Adressänderung: Das müssen Unternehmen beachten, um Fehler zu vermeiden

Die Umstellung der Verwaltungsgrenzen auf zwei Ebenen ab dem 1. Juli stellt einen großen Arbeitsaufwand dar und erfordert von den Unternehmen eine sorgfältige Vorbereitung, um Risiken und Systemstörungen im laufenden Betrieb zu vermeiden.

Die Änderung von Verwaltungsadressen wird große Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit von Behörden, Organisationen und Unternehmen haben – Illustrationsfoto: HP

Die Umstellung von dreistufigen auf zweistufige Verwaltungsgrenzen ab dem 1. Juli bedeutet für alle Beteiligten – von den staatlichen Verwaltungsbehörden über die lokalen Behörden bis hin zu Unternehmen – einen enormen Arbeitsaufwand, insbesondere für technische Systeme und Dienste, die Karten und Adressen verwenden.

Dieser Prozess erfordert eine sorgfältige Vorbereitung, um Risiken, Fehler und Betriebsstörungen zu vermeiden.

Identifizieren Sie 6 Herausforderungen

Laut Herrn On Nhu Binh, Mitbegründer und CEO der EMDDI Joint Stock Company (einer Transportplattform für Unternehmen wie Xanh SM, Taxi Group, Lado usw.), wird die Änderung der Verwaltungsadressen erhebliche Auswirkungen auf die Geschäftstätigkeit vieler Unternehmen haben.

Besonders stark betroffen werden Branchen wie E-Commerce, Transport (einschließlich Taxis, Mitfahrdienste, Lieferung, Logistik) und Immobilien sein.

Unternehmen in anderen Branchen, insbesondere solche, die Verwaltungssoftware auf Bezirks-/Gemeindeebene verwenden, werden unterdessen mehr Zeit benötigen, um diese Änderungen synchron umzusetzen.

Herr Binh prognostiziert, dass Unternehmen während des Transformationsprozesses mit sechs großen Herausforderungsgruppen konfrontiert werden.

Erstens ist der Arbeitsaufwand groß und es besteht das Risiko von Fehlern und Strafen. Es ist wichtig, zwischen der „Verwendung von Adressen im täglichen Betrieb“ und der „erforderlichen Konvertierung und Speicherung von Adressen gemäß neuen Verwaltungseinheiten“ zu unterscheiden.

Ohne einen konkreten Plan und die Vorwegnahme neu auftretender Situationen sind Unternehmen anfällig für Systemstörungen, Fehler und mögliche Strafen gemäß den Vorschriften.

Zweitens besteht das Risiko der Verwendung von Karten-APIs von Drittanbietern. Derzeit haben viele Karten-API-Anbieter noch nicht bestätigt, dass sie neue Verwaltungsadressen vollständig unterstützen können. Einige haben ein Pilotprojekt gestartet, dessen Zuverlässigkeit jedoch noch nicht bestätigt wurde.

Daher müssen Anwendungen, die Karten-APIs von Drittanbietern verwenden, mit Risiken rechnen, wenn die Adresse falsch ist.

Drittens ist es für Benutzer schwierig, die entsprechenden Adressen zwischen der alten und der neuen zu identifizieren. Die Konvertierung kann zu Verwirrung führen. Herr Binh nannte ein Beispiel: Früher war es einfach, „5 Quang Trung (Hoan Kiem)“ von „5 Quang Trung (Ha Dong)“ zu unterscheiden, doch im zweistufigen Adresssystem kann das Fehlen von Bezirksinformationen leicht zu Verwirrung bei Kommunikation, Zustellung und Reisen führen.

Viertens: Standardisieren Sie Adressdaten. Die Konvertierung ist nur dann effektiv, wenn die Eingabedaten standardisiert sind. Werden Adressen willkürlich eingegeben, nicht in einem Standardformat oder inkonsistent handschriftlich verfasst, wird der Verarbeitungs- und Konvertierungsprozess kompliziert und kostspielig.

Fünftens: Die Rechnungsstellung muss an die neue Adresse erfolgen. Die geltenden Vorschriften schreiben vor, dass Rechnungen an die neue Verwaltungsadresse ausgestellt werden müssen. Manche Betriebssysteme verwenden jedoch möglicherweise noch die alte Adresse. Unternehmen müssen daher ihre Informationen überprüfen, aktualisieren und mit den Steuerbehörden zusammenarbeiten, um spezifische Anweisungen zu erhalten und Fehler bei der Erklärung und Rechnungsstellung zu vermeiden.

Sechstens: Versteckte Kosten während der Umstellung. Von der Aktualisierung von Softwaresystemen über die Anpassung von APIs und Beschilderungen bis hin zum Neudruck von Rechnungen und Verträgen – all das verursacht Kosten. Diese können erheblich sein, insbesondere für Unternehmen mit großen Betriebsstätten oder vielen Adressdaten-Kontaktpunkten.

Alte und neue Adressen parallel speichern

Um die Kosten der oben genannten Risiken zu minimieren, schlug Herr Binh einige Lösungen vor, auf die sich Unternehmen berufen können. Zunächst ist es notwendig, die Datenkonvertierung kontrolliert zu planen, einschließlich der Überprüfung, des Vergleichs und der Tests vor der offiziellen Umsetzung.

Die gleichzeitige Speicherung der alten und neuen Adresse zu Beginn trägt ebenfalls dazu bei, einen unterbrechungsfreien Betrieb zu gewährleisten. Darüber hinaus sollten Systeme die Anzeige beider Adressformate unterstützen oder zumindest die Möglichkeit bieten, die entsprechende neue Adresse zu erfahren.

Dies erleichtert die schrittweise Gewöhnung an die neue Adresse und reduziert Verwirrungen. Insbesondere die Aktualisierung von Rechnungen auf die neue Adresse erfordert eine enge Abstimmung mit den Steuerbehörden, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten und rechtliche Risiken zu vermeiden.

Abschließend sagte Herr Binh, dass es eine optimale Grundlösung wäre, wenn die Regierung derzeit die Standardisierung und synchrone Implementierung von Postleitzahlen (Zip Postal Code) für zweistufige Verwaltungsadressen vorantreiben könne.

Dies hilft nicht nur dabei, die Systeme zwischen den Beteiligten (Karten, Verkehr, Verwaltung und Handel) zu synchronisieren, sondern spart auch zukünftig bei sonstigen Änderungen jede Menge Ressourcen.

HONG PHUC

Quelle: https://tuoitre.vn/doi-dia-chi-moi-viec-doanh-nghiep-can-lam-de-tranh-sai-mot-li-di-mot-dam-20250702121709135.htm