Účetní, personalisté a zaměstnanci potřebují vědět

Shrnutí některých důležitých předpisů a odpovědí týkajících se uzavírání účetnictví sociálního pojištění v roce 2023, kterým by měli věnovat pozornost účetní, personalisté a zaměstnanci.

Chốt sổ BHXH 2023: Kế toán, nhân sự và người lao động cần biết

Zodpovědnost za uzavření knížek sociálního pojištění zaměstnanců

Podle článku 48 zákoníku práce z roku 2019 mají při ukončení pracovní smlouvy podnik a zaměstnanec tyto příslušné povinnosti:

- Do 14 pracovních dnů od data ukončení pracovní smlouvy jsou obě strany povinny plně uhradit všechny částky související s právy každé ze stran, s výjimkou následujících případů, které mohou být prodlouženy, ale ne o více než 30 dnů:

+ Neindividuální podniky ukončují činnost;

+ Podniky mění strukturu, technologii nebo z ekonomických důvodů;

+ Rozdělení, oddělení, sloučení, fúze; prodej, pronájem, přeměna právní formy podniku; převod vlastnictví a práva užívání majetku podniků a družstev;

+ V důsledku přírodních katastrof, požárů, nepřátelských útoků nebo nebezpečných epidemií.

- V případě zániku, zrušení nebo úpadku podniku nebo družstva mají přednostně při výplatě platy, sociální pojištění, zdravotní pojištění, pojištění v nezaměstnanosti, odstupné a další zaměstnanecké výhody podle kolektivních pracovních smluv a pracovních smlouv.

- Podniky mají následující povinnosti:

+ Dokončit postup potvrzení doby pobírání sociálního pojištění a pojištění v nezaměstnanosti a vrátit jej spolu s originály dokladů zaměstnance, pokud si je podnik ponechal;

+ Na požádání zaměstnance poskytnout kopie dokumentů týkajících se jeho pracovního postupu. Náklady na kopírování a odeslání dokumentů hradí podnik.

Tedy: Na základě výše uvedených ustanovení je při ukončení pracovní smlouvy podnik odpovědný za potvrzení doby platby sociálního pojištění a pojištění v nezaměstnanosti (nebo v praxi nazývané uzavření knížky sociálního pojištění) pro zaměstnance.

Účetní a personální pracovníci v podnicích proto musí tomuto nařízení věnovat pozornost, aby mohli provést nezbytnou práci k uzavření sociálního pojištění pro zaměstnance, kteří ukončí pracovní smlouvu.

Mohou si zaměstnanci sami uzavřít účty sociálního pojištění?

Podle článku 48 zákoníku práce z roku 2019 jsou podniky odpovědné za dokončení postupů pro potvrzení doby pobírání sociálního pojištění a pojištění v nezaměstnanosti a za jejich vrácení spolu s originály dalších dokladů, pokud je podnik před zaměstnancem uschoval.

Kromě toho článek 21 zákona o sociálním pojištění z roku 2014, odstavec 5, stanoví, že podniky jsou odpovědné za koordinaci s agenturou sociálního pojištění ohledně vrácení knížek sociálního pojištění zaměstnancům a potvrzení období výplaty sociálního pojištění, když zaměstnanci ukončí pracovní smlouvu, pracovní smlouvu nebo odejdou ze zaměstnání v souladu s ustanoveními zákona.

Z toho vyplývá, že uzavření knihy sociálního pojištění je odpovědností podniku a provádí se v koordinaci s agenturou sociálního pojištění.

Zaměstnanci si proto nemohou po ukončení zaměstnání, ať už legálně nebo náhle, uzavřít své knihy sociálního pojištění u agentury sociálního pojištění, ale musí se vrátit do své původní společnosti a požádat ji o dokončení postupů pro uzavření svých knih sociálního pojištění.

Sankce pro firmy, které neuzavřou pro zaměstnance knihy sociálního pojištění

Podle článku 12 vyhlášky 12/2022/ND-CP budou podniky, které po ukončení pracovní smlouvy v souladu se zákonnými ustanoveními nedokončí postupy pro potvrzení doby pobírání sociálního pojištění a pojištění v nezaměstnanosti zaměstnanců, potrestány takto:

- Od 2 milionů VND do 4 milionů VND za porušení týkající se 1 až 10 pracovníků;

- Od 4 milionů VND do 10 milionů VND za porušení týkající se 11 až 50 pracovníků;

- Od 10 milionů VND do 20 milionů VND za porušení týkající se 51 až 100 pracovníků;

- Od 20 milionů VND do 30 milionů VND za porušení týkající se 101 až 300 pracovníků;

- Od 30 milionů VND do 40 milionů VND za porušení týkající se 301 a více zaměstnanců.

Kromě toho jsou podniky také povinny dokončit postupy pro potvrzení doby vyplácení sociálního pojištění a pojištění v nezaměstnanosti pro zaměstnance v souladu s předpisy.

Co by měli zaměstnanci dělat, když jim firma neuzavře knihu sociálního pojištění?

Podle článku 18 zákona o sociálním pojištění z roku 2014 mají zaměstnanci právo požádat příslušné orgány, organizace a jednotlivce o přezkum rozhodnutí a jednání orgánů, organizací a jednotlivců, pokud existuje důvodné podezření, že tato rozhodnutí a jednání porušují zákon o sociálním pojištění a zasahují do jejich oprávněných práv a zájmů.

Pokud tedy zaměstnanec ukončil pracovní smlouvu, ale podnik neuzavře pojistné hlášení sociálního pojištění podle předpisů, musí zaměstnanec nejprve kontaktovat podnik a požádat ho o uzavření pojistného hlášení sociálního pojištění.

Pokud podnik stále neuzavře knihu sociálního pojištění podle předpisů, může zaměstnanec podat stížnost hlavnímu inspektorovi odboru práce, válečných invalidů a sociálních věcí, v němž má podnik sídlo, k vyřízení v souladu s příslušnými předpisy.

Postupy pro uzavírání knížek sociálního pojištění v roce 2023

Podle rozhodnutí 595/QD-BHXH z roku 2017 zaměstnavatelé uzavírají knihy sociálního pojištění v tomto pořadí:

Krok 1: Nahlášení snížení počtu pracovních sil

Před provedením postupu ukončení sociálního pojištění musí zaměstnavatel provést postup oznámení o propouštění.

- Podle článku 23 rozhodnutí 595/QD-BHXH dokumentace pro hlášení snížení počtu pracovních míst obsahuje:

+ Formulář prohlášení pro úpravu údajů o sociálním a zdravotním pojištění (Formulář TK1-TS)

+ Formulář prohlášení pro jednotku k úpravě informací o sociálním a zdravotním pojištění (formulář TK3-TS);

+ Seznam zaměstnanců účastnících se sociálního pojištění, zdravotního pojištění, úrazového pojištění, pojištění pro případ pracovního úrazu a nemoci z povolání (formulář D02-TS);

+ Informační seznam (formulář D01-TS);

+ Platný průkaz zdravotního pojištění zaměstnance (1 kopie/osoba);

- Zaměstnavatel zasílá soubor s oznámením o snížení počtu pracovních míst přímo orgánu sociálního zabezpečení, jehož je zaměstnavatel účastníkem, nebo poštou .

- Po úspěšném nahlášení snížení sociálního pojištění můžete přistoupit k uzavření knížky sociálního pojištění.

Krok 2: Uzavřete knihu sociálního pojištění

- Podle článku 23 rozhodnutí 595/QD-BHXH zahrnují dokumenty pro uzavírání pojistných knih:

+ Prohlášení o zúčastněné jednotce, úprava informací o sociálním a zdravotním pojištění (formulář TK3-TS);

+ Seznam zaměstnanců účastnících se sociálního pojištění, zdravotního pojištění, pojištění v nezaměstnanosti, pojištění pro případ pracovního úrazu a nemoci z povolání (formulář D02-TS).

+ Informační seznam (formulář D01-TS).

+ Kniha sociálního pojištění

+ Letáky sociálního pojištění.

+ Rozhodnutí o ukončení pracovní smlouvy (nebo jiné dokumenty související s ukončením pracovní smlouvy).

+ Platný průkaz zdravotního pojištění zaměstnance (1 kopie/osoba);

- Žádost o uzavření sociálního pojištění podává zaměstnavatel v sociální pojišťovně, kde je zaměstnavatel pojištěn, nebo ji podává poštou.

Uzávěrka knihy sociálního pojištění

Podle článku 48 odstavce 1 zákoníku práce z roku 2019 jsou obě strany do 14 pracovních dnů ode dne ukončení pracovní smlouvy povinny plně uhradit všechny částky související s právy každé strany, s výjimkou následujících případů, které lze prodloužit, ale ne o více než 30 dnů:

- Zaměstnavatel není fyzická osoba, která ukončuje činnost;

- Zaměstnavatel změní strukturu, technologii nebo z ekonomických důvodů;

- Rozdělení, oddělení, sloučení, fúze; prodej, pronájem, přeměna obchodního druhu; převod vlastnictví a práva užívání majetku podniků a družstev;

- V důsledku přírodních katastrof, požárů, nepřátelských útoků nebo nebezpečných epidemií.

Podle předpisů tedy lhůta pro uzavření knihy sociálního pojištění nepřesáhne 14 dnů a ve zvláštních případech podle odstavce 1 článku 48 zákoníku práce z roku 2019 maximální lhůta pro uzavření knihy sociálního pojištění nepřesáhne 30 dnů.

Zdroj