Які документи та записи в галузі освіти постійно архівуються?

Міністерство освіти та навчання щойно оголосило про проєкт циркуляра, що регулює термін зберігання записів та документів у сфері освіти та навчання, який замінить циркуляр, що регулює термін зберігання професійних документів сектору освіти, виданий у 2016 році.

Відповідно, проект Циркуляра, що регулює термін зберігання записів та документів у сфері освіти та навчання, поширюється на підрозділи, що підпорядковуються та безпосередньо підпорядковуються Міністерству освіти та навчання; Департаменти освіти та навчання; Департаменти освіти та навчання; дошкільні, загальні, безперервні освітні установи, університети, педагогічні коледжі, спеціалізовані школи, інші навчальні заклади, що здійснюють освітню діяльність під державною відповідальністю Міністерства освіти та навчання, та пов'язані з ним установи, організації та фізичні особи.

200 типів записів та документів зберігаються постійно

Відповідно, у цьому положенні є понад 200 типів записів та документів, які зберігаються постійно. Наприклад, записи про затвердження політики створення або дозволу на створення університетів, записи про визнання приватних університетів, що діють некомерційно, записи про дозвіл на переведення навчання на університетський рівень.

Документи про вступ до університету є одними з документів, що постійно архівуються в секторі освіти.

Документи щодо вступу на докторські, магістерські, університетські та коледжні рівні освіти, такі як записи про визначення щорічних цільових показників прийому, записи про розробку планів забезпечення якості вступних даних, контрольні показники, рішення про вступ та списки зарахованих.

Документи про визнання закінчення університету, такі як рішення про визнання закінчення університету та присвоєння ступеня, списки випускників, записи про визнання закінчення університету; записи та документи про докторантуру, такі як записи про дозвіл на навчання, призупинення зарахування, скасування рішення про дозвіл на навчання за докторськими спеціальностями та спеціальностями; записи про дозвіл на співпрацю в докторантурі з вітчизняними навчальними закладами; академічні виписки, що підсумовують результати навчання за семестром, навчальним роком, курсом; записи про визнання закінчення університету та присвоєння ступеня доктора; записи про оцінку докторської дисертації базового рівня; записи про запити на захист докторської дисертації на рівні школи або інституту...

Записи та документи, що зберігаються 20 років або більше

Щодо 70-річного періоду зберігання, існує лише один файл для створення бази даних про персонал державних службовців, вчителів та адміністраторів освіти. Це новий контент, який раніше не був включений до циркуляра 2016 року.

Існує 3 типи документів, які архівуються протягом 30 років, включаючи записи про оцінку магістерських робіт, записи про оцінку магістерських робіт та обробку результатів оцінки магістерських робіт у разі скарги, а також магістерська робота оцінюється радою з оцінювання як така, що відповідає вимогам або вище.

Існує понад 80 паперових файлів, які необхідно зберігати протягом 20 років, такі як файли про створення шкільної ради та призначення голови ради державного університету; документи про визнання закінчення університету; проекти та дисертації випускників університету, які оцінюються радою як такі, що відповідають вимогам або вищі; файли програм та теми наукових досліджень викладачів та дослідників на рівні міністерства; файли про відбір та розподіл студентів довузівської підготовки для навчання в університетах, коледжах та середніх школах; зведені таблиці результатів навчання та підготовки учнів початкової школи тощо.

Записи та документи зберігаються протягом 2-10 років

Протягом 10 років архівуються такі документи: транскрипти з кожного предмета, включаючи результати тестів, іспитів, університетських курсів; записи про затвердження результатів університетських іспитів наприкінці семестру; записи про розгляд результатів семестрових іспитів, транскрипти з кожного предмета, включаючи результати тестів, іспитів, магістерських курсів тощо.

Протягом 5 років є документи: дипломні проекти та дисертації, які не відповідають вимогам університетського рівня; документи для подання заявки та магістерські іспити; транскрипти з кожного предмета, включаючи результати тестів, результати іспитів, результати предметів магістерського рівня; документи для розгляду результатів підсумкових іспитів, підсумкових іспитів на докторському рівні...

Тим часом звіти про стажування в університетах та коледжах архівуються протягом 3 років; екзаменаційні роботи та інші документи, пов’язані з випускними іспитами та іспитами в університетах та коледжах, архівуються протягом 2 років.

Повний текст проекту Циркуляра, що регулює терміни зберігання записів та документів у сфері освіти та навчання, читачі можуть переглянути ТУТ

Відмінності між старими та новими правилами

У той час як старий циркуляр містив 274 типи документів, новий проект циркуляра містить до 387 документів. Є деякі зміни, такі як старе положення про документи обміну освітою та навчанням діяло лише 10 років, а новий проект має лише 5 років; старе положення про складання, відбір, оцінку, затвердження та використання навчальних матеріалів і підручників для всіх рівнів університетської освіти діяло 20 років, нове положення є постійним.

Крім того, список міжнародних організацій з оцінки та акредитації якості освіти, визнаних В'єтнамом, згідно зі старими правилами, зберігається протягом 20 років, але згідно з новим проектом – 10 років. Записи про створення або дозвіл на створення, ліквідацію, зміну назви, видачу, повторну видачу ліцензій на діяльність, призупинення діяльності з оцінки якості освіти для організацій з оцінки якості освіти, зазначені у старому циркулярі, зберігаються постійно, але згідно з новим проектом – 10 років...

Джерело: https://thanhnien.vn/tai-lieu-ho-so-nao-trong-linh-vuc-giao-duc-duoc-luu-tru-vinh-vien-18524122816381055.htm