Vilka dokument och register inom utbildningsområdet arkiveras permanent?

Utbildningsministeriet har just tillkännagivit ett utkast till cirkulär som anger bevaringstiden för register och dokument inom utbildningsområdet . Detta ersätter cirkuläret som anger bevaringstiden för professionella och tekniska dokument från utbildningssektorn från 2016.

I enlighet därmed anges i utkastet till cirkulär den lagringstid för register och dokument inom utbildningsområdet som gäller för enheter under och som är direkt anslutna till utbildningsministeriet; provinsiella utbildningsdepartement; distriktsdepartement; förskola, grundskola, gymnasium, fortbildning, universitet, lärarutbildning, specialskolor, andra utbildningsinstitutioner som bedriver utbildningsverksamhet under utbildningsministeriets statliga förvaltningsansvar, samt relevanta myndigheter, organisationer och individer.

200 typer av register och dokument lagras permanent.

Följaktligen föreskriver denna förordning att mer än 200 typer av dokument och handlingar lagras permanent. Till exempel dokument som godkänner etablering eller tillstånd att etablera ett universitet, dokument som erkänner ett privat universitet som drivs på ideell basis och dokument som tillåter tillhandahållande av artikulationsprogram på universitetsnivå.

Dokument relaterade till universitetsantagningar finns bland de dokument som är permanent arkiverade inom utbildningsområdet.

Dokument relaterade till antagning till lärarutbildning på doktorsnivå, masternivå och grundnivå/högskolenivå inkluderar register som fastställer årliga antagningskvoter, register som utvecklar planer för att säkerställa kvaliteten på inkommande studenter, antagningsresultat, antagningsbeslut och listor över antagna studenter.

Dokument relaterade till erkännande av universitetsexamen, såsom beslut om erkännande av examen och examenstilldelning, examenslistor och dokumentation om erkännande av examen; dokumentation och handlingar relaterade till doktorandutbildning, såsom ansökningar om utbildningstillstånd, avstängning av registrering och återkallelse av beslut som tillåter doktorandutbildning inom specifika områden och specialiseringar; ansökningar om tillstånd att samarbeta i doktorandutbildning med inhemska utbildningsinstitutioner; utskrifter som sammanfattar akademiska resultat per termin, läsår och kurs; ansökningar om erkännande av doktorsexamen och examenstilldelning; ansökningar för utvärdering av doktorsavhandlingar på institutionsnivå; ansökningar om försvar av doktorsavhandling på universitets- eller institutsnivå…

Uppteckningar och dokument som har bevarats i 20 år eller mer.

Beträffande 70-årslagringsperioden är den enda post som ingår databasen över tjänstemän, lärare och personal inom utbildningsadministration. Detta är nytt innehåll som inte tidigare inkluderades i 2016 års cirkulär.

Det finns tre typer av dokument som arkiveras i 30 år: register över utvärderingar av masteruppsatser, register över granskning och bedömning av uppsatser, och register över hantering av resultatet av granskningen av masteruppsatsen vid klagomål och när masteruppsatsen bedöms vara tillfredsställande eller bättre av utvärderingskommittén.

Det finns över 80 typer av dokument som måste lagras i 20 år, såsom register över inrättandet av universitetsrådet och utnämningen av ordföranden för universitetsrådet vid offentliga universitet; dokument om erkännande av universitetsexamen; universitetsexamensarbeten och avhandlingar som har utvärderats av rådet som uppfyllande eller överträffande kraven; register över program och vetenskapliga forskningsprojekt av lärare och forskare på ministernivå; register över urval och tilldelning av studenter i universitetsförberedande program för studier vid universitet, högskolor och yrkesskolor; sammanfattande tabeller över grundskoleelevers akademiska och utbildningsmässiga resultat, etc.

Dessa register och dokument sparas i 2–10 år.

De dokument som lagras i 10 år inkluderar: betygsutdrag för varje kurs, inklusive testresultat, examensresultat och universitetsbetyg; register över godkännande av universitetets resultat för kursslutsprov; register över granskning av resultat för kursslutsprov och betygsutdrag för varje kurs, inklusive testresultat, examensresultat och betyg för masterkurser…

Inom en 5-årsperiod kan följande dokument lämnas in: kandidatexamensarbeten och uppsatser som inte uppfyllde de krav som ställs; ansökningsfiler och provuppgifter för masterexamen; betygsutdrag för varje kurs, inklusive testresultat, examensresultat och kursbetyg för masterexamina; filer för granskning av slutresultat för prov och slutprov för doktorsexamen…

Samtidigt lagras praktikrapporter för lärarutbildade universitets- och högskoleutbildade i 3 år, och prov och andra dokument relaterade till prov och examensbedömningar för lärarutbildade universitets- och högskoleutbildade i 2 år.

Den fullständiga texten i utkastet till cirkulär som anger bevarandeperioden för register och dokument inom utbildningsområdet kan läsas HÄR.

Viktiga förändringar mellan de gamla och nya reglerna.

Medan det gamla cirkuläret föreskrev 274 typer av dokument, listar det nya utkastet till cirkulär 387. Det finns flera ändringar, såsom den gamla förordningen om att korrespondens om utbildning endast ska arkiveras i 10 år, medan det nya utkastet minskar den till 5 år; och den gamla förordningen om sammanställning, urval, utvärdering, godkännande och användning av undervisningsmaterial och läroböcker för alla nivåer av högre utbildning ska vara permanent, istället för 20 år.

Dessutom lagras listan över internationella organisationer för bedömning och ackreditering av utbildningskvalitet som erkänts av Vietnam, vilken tidigare krävdes att lagras i 20 år, nu endast i 10 år enligt det nya utkastet. På liknande sätt lagras register över etablering, tillstånd att etablera, upplösning, namnbyte, utfärdande, återutfärdande av driftslicenser och avstängning av ackrediteringsaktiviteter för utbildningskvalitet för ackrediteringsorganisationer, som tidigare lagrades permanent, nu endast i 10 år enligt det nya utkastet…

Källa: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm