ตั้งแต่วันที่ 1 กรกฎาคม เป็นต้นไป รัฐบาลท้องถิ่นทั้งประเทศจะดำเนินการแบบ 2 ระดับโดยประสานกับหน่วยงานของจังหวัดและเมืองใหม่ 34 แห่ง ในเวลานี้ กรม สาขา อำเภอ และจังหวัดต่างๆ กำลังดำเนินการอย่างเร่งด่วนเพื่อจัดสรรงานเอกสารและเอกสารสำคัญอย่างมีประสิทธิภาพเมื่อต้องจัดระเบียบหน่วยงานใหม่
ก่อนหน้านี้ คณะกรรมการประชาชนจังหวัดได้มอบหมายให้กรมกิจการภายในเป็นประธานและประสานงานกับกรม สาขา ภาค และคณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอ เพื่อจัดทำแผนการดำเนินงานด้านเอกสารและเอกสารสำคัญระหว่างกระบวนการปรับโครงสร้างหน่วยงานและเสนอต่อประธานคณะกรรมการประชาชนจังหวัดเพื่อประกาศใช้ ดังนั้น กรมกิจการภายในจึงได้ประสานงานกับกรมการคลัง ตำรวจภูธรจังหวัด และหน่วยงานที่เกี่ยวข้องเพื่อสำรวจ จัดห้อง โกดัง และอุปกรณ์สำหรับเก็บรักษาเอกสารอย่างปลอดภัย ศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัดได้ให้คำแนะนำเกี่ยวกับสถิติ การจัดเรียง บรรจุภัณฑ์ การปิดผนึก การรับ และการรักษาเอกสารจากหน่วยงานและองค์กรที่รวมกัน พร้อมกันนั้นก็ประสานงานกับเจ้าหน้าที่เพื่อดำเนินการตามมาตรการรักษาเอกสารในโกดังชั่วคราวและดำเนินการตรวจสอบเป็นระยะ
นอกจากนี้ กรมการคลังยังมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบและแนะนำการใช้แหล่งเงินทุนอย่างมีประสิทธิผลในการจัดซื้ออุปกรณ์ การแก้ไขและการแปลงเอกสารในคลังเป็นดิจิทัล กรม วิทยาศาสตร์ และเทคโนโลยีมีหน้าที่ดูแลความปลอดภัยของเอกสารและฐานข้อมูลในระบบการจัดการและปฏิบัติการเอกสาร รวมถึงการสำรองข้อมูล การอนุมัติบัญชีให้กับหน่วยงานและองค์กรใหม่ การจัดการลายเซ็นดิจิทัล ใบรับรองดิจิทัล และการแปลงเอกสารสนับสนุนเป็นดิจิทัล
ตำรวจภูธรจังหวัดให้คำแนะนำเกี่ยวกับการแปลงเอกสารลับเป็นดิจิทัล การส่งมอบและลงทะเบียนตราประทับใหม่ และให้คำแนะนำเกี่ยวกับมาตรการต่างๆ เพื่อให้แน่ใจว่ามีความปลอดภัยและความสงบเรียบร้อย การป้องกันอัคคีภัยและการดับเพลิงในสถานที่จัดเก็บเอกสาร คณะกรรมการประชาชนระดับอำเภอจัดเตรียมคลังสินค้าและอุปกรณ์สำหรับจัดเก็บเอกสารไว้ที่ส่วนกลางที่เทศบาลกลางหลังจากจัดเตรียมเสร็จแล้ว คณะกรรมการประชาชนระดับเทศบาลจัดระเบียบกองกำลังรักษาความปลอดภัยและการจัดเก็บในสถานที่ รอการส่งมอบให้กับหน่วยงานบริหารระดับเทศบาลแห่งใหม่
เพื่อให้การจัดเก็บและจัดเก็บเอกสารหลังการควบรวมมีประสิทธิภาพ กรมกิจการภายในได้จัดตั้งทีมงาน 2 ทีมเพื่อสำรวจคลังเอกสารในเขตและเมือง ผลการสำรวจพบว่าปริมาณเอกสารที่ต้องจัดเก็บมีจำนวนมาก โดยแบ่งเป็น 4 ประเภท คือ เอกสารที่แก้ไขแล้ว เอกสารที่แก้ไขเบื้องต้น เอกสารที่อยู่ระหว่างดำเนินการ และเอกสารที่ยังไม่ได้ดำเนินการ กรมกิจการภายในแนะนำให้คณะกรรมการประชาชนในเขตและเมือง นอกจากจะจัดเตรียมคลังเอกสารแล้ว ยังต้องติดตั้งอุปกรณ์ เช่น เครื่องปรับอากาศ เครื่องดูดความชื้น อุปกรณ์ป้องกันและดับเพลิง และยาป้องกันแมลง... กำหนดส่งคลังเอกสารให้แล้วเสร็จภายในวันที่ 20 มิถุนายน ส่วนการบรรจุและปิดผนึกเอกสารต้องเสร็จสิ้นภายในวันที่ 25 มิถุนายน
ในระหว่างขั้นตอนการดำเนินการ หัวหน้าหน่วยงานหรือองค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการกำกับดูแลและจัดการงานเอกสารและเอกสารสำคัญ เจ้าหน้าที่ ข้าราชการ และพนักงานของรัฐมีหน้าที่รับผิดชอบเอกสารและฐานข้อมูลทั้งหมดภายใต้การจัดการของตน หน่วยงานและองค์กรจะปิดห้องเก็บเอกสารตั้งแต่วันที่สิ้นสุดการดำเนินงาน และจะไม่ออกเอกสารการบริหารภายใต้การอนุมัติตั้งแต่วันที่มีผลใช้บังคับของการตัดสินใจควบรวมหรือยุติการดำเนินงาน ห้ามมิให้มีการครอบครอง การซื้อ การขาย การแจกจ่าย การโอน หรือการทำลายเอกสารและฐานข้อมูลโดยผิดกฎหมายโดยเด็ดขาด การละเมิดใดๆ จะต้องได้รับการจัดการอย่างเคร่งครัดตามบทบัญญัติของกฎหมาย การส่งมอบเอกสารจะต้องดำเนินการตามบทบัญญัติของกฎหมาย โดยมีบันทึกการส่งมอบและการรับแนบมาพร้อมกับรายการเอกสารและอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล งานต่างๆ จะต้องเชื่อมโยงกับความรับผิดชอบและหน้าที่ของแต่ละหน่วยงาน หน่วยงาน และบุคคล
หน่วยงานต่างๆ จะต้องดำเนินการจัดทำสถิติ บรรจุภัณฑ์ ปิดผนึก ยืนยันปริมาณและสภาพเอกสารเพื่อการรับและจัดเก็บชั่วคราว จากนั้นจึงส่งมอบให้กับหน่วยงานและหน่วยงานบริหารใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง จำเป็นต้องดำเนินการส่งไฟล์และเอกสารที่มีระยะเวลาจัดเก็บถาวรที่ได้รับการแก้ไขทั้งหมดไปยังศูนย์จดหมายเหตุประวัติศาสตร์จังหวัด
เวียดลัม
ที่มา: https://baohoabinh.com.vn/274/202123/Dam-bao-cong-tac-van-thu,-luu-tru-khi-sap-nhap.htm
การแสดงความคิดเห็น (0)