Stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete under omstruktureringen av apparaturen

Kinhtedothi - Det är strängt förbjudet att olagligt inneha, överföra eller förstöra dokument och dokumentdatabaser; det är inte tillåtet att skada eller förlora dokument och dokumentdatabaser under processen att organisera apparaten...

Det är ett anmärkningsvärt innehåll i officiell rapport nr 414/BNV-VTLTNN daterad 19 mars från inrikesministeriet, skickad till folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer, om stärkande av hanteringen av dokument- och arkivarbete i samband med omorganisationen av det politiska systemets apparat i enlighet med politbyråns slutsats nr 127-KL/TW.

Det är strängt förbjudet att olagligt inneha, överföra eller förstöra dokument.

Dokumentet anger tydligt att sekretariatet och inrikesministeriet, för att säkerställa ett smidigt och kontinuerligt dokument- och arkivarbete, och för att säkerställa säker hantering av dokument före, under och efter att omorganisationen av det politiska systemet har slutförts enligt politbyråns slutsats nr 127-KL/TW daterad 28 februari 2025, begär att ordföranden för folkkommittén i provinsen eller den centralt styrda staden snarast leder genomförandet av ett antal brådskande uppgifter för att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbetet i samband med omorganisationen av den lokala förvaltningsapparaten.

För det första , implementera korrekt och fullständigt lagstadgade bestämmelser om dokument och arkiv, och uppfyll följande krav: alla dokument och dokumentdatabaser som bildas i samband med myndigheters och organisationers verksamhet måste hanteras centralt, enhetligt och säkert i enlighet med varje arkiv; dokument och dokumentdatabaser från varje myndighet eller organisation måste räknas och samlas in i enlighet med den myndighetens eller organisationens arkiv.

Genomföra nedläggning av arkiv för myndigheter och organisationer från och med dagen för verksamhetens upphörande; myndigheter och organisationer utfärdar inte administrativa dokument under deras befogenhet från och med den dag då den behöriga myndighetens beslut om sammanslagning eller verksamhetens upphörande träder i kraft.

Före och under det organisatoriska arrangemanget måste dokument och databaser fortsätta att bevaras i arkiven hos de provinsiella historiska arkiven och myndighetsarkivet (eller på förvaringsplatsen) hos den administrativa enheten (ADU) före arrangemanget.

I synnerhet är det strängt förbjudet att olagligt inneha, överföra eller förstöra dokument och dokumentdatabaser; det är inte tillåtet att skada eller förlora dokument och dokumentdatabaser under omorganisationen av apparaten.

För det andra ansvarar de provinsiella historiska arkiven för att ta emot och samordna med cheferna för myndigheter, organisationer och administrativa enheter för att fortsätta att bevara alla arkivdokument och dokumentdatabaser i provinsen på plats eller tillfälligt bevara dem och överlämna dokument i enlighet med deras förvaltningsbefogenheter till de nya myndigheterna, organisationerna och administrativa enheterna efter att organisationsstrukturen har omorganiserats.

För det tredje , överlämnandet av dokument och dokumentdatabaser efter att den organisatoriska arrangemanget har genomförts i enlighet med de lagstadgade bestämmelserna om arkivförvaltningsbefogenheter.

För det fjärde , strikt implementera lagar om hantering och användning av sigill och digitala signaturer för offentlig tjänst; skydda statshemligheter och säkerställa säkerheten för information, dokument och data vid utförande av statistiska uppgifter, paketering, överlämnande, bevarande och användning av dem i samband med omorganisation av apparaten.

Förordningar om lista över identifieringskoder för dokument, register och textsymboler för nya myndigheter och organisationer

För folkkommittéerna i provinser och centralt styrda städer begär inrikesministeriet att ordföranden för den provinsiella folkkommittén tar ansvar som chef för att genomföra statlig förvaltning av arkiv på plats inom ramen för sina uppgifter och befogenheter; säkerställa säkerheten för dokument och dokumentdatabaser under förvaltningsbefogenhet i enlighet med lagliga bestämmelser under hela processen med att omorganisera apparaten; snarast utfärda direktiv från ordföranden för den provinsiella folkkommittén om att stärka statens förvaltning av dokument- och arkivarbete.

Samtidigt är det nödvändigt att utveckla en plan för att omorganisera statens historiska arkiv på provinsiell nivå i projektet för att ordna och omorganisera administrativa enheter på alla nivåer och bygga en tvånivåsmodell för lokal förvaltning, och lämna in den till behöriga myndigheter för utvärdering och implementering.

Omedelbart efter att de organisatoriska arrangemangen har slutförts är det nödvändigt att omedelbart utfärda ett dokument som anger en lista över identifieringskoder för dokument, register och dokumentsymboler för de nya myndigheterna och organisationerna under förvaltning; instruera cheferna för de nya myndigheterna och organisationerna att ta emot dokument och databaser under deras förvaltningsbefogenheter; och cheferna för de nya gräsrotsadministrativa enheterna att ta emot dokument i de rum och lager i förvaltningsområdet som tillfälligt förvaltas av det provinsiella historiska arkivet.

Samtidigt är det nödvändigt att instruera enheten som förvaltar och driver systemet att implementera tekniska lösningar för att säkerställa kontinuitet och fortsättning av dokumentutfärdande och arbetsavveckling för myndigheter och organisationer under dess ledning.

Inrikesministeriet föreslog att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete i samband med omorganisationen av det politiska systemet (foto: VNA)

Utfärda en plan för att genomföra direktivet från ordföranden för den provinsiella folkkommittén

För inrikesdepartementet begär den officiella delegationen att ordföranden för den provinsiella folkkommittén ska råda ordföranden för den provinsiella folkkommittén att utfärda ett direktiv om att stärka hanteringen av dokument- och arkivarbete i samband med omorganisationen av det lokala politiska systemets apparat; och att utfärda en plan för att genomföra direktivet från ordföranden för den provinsiella folkkommittén.

Samtidigt ge provinsiella historiska arkiv i uppdrag att utse tjänstemän för att organisera arbetsgrupper till myndigheter, organisationer och enheter för att ta emot och samordna bevarande av dokument på plats och avgränsa dokumentdatabasen i systemet; ge provinsiella historiska arkiv i uppdrag att proaktivt vidta åtgärder för att samla in filer med permanent bevarandeperiod som har redigerats fullständigt vid myndigheter och organisationer som är källan till dokument som lämnats in till provinsiella historiska arkiv.

Samtidigt ska personalen vid ordföranden för provinsens folkkommitté ordna tillräckliga resurser för att säkerställa säkerheten för dokument och dokumentdatabaser i rum och lager som har bekräftats och förseglats av provinsens historiska arkiv tills de överlämnas till ansvarig förvaltningsmyndighet eller organisation efter att apparaten har omorganiserats.

Omedelbart efter att organisationsarrangemanget har slutförts är det nödvändigt att omedelbart underrätta ordföranden för den provinsiella folkkommittén om att utfärda en lista över identifieringskoder för dokument, register och textsymboler för myndigheter och organisationer som bildats efter organisationsarrangemanget inom ramen för förvaltningen; lämna in ett projekt för att hantera och hantera affärsverksamheten för myndigheternas och organisationernas dokumentblock till den provinsiella folkkommittén före organisationsarrangemanget; samordna med den enhet som förvaltar och driver systemet för att utveckla en plan för att överlämna och integrera dokument och dokumentdatabaser i systemet.

Bekräfta överlämnandet av dokument och dokumentdatabaser från myndigheter och organisationer innan omstrukturering av apparaten

För provinsiella historiska arkiv föreslår inrikesministeriet att tjänstemän ska vägleda räkning, arrangering, paketering, försegling, bekräftelse av volym och status för pappersdokument och dokument på andra informationsbärare (om sådana finns), mottagande och samordning av bevarande på plats eller tillfällig centraliserad bevaring av dokument från myndigheter och organisationer; samordning med systemets lednings- och driftsenheter för att fastställa antalet digitala dokument och avgränsa dokumentdatabasen i systemet för varje myndighet, organisation och administrativ enhet.

Gör en lista över alla dokument och dokumentdatabaser som för närvarande förvaras i det provinsiella historiska arkivet; fortsätt att säkerställa säkerheten, integriteten och användbarheten för dokument och dokumentdatabaser i det provinsiella historiska arkivet tills de överlämnas till behöriga myndigheter och organisationer efter omstrukturering av apparaturen. Sammanfatta mängden och statusen för dokument och dokumentdatabaser och rapportera till inrikesdepartementet för rapportering till inrikesministeriet.

Omedelbart efter att den organisatoriska överenskommelsen har slutförts är det nödvändigt att omedelbart utföra: kontaktpunkten organiserar och bekräftar överlämnandet av dokument och dokumentdatabaser från myndigheter och organisationer före den organisatoriska överenskommelsen till behörig förvaltningsmyndighet eller organisation efter den organisatoriska överenskommelsen; råda inrikesdepartementet att utveckla ett projekt för att hantera verksamheten med dokumentblocket och dokumentdatabaserna som har räknats in för myndigheterna och organisationerna före den organisatoriska överenskommelsen.

Samtidigt, samordna med relevanta myndigheter och organisationer för att organisera genomförandet av projekt och planer för att hantera och hantera affärsverksamheten för de dokument- och databasblock som har sammanställts statistiskt före organisationsarrangemanget; samla in filer med permanent bevarandeperiod som har redigerats fullständigt tidigare hos myndigheter och organisationer som är källan till dokument som lämnats in till provinsens historiska arkiv.

Registrera dig för att öppna nya eller återöppna konton för organisationer, ledare och tjänstemän

Även i detta officiella meddelande kräver inrikesministeriet att cheferna för myndigheter, organisationer och ordförandena för folkkommittéer på distrikts- och kommunnivå ansvarar för att säkerställa säkerheten för dokument och dokumentdatabaser under deras förvaltningsbefogenhet i enlighet med lagliga bestämmelser under omstruktureringsprocessen av apparaten tills dokumenten och dokumentdatabaserna överlämnas till provinsens historiska arkiv och behöriga myndigheter och organisationer efter omstruktureringen av apparaten.

Samtidigt, ge enheter och individer i uppdrag att sammanställa och paketera register och dokument om slutfört arbete och register och dokument om oavslutat arbete; ge enheter och individer i uppdrag att sammanställa och upprätta en lista över myndighetens eller organisationens oavslutade arbete; bifoga register och dokument, paketera dem separat och samla in och skicka in dem till myndighetens arkiv.

Leda statistikmyndighetens arkiv, packa dokument i arkiven och vägleda statistikenheter och individer att packa ej inlämnade filer och dokument i arkiven; ta emot filer och dokument från enheter och individer och samla dem i centraliserade arkiv och förråd. Samtidigt ordna nödvändiga lager, utrustning och personalresurser för att skydda och säkert bevara dokument tills de överlämnas till behörig förvaltningsmyndighet eller organisation efter omorganisation av apparaten.

Ordföranden för distriktets folkkommitté uppdrar åt inrikesdepartementet att ge råd om arrangemang av lager och nödvändig utrustning för att samla in och centralt bevara dokument från specialiserade myndigheter under distriktets folkkommitté; och att organisera styrkor för att skydda dokumentens säkerhet tills de överlämnas till behörig förvaltningsmyndighet eller organisation efter det organisatoriska arrangemanget.

Omedelbart efter att den organisatoriska överenskommelsen har slutförts måste chefen för den nya myndigheten, organisationen eller den administrativa enheten omedelbart styra registreringen av öppnande eller återöppning av konton för organisationen, ledaren och sekreteraren i systemet för att säkerställa utfärdande och mottagande av dokument; registrera sig för utfärdande av sigill och digitala signaturcertifikat för specialiserad offentlig tjänst enligt föreskrifter...

Statistik, försegling, förvaring av dokument

För myndigheters arkiv kräver inrikesministeriet att myndighetens arkivavdelning eller den person som utsetts till arkivering vid myndigheten, organisationen eller enheten vägleder enheter och individer i att sammanställa, paketera dokument och överlämna dem till det centraliserade förrådet eller lagret i förväg; förbereda lagret och nödvändiga förhållanden för att säkert bevara dokument som mottagits från enheter och individer; sammanställa, försegla och säkert bevara dokument i myndighetens eller organisationens förråd eller lager tills de överlämnas till det provinsiella historiska arkivet eller den behöriga myndigheten eller organisationen efter omstrukturering av apparaten.

Samtidigt, samordna med den enhet som hanterar och driver statistiksystemet för att bekräfta antalet dokument och dokumentdatabaser från myndigheter och organisationer i systemet; ta emot och separat bevara filer och dokument med oavslutat arbete enligt listan; skicka in eller separat sammanställa och paketera filer med permanent bevarandeperiod som tidigare har redigerats fullständigt.

Skicka in de förpackade dokumenten och listan över oavslutade arbetsuppgifter i originalskick.

För statstjänstemän, offentliganställda och arbetstagare kräver inrikesministeriet statistik och paketering av filer och dokument om slutfört och oavslutat arbete. För oavslutat arbete är det nödvändigt att upprätta en lista och tydligt ange arbetets namn, namnet på den person som utsetts att hantera det, antalet tillgängliga dokument och tidsfristen för hantering (om någon).

Skicka in originalpaketet med dokument och filer och listan över oavslutat arbete i systemet till myndighetens eller enhetens arkiv, eller den person som ansvarar för att samla in dokument under omorganisationen av apparaten.

Omedelbart efter att de organisatoriska arrangemangen har slutförts är det nödvändigt att omedelbart samordna med myndighetens arkiv och den enhet som hanterar och driver systemet för att överlämna register och dokument om oavslutat arbete till den enhet eller person som ansvarar för att fortsätta hantera det.

Stängning av konton för organisationer och myndigheter som har upphört med sin verksamhet

För de enheter som förvaltar och driver systemet kräver inrikesministeriet att identifiera och avgränsa omfattningen av dokument och dokumentdatabaser i systemet enligt varje konto för myndigheten, organisationen och individen. Baserat på listan över oavslutade arbeten, fastställa dataomfattningen och upprätta en lista över konton för organisationer och individer med oavslutade arbeten; utarbeta en överlämningsplan när så anges.

Samtidigt samla in statistik och rapportera till provinsens folkkommitté och inrikesdepartementet om systemet med dokumentidentifieringskoder, filkoder och dokumentsymboler som för närvarande används i systemet. Detta ska tjäna som grund för att fastställa dokumentidentifieringskoder, filkoder och dokumentsymboler för myndigheter och organisationer efter att den organisatoriska upplägget är enhetligt, synkroniserat och undviker dubbelarbete.

Omedelbart efter att den organisatoriska överenskommelsen har slutförts är det nödvändigt att omedelbart avsluta kontona för organisationer och individer för myndigheter och organisationer som upphör med sin verksamhet omedelbart efter att beslutet om organisationsöverenskommelsen har fattats; samtidigt öppna konton för nya myndigheter, organisationer och individer, och säkerställa koppling till tidigare relaterade dokument och dokumentdatabaser.

I synnerhet föreslår inrikesministeriet att det ska finnas en plan för att använda dokument och dokumentdatabaser i systemet för att tillgodose de akuta behoven hos myndigheter, organisationer och individer under omstruktureringen av apparaten.

Källa: https://kinhtedothi.vn/siet-quan-ly-cong-tac-van-thu-luu-tru-trong-qua-trinh-sap-xep-bo-may.html