Ужесточить управление документооборотом и архивной работой в процессе организационной реструктуризации.

Кинхтедоти - Строго запрещается незаконно изымать, передавать или уничтожать документы и базы данных документов; не допускается повреждение или утрата документов и баз данных документов в процессе организации аппарата...

Таково примечательное содержание служебной донесения Министерства внутренних дел № 414/BNV-VTLTNN от 19 марта, направленного в Народные комитеты провинций и городов республиканского подчинения об усилении руководства документационным и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов.

В документе четко указано, что в целях обеспечения бесперебойной и непрерывной работы с документами и архивами, а также обеспечения безопасного управления документами до, во время и после завершения реорганизации политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW от 28 февраля 2025 года Секретариат и Министерство внутренних дел просят Председателя Народного комитета провинции или города республиканского подчинения безотлагательно руководить выполнением ряда неотложных задач по усилению управления работой с документами и архивами в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления.

Во-первых , правильно и в полном объеме реализовать правовые нормы в отношении документов и архивов, соблюдая следующие требования: все документы и базы данных документов, сформированные в ходе деятельности учреждений и организаций, должны централизованно, единообразно и надежно управляться по каждому архиву; документы и базы данных документов любого учреждения или организации должны статистически собираться по архиву этого учреждения или организации.

Закрывать архивы учреждений и организаций со дня прекращения деятельности; учреждения и организации не издают распорядительные документы, находящиеся в их ведении, со дня вступления в силу решения уполномоченного органа о слиянии или прекращении деятельности.

До и во время организационного урегулирования документы и базы данных должны по-прежнему храниться в архивах Провинциального исторического архива и Архивах агентства (или в текущем месте хранения) административной единицы (ADU) до урегулирования.

В частности, категорически запрещается незаконное изъятие, передача или уничтожение документов и баз данных документов, не допускается порча или утрата документов и баз данных документов в процессе организации аппарата.

Во-вторых , провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции и передачи документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после реорганизации организационной структуры.

В-третьих , передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с правовыми нормами об управлении архивным делом.

В-четвертых , строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов электронной подписи для специализированных государственных служб; защищать государственную тайну и обеспечивать безопасность информации, документов и данных при выполнении статистических задач, упаковке, передаче, хранении и использовании в процессе реорганизации аппарата.

Положение о перечне идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых органов и организаций

Для Народных комитетов провинций и городов центрального подчинения Министерство внутренних дел просит председателя Народного комитета провинций взять на себя ответственность в качестве руководителя по осуществлению государственного управления архивами на местах в рамках обязанностей и полномочий; обеспечить сохранность документов и баз данных документов, находящихся в ведении управления, в соответствии с правовыми нормами в течение всего процесса реорганизации аппарата. Срочно издать Директиву Председателя Народного комитета провинций об усилении государственного управления документацией и архивным делом.

В то же время необходимо разработать план реорганизации государственных исторических архивов на уровне провинций в рамках Проекта по упорядочению и реорганизации административных единиц всех уровней и построению двухуровневой модели организации местного самоуправления, представить его компетентным органам для оценки и внедрения.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно издать документ, в котором устанавливается перечень кодов идентификации документов, записей и условных обозначений документов вновь переданных в ведение учреждений и организаций; поручить руководителям вновь переданных в ведение учреждений и организаций принять документы и базы данных, находящиеся в их ведении; руководителям вновь переданных низовых административных единиц принять документы в помещениях и на складах, находящихся на территории временного ведения губернского исторического архива.

При этом необходимо поручить подразделению, осуществляющему управление и эксплуатацию Системы, реализовать технические решения, обеспечивающие непрерывность и непрерывность документооборота и расчетно-кассовой деятельности подведомственных ему учреждений и организаций.

МВД предложило усилить управление документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы (фото: VNA)

Разработать план по реализации Директивы председателя провинциального народного комитета.

По Министерству внутренних дел официальное донесение просит Председателя провинциального народного комитета издать Директиву об усилении управления документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы; издать план по реализации Директивы Председателя провинциального народного комитета.

Одновременно поручить областному историческому архиву назначить должностных лиц для организации рабочих групп в учреждениях, организациях и подразделениях по приему и координации хранения документов на месте и разграничению базы данных документов в Системе; поручить областному историческому архиву заблаговременно принять меры по сбору дел с постоянным сроком хранения, которые были полностью отредактированы в учреждениях и организациях, являющихся источниками документов, представленных в областной исторический архив.

В то же время рекомендовать председателю провинциального народного комитета выделить достаточные ресурсы для обеспечения сохранности документов и баз данных документов в помещениях и на складах, которые были подтверждены и опечатаны провинциальным историческим архивом, до их передачи ответственному управляющему органу или организации после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно обратиться к Председателю Народного комитета провинции с просьбой выпустить список идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений учреждений и организаций, образованных после организационной работы в сфере управления; представить в Народный комитет провинции проект по управлению и ведению деловых операций по блоку документов учреждений и организаций до организационной работы; скоординировать с подразделением, управляющим и эксплуатирующим систему, разработку плана передачи и интеграции документов и баз данных документов в Систему.

Утвердить передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций до реструктуризации аппарата.

Для провинциальных исторических архивов Министерству внутренних дел предлагается назначить должностных лиц, которые будут руководить подсчетом, упорядочением, упаковкой, опечатыванием, подтверждением объема и статуса бумажных документов и документов на иных носителях информации (при наличии), приемом и координацией хранения на месте или временного централизованного хранения документов учреждений и организаций; координировать с органами управления и эксплуатации Системы определение количества электронных документов и разграничение базы данных документов в Системе каждого учреждения, организации и административной единицы.

Составить список всех документов и баз данных документов, которые в настоящее время хранятся в Провинциальном историческом архиве; продолжать обеспечивать сохранность, целостность и удобство использования документов и баз данных документов в Провинциальном историческом архиве до тех пор, пока они не будут переданы компетентным учреждениям и организациям после реструктуризации аппарата. Обобщить количество и статус документов и баз данных документов и сообщить в Департамент внутренних дел для предоставления в Министерство внутренних дел.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно: организовать и подтвердить передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций до организационной работы компетентному органу или организации по управлению после организационной работы; рекомендовать Министерству внутренних дел разработать проект по управлению и ведению дел с блоком документов и базой данных документов, которые были статистически учтены учреждением или организацией до организационной работы.

В то же время координировать работу с соответствующими учреждениями и организациями по организации реализации проектов и планов по управлению и проведению операций с блоком документов и баз данных, которые были статистически собраны до организационного оформления; собирать дела с постоянным сроком хранения, которые были полностью отредактированы ранее в учреждениях и организациях, являющихся источником документов, переданных в губернский исторический архив.

Зарегистрируйтесь, чтобы открыть новые или повторно открыть счета для организаций, руководителей и клерков.

Также в этом официальном сообщении Министерство внутренних дел требует, чтобы руководители учреждений, организаций и председатели районных и коммунальных народных комитетов несли ответственность за обеспечение сохранности документов и баз данных документов, находящихся в их ведении, в соответствии с правовыми нормами на протяжении всего процесса реструктуризации аппарата до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы в провинциальные исторические архивы и компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

В то же время поручить подразделениям и отдельным лицам составить и упаковать записи и документы по выполненной работе, а также записи и документы по незавершенной работе; поручить подразделениям и отдельным лицам обобщить и составить список незавершенной работы учреждения или организации; прикрепить записи и документы, упаковать их отдельно, собрать и передать в архив учреждения.

Руководить архивами статистического агентства, упаковывать документы в архивах и руководить подразделениями и лицами по составлению и упаковке записей и документов, не переданных в архив; принимать записи и документы от подразделений и лиц и собирать их в архивах и на складах для централизованного хранения. Одновременно организовывать необходимые склады, оборудование и людские ресурсы для защиты и надежного хранения документов до их передачи компетентному органу управления или организации после реорганизации аппарата.

Председатель районного народного комитета поручает отделу внутренних дел давать рекомендации по устройству складов и необходимого оборудования для сбора и надежного хранения документов специализированных учреждений, подчиненных районному народному комитету; организовывать силы по охране сохранности документов до передачи их в распоряжение компетентных органов и организаций после реорганизации аппарата.

Руководитель вновь созданного учреждения, организации, административного подразделения обязан незамедлительно после завершения организационной работы в установленном порядке внести в Систему открытие или переоформление счетов организации, руководителя, документооборота, обеспечить выдачу и прием документов, зарегистрировать выдачу печатей и сертификатов электронной цифровой подписи для оказания специализированных государственных услуг.

Статистика, опечатывание, хранение документов

В отношении архивов учреждений Министерство внутренних дел требует, чтобы архивный отдел учреждения или лицо, назначенное для ведения архива в учреждении, организации или подразделении, руководили подразделениями и отдельными лицами по составлению, упаковке документов и передаче их в помещение или на склад для централизованного хранения заранее; готовили склад и необходимые условия для безопасного хранения документов, полученных от подразделений и отдельных лиц; составляли, опечатывали и безопасно хранили документы в помещении или на складе учреждения или организации до тех пор, пока они не будут переданы в провинциальный исторический архив или компетентному учреждению или организации после реструктуризации аппарата.

Одновременно с этим согласовывать с руководством и эксплуатационным подразделением статистической системы количество документов и баз данных документов учреждений и организаций в системе; принимать и отдельно сохранять дела и документы незавершенной работы по перечню; представлять или отдельно учитывать и упаковывать дела с постоянным сроком хранения, которые ранее были полностью отредактированы.

Отправьте упакованные документы и список незавершенных работ в их первоначальном состоянии.

Для госслужащих, государственных служащих и рабочих Министерство внутренних дел требует статистику и упаковку файлов и документов по выполненным и невыполненным работам. Для невыполненных работ необходимо составить список и четко указать название работы, имя лица, назначенного для ее обработки, количество имеющихся документов и крайний срок обработки (если таковой имеется).

Предоставить исходный статус упакованных файлов, документов и список незавершенных работ по Системе в архив учреждения или подразделения, либо лицу, ответственному за сбор документов в процессе организации аппарата.

Сразу после завершения организационных мероприятий необходимо оперативно согласовать с Архивом агентства и подразделением, управляющим и эксплуатирующим Систему, вопрос о передаче записей и документов по незавершенной работе подразделению или лицу, ответственному за продолжение ее обработки.

Закрытие счетов организаций и физических лиц для учреждений и организаций, прекративших свою деятельность

Для подразделений, управляющих и эксплуатирующих Систему, Министерство внутренних дел требует определить и разграничить объем документов и баз данных документов в Системе в соответствии с каждым счетом агентства, организации и лица. На основе списка незавершенных работ определить объем данных и составить список счетов организаций и лиц с незавершенными работами; подготовить план передачи по указанию.

В то же время собирать статистические данные и предоставлять отчеты в провинциальный народный комитет и Министерство внутренних дел о системе кодов идентификации документов, кодов дел и условных обозначений документов, используемых в настоящее время в Системе, чтобы они служили основой для установления кодов идентификации документов, кодов дел и условных обозначений документов агентств и организаций после реорганизации организационной структуры в унифицированном, синхронизированном порядке, избегая дублирования.

Сразу после завершения организационного урегулирования необходимо оперативно закрыть счета организаций и лиц по учреждениям и организациям, прекращающим деятельность сразу после принятия решения об организационном урегулировании, и одновременно открыть счета новым учреждениям, организациям и лицам, обеспечив связь с ранее связанными документами и базами данных документов.

В частности, Министерство внутренних дел предлагает разработать план использования документов и баз данных документов в Системе для удовлетворения неотложных потребностей учреждений, организаций и отдельных лиц в процессе реструктуризации аппарата.

Источник: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html