Бакнинь создает «цифровое хранилище знаний» для электронного правительства

DNVN - В Бакнине более 3,6 миллионов страниц документов были преобразованы в электронные данные, что облегчает поиск информации для людей и организаций, сокращает время обработки в десятки раз, а также способствует повышению безопасности и юридической ценности документов.

Иллюстрация фото.

Создание цифрового хранилища знаний, сохранение ценности документов

В период с 2022 по 2024 год Департамент внутренних дел провинции Бакнинь совместно с консалтинговым подразделением внедрил программное обеспечение для управления электронными архивами. В нём реализованы такие важные функции, как ввод данных, поиск, авторизация доступа и мониторинг изменений.

К настоящему времени оцифровано более 31 300 дел, что эквивалентно 3,3 миллионам страниц формата А4. В основном это директивные и распорядительные документы провинциального Народного комитета, а также его отделов и подразделений за период с 1948 по 2014 год.

На сегодняшний день система доказала свою эффективность на практике. Если раньше поиск личного профиля, административного решения или данных аспиранта требовал многочасового поиска в бумажных архивах, то теперь система может выдавать точные, полные и юридически значимые результаты, используя всего несколько ключевых слов и несколько минут работы. Цифровые технологии помогли сократить время поиска в 20–30 раз по сравнению с традиционными методами. Система хранения также обеспечивает безопасность, контролируя доступ, назначая права пользователей и фиксируя историю изменений. Благодаря этому, в среднем ежегодно система фиксирует более миллиона просмотров и 1500 случаев использования онлайн-профилей.

Проект цифровой трансформации хранения документов знаменует собой важный шаг вперед от «традиционного метода хранения» к «современной системе управления знаниями». Исторический архивный центр № 1 провинции Бакнинь создал экосистему связанных данных вместо того, чтобы продолжать поддерживать отдельное хранилище документов. В этой системе такие документы, как тексты, резолюции, официальные донесения и записи государственных служащих, маркируются и связываются по факторам времени, выдающим учреждениям, областям и темам. Благодаря созданию «Архива знаний» пользователи могут получать доступ к информации в определенных контекстах, что открывает возможности для применения данных в различных целях, включая администрирование, исследования, образование , культуру и право, одновременно улучшая аналитические и статистические возможности.

Задачи и план расширения на период 2025–2029 гг.

По данным Центра научно-технической коммуникации, несмотря на множество выдающихся достижений, процесс оцифровки по-прежнему сталкивается с множеством трудностей. Некоторым документам уже несколько десятилетий, и они серьёзно повреждены, что затрудняет сканирование, идентификацию и исправление данных. Отсутствие аннотаций или несоответствие форматов многих документов также создаёт трудоёмкую рабочую нагрузку для бизнес-процессов. Процесс утверждения, оценки и приёмки оцифрованных продуктов в соответствии с действующими правилами затягивается, что влияет на ход внедрения. Кроме того, временные перебои в использовании данных иногда возникают из-за проблем с передачей данных с сервера хранения в Министерстве науки и технологий. По состоянию на конец 2020 года уровень оцифровки документов достигал лишь около 75% от общего числа документов, хранящихся в хранилище, в то время как новые документы продолжают поступать каждый год.

Для устранения этих недостатков и дальнейшего расширения масштабов Народный комитет провинции Бакнинь одобрил проект «Оцифровка документов Провинциального исторического архива на период 2025–2029 годов». Стоимость проекта оценивается примерно в 23 миллиарда донгов, а цель — оцифровать дополнительно 3,8 миллиона страниц административных документов Народного комитета провинции, а также его департаментов и отделений. Это важный шаг на пути к завершению создания всего цифрового хранилища административных данных провинции и приближению к модели «Электронное правительство — электронное хранилище — обслуживание электронных граждан».

Министерство внутренних дел станет ведущим ведомством по реализации проекта, координируя действия с соответствующими ведомствами и подразделениями для обеспечения точности, целостности и безопасности данных. Исторический архивный центр № 1 провинции Бакнинь выберет надежных технологических партнеров, организует специализированные группы по оцифровке и будет содействовать коммуникации, чтобы помочь гражданам использовать цифровые данные. К середине 2025 года Центр завершит оцифровку более 330 000 страниц документов Народного комитета провинции, Министерства образования и профессиональной подготовки, Министерства науки и технологий, создав прочную основу для следующего этапа.

Формирование умного правительства

Модель Бакнинь отличается интеграцией инфраструктуры цифрового хранения данных и многоуровневой децентрализованной системы безопасности. Эта система не только обеспечивает быстрый доступ к данным, но и позволяет отслеживать журналы доступа, выявлять отклонения и полностью защищать исходные данные. Это важный фактор в контексте реализации правительством Национальной стратегии в области данных до 2030 года, требующей от местных органов власти трансформации модели хранения данных из «хранения документов» в «управление данными».

Бакнинь разрабатывает интеллектуальную модель хранения данных, стремясь превратить исторические данные в ценные ресурсы для будущего. Оцифрованные, связанные и защищенные исторические документы не только помогут в административной работе, но и создадут прочную основу для применения в аналитике, прогнозировании, политических исследованиях и краеведческом образовании.

Хиен Тао

Источник: https://doanhnghiepvn.vn/chuyen-doi-so/bac-ninh-tao-kho-tri-thuc-so-phuc-vu-chinh-quyen-dien-tu/20251022042704967