos sobre trabalhos inacabados (faça uma lista dos trabalhos inacabados de cada unidade).

Atribua tarefas a unidades e indivíduos para sintetizar e listar os trabalhos inacabados da agência ou organização; anexe arquivos e documentos, embale-os separadamente e reúna-os para envio ao Arquivo da agência.

Gerenciar os arquivos da agência estatística, organizar os documentos nos arquivos e orientar as unidades e os indivíduos a compilar e organizar os arquivos e documentos ainda não entregues; receber arquivos e documentos de unidades e indivíduos e reuni-los nos arquivos, depósitos e armazéns centralizados. É necessário atentar para o andamento, separar os documentos e manter anotações claras sobre trabalhos inacabados.

Providencie os armazéns, equipamentos e recursos humanos necessários para proteger e preservar com segurança os documentos até que sejam entregues à autoridade ou organização competente para gestão, após a reorganização da estrutura.

Orientar a unidade responsável pela gestão e operação do sistema estatístico a confirmar o número de documentos e bases de dados de trabalhos concluídos e em curso; delimitar os dados no sistema ou extraí-los para dispositivos de armazenamento e garantir a segurança e integridade dos documentos e bases de dados até à sua entrega aos arquivos históricos provinciais ou às agências e organizações competentes, após a reestruturação do aparelho.

O Presidente do Comitê Popular Distrital designa o Departamento de Assuntos Internos para assessorar na organização de armazéns e equipamentos necessários para coletar e preservar centralmente os documentos de órgãos especializados subordinados ao Comitê Popular Distrital; e para designar forças para proteger a segurança dos documentos até que sejam entregues ao órgão ou organização gestora competente após a devida organização.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, o chefe da nova agência, organização ou unidade administrativa deve orientar prontamente:

Cadastre-se para abrir ou reabrir contas de organizações, líderes e secretários no Sistema para garantir a emissão e o recebimento de documentos; cadastre-se para emitir selos e certificados de assinatura digital para serviços públicos especializados, de acordo com as normas.

Coordenar com o Arquivo Histórico Provincial, a unidade de gestão e operação do sistema e as unidades e indivíduos relevantes para receber documentos e bases de dados de documentos sobre trabalhos inacabados sob sua autoridade de gestão para posterior resolução.

Receber documentos, bases de dados de documentos sob autoridade de gestão e documentos em salas e armazéns na área de gestão; coordenar com os Arquivos Históricos para desenvolver planos de processamento de negócios para esse bloco de documentos.

Contar, lacrar e armazenar com segurança os documentos nos arquivos e depósitos da agência.

Para arquivos de agências, o departamento de arquivos da agência ou a pessoa designada para arquivar na agência, organização ou unidade deverá executar as seguintes tarefas:

Instruir as unidades e os indivíduos a compilarem e empacotarem arquivos e documentos e a entregá-los antecipadamente a salas de armazenamento e depósitos centralizados; preparar os depósitos e as condições necessárias para preservar com segurança os documentos recebidos das unidades e dos indivíduos.

Contar, lacrar e preservar em segurança os documentos no escritório ou arquivo da agência ou organização até que sejam entregues ao Arquivo Histórico Provincial ou à agência ou organização competente após a reorganização da estrutura organizacional.

Coordenar com a unidade de gestão e operação do Sistema Estatístico para confirmar o número de documentos e bases de dados documentais de agências e organizações no Sistema.

Receber e armazenar separadamente os arquivos e documentos de trabalhos inacabados, de acordo com a lista.

Enviar ou compilar, e embalar separadamente, os registros previamente concluídos e preservados permanentemente, prontos para serem submetidos ao Arquivo Histórico.

Envie os documentos e arquivos reunidos, bem como a lista de trabalhos inacabados, em seu estado original.

Para servidores públicos, funcionários e trabalhadores, compile e organize os registros e documentos relativos ao trabalho concluído e ao trabalho inacabado; para o trabalho inacabado, é necessário fazer uma lista e indicar claramente: nome do trabalho; nome da pessoa designada para realizá-lo; número de documentos e materiais existentes; prazo para conclusão (se houver).

Manter estatísticas de registros e documentos sobre trabalhos concluídos e registros e documentos sobre trabalhos não concluídos no sistema; criar uma lista de registros de trabalho ou uma lista de documentos sobre trabalhos não concluídos no sistema.

Envie o pacote original de documentos e arquivos, bem como a lista de trabalhos inacabados do Sistema, para o arquivo da agência ou unidade, ou para a pessoa responsável pela coleta de documentos durante o processo de reorganização do aparato.

Imediatamente após a conclusão do processo organizacional, é necessário coordenar prontamente com o Arquivo da Agência e com a unidade responsável pela gestão e operação do Sistema para entregar os registros e documentos relativos aos trabalhos inacabados à unidade ou pessoa responsável por dar continuidade ao assunto.

Encerramento das contas de organizações e indivíduos para agências e organizações que cessam suas atividades imediatamente após a tomada de decisão sobre reestruturação organizacional.

Quanto à unidade responsável pela gestão e operação do Sistema, o Ministério do Interior exige que se identifique e se delimite o escopo dos documentos e bancos de dados documentais no Sistema, de acordo com cada conta da agência, organização e indivíduo; que, com base na lista de trabalhos inacabados das unidades e indivíduos, se determine o escopo dos dados e se elabore uma lista das contas das organizações e indivíduos com trabalhos inacabados; e que se prepare um plano de transição quando solicitado.

Coletar e informar ao Comitê Popular Provincial e ao Departamento de Assuntos Internos sobre o sistema de códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos atualmente utilizados no Sistema, para servir de base para a definição de códigos de identificação de documentos, códigos de arquivo e símbolos de documentos de agências e organizações após a reorganização do aparato de forma unificada e sincronizada, evitando duplicação.

Imediatamente após a conclusão do arranjo organizacional, é necessário executar prontamente as seguintes tarefas:

Encerramento das contas de organizações e indivíduos para agências e organizações que cessam suas atividades imediatamente após a tomada de decisão sobre reestruturação organizacional.

Atualizar o sistema de códigos de identificação de documentos, códigos de arquivos e símbolos de texto de novas agências e organizações para garantir o bom funcionamento do sistema.

Abrir contas para novas agências, organizações e indivíduos, garantindo a conexão com documentos e bancos de dados previamente relacionados, para assegurar que não haja interrupção no processamento de trabalho no Sistema.
Extrair e organizar documentos e bases de dados documentais de agências, organizações e unidades inativas e entregá-los ao Arquivo Histórico Provincial ou às agências e organizações competentes após a reestruturação do aparato.

Elabore um plano para utilizar documentos e bases de dados documentais no Sistema para atender às necessidades urgentes de agências, organizações e indivíduos durante o processo de reestruturação do aparato.
Consulte o texto integral do Despacho Oficial nº 414/BNV-VTLTNN no arquivo anexo:

Fonte: https://moha.gov.vn/tintuc/Pages/danh-sach-tin-noi-bat.aspx?ItemID=56987