Wann gilt ein Dokument mit elektronischer Signatur als Original?

(Chinhphu.vn) - Frau Pham Thanh Ngan (Hanoi) fragte: Wenn ein ausländisches Unternehmen einem vietnamesischen Unternehmen Rechnungen mit elektronischen Signaturen ausstellt (Rechnungen im PDF-Format, die durch Ziehen und Ablegen des Signaturbildes auf die PDF-Datei signiert werden), gilt dies als Einhaltung von Artikel 10 des Gesetzes über elektronische Transaktionen und wird es als Original angesehen?

Frau Ngan möchte außerdem wissen, ob Unternehmen in Vietnam diese Rechnung verwenden und einfach die PDF-Version behalten können, ohne eine Papierkopie mit einer neuen Unterschrift zu benötigen?

Wenn ein ausländisches Unternehmen eine Rechnung ausstellt, eine PDF-Version mit elektronischer Signatur an ein vietnamesisches Unternehmen sendet und diese elektronische Signatur von einer Organisation in diesem Land authentifiziert wird (entspricht einer spezialisierten elektronischen Signatur, die in Vietnam als digitale Signatur gilt), kann das vietnamesische Unternehmen diese Rechnung verwenden und muss nur die PDF-Version aufbewahren?

Gemäß den Artikeln 10, 23, 25 und 26 des Gesetzes über elektronische Transaktionen geht Frau Ngans Unternehmen davon aus, dass bei Transaktionen mit ausländischen Partnern die elektronische Signatur des ausländischen Partners beim Ministerium für Wissenschaft und Technologie registriert werden muss, damit sie den oben genannten Bestimmungen entspricht und die gleiche Rechtskraft wie eine Papierkopie besitzt. Frau Ngan fragte, ob das Verständnis ihres Unternehmens korrekt sei.

Gemäß Artikel 27 des Gesetzes über elektronische Transaktionen sind ausländische elektronische Signaturen und ausländische elektronische Signaturzertifikate, die bei internationalen Transaktionen akzeptiert werden, ausländische elektronische Signaturen und ausländische elektronische Signaturzertifikate von ausländischen Organisationen und Einzelpersonen, die nicht in Vietnam ansässig sind und für Datennachrichten gültig sind, die an vietnamesische Organisationen und Einzelpersonen gesendet werden.

Frau Ngan fragte, ob die Formulierung „nicht in Vietnam präsent“ hier der Definition im Investitions- und Handelsgesetz entsprechen muss. Falls ja, ist dann die Regelung gemäß Artikel 27 auf ausländische Unternehmen anwendbar, die in Vietnam in Form einer Repräsentanz, Kapitalinvestition usw. präsent sind?

Das Ministerium für Wissenschaft und Technologie antwortete zu diesem Thema wie folgt:

Artikel 10 des Gesetzes über elektronische Transaktionen legt die Anforderungen fest, dass Datennachrichten den gleichen Wert wie das Original haben müssen:

„1. Es wird garantiert, dass die Informationen in einer Datennachricht ab dem Zeitpunkt ihrer erstmaligen Erzeugung als vollständige Datennachricht intakt bleiben.“

Informationen in einer Datennachricht gelten als intakt, wenn sie nicht verändert wurden, mit Ausnahme von Formänderungen, die während des Sendens, Speicherns oder Anzeigens der Datennachricht auftreten.

2. Die Informationen in der Datennachricht sind in ihrer vollständigen Form zugänglich und nutzbar.

Eine Datennachricht, die den Bestimmungen von Artikel 10 entspricht, hat denselben Wert wie das Original.

Das Gesetz über elektronische Transaktionen legt fest, dass eine elektronische Signatur eine Signatur ist, die in Form von elektronischen Daten erstellt wird, die einer Datennachricht beigefügt oder logisch mit ihr kombiniert werden, um den Unterzeichner zu bestätigen und dessen Annahme der Datennachricht zu bekräftigen.

Die Verwendung elektronischer Signaturen durch vietnamesische Unternehmen (Rechnungen im PDF-Format und Signieren von PDF-Dateien per Drag & Drop von Signaturbildern) stellt eine weitere Form der elektronischen Bestätigung dar, die jedoch keine elektronischen Signaturen sind. Dies gewährleistet nicht die Einhaltung der Bestimmungen von Artikel 10 des Gesetzes über elektronische Transaktionen.

Artikel 13 des Gesetzes über elektronische Transaktionen legt fest, dass in Fällen, in denen das Gesetz eine Speicherung vorschreibt, die Speicherung in Form von Datennachrichten erfolgen kann, sofern die Anforderungen in Absatz 1, Artikel 13 des Gesetzes über elektronische Transaktionen erfüllt sind; in Fällen, in denen das Gesetz etwas anderes vorsieht, können Organisationen und Einzelpersonen wählen, ob sie die Daten in Form von Papierdokumenten oder in Form von Datennachrichten speichern.

Ausländische Partner sind in Vietnam nicht verpflichtet, elektronische Signaturen zu registrieren.

„Gemäß den Artikeln 10, 23, 25 und 26 des Gesetzes über elektronische Transaktionen ist Frau Ngans Unternehmen bekannt, dass im Falle von Transaktionen mit ausländischen Partnern die elektronische Signatur des ausländischen Partners beim Ministerium für Wissenschaft und Technologie registriert werden muss, damit die elektronische Signatur des ausländischen Partners den oben genannten Bestimmungen entspricht. Nur dann wird ihr die gleiche Rechtskraft wie einer Papierkopie zuerkannt.“

Das obige Verständnis ist nicht ganz korrekt. Bei internationalen Transaktionen können die Parteien die Verwendung ausländischer elektronischer Signaturen oder Zertifikate für ausländische elektronische Signaturen vereinbaren. Artikel 27 des Gesetzes über elektronische Transaktionen legt fest, dass ausländische elektronische Signaturen und Zertifikate für ausländische Organisationen und Einzelpersonen ohne Sitz in Vietnam für Datennachrichten an vietnamesische Organisationen und Einzelpersonen anerkannt werden; die Organisationen und Einzelpersonen entscheiden selbst, welche Signaturen und Zertifikate sie akzeptieren.

Daher ist eine Registrierung beim Ministerium für Wissenschaft und Technologie nur dann erforderlich, wenn sie vorgeschrieben ist.

Der Begriff „nicht in Vietnam präsent“ ist in den Gesetzen zu Investitionen, Handel und Unternehmen detailliert geregelt und wird grundsätzlich so verstanden und angewendet, sofern das Gesetz über elektronische Transaktionen nichts anderes vorsieht. Da das Gesetz über elektronische Transaktionen keine Regelungen zu diesem Begriff enthält, wird er gemäß den Gesetzen zu Investitionen, Handel und Unternehmen angewendet.

Falls ein ausländisches Unternehmen gemäß dem vietnamesischen Handels- und Unternehmensgesetz eine Niederlassung in Vietnam hat, unterliegt die ausländische elektronische Signatur dieses Unternehmens nicht den Bestimmungen von Absatz 1, Artikel 27 des Gesetzes über elektronische Transaktionen.

Chinhphu.vn

Quelle: https://baochinhphu.vn/khi-nao-van-ban-co-chu-ky-eien-tu-duoc-coi-nhu-ban-goc-102250929115014287.htm