Ho Chi Minh-staden: Förslag till vägledning om förfaranden för utfärdande av elektroniska kopior av examensbevis och intyg.

Enligt Ho Chi Minh -stadens folkkommitté finns det för närvarande inga specifika riktlinjer för utfärdande av elektroniska kopior av examensbevis och intyg, och digitalisering av akademiska produktioner är därför ännu inte möjlig. Foto: Quang Phuong

Folkkommittén i Ho Chi Minh-staden har nyligen skickat dokument nr 4543/UBND-VX till regeringskansliet och utbildningsministeriet (MOET) med en begäran om vägledning om digitalisering av utdata för förfarandet för utfärdande av kopior av examensbevis och intyg.

Enligt Ho Chi Minh-stadens folkkommitté sker utfärdandet av kopior av examensbevis och intyg från originalregistret för närvarande i enlighet med bestämmelserna i klausul 2, artikel 27, kapitel IV i cirkulär nr 21/2019/TT-BGDĐT daterat 29 november 2019 från utbildningsministeriet om utfärdande av förordningar om hantering av examensbevis och intyg inom det nationella utbildningssystemet .

Enligt föreskrifter utfärdas kopior av examensbevis och intyg med hjälp av en enhetlig mall som utfärdats av utbildningsministeriet. Utbildningsministeriet föreskriver och använder endast en enda mall för kopior i pappersform (cirkulär 21/2019/TT-BGDĐT ger ännu ingen vägledning om utfärdande av kopior av examensbevis och intyg i elektronisk form).

Enligt Ho Chi Minh-stadens folkkommitté utfärdas kopior av examensbevis och intyg för närvarande endast med hjälp av standardiserade mallar utfärdade av utbildningsministeriet, och digitala signaturer används ännu inte. (Illustrativ bild)

På grund av avsaknaden av specifika rättsliga bestämmelser och tekniska riktlinjer för formatet för elektroniska kopior finns det i Ho Chi Minh-staden, särskilt utbildningsdepartementet, ingen rättslig grund för att implementera digital signering på kopior av examensbevis och intyg.

Samtidigt tillåter dekret nr 45/2025/ND-CP utfärdande av elektroniska kopior från originalhandlingar. För examensbevis och intyg saknar dock utbildningsdepartementen och utbildningsmyndigheterna för närvarande en rättslig grund eller ett enhetligt genomförandeförfarande.

I det administrativa reformernas poängsystem är dock digitaliseringsgraden för dokumentutdata obligatorisk för administrativa förfaranden, vilket leder till en situation där förfarandet "utfärdande av kopior av examensbevis och intyg från originalhandlingar" inte kan generera "elektronisk utdata" som för närvarande föreskrivs. Detta påverkar digitaliseringsgraden för administrativa förfaranden vid Ho Chi Minh-stadens folkkommitté, vilket påverkar stadens poäng för den administrativa reformernas årsskifte.

Dessutom har de tekniska föreskrifterna gällande format, mallar och obligatorisk information på elektroniska kopior av examensbevis och intyg ännu inte utfärdats, vilket gör det omöjligt att implementera dem i stadens informationssystem för administrativa förfaranden.

Ho Chi Minh-stadens folkkommitté har föreslagit riktlinjer för att "digitalisera" utfärdandet av kopior av examensbevis och intyg för att säkerställa att den administrativa reformprocessen är synkroniserad. (Illustrativ bild)

Baserat på ovanstående situation rapporterar och föreslår Ho Chi Minh-stadens folkkommitté att regeringskansliet och utbildningsministeriet utfärdar eller tillhandahåller specifik vägledning om utfärdande av elektroniska kopior av examensbevis och intyg från originalhandlingar i enlighet med bestämmelserna i dekret nr 45/2020/ND-CP.

Definiera och standardisera föreskrifter om "digitalt utdata" för förfarandet för utfärdande av kopior av examensbevis och intyg, inklusive: elektroniska mallar för examensbevis och intygskopior; standarder för säkerhet, identifieringskoder och autentiseringskoder; och den utfärdande enhetens ansvar för lagring och digital signering.

Samtidigt ges tillfällig vägledning till kommuner i väntan på nya regler, för att undvika att få låga poäng för dokumentdigitalisering i bedömningen av den administrativa reformen.

Dessutom behövs samordning med justitieministeriet för att standardisera processen för utfärdande av elektroniska kopior av examensbevis och intyg från originaldokument, vilket säkerställer rättslig giltighet i elektroniska transaktioner.

Källa: https://daibieunhandan.vn/tp-ho-chi-minh-kien-nghi-huong-dan-thu-tuc-cap-ban-sao-van-bang-chung-chi-dien-tu-10400218.html