Synchronisierung der Verwaltung des Personenstands – Zertifizierung nach der Fusion

Nach der Einführung der zweistufigen Kommunalverwaltung wurden die Zuständigkeiten, Prozesse und Methoden zur Durchführung von Verwaltungsverfahren im Bereich Personenstand und Bescheinigungen an das neue Verwaltungsmodell angepasst. Das Justizministerium hat die Kommunen proaktiv beraten und angeleitet, um eine reibungslose und synchrone Umsetzung ohne Unterbrechung der Dienstleistungen für die Bevölkerung zu gewährleisten.

Beamte des Tan Dan Ward Public Administration Service Center helfen den Bürgern bei der Online-Einreichung von Anträgen.

Im Bürgerservicezentrum (PVHCC) des Bezirks Tan Dan herrscht während der Öffnungszeiten stets reges Treiben. Täglich gehen im Durchschnitt Hunderte von Dokumenten aus verschiedenen Bereichen ein, wobei der größte Anteil (etwa 70 % aller täglich eingehenden Dokumente) auf den Bereich Personenstand und Beglaubigung entfällt. Gängige Verfahren wie die Neuausstellung von Geburts- und Sterbeurkunden, die Ausstellung von Auszügen aus dem Personenstandregister, die Beglaubigung von Dokumenten und Unterschriften werden regelmäßig durchgeführt. Trotz des hohen Dokumentenaufkommens werden die Verfahren dank des Engagements und der Einsatzbereitschaft der Beamten stets zügig abgeschlossen.

Frau Hoang Thi Nguyet aus Dorf 14, Bezirk Tan Dan, berichtete: „Ich kam ins Zentrum, um meine Geburtsurkunde neu registrieren zu lassen und meine Grundbucheinträge zu vervollständigen. Die Mitarbeiter hier gaben sehr engagierte Anweisungen, insbesondere an diejenigen, die nicht wissen, wie man öffentliche Online-Dienste nutzt.“

Das Zentrum verfügt derzeit über einen Teilzeitdirektor, einen stellvertretenden Direktor und zwei Sachbearbeiter, die sich direkt um administrative Abläufe in verschiedenen Bereichen kümmern. Die Sachbearbeiter sind fachlich kompetent und unterstützen die Bürgerinnen und Bürger proaktiv bei der Online-Antragstellung. „Die neue Gemeinde ist größer, bevölkerungsreicher und hat deutlich mehr zu tun als zuvor. Die meisten Antragsteller müssen zunächst Schritt für Schritt angeleitet werden, sich in ihr Online-Portal einzuloggen. Dies ist jedoch als Übergangsphase gedacht, um die Bürgerinnen und Bürger mit der Technologie vertraut zu machen und ihnen die Online-Bearbeitung von Anträgen und Formularen zu erleichtern“, so Le Thi Diu, Beamtin im Verwaltungszentrum des Bezirks Tan Dan.

Nicht nur in zentralen Gemeinden und Stadtteilen, sondern auch in Berggemeinden wird der Zugang zu öffentlichen Dienstleistungen im Bereich Justiz – insbesondere zum Personenstand – zunehmend zur Routine. In der Gemeinde Mau Lam ging Frau Nguyen Thi Ly aus dem Dorf Eo Son zum Gemeindeamt, um eine Kopie ihrer Heiratsurkunde zu beantragen. Die Mitarbeiter halfen ihr, den Antrag online über das nationale Portal für öffentliche Dienstleistungen auszufüllen. Anschließend nahmen sie den Antrag entgegen, vervollständigten ihn, unterschrieben ihn und gaben ihm die Ergebnisse fristgerecht zurück. Frau Nguyen Thi Nguyet, eine Beamtin des Gemeindeamts Mau Lam, erklärte: „Einfache Verfahren im Bereich Personenstand und Beglaubigungen werden schnell bearbeitet und die Ergebnisse den Bürgern umgehend mitgeteilt. Allerdings benötigen die meisten Bürger, die Verwaltungsangelegenheiten erledigen, nach wie vor Papierdokumente, obwohl das System beglaubigte elektronische Kopien bereitstellt. Dies zeigt, dass die Verwendung traditioneller Dokumente in vielen Bereichen und Verfahren noch weit verbreitet ist.“

Um einen reibungslosen Ablauf bei der Feststellung des Personenstands und der Ausstellung von Bescheinigungen zu gewährleisten, hat das Justizministerium von Thanh Hoa die Vorschriften proaktiv überprüft und angepasst und sich eng mit den zuständigen Abteilungen und Zweigstellen abgestimmt, um professionelle Leitfäden zu erstellen, die für das neue Modell geeignet sind.

Laut Frau Tran Thi Hong Le, stellvertretende Leiterin der Abteilung für Verwaltungs- und Justizunterstützung (Justizministerium), waren in der zweistufigen Kommunalverwaltung wesentliche öffentliche Dienstleistungen im Bereich Justiz – insbesondere im Bereich Personenstand – unter der vorherigen Zuständigkeit der Bezirksebene größtenteils den Gemeinden zugeordnet. Am 1. Juli 2025 nahm das Justizministerium landesweit die neue Version des elektronischen Personenstandsregisters in Betrieb. Unmittelbar danach stellte das Justizministerium der Provinz Thanh Hoa den Vorsitzenden der Volkskomitees, den Beamten des Personenstandsregisters und den Gemeindesekretären der 166 Gemeinden und Stadtteile der Provinz umgehend Zugangsdaten zur Bearbeitung von Datensätzen, zur Unterzeichnung und zum Stempeln von Dokumenten zur Verfügung, um die elektronische Personenstandsregistrierung durchzuführen. Dies trägt zur Vereinheitlichung des Bearbeitungsprozesses bei und beschleunigt die Übermittlung von Ergebnissen, insbesondere in Gebieten mit einer großen Anzahl von Datensätzen.

Ein weiterer Schwerpunkt lag auf der Überprüfung und fachlichen Beratung. Seit Jahresbeginn hat das Justizministerium zahlreiche Leitfäden für die Berufspraxis herausgegeben, viele Schulungen organisiert und die Fachkompetenzen von Vertretern der Volkskomitees und Beamten, die in neuen Gemeinden und Stadtteilen mit gerichtlichen und zivilrechtlichen Angelegenheiten betraut sind, gefördert. Die Schulungsinhalte umfassen die Bearbeitung elektronischer Akten, die Verknüpfung von Geburts-, Sterbe- und Daueraufenthaltsregistrierungsverfahren sowie die Beglaubigung von Unterschriften und Kopien. Ziel ist es, sicherzustellen, dass alle Beamten die Prozesse verstehen und den Bürgern effektiv dienen können.

Insbesondere angesichts der Schwierigkeiten, die durch die Umstrukturierung der für die Justiz- und Zivilstandsverwaltung zuständigen Beamten und die Arbeitsbelastung nach der Zusammenlegung vieler Gemeinden und Stadtteile entstanden, empfahl die Justizbehörde von Thanh Hoa dem Provinzvolkskomitee, dem Provinzvolksrat die Resolution Nr. 36/2025/NQ-HDND vom 4. Oktober 2025 zur Verabschiedung vorzulegen. Diese Resolution legt den Aufgabenbereich und die Befugnisse des Vorsitzenden des Gemeindevolkskomitees gegenüber den Beamten des Gemeindevolkskomitees zur Durchführung von Beglaubigungsarbeiten in der Provinz fest. Gemäß der verabschiedeten Resolution ist der Vorsitzende des Gemeindevolkskomitees ermächtigt, den Beamten des Gemeindevolkskomitees folgende Befugnisse zur Durchführung von Beglaubigungsarbeiten zu übertragen: Unterzeichnung und Beglaubigung von Kopien von Originaldokumenten und -unterlagen, die von Behörden und Organisationen ausgestellt oder beglaubigt wurden; Unterzeichnung und Beglaubigung von Unterschriften in Dokumenten und Unterlagen (mit Ausnahme der Unterzeichnung und Beglaubigung der Unterschrift des Übersetzers). Diese Regelung trägt dazu bei, die Belastung der Verantwortlichen des Volkskomitees der Gemeinde zu verringern und gleichzeitig die Initiative und Flexibilität des Teams von Beamten, die direkt mit der Bevölkerung zusammenarbeiten, zu erhöhen.

Das Justizministerium der Provinz Thanh Hoa hat in Zusammenarbeit mit den örtlichen Standesämtern die Digitalisierung der Personenstandsdaten abgeschlossen und einen Plan für die Anwendung der digitalisierten Daten erstellt. Dementsprechend wurden alle Personenstandsdaten im Personenstandssystem überprüft und mit der nationalen Bevölkerungsdatenbank abgeglichen, um die Richtigkeit zu gewährleisten und fehlende, fehlerhafte oder doppelte Daten zu korrigieren. Die Abfrage von Personenstandsdaten im Informationssystem für Verwaltungsverfahren wurde durch die Anbindung an die elektronische Personenstanddatenbank und die nationale Bevölkerungsdatenbank implementiert. Dies dient der Abwicklung von Verwaltungsverfahren, die die Vorlage von Personenstandsurkunden erfordern, und reduziert den Aufwand für deren Einreichung während des Empfangs- und Bearbeitungsprozesses. Die Abfrage von Personenstandsdaten ermöglicht die Ausstellung von Auszügen aus dem Personenstandsdatenregister (unabhängig vom Wohnort oder dem Ort der vorherigen Personenstandregistrierung) und die Bestätigung von Personenstandsdaten.

Dank des proaktiven und positiven Engagements der Justizbehörde von Thanh Hoa sowie der Bemühungen der lokalen Behörden haben sich die Aktivitäten zur Registrierung und Beglaubigung des Personenstands in der Provinz stabilisiert und erfüllen im Wesentlichen die Bedürfnisse der Bürger. Seit dem 1. Juli 2025 haben die Standesämter der Provinz über 22.000 Anträge auf Personenstandsregistrierung bearbeitet. Gemeinden und Stadtteile haben über 15.000 Beglaubigungen ausgestellt. Die Akten wurden fristgerecht und vor Ablauf der Frist zurückgesandt, wodurch die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen gewährleistet ist.

Artikel und Fotos: Viet Huong

Quelle: https://baothanhhoa.vn/dong-bo-quan-ly-ho-tich-chung-thuc-sau-sap-nhap-268671.htm