Ужесточить управление документооборотом и архивным делом в процессе реструктуризации аппарата

Кинхтедоти-Категорически запрещается незаконное владение, передача или уничтожение документов и баз данных документов; не допускается порча или утрата документов и баз данных документов в процессе организации аппарата...

Об этом свидетельствует содержание служебной донесения Министерства внутренних дел № 414/BNV-VTLTNN от 19 марта, направленного в Народные комитеты провинций и городов центрально-китайского подчинения, об усилении руководства документацией и архивным делом в процессе реорганизации аппарата политической системы в соответствии с заключением Политбюро № 127-KL/TW.

Категорически запрещается незаконное хранение, передача или уничтожение документов.

В документе четко указано, что в целях обеспечения бесперебойной и непрерывной работы с документами и архивами, а также безопасного управления документами до, во время и после завершения реорганизации политической системы в соответствии с Заключением Политбюро № 127-KL/TW от 28 февраля 2025 года Секретариат и Министерство внутренних дел просят Председателя Народного комитета провинции или города центрального подчинения безотлагательно руководить выполнением ряда неотложных задач по усилению управления работой с документами и архивами в процессе реорганизации аппарата местного самоуправления.

Во-первых , правильно и в полном объеме реализовать правовые нормы в отношении документов и архивов, соблюдая следующие требования: все документы и базы данных документов, образующиеся в деятельности учреждений и организаций, должны централизованно, единообразно и надежно управляться по каждому архиву; документы и базы данных документов любого учреждения или организации должны учитываться и собираться по архиву этого учреждения или организации.

Осуществить закрытие архивов учреждений и организаций со дня прекращения их деятельности; учреждения и организации не выдают распорядительные документы, находящиеся в их ведении, со дня вступления в силу решения уполномоченного органа о слиянии или прекращении деятельности.

До и во время организационного урегулирования документы и базы данных должны по-прежнему храниться в архивах Провинциального исторического архива и Архиве агентства (или месте хранения) административной единицы (АДУ) до урегулирования.

В частности, категорически запрещается незаконное завладение, передача или уничтожение документов и баз данных документов, не допускается порча или утрата документов и баз данных документов в процессе реорганизации аппарата.

Во-вторых , провинциальные исторические архивы отвечают за прием и координацию с руководителями учреждений, организаций и административных единиц с целью дальнейшего хранения на месте или временного хранения всех архивных документов и баз данных документов в провинции и передачи документов в соответствии со своими полномочиями по управлению новым учреждениям, организациям и административным единицам после реорганизации организационной структуры.

В-третьих , передача документов и баз данных документов после организационного оформления осуществляется в соответствии с правовыми нормами об органах архивного управления.

В-четвертых , строго соблюдать правовые нормы по управлению и использованию печатей и сертификатов электронной подписи для государственной службы, защищать государственную тайну и обеспечивать сохранность информации, документов и данных при выполнении статистических задач, их упаковке, передаче, хранении и использовании в процессе реорганизации аппарата.

Положение о перечне идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений новых органов и организаций

Министерство внутренних дел просит председателей провинциальных народных комитетов и городов центрального подчинения взять на себя ответственность за осуществление государственного управления архивами на местах в рамках своих обязанностей и полномочий; обеспечить сохранность документов и баз данных, находящихся в ведении органов управления, в соответствии с законодательством в ходе реорганизации аппарата. В срочном порядке издать распоряжение председателя провинциального народного комитета об усилении государственного управления документацией и архивным делом.

В то же время необходимо разработать план реорганизации государственных исторических архивов на провинциальном уровне в рамках Проекта по упорядочению и реорганизации административных единиц всех уровней и построению двухуровневой модели организации местного самоуправления, представить его компетентным органам для оценки и внедрения.

Сразу после завершения организационной работы необходимо в кратчайшие сроки издать документ, в котором будет установлен перечень идентификационных кодов документов, записей и условных обозначений документов вновь переданных в ведение учреждений и организаций; поручить руководителям вновь переданных в ведение учреждений и организаций принять документы и базы данных, а руководителям вновь переданных в ведение низовых административных единиц – принять документы в помещениях и на складах, находящихся на территории временного ведения губернского исторического архива.

При этом необходимо поручить подразделению, осуществляющему управление и эксплуатацию Системы, реализовать технические решения, обеспечивающие непрерывность и непрерывность деятельности по выдаче документов и урегулированию трудовых отношений подведомственных ему органов и организаций.

МВД предложило усилить управление документооборотом и архивным делом в процессе реорганизации политической системы (фото: VNA)

Разработать план реализации директивы председателя провинциального народного комитета.

По Министерству внутренних дел официальной депешей поручено председателю провинциального народного комитета рекомендовать председателю провинциального народного комитета издать директиву об усилении управления документацией и архивным делом в процессе реорганизации аппарата местной политической системы; разработать план по реализации директивы председателя провинциального народного комитета.

Одновременно поручить Губернскому историческому архиву назначить должностных лиц для организации рабочих групп в учреждениях, организациях и подразделениях по приему и координации хранения документов на месте, а также разграничить базу данных документов в Системе; поручить Губернскому историческому архиву заблаговременно принять меры по сбору дел с постоянным сроком хранения, полностью отредактированных в учреждениях и организациях, являющихся источниками документов, переданных в Губернский исторический архив.

В то же время аппарат председателя провинциального народного комитета должен организовать достаточные ресурсы для обеспечения сохранности документов и баз данных документов в помещениях и на складах, которые были подтверждены и опечатаны провинциальным историческим архивом, до их передачи ответственному управляющему органу или организации после реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы необходимо незамедлительно обратиться к Председателю Провинциального Народного Комитета с просьбой выпустить список идентификационных кодов документов, записей и текстовых обозначений учреждений и организаций, образованных после организационной работы в сфере управления; представить в Провинциальный Народный Комитет проект по управлению и ведению деловых операций по блоку документов учреждений и организаций до организационной работы; скоординировать с подразделением, управляющим и эксплуатирующим систему, разработку плана передачи и интеграции документов и баз данных документов в Систему.

Утверждение передачи документов и баз документов органов и организаций при реструктуризации аппарата

Для провинциальных исторических архивов Министерству внутренних дел предлагается определить должностных лиц, которые будут руководить подсчетом, упорядочением, упаковкой, опечатыванием, подтверждением объема и статуса бумажных документов и документов на иных носителях информации (при наличии), приемом и координацией хранения на месте или временного централизованного хранения документов учреждений и организаций; взаимодействовать с административными и эксплуатационными подразделениями Системы по определению количества электронных документов и разграничению базы данных документов в Системе каждого учреждения, организации и административного подразделения.

Составить список всех документов и баз данных, хранящихся в настоящее время в Провинциальном историческом архиве; обеспечить сохранность, целостность и удобство использования документов и баз данных, хранящихся в Провинциальном историческом архиве, до их передачи компетентным органам и организациям после реструктуризации аппарата. Обобщить количество и состояние документов и баз данных и представить отчёт в Департамент внутренних дел для представления Министерству внутренних дел.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно осуществить: координационному центру организовать и подтвердить передачу документов и баз данных документов учреждений и организаций, находящихся до организационной работы, компетентному органу или организации по управлению после организационной работы; рекомендовать Министерству внутренних дел разработать проект по управлению и ведению дел с блоками документов и базами данных документов, находящихся до организационной работы, учреждений и организаций.

В то же время координировать работу с соответствующими учреждениями и организациями по организации реализации проектов и планов по управлению и проведению деловых операций в отношении блоков документов и баз данных, которые были статистически собраны до организационного урегулирования; собирать файлы с постоянным сроком хранения, которые были полностью отредактированы ранее в учреждениях и организациях, являющихся источником документов, представленных в губернский исторический архив.

Зарегистрируйтесь, чтобы открыть новые или повторно открыть существующие учетные записи для организаций, руководителей и клерков.

Также в этом официальном сообщении Министерство внутренних дел требует, чтобы руководители учреждений, организаций и председатели районных и коммунальных народных комитетов несли ответственность за обеспечение сохранности документов и баз данных документов, находящихся в их ведении, в соответствии с правовыми нормами в процессе реструктуризации аппарата до тех пор, пока документы и базы данных документов не будут переданы в провинциальный исторический архив и компетентные учреждения и организации после реструктуризации аппарата.

Одновременно поручить подразделениям и отдельным лицам составить и упаковать записи и документы по выполненной работе, а также записи и документы по невыполненной работе; поручить подразделениям и отдельным лицам обобщить и составить список невыполненной работы учреждения или организации; прикрепить записи и документы, упаковать их отдельно, собрать и передать в архив учреждения.

Руководить архивом статистического органа, упаковывать документы в архиве, руководить статистическими подразделениями и лицами по упаковке непредставленных дел и документов в архиве; принимать дела и документы от подразделений и лиц и накапливать их в централизованных архивах и хранилищах. Одновременно обеспечивать необходимые складские помещения, оборудование и кадровые ресурсы для защиты и сохранности документов до их передачи компетентному органу управления или организации после реорганизации аппарата.

Председатель районного народного комитета поручает отделу внутренних дел давать рекомендации по организации складов и необходимого оборудования для сбора и централизованного хранения документов специализированных учреждений, подчиненных районному народному комитету; организовывать силы для охраны сохранности документов до их передачи компетентному органу или организации управления после организационного оформления.

Руководитель вновь создаваемого учреждения, организации, административного подразделения обязан незамедлительно после завершения организационной работы в установленном порядке зарегистрировать открытие или переоткрытие счетов организации, руководителя и секретаря в Системе, обеспечивающей выдачу и прием документов; зарегистрировать выдачу печатей и сертификатов электронной цифровой подписи для оказания специализированных государственных услуг в соответствии с нормативными актами.

Статистика, опечатывание, хранение документов

В отношении архивов ведомств Министерство внутренних дел обязывает архивный отдел ведомства или лицо, назначенное для ведения архива в ведомстве, организации или подразделении, руководить подразделениями и отдельными лицами по сбору, упаковке документов и заблаговременной передаче их в централизованное хранилище или на склад; подготавливать склад и необходимые условия для безопасного хранения документов, полученных от подразделений и отдельных лиц; собирать, опечатывать и безопасно хранить документы в хранилище или на складе ведомства или организации до их передачи в провинциальный исторический архив или компетентному ведомству или организации после реструктуризации аппарата.

При этом согласовывать с подразделением, осуществляющим управление и эксплуатацию статистической системы, количество документов и баз данных документов учреждений и организаций в системе; принимать и отдельно хранить дела и документы незавершенной работы согласно перечню; представлять или отдельно формировать и упаковывать дела с постоянным сроком хранения, которые ранее были полностью отредактированы.

Передайте упакованные документы и список незавершенных работ в их первоначальном состоянии.

Министерство внутренних дел требует от государственных служащих, работников государственных учреждений и рабочих предоставлять статистические данные и комплектацию дел и документов по выполненным и незавершённым работам. Для незавершённых работ необходимо составить список с чётким указанием наименования работы, имени ответственного за её обработку лица, количества имеющихся документов и срока выполнения (если таковой имеется).

Передать первоначальный пакет документов и дел, а также перечень незавершенных работ по Системе в архив учреждения, подразделения или лицу, ответственному за комплектование документов в процессе реорганизации аппарата.

Сразу после завершения организационной работы необходимо оперативно согласовать с Архивом Агентства и подразделением, осуществляющим управление и эксплуатацию Системы, передачу записей и документов по незавершенной работе подразделению или лицу, ответственному за продолжение работы с ними.

Закрытие счетов организаций и физических лиц для учреждений и организаций, прекративших свою деятельность

Министерство внутренних дел обязывает подразделения, управляющие и эксплуатирующие Систему, определить и разграничить объем документов и баз данных документов в Системе по каждому счету ведомства, организации и физического лица. На основании списка незавершенных работ определить объем данных и составить список счетов организаций и физических лиц с незавершенными работами; подготовить план передачи по указанию.

В то же время собирать статистические данные и отчитываться перед провинциальным народным комитетом и Министерством внутренних дел о системе идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов, которые в настоящее время используются в Системе, чтобы они служили основой для установления идентификационных кодов документов, кодов дел и условных обозначений документов агентств и организаций после того, как организационная структура будет унифицирована, синхронизирована и избежит дублирования.

Незамедлительно после завершения организационного упорядочения необходимо оперативно закрыть счета организаций и лиц по учреждениям и организациям, прекращающим свою деятельность непосредственно после принятия решения об организационном упорядочении, и одновременно открыть счета вновь открываемым учреждениям, организациям и лицам, обеспечив привязку к ранее связанным документам и базам данных документов.

В частности, Министерство внутренних дел предлагает разработать план использования документов и баз данных документов в Системе для удовлетворения неотложных потребностей учреждений, организаций и отдельных лиц в процессе реструктуризации аппарата.

Источник: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html